Utiliser la Boîte de réception

La Boîte de réception regroupe les mises à jour nécessitant votre attention

La Boîte de réception est l'espace intégré à l'application ALLO qui centralise les mises à jour pouvant nécessiter une réponse : mentions, réponses, invitations, demandes d'accès, rappels, attributions, bilans d'objectifs (OKR), rappels d'échéances, changements d'état de projet, résultats d'exportation de fichiers et décisions relatives aux invitations à l'espace de travail.

Bien que la page d'accueil puisse afficher des aperçus, la Boîte de réception contient l'intégralité de vos notifications et des actions possibles. Utilisez-la pour identifier les nouveautés, clore des éléments, rouvrir des éléments terminés, examiner une demande, répondre à un fil de discussion, accepter ou refuser une invitation, ou revenir directement au travail d'origine.

Pour configurer vos notifications, consultez Gérer les notifications. Pour comprendre le comportement des mentions au sein d'un canvas, consultez Mentionner des personnes et des collaborateurs de canvas. Pour en savoir plus sur la gestion des Commentaires, consultez Travailler avec les Commentaires et les mentions.

Disponibilité et autorisations

Où trouver la Boîte de réception

Ouvrez la Boîte de réception depuis l'en-tête de l'application, l'aperçu de la page d'accueil, l'icône de notification ou le point d'accès Boîte de réception disponible dans votre espace de travail. Le panneau latéral est l'interface principale des notifications au sein de l'application.

Si la page d'accueil affiche un aperçu, considérez-le comme un raccourci. Ouvrez la Boîte de réception pour accéder à la liste complète, aux onglets d'état, aux actions rapides sur chaque ligne, aux réponses, à l'examen des demandes d'accès, aux décisions d'invitation et aux éléments terminés.

Ce qui peut apparaître dans la Boîte de réception

Les actions exactes dépendent du type de notification, de l'état de la ressource et de vos autorisations.

Nouveaux et Terminés

La Boîte de réception sépare le travail actif du travail terminé.

L'onglet Nouveaux contient les notifications qui requièrent encore votre attention ou qui n'ont pas été marquées comme terminées. L'onglet Terminés rassemble les éléments que vous avez déjà finalisés ou marqués comme terminés. Si vous souhaitez traiter un élément plus tard, laissez-le dans l'onglet Nouveaux jusqu'à ce que vous soyez prêt à le marquer comme terminé.

Les compteurs peuvent s'actualiser pendant que vous travaillez. Si un compteur change après l'ouverture de la Boîte de réception, cela signifie généralement qu'ALLO a reçu des mises à jour en direct ou a réparé une notification dont la ressource sous-jacente n'est plus disponible.

Certaines listes de la Boîte de réception incluent un séparateur « Déjà vu ». Ce séparateur vous aide à distinguer les nouveaux éléments de ceux qui avaient déjà été chargés lors de votre dernière visite.

Actions courantes de la Boîte de réception

Utilisez l'option Tout marquer comme terminé avec précaution. Elle est particulièrement utile pour effacer les notifications de faible importance ou déjà traitées, mais ne doit pas servir à ignorer des demandes actives.

Comment la Boîte de réception gère les éléments indisponibles

La Boîte de réception ne doit pas afficher des travaux privés ou supprimés sous le seul prétexte qu'une notification a été générée. Si la ressource d'origine a été supprimée, déplacée, n'est plus partagée ou provient d'un espace de travail au sein duquel vos accès ont été désactivés, ALLO peut masquer la notification, la corriger ou empêcher son ouverture.

Les invitations à rejoindre un espace de travail constituent un cas particulier car l'invitation elle-même fait office de droit d'accès. Vous pouvez donner suite à une invitation même si vous n'avez pas encore d'accès standard à l'espace de travail en question.

Si une notification provient d'un autre espace de travail, veuillez changer d'espace de travail avant de réessayer. Si l'élément ne s'ouvre toujours pas, consultez la page Lorsque vous ne pouvez pas accéder à votre travail.

Exemples

Si quelqu'un vous mentionne dans un Commentaire de canvas, ouvrez l'élément de la Boîte de réception, lisez le fil de discussion en contexte, répondez si nécessaire, puis marquez l'élément comme terminé une fois le travail traité.

Si quelqu'un demande l'accès à un canvas que vous gérez, ouvrez la demande d'accès depuis la Boîte de réception. Examinez l'identité du demandeur, ses besoins et déterminez s'il doit bénéficier d'un accès en lecture, aux Commentaires, d'un accès en modification ou d'aucun accès.

Si un export PDF est prêt, utilisez l'action de la Boîte de réception pour le télécharger. Si le lien a expiré, que le fichier est indisponible ou que l'exportation a échoué, consultez Résoudre un échec d'exportation de canvas et relancez l'exportation depuis le canvas.

Si l'état d'un Check-in de progression pour un Résultat clé change, ouvrez la notification pour examiner le Résultat clé ainsi que le contexte de cette mise à jour. Consultez Check-in de progression pour comprendre le fonctionnement des Check-ins.

Erreurs courantes

Ne considérez pas la Boîte de réception comme un historique d'activité complet. Utilisez la page Activité si vous avez besoin d'un historique étendu des modifications.

Ne supposez pas qu'un élément est supprimé sous le seul prétexte qu'une ancienne notification ne s'ouvre plus. Cet élément peut se trouver dans un autre espace de travail, avoir cessé d'être partagé avec vous, avoir été archivé, désactivé ou faire l'objet d'un filtrage.

N'utilisez pas l'option de tout marquer comme terminé si vous devez encore examiner des demandes d'accès ou des invitations. Prenez d'abord le temps de traiter ces éléments.

Ne vous fiez pas uniquement aux e-mails. La Boîte de réception est la source intégrée de référence pour toutes les notifications ALLO, même si les notifications par e-mail ou push sont désactivées.

Résoudre les problèmes d'affichage de la Boîte de réception

Si la Boîte de réception ne s'affiche pas comme prévu, vous pouvez résoudre le problème grâce aux étapes suivantes :

• Boîte de réception vide : si vous attendiez des notifications mais que la liste est vide :
  • Vérifiez si vous êtes sur le bon espace de travail actif.
  • Contrôlez vos paramètres de notification intégrés. Consultez Gérer les notifications pour ajuster vos préférences.
  • Assurez-vous que l'élément d'origine existe toujours.
• Impossible d'ouvrir un élément : si un élément ne s'ouvre pas lorsque vous cliquez dessus :
  • Vérifiez vos autorisations d'accès sur le document d'origine.
  • Demandez au propriétaire du document de partager à nouveau l'élément si nécessaire.
• Compteurs de notifications incorrects : si le nombre de notifications non lues semble obsolète :
  • Actualisez l'application ou la page de votre navigateur.
  • De nouvelles notifications peuvent arriver pendant que le panneau est ouvert. De plus, les éléments terminés ou corrigés peuvent être déplacés d'un onglet à un autre.
• Demande d'accès introuvable : si une demande d'accès attendue n'apparaît pas dans la liste :
  • Demandez à l'expéditeur de renouveler sa demande en utilisant le lien actuel.
  • Confirmez avec lui l'adresse e-mail avec laquelle il s'est connecté.
• Notification visible concernant un document confidentiel : si vous voyez une notification sur un document sensible auquel vous ne devriez plus avoir accès :
  • Contactez le propriétaire ou l'administrateur de l'espace de travail.
  • Les autorisations sous-jacentes doivent probablement être mises à jour ou nettoyées.