OKRs mit KI importieren

OKRs aus Planungsunterlagen importieren

Nutzen Sie den OKR-Import, wenn Ihr Team bereits über Planungsunterlagen verfügt und Sie nicht jedes Ziel und jedes Schlüsselergebnis manuell kopieren möchten. ALLO kann ein Planungsdokument oder eingefügten Text lesen, potenzielle Ziele und Schlüsselergebnisse identifizieren und diese in einen Entwurf umwandeln, den Sie überprüfen können, bevor Daten gespeichert werden.

Der Importvorgang basiert auf dem Entwurfsprinzip. ALLO erstellt keine Session, kein Ziel und kein Schlüsselergebnis, während Ihre Quelle eingelesen wird. Das System bereitet stattdessen einen Entwurf vor, zeigt eine Vorschau an, öffnet einen Editor und speichert die Daten erst, wenn Sie auf OKRs importieren klicken.

Um das vollständige Modell für Ziele und OKRs kennenzulernen, beginnen Sie mit Ziele und OKRs verstehen. Wenn Sie einen neuen Zyklus von Grund auf planen möchten, beschreibt Eine Session erstellen den manuellen Einrichtungspfad.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wenn die Funktion für Ziele/OKRs fehlt, die Import-Schaltfläche ausgeblendet ist oder der Editor schreibgeschützt angezeigt wird, überprüfen Sie den Workspace-Zugriff, bevor Sie eine andere Datei ausprobieren. Verwenden Sie Fehlerbehebung bei OKR-Berechtigungen, um Ihre Rolle, den Funktionszugriff und den Zugriff auf die Session zu bestätigen.

Den richtigen Einstiegspunkt wählen

Der OKR-Import verfügt über zwei Einstiegspunkte. Der gewählte Einstiegspunkt bestimmt, wohin der gespeicherte Entwurf übertragen wird.

Verwenden Sie auf der Startseite für Ziele/OKRs oder in der Session-Liste die Option OKRs importieren, wenn aus der Quelle eine neue Session erstellt werden soll. Dies ist der richtige Weg für eine vierteljährliche Planungsdatei, eine OKR-Tabelle einer Abteilung oder ein Planungsdokument mit einem eigenen Zeitraum. ALLO verwendet den Titel des Entwurfs und den Datumsbereich, um die Session zu erstellen, und legt anschließend die importierten Ziele und Schlüsselergebnisse darin an.

Öffnen Sie innerhalb einer bestehenden Session das Erstellungsmenü und wählen Sie OKRs importieren, wenn die Quelle dieser Session weitere Ziele und Schlüsselergebnisse hinzufügen soll. Dieser Pfad erstellt keine separate Session und ändert weder den Titel noch die Termine der bestehenden Session. Der importierte Entwurf wird an die aktuell geöffnete Session angehängt.

Wählen Sie das Ziel aus, bevor Sie beginnen. Wenn Sie Zeilen zu einer bestehenden Session hinzufügen wollten, aber auf der Startseite für Ziele/OKRs gestartet sind, brechen Sie den Vorgang vor dem Speichern ab und öffnen Sie den Import erneut direkt aus der Session heraus.

Die Quelle vorbereiten

Der OKR-Import funktioniert am besten, wenn die Quelle bereits eine erkennbare OKR-Struktur aufweist. Eine gut strukturierte Quelle verfügt in der Regel über Überschriften für Ziele, Zeilen oder Aufzählungspunkte für Schlüsselergebnisse, Inhaber, Termine und messbare Zielwerte. Sie kann auch Planungsnotizen enthalten. Je übersichtlicher der OKR-Abschnitt gestaltet ist, desto weniger Nacharbeit ist im Editor erforderlich.

Sie können gängige Planungsformate hochladen, darunter Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint- oder Präsentationsdateien, PDFs, Markdown, CSV, Klartext und HWP-Dateien. Da Google Docs und Google Slides Cloud-Dokumente sind, laden Sie diese bitte vor dem Hochladen herunter oder exportieren Sie diese in ein unterstütztes Dateiformat.

Sie können Text auch direkt einfügen. Einfügen von Markdown, Aufzählungspunkten, Besprechungsnotizen, kopierten Tabellenzeilen und reinem Text ist möglich. Wenn die Quelle sehr lang ist, fügen Sie nur den Teil ein, der die Ziele und Schlüsselergebnisse enthält. Lange Richtlinien, Besprechungsprotokolle oder Projektpläne mit einem kleinen OKR-Abschnitt können zu ungenaueren Entwürfen führen, da ALLO den Planungskontext von den tatsächlichen OKR-Zeilen trennen muss.

