ファイルの絞り込み

フィルターを活用して膨大なファイルリストから必要な情報を見つける

ファイルの数が増えて手動で探すのが困難な場合は、フィルター機能を使用します。スコープ、ファイルの種類、アップロードしたユーザー、アップロード日、プロジェクト、キャンバス、検索キーワード、並べ替え順序によってリストを絞り込むことができます。フィルターの目的は、単にリストを短くすることだけではありません。ファイルが実際に使用されたコンテキストから、目的のファイルを見つけ出すことにあります。

例えば、アクティブなワークスペース内で「提案書」という言葉を検索すると、古い下書き、クライアント向けの提案書、社内の計画用ファイルなど、多数のファイルがヒットします。ここで、ファイルの種類をPDFに絞り込み、特定のプロジェクトを指定し、さらに過去30日間に制限することで、ノイズの多いリストから本当に必要な1つの資料だけを正確に見つけ出すことができます。また、ファイルがキャンバスに添付されている場合は、そのファイルが含まれるキャンバスを開くことで、ファイルが共有された際に行われたディスカッションの内容もあわせて確認できます。

ファイルの基本的な概念については、ファイルの概要を参照してください。絞り込みのスコープ（適用範囲）の決定については、プロジェクトやキャンバスからファイルを探すを参照してください。

細かいフィルターを適用する前にスコープを選択する

スコープ（適用範囲）は最も影響の大きいフィルターです。詳細なフィルターを追加する前に、ワークスペース全体のファイル、特定のプロジェクト内のファイル、またはキャンバス内のファイルのいずれが必要であるかを判断してください。プロジェクトにスコープを絞って検索する方が、多数のフィルターを使用してワークスペース全体を検索するよりも、多くの場合において迅速かつわかりやすくなります。

ファイル名、アップロードしたユーザー、またはファイルの種類のみがわかっている場合は、ワークスペースの「ファイル」ビューを開きます。プロジェクトが判明している場合はプロジェクトの「ファイル」を開き、具体的なキャンバスが判明している場合は対象のキャンバスの「ファイル」を開きます。その上で、必要に応じてフィルターを追加してください。

ファイルが保存されている場所がわからない場合は、まずは広範囲で検索を開始し、ファイル名に含まれる特徴的な単語で検索を行います。その後、検索結果に表示される「含まれるキャンバス」や「プロジェクト」の情報を手がかりにして、絞り込みを行ってください。

ファイル名または表示されている詳細情報で検索する

ファイル名や表示されているファイル詳細に含まれるキーワードを、ファイルの検索ボックスに入力します。その際、budget、contract、q3、research、logo、またはクライアント名など、短く特徴的な言葉を使用すると効果的です。ファイル名に記号やバージョン番号が含まれている場合は、完全な名前で正確に検索する前に、まずは単純なキーワードのみで試してください。

ファイル内での検索は、ALLO全体での検索とは異なります。キャンバス、プロジェクト、メンバー、その他の作業履歴全体を探す場合は、グローバル検索が適しています。一方、ファイルのリストやファイルに対するアクションを実行したい場合は、ファイルの検索が適しています。ファイルの検索は、ファイル内のすべてのテキストデータが検索対象になることを保証するものではありませんのでご注意ください。

検索結果が正しくないと思われる場合は、フィルターをクリアした上で、より短いキーワードで検索を試してください。それでも目的のファイルが見つからない場合は、検索で目的のアイテムが見つからない場合を参照し、ワークスペース、アクセス権限、ファイル名の変更、およびアップロードされたタイミングを確認してください。

ファイルの種類で絞り込む

ファイル名だけでは特定できない場合は、ファイルの種類によるフィルターが役立ちます。一般的な種類グループには、画像、PDF、ドキュメント、ビデオ、オーディオ、その他のファイルが含まれます。これらのグループは、ALLOが識別できるファイル情報に基づいているため、一般的でない拡張子のファイルは「その他」のグループに分類される場合があります。

スクリーンショット、図表、エクスポートしたボード、キャンペーン用のアセットなどを探す場合は、画像フィルターを使用します。企画書、契約書、スライド資料、レポートなどを探す場合は、PDFまたはドキュメントのフィルターを使用します。録音データやメディアレビュー用のファイルを特定する場合は、ビデオまたはオーディオのフィルターを使用します。ZIPファイル、デザインのソースファイル、データのエクスポート、または標準的なプレビューグループに適合しないフォーマットの場合は、その他のファイルのフィルターを使用してください。

ファイルが正しくない種類に分類されている場合は、拡張子や、アップロードされたファイルに適切な名前が設定されているか確認してください。分類に関わらず、ALLOがサポートしている機能に基づいて、プレビュー、開く、またはダウンロードの操作を実行できます。

アップロード日で絞り込む

ファイルがいつ追加されたか、おおよその時期がわかっている場合は日付フィルターが役立ちます。「最近の日付」は、本日のミーティング資料、今週アップロードされたファイル、または最新の共有アセットを見つける際に便利です。過去の資料を監査する場合や、古いプロジェクトからファイルを復元する場合は、過去の日付範囲を指定してください。

ただし、日付の判定には注意が必要です。「ファイル」ビューに表示される日付は、ファイルが実際にALLOに追加された日時であり、必ずしも個人のコンピューター上でそのファイルが作成された日時とは限りません。数ヶ月前に作成されたPDFであっても、本日アップロードされた場合は最新のファイルとして表示されます。

ファイルが削除されている場合、通常の「ファイル」ビューにおける日付フィルターでは見つからないことがあります。特に最近削除されたものである場合は、ゴミ箱を確認してください。

