Inbox verwenden

Inbox sammelt Aktualisierungen, die Aufmerksamkeit erfordern

Die Inbox ist der zentrale Ort in ALLO für Aktualisierungen, die möglicherweise eine Reaktion erfordern: Erwähnungen, Antworten, Einladungen, Zugriffsanfragen, Erinnerungen, Aufgabenzuweisungen, OKR-Check-ins, Fristerinnerungen, Projektstatusänderungen, Ergebnisse von Dateiexporten und Entscheidungen über Workspace-Einladungen.

Die Startseite kann Vorschauen anzeigen, aber die Inbox enthält die vollständige Benachrichtigungsliste und die zugehörigen Aktionen. Nutzen Sie die Inbox, wenn Sie entscheiden müssen, was neu ist, Elemente abschließen, erledigte Elemente wieder öffnen, eine Anfrage überprüfen, auf einen Thread antworten, eine Einladungsentscheidung treffen oder direkt zur ursprünglichen Arbeit zurückkehren möchten.

Für Benachrichtigungseinstellungen verwenden Sie Benachrichtigungen verwalten. Für das Verhalten von Erwähnungen auf Canvases lesen Sie bitte Personen und Canvas-Mitwirkende erwähnen. Informationen zum allgemeinen Kommentar-Workflow finden Sie unter Mit Kommentaren und Erwähnungen arbeiten.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie die Inbox finden

Öffnen Sie die Inbox über den App-Header, die Vorschau auf der Startseite, das Benachrichtigungssymbol oder den in Ihrem Workspace verfügbaren Inbox-Einstiegspunkt. Das Seitenfenster (Drawer) ist die zentrale Oberfläche für produktinterne Benachrichtigungen.

Wenn auf der Startseite eine Vorschau angezeigt wird, können Sie diese als Abkürzung nutzen. Öffnen Sie die Inbox, um die vollständige Liste, Status-Registerkarten, Zeilenaktionen, Antworten, Überprüfungen von Zugriffsanfragen, Einladungsentscheidungen und erledigte Elemente aufzurufen.

Was in der Inbox angezeigt werden kann

Die genauen Aktionen hängen vom Benachrichtigungstyp, dem Status der Ressource und Ihren Berechtigungen ab.

Neu und Erledigt

Die Inbox trennt aktive von erledigten Aufgaben.

Der Bereich Neu enthält Benachrichtigungen, die noch Aufmerksamkeit erfordern oder noch nicht als erledigt markiert wurden. Der Bereich Erledigt enthält Elemente, die Sie bereits abgeschlossen oder als erledigt markiert haben. Wenn Sie ein Element erst später bearbeiten möchten, lassen Sie es in Neu liegen, bis Sie bereit sind, es als erledigt zu markieren.

Die Anzahl der Elemente kann sich während Ihrer Arbeit aktualisieren. Wenn sich ein Zähler nach dem Öffnen der Inbox ändert, bedeutet dies in der Regel, dass ALLO Live-Aktualisierungen erhalten oder eine Benachrichtigung repariert hat, deren zugrundeliegende Ressource nicht mehr verfügbar ist.

Einige Listen in der Inbox enthalten eine Trennlinie für „Zuvor angesehen“. Diese Trennlinie hilft Ihnen dabei, neuere Elemente von denjenigen zu unterscheiden, die bereits bei Ihrem letzten Besuch geladen wurden.

Häufige Inbox-Aktionen

Verwenden Sie die Funktion Alle als erledigt markieren mit Bedacht. Sie eignet sich am besten zum Aufräumen von weniger wichtigen oder bereits bearbeiteten Benachrichtigungen, nicht jedoch zum Ignorieren aktiver Anfragen.

Wie die Inbox mit nicht verfügbaren Inhalten umgeht

Die Inbox darf keine privaten oder gelöschten Inhalte preisgeben, nur weil eine Benachrichtigung existiert. Wenn die ursprüngliche Ressource gelöscht, verschoben, nicht mehr freigegeben wurde oder zu einem Workspace gehört, in dem Ihr Zugriff deaktiviert wurde, blendet ALLO die Benachrichtigung möglicherweise aus, repariert sie oder verhindert das Öffnen.

