Gerenciar a cadência da sessão

A cadência mantém a sessão revisável

Uma sessão é o contêiner de planejamento para um ciclo de Objetivos/OKRs. O nome e o período da sessão informam às pessoas qual período o plano cobre. A cadência de check-in indica aos responsáveis com que frequência os 'Resultados-chave' devem ser atualizados durante esse período.

A cadência é importante porque os Objetivos/OKRs não são apenas um artefato de planejamento. Eles precisam de um ritmo de revisão. Se as pessoas atualizarem os 'Resultados-chave' apenas no final da sessão, a equipe perderá o histórico do que mudou, quando os riscos surgiram e quais canvases de 'Iniciativas' realmente moveram os resultados.

Se você ainda não criou o contêiner de planejamento, comece com Criar uma sessão. Se estiver pronto para atualizar o progresso, consulte Fazer check-in do progresso.

Disponibilidade e permissões

Se as configurações da sessão estiverem ausentes ou forem apenas para leitura, consulte Solucionar problemas de permissões de OKRs antes de recriar a sessão.

Entenda o período e a cadência de check-in

O período da sessão é o intervalo de datas para o planejamento. Ele responde à pergunta: "Quando este plano começa e termina?"

A cadência de check-in é o ritmo de atualização dentro desse período. Ela responde à pergunta: "Com que frequência os responsáveis devem revisar e atualizar os 'Resultados-chave'?"

Uma sessão trimestral ainda pode usar check-ins semanais. Uma sessão mensal de preparação para lançamento pode usar uma cadência semanal ou uma cadência A cada duas semanas. Uma sessão estratégica longa pode usar check-ins mensais se os dados de progresso mudarem lentamente. A cadência certa é aquela que sua equipe realmente utilizará.

Escolha a cadência

Escolha o dia de forma intencional:

• Se sua equipe revisa os Objetivos/OKRs na segunda-feira, um dia de check-in na sexta-feira dá aos responsáveis tempo para atualizar antes da reunião.
• Se sua revisão for na sexta-feira à tarde, um dia de check-in na quinta-feira pode funcionar melhor.
• Evite definir o dia do check-in para o mesmo horário da reunião de revisão, as pessoas precisam de tempo para adicionar contexto, não apenas números.

Use o Calendário do workspace quando o ritmo de revisão precisar estar ao lado das datas do projeto e dos eventos do Google.

Nomeie as sessões para que façam sentido em revisões futuras

Bons nomes de sessão são específicos, curtos e indicam o período de tempo. Qualquer pessoa deve ser capaz de identificar o período sem precisar abrir os detalhes.

Não coloque toda a estratégia no nome da sessão. O nome da sessão apenas identifica o contêiner de planejamento. Os Objetivos definem a direção. Os 'Resultados-chave' contêm as métricas. As 'Iniciativas' são os canvases conectados onde o trabalho é planejado e revisado.

Planeje o período da sessão

Alinhe o cronograma à maneira como sua equipe toma decisões.

Evite criar uma sessão sem uma data de término real. Um período de planejamento que nunca termina torna-se um repositório de Objetivos desatualizados e dificulta a leitura do progresso atual.

Se uma sessão se sobrepuser a outra, verifique se a sobreposição é intencional. Sessões paralelas podem fazer sentido quando diferentes equipes ou programas planejam separadamente, mas duplicatas para a mesma equipe e período geralmente geram confusão nos relatórios.

Use a sessão-pai com cuidado

Alguns workspaces oferecem suporte a um campo de sessão-pai. Use-o quando um período de planejamento pertencer a um período maior, como uma sessão de departamento sob uma sessão da empresa, uma sessão de preparação para lançamento sob uma sessão trimestral ou uma sessão de equipe sob uma sessão de programa.

A sessão-pai cria estrutura na lista de sessões de Objetivos/OKRs. Ela não substitui a hierarquia de Objetivos dentro de uma sessão. Use a lista de sessões para compreender os contêineres de planejamento. Use a Visualização em árvore para entender como os Objetivos e os 'Resultados-chave' cascateiam dentro de uma única sessão.

Se uma sessão-pai for arquivada ou estiver indisponível, as sessões-filho ativas ainda poderão aparecer como sessões de nível superior nas visualizações ativas. Isso é o esperado, o trabalho atual não deve desaparecer apenas porque um pai mais antigo foi arquivado.

Saiba quando criar uma nova sessão

Crie uma nova sessão quando o período de planejamento mudar, a cadência de revisão mudar significativamente, a equipe estiver iniciando um novo ciclo ou quando os Objetivos antigos precisarem se tornar histórico de contexto em vez de trabalho atual.