アップロードしたユーザーで絞り込む

誰がファイルを追加したか覚えている場合は、アップロードしたユーザーのフィルターが便利です。これは、デザイナーがアセットをアップロードしたり、法務担当者が契約書をアップロードしたり、ミーティングの進行役が録音データをアップロードしたりするチームのワークフローで特に役立ちます。

目的のユーザーがフィルターの選択肢に表示されない場合は、まずワークスペースとプロジェクトが正しいか確認してください。対象のメンバーが別のワークスペースや、共有キャンバス、または異なるアカウントからファイルをアップロードした可能性があります。チームメンバーのアカウントが無効化されている場合でも、既存のファイルリストにはそのメンバーの名前が表示されることがありますが、アクセス権限やファイルの利用可否はファイルが含まれるワークスペースやキャンバスの設定に依存します。アカウントの状態が問題の原因であると思われる場合は、アクセス権限の無効化を参照してください。

プロジェクトやキャンバスで絞り込む

ワークスペース全体の「ファイル」ビューに表示される項目が多すぎる場合は、プロジェクトやキャンバスのフィルターが便利です。プロジェクトで絞り込むことで「このローンチで使用されたすべてのファイルを表示する」といった使い方ができます。また、キャンバスで絞り込むことで「このワークショップボードの添付ファイルのみを表示する」といった確認が可能になります。

プロジェクトおよびキャンバスのフィルターは、アクセス権限に依存します。プロジェクトやキャンバスへのアクセス権限がない場合、フィルターのオプションとして表示されないことがあります。共有キャンバスにはアクセスできるものの、親プロジェクトへのアクセス権限がない場合は、共有キャンバス自体から検索するか、共有されたアイテムを使用してください。

プロジェクトフィルターを適用しても想定していたファイルが表示されない場合は、ワークスペースの「ファイル」ビューからそのファイルを開き、含まれているキャンバスを確認してください。対象のキャンバスが別のプロジェクトに移動している可能性があります。

リストを並び替える

並べ替え順序を変更することで、目的に応じて結果を確認できます。「新しく追加された順」は、最近アップロードされたファイルや最新バージョンを探す際に最適です。「最も古い順」は、過去の資料を監査する際に役立ちます。「サイズ（大）」は、ストレージ容量を整理する際に便利です。「サイズ（小）」は、軽量な添付ファイルの確認や、サムネイルなどの小さなアセットが正しくアップロードされたかを検証する際に使用できます。

キーワード検索を行っている間は、最新順や最古順など、検索結果に適した並べ替えオプションのみに制限される場合があります。ブラウズモードのすべての並べ替えオプションを使用したい場合は、入力した検索キーワードを一度クリアしてください。

フィルターを効率的に使用する手順

まずは、最も確実な情報から絞り込みを開始します。対象のプロジェクトがわかっている場合は、プロジェクトの「ファイル」ビューを開きます。アップロードしたユーザーがわかっている場合は、アップロードしたユーザーのフィルターを追加します。ファイルの種類がわかっている場合は、ファイルの種類フィルターを追加します。ファイル名の一部がわかっている場合は、そのキーワードを検索します。その後、特別な理由がない限り、並べ替え順序を最新順に設定して結果を確認します。

目的のファイルらしきものが見つかったら、ダウンロードや削除を行う前にまずプレビューで確認してください。同じようなファイル名が複数並んでいる場合は、そのファイルが含まれるキャンバスを開き、どのファイルが現在のワークフローに必要なものかを確認します。これにより、類似した名前のファイルによる誤操作を防ぐことができます。

ストレージ容量を整理する場合は、まず大きなファイルにフィルターを適用し、削除する前にそれぞれのファイルが含まれるキャンバスを開いて確認してください。ファイルサイズが大きいものは、現在進行中のワークショップ、クライアントへの共有、またはダッシュボードのソースファイルである可能性があります。詳細は、ファイル、ストレージ、および容量制限を参照してください。

フィルターで目的のファイルが表示されない場合

フィルターの設定は、現在のセッション中に保持されるため、効率的に検索を続けられます。しかし、意図しないフィルターが有効なままになり、目的のファイルが非表示になってしまうこともあります。

症状：目的のファイルがリストに表示されない ファイルが見つからない場合は、以下の点を確認してください。

• 適用中のフィルターによる影響： 以前に入力した検索キーワード、ファイルの種類、アップロードしたユーザーなどのフィルターが有効なままになっている可能性があります。一度検索ボックスをクリアし、すべてのフィルターを解除した上で、ワークスペースの「ファイル」ビューに戻り、並べ替え順を標準の順序にリセットしてください。
• 間違ったプロジェクトの選択： 誤ったプロジェクト内でファイルを検索している場合があります。
• ファイルの種類（カテゴリ）の誤り： 実際とは異なるファイルの種類フィルターを適用している可能性があります。
• アップロードしたユーザーの誤認： 別のメンバーがファイルをアップロードした可能性があります。
• ファイル名の変更： ファイル名が変更されている場合、正確な名前で検索するとヒットしないことがあります。まずは名前の一部だけで検索してください。

症状：上記の手順を実行してもファイルが見つからない フィルターをすべて解除してもファイルが表示されない場合は、以下の原因が考えられます。

• ファイルが削除された： アクティビティを開き、アップロードや削除のログを確認してください。削除されている場合は、ゴミ箱から復元できる可能性があります。
• アクセス権限の不足： 目的のファイルが含まれるキャンバスへのアクセス権限をまだ持っているか、キャンバスの所有者に確認してください。