Eine Initiative erstellen

Eine Initiative ist das mit einem OKR verknüpfte Canvas

In Ziele/OKRs ist eine Initiative das Canvas, das mit einem Ziel oder Schlüsselergebnis verknüpft ist. Das Ziel gibt die Richtung vor. Das Schlüsselergebnis legt fest, wie der Erfolg gemessen wird. Die Initiative ist das Canvas, auf dem das Team plant, Kontext sammelt, Aufgaben zuweist, Ergebnisse überprüft und sicherstellt, dass die Arbeit stets mit dem angestrebten Ergebnis verknüpft bleibt.

Diese Unterscheidung ist wichtig. Eine Initiative ist kein zweites Schlüsselergebnis, keine versteckte Statusnotiz und kein separates Projekt-Board. Sie ist ein Canvas, das direkt im OKR-Workflow angezeigt wird. Nutzen Sie diese, wenn das Team einen Ort benötigt, um Strategie in konkrete Arbeit umzusetzen, ohne diese Arbeit vom Ziel oder Schlüsselergebnis zu trennen.

Wenn Sie noch entscheiden, was gemessen werden soll, lesen Sie den Artikel Schlüsselergebnisse hinzufügen. Wenn Sie den Fortschritt aktualisieren möchten, nutzen Sie die Anleitung Fortschritt aktualisieren.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wenn die Erstellungsaktion fehlt oder sich das Canvas nicht öffnen lässt, nutzen Sie die Anleitung Fehlerbehebung bei OKR-Berechtigungen, bevor Sie ein Duplikat erstellen.

Wann Sie eine Initiative erstellen sollten

Erstellen Sie eine Initiative, wenn das Team ein mit einem OKR verknüpftes Canvas benötigt. Gute Anwendungsfälle für eine Initiative sind beispielsweise ein Launch-Plan, ein Canvas für die Kundenforschung, die Überarbeitung von Support-Dokumenten, ein Plan für eine betriebliche Bereinigung, ein Versuchsplan, ein Workshop-Bereich oder eine Checkliste für den Rollout.

Erstellen Sie nicht für jede winzige Aufgabe eine eigene Initiative. Nutzen Sie das Initiative-Canvas für den Hauptteil der Arbeit, der überprüft werden soll. Innerhalb dieses Canvas kann Ihr Team die Arbeit mithilfe der im Arbeitsbereich verfügbaren Canvas-, Aufgaben- oder Unteraufgaben-Tools weiter aufteilen.

Erstellen Sie eine Initiative nicht nur, um das Schlüsselergebnis neu zu formulieren. Ein Schlüsselergebnis wie Support-Anfragen im Zusammenhang mit Einladungen um 30 % reduzieren misst das Ergebnis. Eine Initiative wie Dokumente zur Fehlerbehebung bei Einladungen und zur Wiederherstellung des deaktivierten Zugriffs veröffentlichen ist die Arbeit, von der erwartet wird, dass sie dieses Ergebnis beeinflusst.

Wo Sie eine Initiative erstellen können

Öffnen Sie Ziele/OKRs, wählen Sie die richtige Session aus und öffnen Sie das Ziel oder Schlüsselergebnis, das die Arbeit unterstützen soll. Nutzen Sie die Aktionsschaltfläche für Initiativen oder den entsprechenden Bereich in der Detailansicht.

Die Detailansicht eines Schlüsselergebnisses ist der häufigste Ort zum Hinzufügen einer Initiative, da an dieser Stelle der Fortschritt gemessen wird. Wenn die Arbeit eher eine allgemeinere Richtung als eine bestimmte Kennzahl unterstützt, verknüpfen Sie diese mit dem Ziel, sofern Ihr Arbeitsbereich diesen Ablauf unterstützt.

Öffnen Sie die Initiative nach der Erstellung, um im verknüpften Canvas zu arbeiten. Je nach Ansicht kann die Zeile den Namen der Initiative, den Verantwortlichen, das Fälligkeitsdatum, den Status und das Canvas-Symbol anzeigen.