Verwenden Sie den OKR-Import nicht für gescannte PDFs ohne lesbaren Text, passwortgeschützte Dateien, leere Exporte oder Dateien, die eine menschliche Beurteilung erfordern, bevor eine OKR-Struktur entstehen kann. Wenn das Dokument hauptsächlich aus einem Brainstorming besteht, bereinigen Sie zuerst den OKR-Abschnitt oder erstellen Sie die Ziele manuell über Ein Ziel erstellen und Schlüsselergebnisse hinzufügen.

Eine Datei hochladen oder Text einfügen

Öffnen Sie den OKR-Import über den korrekten Einstiegspunkt und wählen Sie anschließend eine Quelle aus. Sie können entweder eine Datei hochladen oder Text einfügen, jedoch nicht beides für denselben Entwurf kombinieren. Wenn eine Datei ausgewählt ist, wird das Feld für eingefügten Text deaktiviert, bis Sie die Datei wieder entfernen.

Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich oder suchen Sie danach. ALLO überprüft das Dateiformat und das Limit von 20 MB, bevor die Entwurfserstellung gestartet wird. Fügen Sie bei Textquellen den OKR-Abschnitt direkt in das Textfeld ein.

Klicken Sie auf Entwurf generieren, um zu beginnen. ALLO lädt die Datei bei Bedarf hoch, liest die Quelle, gleicht die Workspace-Mitglieder zwecks Inhabermatchings ab und generiert einen Entwurf. Der Fortschrittsbildschirm benötigt bei größeren Dateien unter Umständen ein bis zwei Minuten. Lassen Sie das Fenster geöffnet, während der Entwurf vorbereitet wird. Wenn Sie das Fenster schließen, wird möglicherweise die lokale Ausführung des Vorgangs abgebrochen. Es gibt keine Entwurfshistorie, um später zu demselben Import zurückzukehren.

Den Entwurf vor dem Speichern überprüfen

Sobald der Entwurf bereit ist, zeigt ALLO einen Überprüfungsbildschirm mit der Anzahl der gefundenen Ziele, Schlüsselergebnisse und Inhaber sowie dem erkannten Quartal oder Zeitraum an. Dieser Bildschirm dient als Vorschau und stellt noch keine gespeicherte Session dar.

Wählen Sie Editor öffnen, um den eigentlichen Entwurf zu prüfen. Im Editor können Sie die Titel der Ziele, die Titel der Schlüsselergebnisse, die Inhaber, die Fälligkeitstermine der Schlüsselergebnisse, Tags sowie den Datumsbereich der Session anpassen, wenn Sie eine neue Session erstellen. Wenn Sie in eine bestehende Session importieren, werden der Titel und der Datumsbereich der Session von dieser übernommen.

Lesen Sie den Entwurf wie ein Prüfer, nicht wie bei einer reinen Rechtschreibprüfung. Bestätigen Sie, dass jedes Ziel die gewünschte Richtung vorgibt, jedes Schlüsselergebnis messbar ist und jedes Schlüsselergebnis dem richtigen Ziel zugeordnet ist. Wenn die Quelle Notizen, unklare Kennzahlen oder Kontext enthielt, bei dem es sich nicht um ein Schlüsselergebnis handelt, stellen Sie sicher, dass diese Inhalte im importierten Entwurf nicht fälschlicherweise in Aufgaben umgewandelt wurden, die Ihr Team gar nicht nachverfolgen möchte.

Warnungen zu Inhabern, Terminen und Einheiten beheben

Der Abgleich der Inhaber basiert auf den Workspace-Mitgliedern. Wenn ALLO eine exakte oder sehr genaue Übereinstimmung findet, kann der Inhaber im Entwurf vorausgewählt werden. Wenn ein Name fehlt, mehrdeutig ist oder im Workspace nicht gefunden wird, überprüfen Sie das Inhaberfeld vor dem Speichern. Unklare Inhaber werden beim Speichern der OKRs nicht einfach erraten. Wählen Sie die richtige Person oder das richtige Team aus oder lassen Sie das Inhaberfeld leer, falls dies so beabsichtigt ist.

