ファイルを絞り込む

大きなファイル一覧を、使える答えに絞り込む

ファイルの一覧が多すぎて一つずつ確認できないときは、フィルターを使います。スコープ、ファイルの種類、アップロードしたユーザー、アップロード日、プロジェクト、キャンバス、検索語句、並び順で一覧を絞れます。目的は単に件数を減らすことではありません。そのファイルが実際に使われた文脈の中で見つけることです。

たとえば、忙しいワークスペース全体で proposal を検索すると、古いドラフト、顧客向け提案書、社内計画用のファイルが一緒に出てくることがあります。PDF、特定のプロジェクト、過去30日間に絞り込むと、その雑多な一覧が必要な1本の資料に近づきます。ファイルがキャンバスに添付されている場合は、保存先のキャンバスを開くと、その周囲の会話も確認できます。

ファイル機能全体については、ファイルの概要を参照してください。スコープの選び方については、プロジェクトやキャンバスからファイルを探すを参照してください。

細かい条件の前にスコープを決める

スコープは最も大きなフィルターです。細かい条件を追加する前に、ワークスペースのファイル、プロジェクトのファイル、キャンバスのファイルのどこを見るべきかを決めます。プロジェクトに絞った検索は、たくさんの条件を重ねたワークスペース全体の検索より速く、結果の意味も読み取りやすくなります。

ファイル名、アップロードしたユーザー、ファイルの種類だけを覚えているときは、ワークスペースのファイルを開きます。プロジェクトが分かっているときは、プロジェクトのファイルを開きます。正確なキャンバスが分かっているときは、キャンバスのファイルを開きます。そのうえで、必要な条件だけを追加してください。

ファイルの場所が分からない場合は、広い範囲から始めます。名前の特徴的な一部で検索し、結果に表示される保存先のキャンバスやプロジェクトを手がかりに絞り込んでいきます。

ファイル名や表示されている詳細で検索する

ファイル検索ボックスには、ファイル名や表示されている詳細に含まれる語句を入力します。budget、contract、q3、research、logo、顧客名のように、短くて見分けやすい語句が向いています。ファイル名に句読点やバージョン番号が入っている場合は、完全な名前を入力する前に、まず普通の単語で探してください。

ファイル検索は、ALLO全体を検索する機能とは別です。キャンバス、プロジェクト、メンバー、その他の作業を探したいときは全体検索が向いています。ファイルの行やファイルに対する操作を探したいときは、ファイル検索が向いています。ファイル検索は、すべてのファイルの中身に含まれるすべての単語を検索できることを保証するものではありません。

検索結果がおかしいと感じる場合は、フィルターをクリアして、より短い語句で試してください。それでも見つからない場合は、検索で結果が見つからない場合を使って、ワークスペース、アクセス権、名前の変更、アップロードされたタイミングを確認します。

ファイルの種類で絞り込む

ファイル名だけでは足りないときは、ファイルの種類で絞り込みます。一般的な種類には、画像、PDF、ドキュメント、動画、音声、その他のファイルがあります。種類はALLOが識別できるファイル情報にもとづくため、珍しい拡張子は別の種類やその他の種類に入ることがあります。

スクリーンショット、図、書き出したボード、キャンペーン素材には画像フィルターを使います。ブリーフ、契約書、資料、レポートにはPDFまたはドキュメントのフィルターが向いています。録画やメディアレビューには動画または音声のフィルターを使います。zip、デザインの元ファイル、データ書き出し、標準的なプレビュー種類に収まらない形式は、その他のファイルとして扱います。

ファイルが想定と違う種類に表示される場合は、拡張子と、アップロード時のファイル名が分かりやすいかを確認してください。種類の表示が違っていても、そのファイルに対してALLOが対応している範囲で、プレビュー、保存先の表示、ダウンロードは行えます。

アップロード日で絞り込む

ファイルが追加された時期を大まかに覚えている場合は、日付フィルターが役立ちます。今日の会議、今週のアップロード、最新の引き渡し資料を探すときは最近の日付を使います。過去の素材を監査したり、古いプロジェクトからファイルを回収したりするときは、古い期間を指定します。

日付の見方には注意してください。ファイルに表示される日付は、ファイルがALLOに現れた日、またはアップロードされた日に関するものです。誰かのPC上で元ファイルが作成された日とは限りません。数か月前に作成されたPDFでも、今日アップロードされれば新しいファイルとして表示されます。

