Gestire la cadenza delle sessioni

La cadenza mantiene la sessione verificabile

Una sessione è il contenitore di pianificazione per un ciclo di Obiettivi/OKR. Il nome e l'intervallo temporale della sessione indicano il periodo coperto dal piano. La cadenza dei Check-in definisce la frequenza con cui i Risultati chiave devono essere aggiornati durante tale periodo.

La cadenza è importante perché gli Obiettivi/OKR non sono semplicemente un elemento di pianificazione. Richiedono un ritmo di revisione. Se i Risultati chiave vengono aggiornati solo al termine della sessione, il team perde la cronologia di ciò che è cambiato, di quando sono emersi i rischi e di quali canvases delle Iniziative abbiano effettivamente influito sul risultato.

Se non avete ancora creato il contenitore di pianificazione, consultate la sezione Creare una sessione. Se siete pronti ad aggiornare l'avanzamento, consultate la sezione Aggiornare l'avanzamento dei Check-in.

Disponibilità e autorizzazioni

Se le impostazioni della sessione sono mancanti o in sola lettura, consultate la sezione Risolvere i problemi relativi alle autorizzazioni OKR prima di ricreare la sessione.

Comprendere l'intervallo temporale e la cadenza dei Check-in

L'intervallo temporale della sessione rappresenta l'intervallo di date del periodo di pianificazione. Risponde alla domanda: "Quando inizia e quando finisce questo piano?"

La cadenza dei Check-in costituisce il ritmo di aggiornamento all'interno di tale intervallo temporale. Risponde alla domanda: "Con quale frequenza i proprietari devono esaminare e aggiornare i Risultati chiave?"

Una sessione trimestrale può comunque prevedere Check-in settimanali. Una sessione mensile di preparazione al lancio può utilizzare una cadenza settimanale o una cadenza Ogni due settimane. Una sessione strategica a lungo termine può utilizzare Check-in mensili se i dati sull'avanzamento cambiano lentamente. La cadenza corretta è quella che il vostro team utilizzerà effettivamente.

Scegliere la cadenza

Selezionate il giorno in modo intenzionale:

• Se il vostro team esamina gli Obiettivi/OKR il lunedì, un giorno di Check-in fissato al venerdì offre ai proprietari il tempo necessario per effettuare l'aggiornamento prima della riunione.
• Se la vostra revisione è prevista per il venerdì pomeriggio, potrebbe essere più efficace impostare il Check-in al giovedì.
• Evitate di impostare il giorno di Check-in alla stessa ora della revisione: i collaboratori hanno bisogno di tempo per aggiungere contesto, non solo numeri.

Utilizzate il Calendario dello spazio di lavoro quando il ritmo di revisione deve essere affiancato alle date del progetto e agli eventi di Google.

Assegnare alle sessioni nomi che rimangano chiari nel tempo

I nomi efficaci delle sessioni sono specifici, brevi e contengono riferimenti temporali. Chiunque dovrebbe essere in grado di identificare il periodo di riferimento senza dover aprire i dettagli.

Non inserite l'intera strategia nel nome della sessione. Il nome identifica esclusivamente il contenitore di pianificazione. Gli obiettivi definiscono la direzione, i Risultati chiave contengono le metriche di misurazione e le Iniziative rappresentano i canvases collegati in cui il lavoro viene pianificato ed esaminato.

Pianificare il periodo della sessione

Allineate l'intervallo temporale alle modalità decisionali del vostro team.

Evitate di creare una sessione priva di una reale data di fine. Un periodo di pianificazione che non termina mai rischia di diventare un archivio di obiettivi obsoleti, rendendo più difficile la lettura dell'avanzamento corrente.

Se una sessione si sovrappone a un'altra, verificate se la sovrapposizione sia intenzionale. Le sessioni parallele possono essere sensate quando team o programmi diversi pianificano separatamente, ma i duplicati per lo stesso team e periodo creano solitamente confusione nei report.

Utilizzare con attenzione la sessione principale

Alcuni spazi di lavoro supportano il campo della sessione principale. Utilizzatelo quando un periodo di pianificazione rientra in un periodo più ampio, ad esempio una sessione di reparto sotto una sessione aziendale, una sessione di preparazione al lancio sotto una sessione trimestrale o una sessione di team sotto una sessione di programma.

La sessione principale definisce la struttura nell'elenco delle sessioni degli Obiettivi/OKR. Non sostituisce la gerarchia degli obiettivi all'interno di una sessione. Utilizzate l'elenco delle sessioni per comprendere i contenitori di pianificazione. Utilizzate la Visualizzazione ad albero per comprendere come gli obiettivi e i Risultati chiave si sviluppano a cascata all'interno di una singola sessione.

Se una sessione principale viene archiviata o non è disponibile, le sessioni figlie attive possono comunque apparire come sessioni di livello principale nelle visualizzazioni attive. Questo comportamento è previsto: il lavoro corrente non deve scomparire solo perché una vecchia sessione principale è stata archiviata.

Sapere quando creare una nuova sessione

Create una nuova sessione quando cambia il periodo di pianificazione, quando la cadenza di revisione subisce variazioni significative, quando il team inizia un nuovo ciclo o quando i vecchi obiettivi devono essere considerati come storico e non come lavoro corrente.

