Importar OKRs com IA

Importar OKRs de materiais de planejamento

Use a Importação de OKRs quando sua equipe já tiver materiais de planejamento e você não quiser copiar cada Objetivo e Resultado-chave manualmente. O ALLO pode ler um documento de planejamento ou texto colado, encontrar prováveis Objetivos e Resultados-chave, e transformá-los em um rascunho que você revisa antes de salvar qualquer informação.

O fluxo de importação prioriza o rascunho. O ALLO não cria nenhuma Sessão, Objetivo ou Resultado-chave enquanto lê a sua fonte de dados. Ele prepara um rascunho, exibe uma pré-visualização, abre um editor e salva as informações somente após você selecionar Importar OKRs.

Para compreender o modelo completo de Metas/OKRs, comece com Entender Metas/OKRs. Se você estiver planejando um novo ciclo do zero, o artigo Criar uma sessão explica o caminho de configuração manual.

Disponibilidade e permissões

Se a opção de Metas/OKRs estiver ausente, o botão de importação estiver oculto ou o editor estiver no modo somente leitura, verifique as permissões de acesso do workspace antes de tentar um arquivo diferente. Use o artigo Solucionar problemas de permissões de OKR para confirmar seu papel, acesso a recursos e acesso à Sessão.

Escolha o ponto de entrada correto

A Importação de OKRs possui dois pontos de entrada, e o ponto escolhido controla para onde o rascunho salvo será enviado.

Selecione o destino antes de iniciar. Se você pretendia adicionar linhas a uma Sessão existente, mas começou pela página inicial de Metas/OKRs, cancele antes de salvar e reabra a importação de dentro da Sessão.

Prepare sua fonte de dados

A Importação de OKRs funciona melhor quando a origem já contém uma estrutura de OKRs reconhecível. Uma fonte útil geralmente possui cabeçalhos de Objetivos, linhas ou marcadores de Resultados-chave, proprietários, datas e metas mensuráveis. Ela também pode incluir notas de planejamento, mas quanto mais clara for a seção de OKRs, menos ajustes você precisará fazer no editor.

Você pode carregar formatos comuns de planejamento:

• Documentos do Word
• Planilhas do Excel
• Apresentações de slides ou do PowerPoint
• PDFs
• Markdown
• CSV
• Texto simples
• Arquivos HWP

Como o Google Documentos e o Google Apresentações são documentos na nuvem, faça o download ou exporte-os em um formato de arquivo suportado antes de carregá-los.

Você também pode colar texto diretamente. Textos em Markdown, tópicos com marcadores, notas de reuniões, linhas de planilhas copiadas e texto simples são todos compatíveis.

Se a fonte original for muito longa, cole apenas a parte que contém os Objetivos e Resultados-chave. Políticas extensas, transcrições de reuniões ou planos de projeto com uma seção pequena de OKRs podem gerar um rascunho menos preciso, pois o ALLO precisará separar o contexto de planejamento das linhas reais de OKRs.

Não use a Importação de OKRs para:

• PDFs digitalizados sem texto legível
• Arquivos protegidos por senha
• Exportações vazias
• Arquivos que exigem julgamento humano antes que a estrutura de OKRs exista

Se o documento for predominantemente um brainstorming, organize a seção de OKRs primeiro ou crie os Objetivos manualmente usando os artigos Criar um objetivo e Adicionar resultados-chave.

Carregar um arquivo ou colar texto

Abra a Importação de OKRs a partir do ponto de entrada correto e escolha uma fonte de dados. Você pode carregar um arquivo ou colar texto, mas não ambos no mesmo rascunho. Se um arquivo for selecionado, a opção de colar texto ficará desativada até que você remova o arquivo.

Para arquivos, arraste o documento para a área de upload ou procure-o em seu computador. O ALLO verifica o tipo de arquivo e o limite de 20 MB antes de iniciar o rascunho. Para colar texto, insira a seção de OKRs diretamente na caixa de texto.

Selecione Gerar rascunho para começar. Mantenha a janela aberta enquanto o ALLO prepara o rascunho:

1. O ALLO realiza o upload do arquivo, se necessário.
2. Ele lê a fonte de dados.
3. Ele verifica os membros do workspace para corresponder aos proprietários.
4. Ele gera o rascunho.