Mantenha a sessão existente quando o trabalho ainda fizer parte do mesmo período de planejamento e você precisar apenas adicionar outro Objetivo, 'Resultado-chave' ou 'Iniciativa'. Adicionar um novo Objetivo geralmente é mais limpo do que criar uma sessão duplicada para uma pequena mudança de escopo.

Não crie uma nova sessão apenas porque você não consegue encontrar a sessão atual. Primeiro, limpe os filtros, verifique as sessões em andamento, verifique as sessões arquivadas e confirme o workspace ativo.

Sessões ativas, em andamento, concluídas e arquivadas

As visualizações de Objetivos/OKRs podem separar o trabalho atual do histórico. Dependendo da visualização, você poderá ver marcadores ou filtros como sessões em andamento, ativas, concluídas ou arquivadas.

Uma sessão ativa geralmente é a sessão que sua equipe ainda pode usar para planejamento ou revisão atual. Uma sessão concluída pode permanecer visível para revisão histórica. Uma sessão arquivada é removida das superfícies de planejamento ativas para não poluir o trabalho atual.

Sessões arquivadas não são o mesmo que sessões excluídas. Elas ainda podem ser importantes para retrospectivas, Snapshots históricos e dúvidas de suporte. Se uma sessão desaparecer da lista ativa, verifique o estado do arquivo antes de presumir que alguém a excluiu.

Como a cadência afeta os check-ins e as revisões

A cadência de check-in define o ritmo esperado para as atualizações de progresso. Os responsáveis devem fazer o check-in antes das reuniões de revisão, não depois. Um bom check-in inclui o valor atual, o status e uma observação explicando o que mudou.

Os Snapshots são mais úteis quando os responsáveis seguem a cadência. Um Snapshot semanal com check-ins desatualizados informa aos revisores o que estava faltando, não o que mudou. Use a cadência como o acordo operacional para manter os dados de revisão atualizados.

As regras de caixa de entrada ou notificação podem alertar os responsáveis, colaboradores ou outras pessoas relevantes sobre os check-ins, dependendo das configurações do workspace. As notificações ajudam, mas não substituem o senso de propriedade. Cada 'Resultado-chave' ainda precisa de uma pessoa responsável por manter o progresso atualizado.

Alterar a cadência durante uma sessão

Você pode ajustar a cadência quando o ritmo de revisão mudar, mas faça isso de maneira deliberada. Mudar de mensal para semanal pode fazer sentido quando um lançamento entra em um período de maior risco. Mudar de semanal para mensal pode fazer sentido após uma fase de estabilização.

Antes de alterar a cadência, informe aos responsáveis o que mudará. Se as pessoas esperam atualizações na sexta-feira e a cadência muda para a segunda-feira, a primeira semana pode parecer atrasada, mesmo quando o trabalho está em dia.

Alterar a cadência não redefine o significado dos check-ins anteriores. As atualizações históricas ainda representam a data e o contexto em que foram realizadas.

Erros comuns

Não defina uma cadência semanal se ninguém for revisar semanalmente. Isso gera ruído e acostuma as pessoas a ignorar atualizações perdidas.

Não crie sessões separadas para cada pequeno fluxo de trabalho quando uma única sessão com Objetivos claros facilitaria a revisão.

Não deixe sessões antigas ativas para sempre. As visualizações atuais tornam-se mais difíceis de escanear quando o trabalho histórico fica misturado com o trabalho ativo.

Não use a sessão-pai como substituta para a hierarquia de Objetivos. A sessão-pai organiza contêineres de planejamento; a hierarquia de Objetivos organiza os Objetivos/OKRs dentro da sessão.

Como se recuperar quando a cadência ou o estado da sessão parecer incorreto

Se algo parecer incorreto com suas sessões, verifique as seguintes soluções rápidas:

• A sessão aparece sob a sessão-pai incorreta: Edite o campo de sessão-pai se você tiver permissão ou peça para um administrador de Objetivos/OKRs ajustá-lo.
• Os check-ins parecem atrasados: Confirme a cadência da sessão, o dia da cadência, as expectativas de fuso horário e a data do último check-in salvo.
• A sessão está ausente: Limpe os filtros ativos, verifique as sessões em andamento, procure nas sessões arquivadas e confirme se você está no workspace correto.
• Você não consegue editar a cadência: Verifique suas permissões de acesso e se a sessão não está arquivada. Consulte o artigo de suporte Solucionar problemas de permissões de OKRs se os controles de edição estiverem ausentes ou exibidos como somente leitura.