Check-in dei progressi

I Check-in spiegano le variazioni di avanzamento

Utilizzate un Check-in quando cambiano i progressi, varia il livello di rischio o quando il team ha bisogno di contesto. Una modifica silenziosa del valore numerico indica semplicemente lo stato attuale del Risultato chiave. Un Check-in spiega invece i motivi della variazione, cosa è cambiato e i passi successivi da compiere.

I Check-in sono particolarmente utili prima delle revisioni settimanali, degli aggiornamenti con la dirigenza, delle retrospettive e degli Snapshot. Evitano che le informazioni sull'avanzamento rimangano confinate solo all'interno di riunioni e chat.

La frequenza dei Check-in definita per la Sessione stabilisce il ritmo previsto. Se la Sessione ha una cadenza settimanale, i proprietari dovranno aggiornare i Risultati chiave ogni settimana. Se la Sessione è bisettimanale o mensile, il ritmo di revisione dovrà allinearsi a tale cadenza. Consultate la guida su come Gestire la cadenza della Sessione qualora fosse necessario modificare la frequenza stessa.

Disponibilità e autorizzazioni

Dove aggiungere un Check-in

Aprite Obiettivi/OKR → Sessione → Obiettivo → Risultato chiave o la relativa vista dettagliata. Utilizzate l'azione di Check-in nella posizione in cui viene mostrata all'interno dello spazio di lavoro. Alcuni team effettuano i Check-in prevalentemente sui Risultati chiave, sebbene anche gli Obiettivi possano mostrare lo stato o il contesto dei progressi.

Se non riuscite a trovare l'azione, verificate se l'elemento è in sola lettura o se disponete dell'autorizzazione per aggiornare i progressi. Consultate la guida per Risolvere i problemi relativi ai permessi OKR.

Cosa includere

La nota non ha uno scopo puramente estetico o decorativo. Rappresenta la parte che i collaboratori leggeranno in seguito per comprendere le variazioni del grafico.

Scrivere note di Check-in utili

Effettuare i Check-in con unità personalizzate

Se il Risultato chiave utilizza un'unità personalizzata, aggiornate il progresso utilizzando la medesima unità. Evitate di mescolare percentuali, giorni, ore e conteggi di elementi, a meno che il Risultato chiave non sia stato progettato specificamente per tale struttura.

Esempi:

Cosa si aggiorna dopo un Check-in

Dopo il salvataggio di un Check-in, i progressi dovrebbero essere visibili in tutte le aree in cui viene riepilogato l'elemento Obiettivi/OKR: Elenco, Albero, vista dettagliata, barra laterale e Snapshot creati successivamente all'aggiornamento. Se una visualizzazione appare non aggiornata, ricaricate la pagina prima di inserire un altro Check-in.

La Posta in arrivo potrebbe notificare gli utenti interessati in merito ai Check-in OKR in base alle regole di notifica attive. I proprietari del Risultato chiave, i collaboratori o le persone assegnate potrebbero visualizzare un elemento nella Posta in arrivo quando un altro utente aggiorna i progressi, a seconda delle impostazioni di notifica dello spazio di lavoro e dei diritti di accesso. Consultate le guide su come Utilizzare la Posta in arrivo e Gestire le notifiche.

Le notifiche di Check-in non sostituiscono la condivisione del giusto contesto. Se l'aggiornamento dipende dal lavoro svolto all'interno di un'Iniziativa, assicuratevi che le persone interessate possano aprire il canvas collegato.

Esempi

Se un Risultato chiave indica Ridurre le conversazioni di assistenza relative all'accesso del 30% e il team riscrive la documentazione di condivisione dello spazio di lavoro, il Check-in non dovrebbe limitarsi a riportare semplicemente 20%. Dovrebbe invece spiegare cosa è cambiato: Aggiornati i ruoli dello spazio di lavoro, la condivisione e la documentazione di ripristino degli inviti. Il volume di assistenza della prima settimana è sceso del 12%, ma le domande relative ai membri disattivati rimangono elevate.

Se un Risultato chiave indica Pubblicare 30 articoli del Centro assistenza, il Check-in può riportare: Gli articoli su spazio di lavoro, collaborazione e Posta in arrivo sono stati redatti. 15 su 30 completati. Rimangono da scrivere gli articoli relativi a OKR e AI Studio.

Note su autorizzazioni e visibilità

Le autorizzazioni per effettuare i Check-in possono essere più restrittive rispetto a quelle di visualizzazione. Se riuscite a leggere il Risultato chiave ma non potete aggiornarlo, chiedete al proprietario o all'amministratore dello spazio di lavoro di verificare il vostro ruolo.

Se il Risultato chiave si trova in una Sessione archiviata, gli aggiornamenti potrebbero essere bloccati. Riaprite o duplicate l'elemento in conformità con le policy dello spazio di lavoro, anziché forzare un nuovo Check-in nella Sessione errata.

Se un'Iniziativa collegata è completata ma il Risultato chiave non ha registrato variazioni, evitate di inserire dati di avanzamento fittizi. Aggiungete invece un Check-in che spieghi tale discrepanza.

Se il vostro spazio di lavoro utilizza le notifiche della Posta in arrivo per le menzioni all'interno dei canvas delle Iniziative, tali notifiche seguiranno il comportamento previsto per il canvas e la Posta in arrivo. Il Check-in dell'OKR dovrà comunque descrivere la variazione misurabile del progresso.

Errori comuni

• Aggiornare solo il numero quando lo stato cambia: Aggiungete sempre del contesto utile per descrivere la situazione.
• Considerare un Risultato chiave in linea solo perché il canvas dell'Iniziativa è attivo: Un Risultato chiave misura il risultato effettivo ottenuto (outcome), non la semplice attività di lavoro svolta.
• Inserire lo stesso Check-in due volte in caso di salvataggio lento: Aggiornate la pagina prima di tentare un nuovo inserimento per evitare duplicazioni.
• Utilizzare note generiche come aggiornato o fatto: Chi esaminerà i progressi in futuro ha bisogno di comprendere i motivi concreti del cambiamento.
• Attendere uno Snapshot per spiegare un progresso stagnante: Uno Snapshot immortala lo stato attuale, ma è nel Check-in che il proprietario dell'elemento descrive nel dettaglio cosa è accaduto.

Risoluzione dei problemi in caso di errore

• Il salvataggio del Check-in non va a buon fine: Se possibile, copiate la nota redatta prima di aggiornare la pagina. Successivamente, ricaricate l'elemento e verificate se il Check-in viene mostrato correttamente.
• Il progresso è visibile nella vista dettagliata ma non nell'elenco: Aggiornate la visualizzazione dell'elenco. Se il disallineamento persiste, copiate il link dell'Obiettivo o del Risultato chiave e l'orario in cui avete riscontrato il problema prima di contattare l'assistenza.
• Impossibilità di effettuare modifiche: Verificate i permessi impostati per Obiettivi/OKR, lo stato di archiviazione della Sessione, lo spazio di lavoro attivo e l'account con cui avete effettuato l'accesso.
• Notifica errata o mancante dopo il Check-in: Consultate la guida su come Gestire le notifiche e verificate che le persone coinvolte abbiano ancora accesso all'elemento di lavoro.
• Check-in assente in uno Snapshot: Verificate la settimana o il periodo di riferimento dello Snapshot. Un Check-in corrente non modificherà uno Snapshot passato, che rimane in modalità di sola lettura.