Quand la recherche ne trouve pas de résultat

Un résultat de recherche manquant ne signifie pas toujours que le travail a disparu

La Recherche peut ne pas trouver un résultat pour des raisons ordinaires : mauvais espace de travail, mauvais compte, absence d'autorisation, modification du titre, filtres locaux, travail supprimé, accès partagé, format de texte de fichier non pris en charge ou modification récente qui ne s'est pas encore propagée partout. Considérez la recherche comme un outil parmi d'autres, et non comme la preuve absolue qu'un contenu existe ou n'existe pas.

Commencez par l'indice auquel vous faites le plus confiance. Si vous disposez d'un lien direct, ouvrez-le. Si vous connaissez le projet, ouvrez-le directement. Si vous savez qu'une personne l'a modifié récemment, consultez l'Activité. S'il a été supprimé, vérifiez la Corbeille.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement normal de la recherche, consultez Recherche sur ALLO.

Vérifier l'espace de travail et le compte

La Recherche s'effectue au sein de l'espace de travail actuel. Si vous appartenez à plusieurs espaces de travail, basculez vers celui où le travail a été créé ou partagé. L'exécution d'une recherche dans le mauvais espace de travail est l'une des causes les plus fréquentes de résultats manquants.

Vérifiez également l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes connecté. Un canvas partagé avec votre adresse professionnelle peut ne pas apparaître si vous êtes connecté avec votre adresse personnelle. Si un lien direct indique que vous n'avez pas accès, demandez à l'expéditeur vers quelle adresse e-mail le partage a été effectué.

Si vous avez récemment accepté une invitation ou changé d'espace de travail, actualisez ALLO afin que votre adhésion actuelle soit bien prise en compte.

Vérifier les accès

La Recherche respecte les autorisations. Si vous ne pouvez pas accéder à un projet privé, à un canvas restreint, à un tableau de bord supprimé ou à un fichier partagé, la Recherche ne l'affichera pas parmi les travaux accessibles ordinaires. Demandez au propriétaire de confirmer que vous disposez toujours de l'accès.

Si un coéquipier parvient à trouver l'élément mais pas vous, comparez les points suivants :

Pour les problèmes d'accès, consultez Impossible d'accéder au travail et Résoudre les accès partagés.

Essayer une autre requête

Utilisez moins de mots et privilégiez des termes plus spécifiques. Si le titre est Customer onboarding workshop notes, recherchez simplement onboarding ou le nom du client. Évitez les phrases complètes, les noms de fichiers contenant beaucoup de ponctuation et les anciens titres exacts tant que vous ne connaissez pas le nom actuel.

Effectuez des recherches à l'aide d'indices connexes : propriétaire, nom du projet, nom du client, nom de l'équipe, trimestre, nom du tableau de bord ou titre de l'objectif. Le travail est fréquemment renommé après des réunions, des lancements ou des révisions.

Si vous recherchez une personne, essayez de saisir son nom ou son adresse e-mail. Si vous recherchez un fichier, commencez par saisir son nom sans l'extension.

Vérifier les onglets, les types de ressources et les filtres locaux

La Recherche globale peut regrouper les résultats par type de ressource. Assurez-vous de consulter le bon groupe : canvases, projets, personnes, fichiers, tableaux de bord, OKR ou autres types de ressources utilisés dans votre espace de travail.

Si la Recherche ouvre une interface locale, des filtres locaux peuvent encore masquer l'élément. La section Tous les canvases peut appliquer des filtres de canvas ou un tri spécifique. Les fichiers peuvent être limités à un projet ou filtrés par type. Les projets peuvent disposer de filtres de vues, d'étiquettes, de propriétaires, de statuts ou de dates. Effacez les filtres et élargissez la portée.

Pour obtenir de l'aide sur la recherche locale, consultez Retrouver des canvases, Filtrer les fichiers et Utiliser les étiquettes et les filtres.

Vérifier si le travail est partagé avec vous

Si quelqu'un a partagé l'élément directement avec vous, ouvrez la section Partagé avec moi pour y effectuer une recherche ou le parcourir. Le travail partagé peut ne pas se comporter de la même manière que celui dont vous êtes propriétaire ou que le contenu général de l'espace de travail. Un canvas partagé peut être accessible par un lien direct même si le projet parent ne vous est pas visible.

