Consulter l'activité

L'activité vous aide à comprendre ce qui a changé

Utilisez l'activité lorsque vous vous souvenez d'une action plutôt que d'un titre. Par exemple, un collaborateur a mis à jour un canvas hier, a ajouté un Commentaire sur un projet, a modifié un tableau de bord, a déplacé une tâche ou a édité des objectifs, mais vous ne vous souvenez plus du nom exact de l'élément. L'activité vous permet de passer en revue les modifications visibles récentes et d'ouvrir le travail d'origine directement depuis l'entrée concernée.

L'activité fonctionne comme un flux de collaboration. Elle ne remplace pas la Recherche, les favoris, les notifications ou un export formel d'audit. Son rôle est de répondre à des questions pratiques : qui a effectué une action, quel type d'élément a changé, où l'action s'est déroulée et comment y retourner.

Pour une comparaison plus large des outils, consultez Aperçu de la recherche et de l'activité.

Où s'affiche l'activité

L'activité peut s'afficher à plusieurs niveaux. Le niveau (ou champ d'application) détermine les modifications que vous passez en revue.

Si une entrée d'activité est manquante, vérifiez que vous vous trouvez dans le bon champ d'application avant de procéder au dépannage. Un flux au niveau du canvas n'affichera pas tous les événements de l'espace de travail.

Lire une entrée d'activité

Une entrée d'activité comprend généralement l'auteur de l'action, l'action elle-même, la cible, l'heure et un moyen d'ouvrir le travail associé si vous y avez accès. Par exemple, elle peut indiquer qu'un membre de l'équipe a ajouté un Commentaire sur un canvas, mis à jour un canvas de projet, modifié un tableau de bord ou travaillé sur une ressource OKR.

Utilisez le texte de l'entrée pour déterminer s'il est nécessaire d'ouvrir le travail. Si l'entrée ne sert que de contexte, aucune action de votre part n'est requise. S'il s'agit d'une modification sur un élément dont vous êtes responsable, ouvrez le canvas, le projet, la tâche, le tableau de bord ou l'élément OKR d'origine pour y répondre directement.

Si une entrée fait référence à une ressource que vous ne reconnaissez plus, il est possible que celle-ci ait été renommée ou déplacée après la réalisation de l'activité.

Ouvrir un travail depuis l'activité

Sélectionnez le titre cliquable ou l'action d'ouverture dans l'entrée d'activité. ALLO ouvre le travail d'origine s'il existe toujours et si vous disposez des autorisations nécessaires.

Si le travail s'ouvre en mode lecture seule, votre rôle ne vous permet peut-être pas de le modifier. L'activité peut vous informer qu'un événement a eu lieu sans pour autant vous accorder le droit de le modifier. Pour les problèmes liés à la lecture seule, consultez Accès en lecture seule.

Si le travail ne s'ouvre pas, vérifiez s'il a été supprimé, déplacé ou si son partage a été annulé. Consultez Quand un travail semble avoir disparu et Fonctionnement de la corbeille.

Utiliser l'activité pour retrouver du contexte

L'activité s'avère particulièrement utile lorsque le titre d'un élément est vague. Si un collaborateur mentionne avoir mis à jour « le tableau de planification », la Recherche peut renvoyer plusieurs résultats correspondants. L'activité permet alors d'identifier précisément quel tableau a été récemment modifié et par qui.

Utilisez l'activité après les réunions pour retrouver les canvases modifiés par vos collaborateurs. Utilisez-la après une transition pour voir les éléments auxquels un membre de l'équipe a touché. Utilisez-la lors de la revue d'un projet pour balayer rapidement les modifications récentes apportées aux tâches, aux canvases et aux tableaux de bord. Enfin, utilisez-la lorsqu'un fichier ou un Commentaire semble avoir été modifié mais que vous ignorez à quel endroit.

Si vous trouvez le travail et savez que vous y reviendrez souvent, ajoutez-le à vos favoris. Consultez Utiliser les favoris.

L'activité et les commentaires

Les Commentaires, les mentions et les mises à jour de collaboration peuvent apparaître sur les interfaces liées à l'activité, selon le champ d'application et les paramètres de l'espace de travail. Si quelqu'un vous a mentionné directement, la Boîte de réception ou les Mentions constitueront un meilleur point de départ que l'activité.

