Filtrer les fichiers

Les filtres transforment une longue liste de fichiers en réponse utile

Utilisez les filtres lorsque l'espace de fichiers contient trop de résultats pour une inspection manuelle. Vous pouvez restreindre la liste par étendue, type de fichier, auteur du téléversement, date de téléversement, projet, canvas, terme de recherche et ordre de tri. L'objectif n'est pas seulement de raccourcir la liste, mais de retrouver le fichier dans le contexte précis où il a été utilisé.

Par exemple, rechercher le mot « proposition » dans un espace de travail très actif peut afficher d'anciens brouillons, des propositions clients et des fichiers de planification interne. Filtrer par PDF, par projet spécifique et sur les 30 derniers jours vous permet de transformer cette liste encombrée en l'unique document dont vous avez besoin. Si le fichier est joint à un canvas, ouvrir le canvas conteneur vous permet d'accéder à la conversation qui l'entoure.

Pour des concepts de fichiers plus généraux, consultez la Présentation des fichiers. Pour en savoir plus sur les choix d'étendue, consultez Trouver des fichiers par projet ou par canvas.

Commencez par définir l'étendue avant d'ajouter des filtres

L'étendue constitue votre filtre le plus important. Décidez si vous devez rechercher dans les fichiers de l'espace de travail, les fichiers d'un projet ou les fichiers d'un canvas avant d'ajouter des filtres détaillés. Une recherche limitée à un projet est souvent plus rapide et plus simple à comprendre qu'une recherche à l'échelle de tout l'espace de travail avec de multiples filtres.

Ouvrez la vue des fichiers de l'espace de travail lorsque vous connaissez uniquement le nom du fichier, son auteur ou son type. Ouvrez les fichiers du projet si vous connaissez le projet concerné. Ouvrez les fichiers du canvas si vous connaissez le canvas exact. Ensuite, ajoutez des filtres uniquement si nécessaire.

Si vous ne savez pas exactement où se trouve le fichier, commencez par une recherche large, recherchez une partie distinctive du nom, puis utilisez le canvas ou le projet conteneur affiché dans le résultat pour restreindre votre recherche.

Rechercher par nom de fichier ou détails visibles

Utilisez le champ de recherche de l'espace fichiers pour saisir des termes issus du nom de fichier ou de ses détails visibles. Les mots courts et distinctifs fonctionnent le mieux : « budget », « contrat », « t3 », « recherche », « logo » ou le nom d'un client. Si le nom du fichier contient des signes de ponctuation ou un numéro de version, essayez d'abord le mot simple avant de rechercher le nom complet exact.

La recherche de fichiers est différente de la Recherche globale dans ALLO. La Recherche globale est plus adaptée lorsque vous recherchez des canvases, des projets, des personnes ou d'autres types de travaux. La recherche de fichiers est préférable lorsque vous souhaitez cibler des lignes de fichiers et des actions sur les fichiers. La recherche de fichiers ne garantit pas que chaque mot à l'intérieur de chaque fichier puisse faire l'objet d'une recherche.

Si les résultats de recherche vous semblent incorrects, réinitialisez les filtres et essayez de saisir un terme plus court. Si la recherche ne donne toujours rien, consultez Quand la recherche ne donne aucun résultat pour vérifier l'espace de travail, vos accès, les éventuels changements de nom ou les délais d'indexation.

Filtrer par type de fichier

Les filtres par type de fichier s'avèrent utiles lorsque le nom du fichier ne suffit pas. Les groupes de types courants comprennent les images, les PDF, les documents, les vidéos, l'audio et d'autres fichiers. Ces groupes se basent sur les informations de fichiers qu'ALLO parvient à identifier ; ainsi, une extension inhabituelle peut apparaître sous une autre catégorie ou dans le groupe des autres fichiers.

Utilisez les filtres d'image pour les captures d'écran, les diagrammes, les tableaux exportés et les ressources de campagne. Utilisez les filtres PDF ou de document pour les briefs, les contrats, les présentations et les rapports. Utilisez les filtres vidéo ou audio pour les enregistrements et les révisions de médias. Choisissez l'option pour les autres fichiers lorsque l'élément est un fichier compressé (zip), un fichier source de conception, un export de données ou un format qui ne correspond pas aux groupes d'aperçu standards.

Si un fichier apparaît dans une catégorie incorrecte, vérifiez son extension et assurez-vous que le document téléversé possède un nom de fichier explicite. Vous pouvez toujours prévisualiser, ouvrir ou télécharger le fichier selon les formats pris en charge par ALLO.

Filtrer par date de téléversement

Les filtres de date s'avèrent utiles lorsque vous vous souvenez approximativement de la période à laquelle le fichier a été ajouté. Utilisez des dates récentes pour retrouver un fichier issu d'une réunion du jour, un téléversement de la semaine ou la dernière version livrée. Utilisez des plages de dates plus anciennes lorsque vous examinez des archives historiques ou que vous récupérez des fichiers d'un ancien projet.

Soyez prudent avec les suppositions de dates. La date affichée dans l'espace fichiers correspond au moment où le fichier est apparu dans ALLO ou au moment de son téléversement, et non nécessairement à sa date de création initiale sur l'ordinateur de son auteur. Un PDF créé il y a plusieurs mois peut ainsi apparaître comme un nouveau fichier s'il a été téléversé aujourd'hui.