Si l'élément apparaît dans la section Partagé avec moi mais pas dans la Recherche globale, ouvrez-le depuis cette section et ajoutez-le à vos favoris si vous avez besoin d'un accès rapide. S'il ne s'ouvre pas, résolvez le problème de partage.

Si l'expéditeur a copié un lien sans vous accorder réellement l'accès, la Recherche ne pourra pas résoudre cela. Demandez-lui de partager le canvas ou le projet avec votre compte.

Vérifier si le travail a été supprimé

Le travail supprimé quitte généralement la Recherche standard et les listes locales. Ouvrez la Corbeille et vérifiez l'onglet de ressource correspondant. Si l'espace de travail contient de nombreux éléments supprimés, utilisez l'option pour charger plus de résultats. Si l'élément s'y trouve, restaurez-le avant la fin de la période de rétention.

S'il a été supprimé définitivement, vidé de la Corbeille ou retiré automatiquement après la période de rétention de 30 jours, la Recherche standard ne pourra pas le retrouver. Consultez Période de rétention.

Si l'élément a été restauré, la recherche peut nécessiter une actualisation ou l'élément a pu revenir sous un autre nom ou à un autre emplacement. Vérifiez directement l'interface habituelle.

Vérifier le délai de mise à jour après une modification récente

Un travail récemment créé, renommé, restauré ou partagé peut mettre un peu de temps à apparaître de manière cohérente sur toutes les interfaces. Actualisez ALLO et réessayez. Si vous disposez d'un lien direct, utilisez-le pendant que les listes se mettent à jour.

Si l'élément n'apparaît toujours pas après l'actualisation, vérifiez les autorisations et l'espace de travail avant de supposer qu'il s'agit d'un problème de délai de mise à jour.

Pour les travaux urgents, demandez au propriétaire de vous envoyer le lien direct ou ajoutez l'élément à vos favoris une fois ouvert.

Comprendre les limites de la recherche de fichiers

La recherche de fichiers se concentre sur les lignes de fichiers et les détails visibles de ces derniers (nom, type, auteur du téléchargement, date, projet ou contexte de canvas). Elle ne doit pas être considérée comme une recherche en texte intégral portant sur chaque mot contenu dans chaque fichier.

Si vous avez besoin d'un fichier, utilisez la section Fichiers. Filtrez par type, auteur du téléchargement, date, projet ou canvas. Si le fichier a été retiré d'un canvas, vérifiez la Corbeille. S'il est visible mais inaccessible, consultez Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention.

Utiliser l'Activité si vous vous souvenez d'une modification

Si vous vous souvenez que quelqu'un a modifié ou ajouté un Commentaire mais que vous avez oublié son titre, ouvrez la section Activité. L'Activité peut vous aider à retrouver l'œuvre d'origine grâce aux modifications récentes.

Assurez-vous que la portée de l'Activité est correctement définie. Le flux d'activité d'un canvas n'affichera pas toutes les modifications de l'espace de travail. Élargissez la portée si nécessaire.

Si l'entrée d'activité renvoie à un travail que vous ne pouvez pas ouvrir, le problème est probablement lié à l'accès ou à la suppression, et non aux termes de votre recherche.

Utiliser les favoris et les éléments récents si la recherche n'est pas le bon moyen de s'en souvenir

Si vous avez ouvert le travail récemment, consultez Travaux récents depuis l'Accueil. La liste des travaux récents peut s'avérer plus rapide que la recherche de termes vagues.

Si le travail est important et que vous le retrouvez, ajoutez-le à vos favoris. Cette action permet d'éviter les recherches récurrentes du type « comment s'appelait cet élément ? » pour les travaux que vous rouvrez souvent. Consultez Utiliser les favoris.

Quelles informations transmettre lors d'une demande d'aide

Lorsque vous contactez l'assistance, indiquez le nom de l'espace de travail, l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes connecté, le type d'élément, le titre attendu, l'ancien lien si disponible, le propriétaire ou l'expéditeur, la dernière fois que vous l'avez consulté, les termes de recherche essayés et si vous avez vérifié la section Partagé avec moi, la Corbeille, les filtres locaux et l'Activité.

Ces informations permettent au propriétaire, à l'administrateur ou à l'équipe d'assistance de distinguer un problème de recherche d'un problème d'accès, de suppression, d'espace de travail ou d'appellation.