Mantenete la sessione esistente se il lavoro fa ancora parte dello stesso periodo di pianificazione ed è sufficiente aggiungere un altro obiettivo, un Risultato chiave o un'Iniziativa. L'aggiunta di un nuovo obiettivo è solitamente più ordinata rispetto alla creazione di una sessione duplicata per una piccola variazione di ambito.

Non create una nuova sessione solo perché non riuscite a trovare quella corrente. Prima di procedere, cancellate i filtri, controllate le sessioni in corso, verificate le sessioni archiviate e accertatevi di trovarvi nello spazio di lavoro corretto.

Sessioni attive, in corso, completate e archiviate

Le visualizzazioni degli Obiettivi/OKR consentono di separare il lavoro corrente dallo storico. A seconda della visualizzazione, potreste trovare etichette o filtri come sessioni in corso, attive, completate o archiviate.

Una sessione attiva è in genere quella utilizzabile dal team per la pianificazione o la revisione corrente. Una sessione completata può rimanere visibile per scopi di consultazione storica. Una sessione archiviata viene rimossa dalle schermate di pianificazione attive per evitare di ingombrare il lavoro corrente.

Le sessioni archiviate non equivalgono alle sessioni eliminate. Possono comunque essere utili per le retrospettive, per gli Snapshot storici e per le richieste di assistenza. Se una sessione scompare dall'elenco attivo, verificate lo stato dell'archivio prima di presumere che sia stata eliminata.

Come la cadenza influisce sui Check-in e sulle revisioni

La cadenza dei Check-in stabilisce il ritmo previsto per gli aggiornamenti sull'avanzamento. I proprietari devono registrare i Check-in prima delle riunioni di revisione, non successivamente. Un Check-in efficace include il valore corrente, lo stato e una nota che spieghi cosa sia cambiato.

Gli snapshot risultano molto più utili quando i proprietari rispettano la cadenza stabilita. Uno snapshot settimanale con Check-in non aggiornati indica ai revisori cosa è mancato, non cosa è cambiato. Utilizzate la cadenza come accordo operativo per mantenere aggiornati i dati di revisione.

Le regole relative alla posta in arrivo o alle notifiche possono avvisare i proprietari, i collaboratori o altri soggetti interessati in merito ai Check-in, a seconda delle impostazioni dello spazio di lavoro. Le notifiche sono d'aiuto, ma non sostituiscono la responsabilità diretta. Ogni Risultato chiave necessita comunque di una persona incaricata di mantenerne aggiornato l'avanzamento.

Modificare la cadenza durante una sessione

È possibile modificare la cadenza quando il ritmo di revisione cambia, ma tale operazione va eseguita in modo ponderato. Passare da una cadenza mensile a una settimanale può essere opportuno quando un lancio entra in un periodo a maggior rischio. Passare da una cadenza settimanale a una mensile può essere sensato dopo una fase di stabilizzazione.

Prima di modificare la cadenza, informate i proprietari dei cambiamenti. Se gli utenti si aspettano aggiornamenti il venerdì e la cadenza viene spostata al lunedì, la prima settimana potrebbe sembrare in ritardo anche se il lavoro procede regolarmente.

La modifica della cadenza non altera il significato dei Check-in passati. Gli aggiornamenti storici continuano a rappresentare la data e il contesto in cui sono stati effettuati.

Errori comuni

Non impostate una cadenza settimanale se non è prevista una revisione con frequenza settimanale. Ciò creerebbe solo rumore di fondo e abituerebbe i collaboratori a ignorare gli aggiornamenti mancati.

Non create sessioni separate per ogni singolo micro-flusso di lavoro quando un'unica sessione con obiettivi chiari renderebbe la revisione molto più semplice.

Non lasciate le vecchie sessioni attive a tempo indeterminato. Le visualizzazioni correnti d'insieme diventano più difficili da consultare quando il lavoro storico rimane mescolato con quello attivo.

Non utilizzate la sessione principale come sostituto della gerarchia degli obiettivi. La sessione principale organizza i contenitori di pianificazione, mentre la gerarchia degli obiettivi organizza gli Obiettivi/OKR all'interno della sessione.

Risoluzione dei problemi relativi alla cadenza o allo stato della sessione

Se riscontrate problemi con la gestione delle sessioni, verificate le seguenti soluzioni pratiche:

• La sessione appare sotto una sessione principale errata:
  • Modificate il campo della sessione principale, se disponete delle autorizzazioni necessarie, oppure richiedete la modifica a un amministratore degli Obiettivi/OKR.
• I Check-in sembrano in ritardo o non aggiornati:
  • Verificate la cadenza della sessione, il giorno stabilito per il Check-in e il fuso orario configurato.
  • Controllate la data dell'ultimo Check-in salvato.
• La sessione risulta mancante o non visibile:
  • Rimuovete i filtri attivi dalla visualizzazione.
  • Controllate le sessioni in corso o quelle archiviate.
  • Accertatevi di aver selezionato lo spazio di lavoro corretto.
• Non è possibile modificare la cadenza della sessione:
  • Verificate i vostri permessi di accesso.
  • Controllate se la sessione è stata archiviata.
  • Consultate la sezione Risolvere i problemi relativi alle autorizzazioni OKR se i comandi non sono visibili o sono in sola lettura.