Fortschritt per Check-in aktualisieren

Check-ins erklären Fortschrittsänderungen

Nutzen Sie einen Check-in, wenn sich der Fortschritt oder das Risiko ändert oder wenn das Team Kontext benötigt. Eine stille Änderung der Zahl zeigt den Beteiligten zwar, wo das Schlüsselergebnis aktuell steht. Ein Check-in erklärt ihnen jedoch, warum sich der Wert geändert hat, was sich getan hat und welche Schritte als Nächstes anstehen.

Check-ins sind besonders wertvoll vor wöchentlichen Besprechungen, Updates für die Geschäftsführung, Retrospektiven und Snapshots. Sie verhindern, dass Informationen zum Fortschritt ausschließlich in Meetings und Chats verbleiben.

Die Check-in-Kadenz der Sitzung gibt den erwarteten Rhythmus vor. Wenn die Sitzung wöchentlich stattfindet, sollten die Eigentümer damit rechnen, ihre Schlüsselergebnisse wöchentlich zu aktualisieren. Wenn die Sitzung alle zwei Wochen oder monatlich erfolgt, sollte der Überprüfungsrhythmus dieser Kadenz entsprechen. Siehe Sitzungskadenz verwalten, wenn sich der Rhythmus selbst ändern soll.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie einen Check-in hinzufügen können

Öffnen Sie Ziele/OKRs → Sitzung → Ziel → Schlüsselergebnis oder die entsprechende Detailansicht. Verwenden Sie die Check-in-Aktion dort, wo sie in Ihrem Workspace angezeigt wird. Einige Teams führen Check-ins meistens für Schlüsselergebnisse durch, während für Ziele ebenfalls ein Status oder Fortschrittskontext hinterlegt werden kann.

Falls Sie diese Aktion nicht finden können, prüfen Sie, ob das Element schreibgeschützt ist oder ob Sie über die Berechtigung zur Aktualisierung des Fortschritts verfügen. Nutzen Sie die Hinweise unter Fehlerbehebung bei OKR-Berechtigungen.

Was ein Check-in enthalten sollte

Die Notiz ist keine reine Formsache. Sie ist genau der Teil, den andere später lesen, wenn sie sich fragen, warum sich das Diagramm verändert hat.

Hilfreiche Check-in-Notizen verfassen

Check-in mit benutzerdefinierten Einheiten

Wenn das Schlüsselergebnis eine benutzerdefinierte Einheit verwendet, aktualisieren Sie den Fortschritt in derselben Einheit. Mischen Sie keine Prozentwerte, Tage, Stunden und Elementanzahlen, es sei denn, das Schlüsselergebnis wurde genau für diese Struktur entworfen.

Beispiele:

Was sich nach einem Check-in aktualisiert

Sobald ein Check-in gespeichert wurde, sollte der Fortschritt überall dort sichtbar sein, wo dieses Ziel-/OKR-Element zusammengefasst dargestellt wird: in der Liste, der Strukturansicht, der Detailansicht, der Seitenleiste sowie in Snapshots, die nach der Aktualisierung erstellt wurden. Wenn eine Ansicht veraltet wirkt, aktualisieren Sie die Seite, bevor Sie einen weiteren Check-in eingeben.

Je nach den Benachrichtigungsregeln kann die Inbox relevante Personen über OKR-Check-ins informieren. Eigentümer von Schlüsselergebnissen, Mitwirkende oder zugewiesene Personen sehen unter Umständen ein Element in der Inbox, wenn jemand anderes den Fortschritt aktualisiert – abhängig von den Benachrichtigungseinstellungen und Zugriffsrechten des Workspace. Siehe Inbox verwenden and Benachrichtigungen verwalten.

Check-in-Benachrichtigungen sind kein Ersatz für die Bereitstellung des richtigen Kontexts. Wenn die Aktualisierung von Arbeiten innerhalb einer Initiative abhängt, stellen Sie sicher, dass die betroffenen Personen das verknüpfte Canvas öffnen können.

Beispiele

Ein Schlüsselergebnis lautet: Support-Anfragen bezüglich des Zugriffs um 30 % reduzieren. Das Team überarbeitet die Dokumentation zur Freigabe im Workspace. Der Check-in sollte in diesem Fall nicht einfach nur 20 % lauten. Er sollte erklären, was sich geändert hat: Dokumente zu Workspace-Rollen, Freigaben und der Wiederherstellung von Einladungen aktualisiert. Das Support-Volumen ist in der ersten Woche um 12 % gesunken, aber Fragen zu deaktivierten Mitgliedern sind weiterhin häufig.