Die Initiative erstellen

1. Öffnen Sie das Ziel oder Schlüsselergebnis, das die Arbeit unterstützen soll.
2. Wählen Sie Initiative hinzufügen oder die entsprechende Aktionsschaltfläche für Initiativen.
3. Geben Sie der Initiative einen konkreten Namen.
4. Speichern Sie die Eingabe.
5. Öffnen Sie das verknüpfte Canvas.
6. Fügen Sie Arbeitspläne, Notizen, Dateien, Diagramme, Entscheidungen, Aufgaben, Unteraufgaben oder Review-Materialien hinzu, die Ihr Team benötigt.
7. Fügen Sie einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum oder einen Status hinzu, sofern diese Felder verfügbar sind.
8. Nutzen Sie Check-ins für das zugehörige Schlüsselergebnis, um zu erläutern, ob die Initiative zur Erreichung des Ergebnisses beiträgt.

Das Initiative-Canvas ist der Ort, an dem die Arbeit stattfindet. Das Schlüsselergebnis ist der Ort, an dem der messbare Fortschritt festgehalten wird.

Sinnvolle Namen für Initiativen formulieren

Der Name einer Initiative sollte auf eine konkrete Arbeit verweisen, die geöffnet und überprüft werden kann.

Die besseren Varianten sind konkret. Sie zeigen den Reviewern genau, welche Arbeit im verknüpften Canvas zu erwarten ist.

Das Initiative-Canvas effektiv nutzen

Nutzen Sie das Canvas, um Arbeiten zu bündeln, die andernfalls über Chats, Dateien, Besprechungsnotizen und Aufgabenkommentare verstreut wären. Ein gutes Initiative-Canvas kann den Plan, die Verantwortlichen, offene Fragen, Entscheidungsnotizen, unterstützende Dateien, Entwürfe, Review-Screenshots, Rohentwürfe von Inhalten und Links zu verwandten Arbeiten enthalten.

Wenn Ihr Arbeitsbereich aufgabenähnliche Felder, Unteraufgaben oder untergeordnete Elemente innerhalb des Initiative-Canvas bereitstellt, nutzen Sie diese, um die Arbeit in überschaubare Teile aufzuteilen. Betrachten Sie diese Arbeit als Canvas-Detail. Das Erledigen einer Unteraufgabe kann wichtig sein, beweist jedoch nicht automatisch, dass sich das Schlüsselergebnis verbessert hat. Nutzen Sie ein Check-in, wenn sich das Ergebnis ändert oder das Team Kontext zum Fortschritt benötigt.

Wenn die Initiative einen größeren Raum für die Zusammenarbeit erfordert, nutzen Sie das Canvas wie jedes andere Canvas in ALLO: Organisieren Sie die Arbeit visuell, halten Sie den Kontext nah an den Entscheidungen und teilen Sie das Canvas mit den Personen, die daran mitwirken sollen. Informationen zum allgemeinen Canvas-Workflow finden Sie unter Ein Canvas erstellen, und unter Ein Canvas teilen, wenn Reviewer Zugriff benötigen.

Initiativen im Vergleich zu Schlüsselergebnissen

Wenn die Formulierung nach einem Ergebnis klingt, gehört sie wahrscheinlich als Schlüsselergebnis definiert. Achten Sie auf Wörter wie steigern, reduzieren, erhöhen, senken, erreichen, verkürzen oder verbessern in Verbindung mit einem messbaren Zielwert.

Wenn die Formulierung nach einer Tätigkeit oder Arbeit klingt, gehört sie wahrscheinlich als Initiative definiert. Achten Sie auf Wörter wie erstellen, starten (launchen), überarbeiten, prüfen, befragen, migrieren, veröffentlichen, testen oder einführen (rollout).

Es gibt Grenzfälle, aber diese strikte Trennung ist wertvoll. Schlüsselergebnisse sorgen dafür, dass das Team die tatsächlichen Ergebnisse ehrlich im Blick behält. Initiativen bieten dem Team den Raum für die Umsetzung.

Beispiel

Ziel: Kunden das selbstständige Lösen von Konto- und Berechtigungsproblemen erleichtern, ohne auf den Support warten zu müssen.

Schlüsselergebnis: Support-Anfragen im Zusammenhang mit Zugriffsrechten um 30 % reduzieren.

Initiative: Dokumente zu Arbeitsbereichsrollen, Freigaben und zur Wiederherstellung des deaktivierten Zugriffs veröffentlichen.