Termine erfordern dieselbe Aufmerksamkeit. Eindeutige Datumsangaben können als Fälligkeitstermine für das Schlüsselergebnis übernommen werden. Unpräzise Angaben wie „Ende des Quartals“, „wöchentlich“ oder ein Datum ohne ausreichenden Jahresbezug müssen unter Umständen überprüft werden. Ziele haben im Import-Editor keine eigene Spalte für Fälligkeitstermine. Ausschlaggebend sind der Datumsbereich der Session und die Fälligkeitstermine der Schlüsselergebnisse.

Einheiten und Kennzahlen können aus der Quelle übernommen werden, einschließlich Prozentsätzen, Währungen, Anzahl, Stunden, Tagen, Werktagen oder benutzerdefinierten Bezeichnungen. Überprüfen Sie importierte Schlüsselergebnisse, die ungewöhnliche Einheiten verwenden. Ein Schlüsselergebnis zur Reduzierung der Arbeitszeit von 38 auf 20 Stunden sollte als stundenbasierte Kennzahl erhalten bleiben und nicht stillschweigend in einen Prozentsatz umgewandelt werden. Wenn die Kennzahl nur im Fließtext beschrieben ist, behält ALLO den Wortlaut unter Umständen als Kontext bei, damit Sie die Definition der Messung nach dem Import abschließen können.

Was beim Importieren von OKRs gespeichert wird

OKRs importieren ist der finale Bestätigungsschritt. Bevor Sie darauf klicken, sind Ihre Änderungen noch ein Entwurf. Erst nach dem Klicken schreibt ALLO die überprüften Ziele und Schlüsselergebnisse in das Zielobjekt.

Wenn Sie auf der Startseite für Ziele/OKRs gestartet sind, erstellt ALLO eine neue Session und speichert die importierten Ziele und Schlüsselergebnisse darin. Die neue Session öffnet sich, sobald der Speichervorgang abgeschlossen ist. Wenn Sie innerhalb einer bestehenden Session gestartet sind, fügt ALLO die importierten Ziele und Schlüsselergebnisse dieser Session hinzu und leitet Sie zur Session-Ansicht zurück.

Importierte Ziele und Schlüsselergebnisse werden als normale Datensätze für Ziele/OKRs angelegt. Zugeordnete Inhaber werden zugewiesen. Die Termine und messbaren Werte für Schlüsselergebnisse werden an den entsprechenden Stellen gespeichert, an denen ALLO sie auslesen kann. Tags, die im Editor ausgewählt wurden, werden auf die importierten Zeilen angewendet, sofern sie verfügbar sind.

Der OKR-Import erstellt keine Initiativen, Check-ins oder Snapshots für Sie. Er legt auch nicht Ihren Arbeitsrhythmus fest. Überprüfen Sie nach dem Import den Namen der Session, den Zeitrahmen sowie die Check-in-Frequenz. Erstellen Sie verknüpte Canvases über Eine Initiative erstellen, aktualisieren Sie den Fortschritt über Fortschritt aktualisieren und nutzen Sie Snapshots für Überprüfungszeiträume.

Wenn der importierte Plan mehrere Ebenen von Zielen enthält, öffnen Sie nach dem Speichern die Strukturansicht. Die visuelle Übersicht erleichtert die Bestätigung, dass über- und untergeordnete Ziele wie erwartet importiert wurden.

Wann der OKR-Import nicht verwendet werden sollte

Verwenden Sie den OKR-Import nicht, wenn es sich bei der Quelle nicht um einen tatsächlichen OKR-Plan handelt. Ein Strategiepapier, ein Richtliniendokument, ein Transkript oder eine Aufgabenliste enthalten zwar nützliche Planungskontexte, weisen jedoch oft keine Ziele und Schlüsselergebnisse auf, die als Datensätze angelegt werden sollten.

Nutzen Sie die Funktion nicht, um den Überprüfungsschritt zu überspringen. Die KI kann Strukturen erkennen, sie kann jedoch auch Inhaber falsch zuordnen, eine Notiz fälschlicherweise als Schlüsselergebnis interpretieren, ein Datum übersehen oder eine Kennzahl übernehmen, die noch menschliche Beurteilung erfordert. Wenn der Entwurf fehlerhaft erscheint, korrigieren Sie ihn vor dem Speichern oder verwerfen Sie ihn und bereiten Sie eine übersichtlichere Quelle vor.