A tela de progresso pode levar um ou dos minutos para arquivos maiores. Fechar a janela pode interromper a visualização local da tarefa, e não há um histórico de rascunhos para retornar ao mesmo processo de importação mais tarde.

Revisar o rascunho antes de salvar

Quando o rascunho estiver pronto, o ALLO exibirá uma tela de revisão contendo a quantidade de Objetivos, Resultados-chave, proprietários identificados e o trimestre ou período detectado. Essa tela é apenas uma pré-visualização, não uma Sessão salva.

Selecione Abrir editor para inspecionar o rascunho real. No editor, você pode atualizar títulos de Objetivos, títulos de Resultados-chave, proprietários, datas de vencimento de Resultados-chave, tags e o intervalo de datas da Sessão ao criar uma nova Sessão. Se estiver importando para uma Sessão existente, o título e o intervalo de datas serão herdados daquela Sessão.

Leia o rascunho com olhar de revisor, não apenas fazendo uma verificação ortográfica rápida. Confirme se:

• cada Objetivo indica a direção que você deseja
• cada Resultado-chave é mensurável
• cada Resultado-chave está categorizado sob o Objetivo correto
• observações, métricas ambíguas ou contextos irrelevantes não se transformaram em tarefas que sua equipe não pretende acompanhar

Corrigir avisos de proprietários, datas e unidades

Proprietários. A correspondência de proprietários é baseada nos membros do workspace. Se o ALLO encontrar uma correspondência exata ou forte, o proprietário poderá ser selecionado no rascunho. Se um nome estiver ausente, for ambíguo ou não for encontrado no workspace, revise o campo de proprietário antes de salvar.

O ALLO não fará suposições sobre proprietários ambíguos no OKR salvo. Escolha a pessoa ou equipe correta, ou deixe o campo de proprietário vazio, se for essa a intenção.

Datas. Datas claras podem se tornar datas de vencimento do Resultado-chave. Datas vagas, como "fim do trimestre", "semanalmente" ou uma data sem contexto suficiente de ano, podem precisar de revisão. Os Objetivos não têm sua própria coluna de data de vencimento no editor de importação; o intervalo de datas da Sessão e as datas de vencimento dos Resultados-chave são as datas relevantes.

Unidades e métricas. As unidades podem vir da fonte original, incluindo porcentagens, moedas, contagens, horas, dias, dias úteis ou rótulos personalizados. Verifique os Resultados-chave importados que utilizam unidades não padronizadas.

Um Resultado-chave sobre reduzir o trabalho de 38 horas para 20 horas deve continuar sendo uma métrica baseada em horas, sem se tornar silenciosamente uma porcentagem. Se a métrica for descrita apenas em texto corrido, o ALLO poderá preservar a redação como contexto para que você possa definir a medição após a importação.

O que o processo de Importar OKRs salva

Importar OKRs é o ponto de confirmação. Antes de clicar nele, suas alterações ainda são um rascunho. Após clicar nele, o ALLO grava os Objetivos e Resultados-chave revisados no destino escolhido.

Os Objetivos e Resultados-chave importados começam como registros comuns de Metas/OKRs. Os proprietários correspondentes são atribuídos. As datas do Resultado-chave e os valores mensuráveis são salvos onde o ALLO pode lê-los. As tags selecionadas no editor são aplicadas às linhas importadas, quando disponíveis.

A Importação de OKRs não cria Iniciativas, Check-ins ou Snapshots para você. Ela também não define seu ritmo operacional. Após a importação, lembre-se de:

• revisar o nome da Sessão, o Cronograma (Timeframe) e a frequência de Check-in
• criar canvases conectados usando o artigo Criar uma Iniciativa
• atualizar o progresso com Registrar progresso de check-in
• usar Snapshots para períodos de revisão

Se o plano importado possuir múltiplos níveis de Objetivos, abra a Visualização em árvore após salvar. A visualização do mapa torna mais fácil confirmar se os Objetivos pai e filho foram importados da maneira esperada.

Quando não usar a Importação de OKRs

Não use a Importação de OKRs quando a fonte de dados não for realmente um plano de OKRs. Um memorando de estratégia, documento de política, transcrição ou lista de tarefas pode conter um contexto de planejamento útil, mas pode não conter os Objetivos e Resultados-chave que devem se tornar registros oficiais.