Utilisez le panneau de collaboration du canvas lorsque la conversation se limite à un seul canvas. Utilisez l'activité lorsque vous devez passer en revue les modifications sur une zone plus large.

Pour en savoir plus sur la collaboration au sein d'un canvas, consultez Commentaires et mentions ainsi que Panneau latéral de collaboration du canvas.

Autorisations et confidentialité

L'activité respecte les droits d'accès. Vous ne verrez pas d'entrées concernant des travaux privés que vous ne pouvez pas ouvrir. Si vous perdez l'accès à un projet ou à un canvas, les anciens liens d'activité associés risquent de ne plus s'ouvrir.

Les Invités et les collaborateurs externes peuvent voir un flux d'activité plus restreint que les membres de l'espace de travail. L'activité des éléments partagés peut également être limitée par les conditions de partage. Si vous avez besoin d'une visibilité plus étendue, demandez au propriétaire ou à l'administrateur de modifier votre rôle.

Si deux membres d'une équipe constatent des différences dans leurs flux d'activité, comparez leur espace de travail, leur champ d'application, leur compte et leur rôle.

Pourquoi l'activité peut sembler vide

Le flux d'activité peut apparaître vide pour plusieurs raisons :

• Aucune action récente : aucun événement ne s'est produit dans ce champ d'application au cours de la période récente.
• Absence de droits d'accès : vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour voir les travaux récemment modifiés à cet endroit.
• Filtre ou champ d'application trop restreint : les critères sélectionnés masquent les entrées existantes.
• Élément supprimé ou déplacé : le travail associé a été retiré de ce niveau ou mis à la corbeille.

Pour résoudre ce problème, procédez de la manière suivante :

1. Élargissez le champ d'application : si l'activité d'un canvas est vide, vérifiez l'activité du projet. Si cette dernière est également vide, consultez l'activité globale de l'espace de travail ou l'aperçu de la page d'accueil.
2. Vérifiez votre compte : assurez-vous que vous êtes connecté au bon espace de travail avec le compte approprié.
3. Recherchez directement l'élément : si l'activité semble toujours incorrecte, utilisez la Recherche pour tenter de retrouver l'élément directement. Si celui-ci reste introuvable, consultez la corbeille ou contactez son propriétaire.

L'activité n'est pas un journal d'audit complet

Le flux d'activité est conçu pour aider les utilisateurs à suivre la collaboration récente, et non pour servir de journal d'audit de niveau juridique. Il peut synthétiser ou omettre certains événements s'ils ne sont pas jugés pertinents pour un flux utilisateur. Le contenu affiché dépend également de l'interface consultée.

Si votre espace de travail requiert des rapports officiels, des exports ou un examen de conformité, veuillez contacter votre administrateur ou le support d'ALLO en précisant l'espace de travail, la ressource concernée, la période visée et le motif de votre demande.

Résolution des problèmes d'activité

Si vous rencontrez des difficultés avec le flux d'activité, voici les solutions aux problèmes les plus courants :

• L'élément ouvert n'est pas le bon : vérifiez si l'élément a été renommé ou déplacé. Le lien peut être correct même si le titre actuel est différent de celui dont vous vous souvenez.
• Impossible d'ouvrir un élément depuis une entrée : vérifiez vos accès ou une éventuelle suppression.
  • Cause possible : l'élément a été supprimé, déplacé ou son partage a été annulé par son propriétaire.
  • Solution : contactez le propriétaire du document. Si le lien vous bloque toujours, consultez Quand vous ne pouvez pas accéder à un travail.
• Une modification attendue n'apparaît pas dans le flux : vérifiez que vous consultez le bon niveau d'activité.
  • Cause possible : vous n'êtes pas dans le bon champ d'application ou la modification concerne un type de ressource non pris en charge.
  • Solution : utilisez directement l'outil de Recherche pour localiser l'élément.
• Le flux d'activité est trop encombré : utilisez d'autres outils d'organisation pour trier vos informations importantes.
  • Solution : ajoutez les éléments essentiels à vos favoris ou utilisez l'organisation des projets pour les garder à portée de main. Consultez Utiliser les favoris.