Verwenden Sie den Import nicht, wenn Sie bestehende Ziele zusammenführen, eine Session bereinigen (Duplikate entfernen), den Live-Fortschritt aktualisieren oder die Canvases für Initiativen erstellen möchten. Der Import fügt lediglich neue Ziele und Schlüsselergebnisse hinzu. Er gleicht keine Duplikate ab, überschreibt keine bestehenden Zeilen, führt keine Check-ins durch, erstellt keine Initiativen und befüllt keine verknüpften Canvases.

Was schiefgehen kann

• Die Datei kann nicht hochgeladen oder gelesen werden:

  • Ursache: Die Datei ist nicht unterstützt, zu groß (über 20 MB), passwortgeschützt oder leer. Ein gescanntes PDF enthält zudem oft keinen auslesbaren Text.
  • Lösung: Exportieren Sie die Quelle erneut als textbasierte Datei. Entfernen Sie den Passwortschutz oder teilen Sie große Dateien auf.

• Es werden keine OKRs in der Quelle erkannt:

  • Ursache: Der Text hat keine klare Struktur oder der OKR-Teil geht in langem Fließtext unter.
  • Lösung: Fügen Sie nur den eigentlichen OKR-Abschnitt ein. Formulieren Sie die Zeilen so um, dass Ziele und Schlüsselergebnisse deutlich getrennt sind.

• Der Entwurf weist Warnungen oder fehlerhafte Zeilen auf:

  • Ursache: Das System meldet fehlende Inhaber, unklare Termine, doppelte Zeilen oder ungewöhnliche Maßeinheiten.
  • Lösung: Überprüfen Sie alle Felder im Editor manuell. Passen Sie Inhaber, Fälligkeitstermine und Einheiten vor dem Speichern an.

• Das Speichern des Entwurfs schlägt fehl:

  • Ursache: Ihre Berechtigungen haben sich geändert, die Ziel-Session ist nicht mehr verfügbar, die Netzwerkverbindung wurde unterbrochen oder eine Zeile enthält ungültige Daten.
  • Lösung: Kehren Sie zum Editor zurück. Überprüfen Sie markierte Zeilen und versuchen Sie den Speichervorgang erneut.

Fehlerbehebung

• Wenn die Schaltfläche „Entwurf generieren“ deaktiviert ist: Wählen Sie eine unterstützte Datei aus oder fügen Sie den Quelltext ein. Wenn bereits eine Datei ausgewählt ist, Sie aber stattdessen Text einfügen möchten, entfernen Sie zuerst die Datei.
• Wenn das Hochladen fehlschlägt: Überprüfen Sie die Dateigröße und das Format. Verwenden Sie eine Datei unter 20 MB, entfernen Sie den Passwortschutz und exportieren Sie Cloud-Dokumente vor dem Hochladen als lokale Dateien.
• Wenn ALLO eine PDF-Datei nicht lesen kann: Nutzen Sie ein textbasiertes PDF oder exportieren Sie das Originaldokument als Word, Markdown, CSV oder Klartext. Gescannte PDFs benötigen eine Texterkennung (OCR), bevor die Inhalte eingelesen werden können.
• Wenn keine OKRs gefunden werden: Reduzieren Sie das Ausgangsmaterial auf den Planungsabschnitt, der die Ziele und Schlüsselergebnisse enthält. Ein vollständiges Besprechungsprotokoll oder ein langes Richtliniendokument kann die eigentlichen OKR-Zeilen verdecken.
• Wenn Inhaber nicht übereinstimmen: Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Personen aktive Mitglieder im Workspace sind, und wählen Sie den korrekten Inhaber im Editor aus. Wenn die Person noch nicht im Workspace ist, laden Sie diese ein oder stellen Sie ihren Zugriff wieder her, bevor Sie ihr OKRs zuweisen.
• Wenn der Speichervorgang fehlschlägt: Vergewissern Sie sich, dass Sie weiterhin über die Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Zielen/OKRs in der Ziel-Session verfügen. Siehe dazu auch Fehlerbehebung bei OKR-Berechtigungen. Sollte der Fehler nach Überprüfung des Entwurfs und erneutem Versuch weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an den Support kontaktieren. Geben Sie dabei den Zeitpunkt des Importversuchs, den Workspace-Namen und die angezeigte Fehlermeldung an.