Innerhalb des Initiative-Canvas verwahrt das Team den Artikelentwurf, Screenshots der Quellen, Anmerkungen der Reviewer, Unteraufgaben für jeden Artikel und die Links zur finalen Veröffentlichung. Während des Reviews nutzt der Verantwortliche des Schlüsselergebnisses Check-ins, um zu erläutern, ob die Anzahl der Support-Anfragen tatsächlich sinkt.

Dies funktioniert, weil Richtung, Messung und das verknüpfte Canvas im OKR-Workflow getrennt, aber dennoch miteinander verbunden sind.

Wie Initiativen in Reviews angezeigt werden

Initiativen können je nach Arbeitsbereich in den Detailansichten von Zielen oder Schlüsselergebnissen, in Listenübersichten und in Snapshot-Review-Tabellen angezeigt werden. Snapshot-Exporte können Zeilen für Initiativen enthalten, damit Reviewer das mit einem bestimmten Fortschrittspunkt verknüpfte Canvas direkt öffnen können.

Nutzen Sie diese Sichtbarkeit für ein ehrliches Review. Wenn ein Schlüsselergebnis gefährdet ist, obwohl mehrere Initiativen aktiv sind, sollte sich das Review-Gespräch um das Risiko für das Ergebnis drehen, nicht um den Umfang der Aktivitäten.

Hinweise zu Berechtigungen und Sichtbarkeit

Das Bearbeiten von Initiativen folgt den Berechtigungen für Ziele/OKRs. Das Öffnen des verknüpften Canvas kann zudem vom Canvas-Zugriff abhängen. Eine Person kann eventuell die Zeile der Initiative sehen, benötigt jedoch möglicherweise dennoch die Berechtigung, um das Canvas zu öffnen.

Wenn das Initiative-Canvas für viele Personen freigegeben wurde, das Ziel jedoch privat ist, bietet das Canvas allein den Betrachtern möglicherweise nicht den vollen Kontext zu Ziele/OKRs. Geben Sie die jeweils passende Ressource für die jeweilige Aufgabe frei.

Wenn die Session archiviert ist, kann die Bearbeitung von Initiativen eingeschränkt sein. Nutzen Sie archivierte Sessions für historische Reviews, nicht für die aktive Umsetzung.

Häufige Fehler

• Initiativen als Fortschrittszahlen nutzen: Der Fortschritt gehört in Schlüsselergebnisse und Check-ins.
• Vage Namen wie „Nachfassen“ oder „Prozess verbessern“ vergeben: Auch wenn das Canvas später Details enthält, sollte die Zeile im Review verständlich sein.
• Eine einzige Initiative für unzusammenhängende Arbeiten verwenden: Erstellen Sie separate Initiativen, wenn die Arbeiten unterschiedliche Verantwortliche, Zeitpläne oder Review-Wege haben.
• Annehmen, dass alle Personen mit Zugriff auf das Ziel auch das Initiative-Canvas öffnen können: Überprüfen Sie den Canvas-Zugriff, bevor Sie Links in einem Review teilen.

Fehlerbehebung, wenn eine Initiative nicht funktioniert

• Die Erstellungsaktion fehlt:
  • Überprüfen Sie Ihre Bearbeitungsberechtigung für das übergeordnete Element.
  • Prüfen Sie den Status der aktuellen Session. Wenn diese archiviert ist, sind Änderungen eingeschränkt.
• Die Initiative wird angezeigt, aber das Canvas lässt sich nicht öffnen:
  • Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen für das Canvas. Der Zugriff auf Ziele/OKRs und der Zugriff auf das Canvas können unabhängig voneinander blockiert sein.
  • Prüfen Sie Ihre Mitgliedschaft im jeweiligen Arbeitsbereich.
• Die Initiative wurde dem falschen Ziel oder Schlüsselergebnis zugeordnet:
  • Verschieben Sie die Initiative in Ihrem Arbeitsbereich an die richtige Stelle.
  • Falls ein Verschieben nicht möglich ist, erstellen Sie die Initiative neu und löschen Sie das fehlerhafte Duplikat, um die Review-Ansicht sauber zu halten.
• Die Arbeit ist abgeschlossen, aber der gemessene Fortschritt ändert sich nicht:
  • Erfassen Sie den neuen Status im Schlüsselergebnis mithilfe eines Check-ins. Der Abschluss einer Initiative aktualisiert das messbare Ergebnis nicht automatisch.