Workspace-Einladungen sind ein Sonderfall, da die Einladung selbst den Zugriffspfad darstellt. Sie können gegebenenfalls auf eine Einladung reagieren, noch bevor Sie regulären Zugriff auf den Workspace haben.

Wenn eine Benachrichtigung aus einem anderen Workspace stammt, wechseln Sie in diesen Workspace, bevor Sie es erneut versuchen. Wenn sich das Element immer noch nicht öffnen lässt, nutzen Sie die Hilfestellung unter Wenn Sie nicht auf Ihre Arbeit zugreifen können.

Beispiele

Wenn Sie jemand in einem Kommentar auf einem Canvas erwähnt, öffnen Sie das entsprechende Element in der Inbox, lesen Sie den Thread im Kontext, antworten Sie bei Bedarf und markieren Sie das Element als erledigt, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Wenn jemand Zugriff auf einen von Ihnen verwalteten Canvas anfordert, öffnen Sie die Zugriffsanfrage direkt aus der Inbox. Überprüfen Sie, wer die Anfrage stellt, was benötigt wird und ob Sie Lese-, Kommentar-, Bearbeitungs- oder gar keinen Zugriff gewähren möchten.

Wenn ein PDF-Export bereit ist, nutzen Sie die entsprechende Aktion in der Inbox, um den aktuellen Export herunterzuladen. Falls die URL abgelaufen ist, die Datei nicht verfügbar ist oder der Export fehlgeschlagen ist, nutzen Sie Fehlgeschlagenen Canvas-Export beheben und starten Sie den Export erneut vom Canvas aus.

Wenn sich der Status eines Check-ins für ein Schlüsselergebnis ändert, öffnen Sie die Benachrichtigung, um das Schlüsselergebnis und den Kontext der Aktualisierung zu überprüfen. Unter Fortschritt per Check-in aktualisieren erfahren Sie, wie Check-ins funktionieren.

Häufige Fehler

Betrachten Sie die Inbox nicht als vollständiges Aktivitätsprotokoll. Nutzen Sie den Bereich Aktivität, wenn Sie einen umfassenderen Änderungsverlauf benötigen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Element gelöscht wurde, nur weil sich eine alte Benachrichtigung nicht mehr öffnen lässt. Es befindet sich möglicherweise in einem anderen Workspace, wurde nicht mehr mit Ihnen geteilt, archiviert, deaktiviert oder herausgefiltert.

Markieren Sie nicht alle Elemente als erledigt, wenn Sie noch Zugriffsanfragen oder Einladungsentscheidungen prüfen müssen. Öffnen Sie diese zuerst.

Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf E-Mails. Die Inbox ist die produktinterne Quelle für ALLO-Benachrichtigungen, selbst wenn E-Mail- oder Push-Einstellungen deaktiviert sind.

Fehlerbehebung bei Inbox-Problemen

• Die Inbox ist leer, obwohl Sie Aktualisierungen erwarten:

  • Prüfen Sie, ob Sie sich im richtigen aktiven Workspace befinden.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Benachrichtigungseinstellungen korrekt konfiguriert sind. Nutzen Sie dazu die Seite Benachrichtigungen verwalten.
  • Überprüfen Sie, ob das betreffende Arbeitselement überhaupt noch existiert.

• Ein Element lässt sich nicht öffnen:

  • Prüfen Sie Ihre Zugriffsrechte für das ursprüngliche Element.
  • Bitten Sie die zuständige Person, das Element erneut für Sie freizugeben.

• Die Anzahl der Benachrichtigungen wirkt veraltet:

  • Aktualisieren Sie die App, um den Zähler zurückzusetzen.
  • Live-Aktualisierungen können eingehen, während das Seitenfenster geöffnet ist. Erledigte oder reparierte Elemente verschieben sich dadurch gegebenenfalls zwischen den Registerkarten.

• Eine Zugriffsanfrage wird nicht angezeigt:

  • Bitten Sie die anfragende Person, es über den aktuellen Link erneut zu versuchen.
  • Lassen Sie bestätigen, mit welcher E-Mail-Adresse die Person in ALLO angemeldet ist.

• Eine Benachrichtigung betrifft vertrauliche Inhalte, die Sie nicht mehr sehen sollten:

  • Wenden Sie sich direkt an die zuständige Person oder die Workspace-Administration.
  • Die zugrundeliegenden Berechtigungen müssen in diesem Fall bereinigt werden.