Ein Schlüsselergebnis lautet: 30 Hilfe-Center-Artikel veröffentlichen. Der Check-in kann wie folgt lauten: Artikel zu Workspace, Zusammenarbeit und Inbox sind entworfen. 15 von 30 abgeschlossen. Artikel zu OKRs und AI Studio stehen noch aus.

Hinweise zu Berechtigungen und Sichtbarkeit

Die Berechtigung für Check-ins kann restriktiver sein als die Leseberechtigung. Wenn Sie das Schlüsselergebnis zwar einsehen, aber nicht aktualisieren können, bitten Sie den Eigentümer oder Workspace-Administrator, Ihre Rolle zu bestätigen.

Befindet sich das Schlüsselergebnis in einer archivierten Sitzung, sind Aktualisierungen unter Umständen blockiert. Öffnen Sie die Sitzung erneut oder duplizieren Sie sie gemäß den Richtlinien Ihres Workspace, anstatt einen neuen Check-in in einer falschen Sitzung zu erzwingen.

Wenn eine verknüpfte Initiative abgeschlossen ist, sich das Schlüsselergebnis jedoch nicht verändert hat, täuschen Sie keinen Fortschritt vor. Fügen Sie stattdessen einen Check-in hinzu, der diese Diskrepanz erklärt.

Wenn Ihr Workspace Inbox-Benachrichtigungen für Erwähnungen in Initiativen-Canvases verwendet, folgen diese Erwähnungsbenachrichtigungen dem Verhalten von Canvas und Inbox. Der OKR-Check-in sollte dennoch die messbare Fortschrittsänderung beschreiben.

Häufige Fehler

Aktualisieren Sie nicht nur die bloße Zahl, wenn sich der Status geändert hat. Fügen Sie stets Kontext hinzu.

Kennzeichnen Sie ein Schlüsselergebnis nicht deshalb als „auf Kurs“, weil im Initiative-Canvas viel Aktivität herrscht. Ein Schlüsselergebnis misst das tatsächliche Ergebnis, nicht die Aktivität.

Geben Sie denselben Check-in nach einem langsamen Speichervorgang nicht doppelt ein. Aktualisieren Sie zuerst die Seite.

Verwenden Sie keine vagen Notizen wie aktualisiert oder erledigt. Personen, die die Einträge später überprüfen, müssen den Grund nachvollziehen können.

Warten Sie nicht auf einen Snapshot, um stagnierenden Fortschritt zu erklären. Ein Snapshot kann zwar den stagnierenden Status konservieren, aber der Check-in ist der Ort, an dem der Eigentümer erklärt, was vorgefallen ist.

Fehlerbehebung nach fehlgeschlagenem Check-in

• Das Speichern schlägt fehl: Kopieren Sie die Notiz vor dem Aktualisieren der Seite, sofern möglich. Laden Sie das Element anschließend neu und prüfen Sie, ob der Check-in angezeigt wird.
• Der Fortschritt wird in der Detailansicht, aber nicht in der Liste angezeigt: Aktualisieren Sie die Listenansicht. Falls die Abweichung bestehen bleibt, kopieren Sie den Link des Ziels oder Schlüsselergebnisses sowie den genauen Zeitpunkt, bevor Sie sich an den Support wenden.
• Die Bearbeitung ist nicht möglich: Überprüfen Sie folgende mögliche Ursachen:
  • Fehlende Berechtigungen für Ziele/OKRs.
  • Ein archivierter Status der Sitzung.
  • Ein inaktiver Workspace.
  • Anmeldung mit dem falschen Benutzerkonto.
• Der Check-in hat eine fehlerhafte oder gar keine Benachrichtigung ausgelöst: Prüfen Sie die Einstellungen unter Benachrichtigungen verwalten. Stellen Sie sicher, dass die beteiligten Personen weiterhin Zugriff auf das Element haben.
• Der Check-in fehlt in einem Snapshot: Überprüfen Sie die Snapshot-Woche oder den entsprechenden Überprüfungszeitraum. Ein aktueller Check-in ändert keine bereits erstellten, schreibgeschützten Snapshots.