ファイルが削除されている場合、通常のファイル画面の日付フィルターでは見つからないことがあります。削除が最近であれば、ゴミ箱を確認してください。

アップロードしたユーザーで絞り込む

誰がファイルを追加したかを覚えている場合は、アップロードしたユーザーで絞り込みます。デザイナーが素材をアップロードする、法務レビュー担当者が契約書を追加する、会議の進行役が録画を置く、といったチームの流れで特に便利です。

想定しているユーザーが見つからない場合は、まずワークスペースとプロジェクトを確認してください。その人が別のワークスペース、共有キャンバス、または別のアカウントでファイルをアップロードしている可能性があります。チームメンバーのアカウントが無効化されていても、既存のファイル行には名前が残ることがあります。ただし、権限や利用可否は保存先の作業に左右されます。アカウント状態が関係している場合は、無効化されたアクセスを参照してください。

プロジェクトやキャンバスで絞り込む

広いファイル一覧が雑然としているときは、プロジェクトとキャンバスのフィルターが役立ちます。プロジェクトで絞ると、「このローンチで使ったファイルを全部見せてほしい」という問いに答えられます。キャンバスで絞ると、「このワークショップボードの添付だけ見たい」という問いに答えられます。

プロジェクトとキャンバスのフィルターはアクセス権に依存します。アクセスできないプロジェクトやキャンバスは、フィルターの選択肢に表示されません。共有キャンバスにはアクセスできるが親プロジェクトにはアクセスできない場合は、共有キャンバス自体から検索するか、共有されたアイテムを使ってください。

プロジェクトフィルターで想定しているファイルが表示されない場合は、ワークスペースのファイルからそのファイルを開き、保存先のキャンバスを確認してください。そのキャンバスが、もうそのプロジェクト内にない可能性があります。

一覧を並び替える

並び順を変えると、結果の確認のしかたも変わります。最近のアップロードや最新バージョンを探すなら新しい順が向いています。古い素材を監査するなら古い順が役立ちます。ストレージを整理するなら大きい順が便利です。軽い添付ファイルを確認したり、サムネイルや小さな素材がアップロードされたことを確かめたりするときは、小さい順も使えます。

語句で検索している間、ALLOは検索結果に合う並び順、たとえば新しい順や古い順に選択肢を絞ります。閲覧モードの並び順をすべて使いたい場合は、検索語句をクリアしてください。

実務で使いやすい絞り込みの流れ

最も信頼できる手がかりから始めます。プロジェクトが分かっているならプロジェクトのファイルを開きます。アップロードしたユーザーが分かっているなら、そのフィルターを追加します。種類が分かっているなら、種類で絞ります。ファイル名の一部が分かっているなら、その語句で検索します。特別な理由がなければ、最後に新しい順で並べます。

それらしいファイルが見つかったら、ダウンロードしたり削除したりする前にプレビューします。似た名前の行が複数ある場合は、保存先のキャンバスを開き、対象のワークフローに属するファイルか確認してください。これで、重複して見えるファイル名による取り違えを防げます。

ストレージを整理している場合は、まず大きいファイルに絞り込み、削除する前にそれぞれの保存先キャンバスを開きます。大きいファイルでも、進行中のワークショップ、顧客への引き渡し、ダッシュボードの元ファイルであることがあります。詳しくは、ファイル、ストレージ、クォータを参照してください。

フィルターで必要なファイルが隠れる理由

フィルターは、集中して探し続けられる程度には残ります。だからこそ、意図せず結果を隠すこともあります。ファイルが見つからない場合は、検索ボックスを空にし、種類やアップロードしたユーザーのフィルターを外し、ワークスペースのファイルに戻って、通常の閲覧用の並び順に戻します。

よくある失敗は、違うプロジェクト内を検索している、違うファイル種類に絞っている、古いアップロード担当者の記憶に頼っている、表示名が変わっているのに完全な古いファイル名で検索している、というものです。手がかりを一つずつ試し、一覧が目的の方向に近づくか確認してください。

それでも見つからない場合は、アクティビティを開いてアップロードや削除のイベントを探し、ゴミ箱を確認し、保存先キャンバスへのアクセス権がまだあるかをオーナーに確認してください。