Não use a importação para pular a etapa de revisão. A IA pode identificar a estrutura, mas pode interpretar incorretamente um proprietário, tratar uma observação como um Resultado-chave, deixar passar uma data ou manter uma métrica que ainda exige avaliação humana. Se o rascunho parecer incorreto, ajuste-o antes de salvar ou descarte-o e prepare uma fonte de dados mais organizada.

Não use a importação quando precisar mesclar registros com Objetivos existentes, remover duplicatas de uma Sessão, atualizar o progresso em tempo real ou estruturar os canvases associados a Iniciativas. O processo de importação apenas adiciona novos Objetivos e Resultados-chave. Ele não reconcilia duplicatas, não substitui linhas existentes, não realiza Check-ins, não cria Iniciativas nem preenche canvases conectados.

O que pode dar errado

O arquivo está bloqueado ou ilegível. O tipo de arquivo pode não ser compatível, ou seu tamanho pode ser muito grande.

• Causas e soluções possíveis:
  • O arquivo é muito grande ou está vazio. Verifique se ele está dentro do limite de 20 MB.
  • O documento está protegido por senha. Remova a proteção antes de carregá-lo.
  • Um PDF digitalizado sem reconhecimento óptico de caracteres (OCR) pode parecer legível para uma pessoa, mas não possui texto digitalizável para o ALLO. Exporte o arquivo de origem novamente ou utilize uma exportação baseada em texto.

A fonte de dados não possui OKRs reconhecíveis. O ALLO não conseguiu identificar os elementos necessários para gerar um rascunho estruturado.

• Causas e soluções possíveis:
  • O conteúdo está disperso em meio a textos longos de discussão informal. Cole apenas a seção específica que contém os Objetivos e Resultados-chave.
  • As linhas de Objetivos e Resultados-chave estão pouco definidas. Organize o material original com cabeçalhos e marcadores claros antes de realizar o upload.

O rascunho precisa de revisão mesmo se a análise for bem-sucedida. Métricas ou dados ambíguos podem persistir no rascunho gerado pela IA.

• Causas e soluções possíveis:
  • Proprietários ausentes ou nomes que não coincidem exatamente com os membros do workspace.
  • Datas sem indicação clara de ano ou prazos descritos de forma vaga.
  • Métricas e unidades não padronizadas. Revise cada linha no editor de rascunhos para garantir a precisão antes de salvar.

O salvamento falha após a revisão. Ocorreu um erro ao tentar salvar o rascunho finalizado na Sessão ou no workspace de destino.

• Causas e soluções possíveis:
  • Suas permissões de acesso ao workspace ou à Sessão de destino foram alteradas durante o processo.
  • A Sessão de destino foi excluída ou o sinal de rede caiu.
  • O rascunho contém uma linha com formatação inválida que impede o salvamento. Use a opção de retornar ao editor, revise os campos sinalizados e tente salvar novamente.

Resolução de problemas

Se a opção Gerar rascunho estiver desativada, selecione um arquivo compatível ou cole o texto de origem. Se um arquivo já estiver selecionado e você preferir colar o texto, remova o arquivo primeiro.

Se o upload falhar, verifique o tamanho e o formato do arquivo. Utilize arquivos com menos de 20 MB, remova proteções por senha e exporte documentos na nuvem como arquivos locais antes de carregá-los.

Se o ALLO não conseguir ler um PDF, tente usar um PDF baseado em texto ou exporte o documento original como Word, Markdown, CSV ou texto simples. PDFs digitalizados precisam de OCR antes que o importador possa ler as palavras.

Se nenhum OKR for encontrado, restrinja o conteúdo de origem à seção de planejamento que contém os Objetivos e Resultados-chave. Transcrições completas de reuniões ou documentos de políticas extensos podem ocultar as linhas reais de OKRs.

Se os proprietários não corresponderem, confirme se as pessoas são membros ativos do workspace e selecione o proprietário correto no editor. Se a pessoa não fizer parte do workspace, envie um convite ou restaure o acesso dela antes de atribuí-la.

Se você não conseguir salvar, confirme se ainda possui permissão para criar ou editar Metas/OKRs na Sessão de destino. Consulte Solucionar problemas de permissões de OKR.

Se o erro persistir após você revisar o rascunho e tentar novamente, entre em contato com o suporte fornecendo as seguintes informações:

• o horário da importação
• o nome do workspace
• a mensagem de erro visível