Si un fichier a été supprimé, les filtres de date dans l'espace fichiers classique risquent de ne pas le retrouver. Dans ce cas, consultez la Corbeille, en particulier si la suppression est récente.

Filtrer par auteur du téléversement

Les filtres par auteur du téléversement sont particulièrement utiles lorsque vous vous souvenez de la personne qui a ajouté le fichier. Cela s'avère précieux pour les processus d'équipe où les designers publient des ressources visuelles, les réviseurs juridiques téléversent des contrats ou un animateur de réunion téléverse des enregistrements.

Si l'auteur attendu n'apparaît pas, commencez par vérifier l'espace de travail et le projet. Cette personne a peut-être téléversé le fichier dans un autre espace de travail, via un canvas partagé ou avec un autre compte. Si le compte d'un collaborateur a été désactivé, son nom peut toujours figurer sur les lignes des fichiers existants, mais les autorisations et la disponibilité du fichier dépendent du travail conteneur. Consultez Accès désactivé si le statut du compte fait partie du problème.

Filtrer par projet ou canvas

Les filtres par projet et par canvas vous aident lorsque la vue générale des fichiers est trop encombrée. Filtrer par projet permet par exemple de répondre à la question : « montre-moi tous les fichiers utilisés pour ce lancement ». Filtrer par canvas permet d'obtenir : « montre-moi uniquement les pièces jointes de ce tableau d'atelier ».

Les filtres par projet et par canvas dépendent de vos droits d'accès. Si vous ne pouvez pas accéder au projet ou au canvas, celui-ci peut ne pas figurer parmi les options de filtrage. Si vous pouvez accéder à un canvas partagé mais pas au projet parent, effectuez votre recherche depuis le canvas partagé lui-même ou utilisez la section Partagé avec moi.

Si un filtre de projet n'affiche pas le fichier attendu, ouvrez ce dernier depuis les fichiers de l'espace de travail et vérifiez son canvas conteneur. Il est possible que le canvas ne fasse plus partie de ce projet.

Trier la liste

L'ordre de tri modifie la manière dont vous examinez vos résultats. Le tri par date la plus récente est idéal pour retrouver des téléversements récents ou la dernière version d'un document. Le tri par date la plus ancienne s'avère précieux lors de l'examen d'archives historiques. Le tri par taille décroissante facilite le nettoyage de l'espace de stockage. Le tri par taille croissante peut être utile pour vérifier des pièces jointes légères ou s'assurer du bon téléversement d'icônes ou de petites images de prévisualisation.

Lorsque vous effectuez activement une recherche par terme, ALLO peut restreindre les options de tri aux seuls choix pertinents pour les résultats de recherche (comme le plus récent et le plus ancien). Réinitialisez le terme de recherche si vous souhaitez accéder à l'ensemble des options de tri du mode de navigation standard.

Exemple pratique de processus de filtrage

Commencez par l'indice le plus large et le plus fiable. Si vous connaissez le projet, ouvrez les fichiers du projet. Si vous connaissez l'auteur du téléversement, ajoutez le filtre correspondant. Si vous connaissez le type, ajoutez le filtre de type de fichier. Si vous connaissez une partie du nom du fichier, recherchez ce terme. Triez ensuite par date la plus récente, à moins d'avoir une raison particulière de procéder autrement.

Une fois que vous avez identifié un fichier potentiel, prévisualisez-le avant de le télécharger ou de le supprimer. Si plusieurs lignes se ressemblent, ouvrez le canvas conteneur pour confirmer celle qui correspond au processus recherché. Cela vous évite des erreurs de confusion entre des noms de fichiers quasi identiques.

Si vous nettoyez votre espace de stockage, commencez par filtrer les fichiers volumineux, puis ouvrez chaque canvas conteneur avant de supprimer quoi que ce soit. Un fichier lourd peut très bien constituer le document source d'un atelier en cours, d'un livrable client ou d'un tableau de bord. Consultez Fichiers, stockage et quota pour en savoir plus.

Pourquoi un filtre peut masquer le bon fichier

Les filtres restent actifs pour vous aider à affiner vos recherches, mais ils peuvent aussi masquer accidentellement certains résultats. Si un fichier semble manquant, réinitialisez le champ de recherche, supprimez les filtres de type et d'auteur, retournez dans les fichiers de l'espace de travail et rétablissez l'ordre de tri standard.

Symptômes courants et causes possibles :

• Le fichier attendu est introuvable après l'application de filtres

  • Projet incorrect : Vous effectuez vos recherches au sein d'un projet différent de celui du fichier.
  • Type de fichier inapproprié : Le filtre sélectionné exclut le format réel du fichier.
  • Auteur erroné : La personne supposée avoir téléversé le document n'est pas l'auteur enregistré.
  • Nom trop précis : Vous recherchez le nom complet exact alors que le nom du fichier a été modifié.

• Le fichier reste introuvable après avoir réinitialisé tous les filtres

  • Suppression ou archivage : Le document a peut-être été supprimé. Consultez la Corbeille.
  • Droits d'accès insuffisants : Vous ne disposez peut-être plus de l'accès au canvas conteneur. Vérifiez vos autorisations avec le propriétaire.
  • Événement manquant : Consultez l'historique dans Activité pour repérer d'éventuels événements de téléversement ou de retrait.