Filtrare i file

I filtri trasformano un lungo elenco di file in risposte utili

Utilizzate i filtri quando la sezione File contiene troppi risultati per essere esaminata manualmente. È possibile limitare l'elenco in base ad ambito, tipo di file, autore del caricamento, data di caricamento, progetto, canvas, termine di ricerca e ordine di visualizzazione. L'obiettivo non è semplicemente quello di abbreviare l'elenco, bensì di trovare il file nel contesto specifico in cui è stato effettivamente utilizzato.

Ad esempio, la ricerca del termine proposta in un'area di lavoro molto attiva potrebbe mostrare vecchie bozze, proposte per i clienti e file di pianificazione interna. Filtrando i risultati per mostrare solo i PDF, un progetto specifico e gli ultimi 30 giorni, è possibile trasformare un elenco disordinato nel documento esatto di cui avete bisogno. Se il file è allegato a un canvas, aprendo il canvas contenitore potrete accedere a tutta la conversazione correlata.

Per concetti più ampi relativi ai file, consultate la Panoramica sui file. Per le decisioni relative all'ambito, consultate la guida Trovare file per progetto o canvas.

Iniziate definendo l'ambito prima di aggiungere i filtri

L'ambito rappresenta il filtro principale. Decidete se avete bisogno dei File dell'intera area di lavoro, dei File di un progetto o dei File di un canvas prima di applicare filtri dettagliati. Una ricerca limitata all'ambito del progetto è spesso più rapida e semplice da comprendere rispetto a una ricerca estesa a tutta l'area di lavoro con numerosi filtri.

Aprite la visualizzazione File dell'area di lavoro se conoscete solo il nome del file, l'autore del caricamento o il tipo di file. Aprite i File del progetto se conoscete il progetto di riferimento. Aprite i File del canvas se conoscete esattamente il canvas specifico. Successivamente, aggiungete i filtri solo se necessario.

Se non siete sicuri di dove si trovi il file, iniziate con una ricerca ampia cercando una parte specifica del nome; quindi, utilizzate il canvas contenitore o il progetto mostrato nei risultati per restringere la ricerca.

Cercare per nome file o dettagli visibili del file

Utilizzate la casella Cerca dei file per inserire termini relativi al nome del file o ai suoi dettagli visibili. Le parole brevi e distintive sono le più efficaci, come budget, contratto, q3, ricerca, logo o il nome di un cliente. Se il nome del file contiene punteggiatura o un numero di versione, provate prima a cercare la parola semplice prima di inserire il nome esatto e completo.

La ricerca dei file è differente rispetto a Cerca in ALLO. La funzione Cerca globale è preferibile quando si desidera trovare canvases, progetti, persone e altre attività. La ricerca dei file è invece più indicata se cercate righe di file e azioni sui file. La ricerca dei file non deve essere considerata una garanzia di indicizzazione di ogni singola parola all'interno di ciascun file.

Se i risultati della ricerca non sembrano corretti, annullate i filtri e provate con un termine più breve. Se la ricerca non mostra ancora alcun risultato, consultate la guida Perché la ricerca non trova un risultato per verificare l'area di lavoro, i permessi di accesso, le modifiche ai nomi e le tempistiche.

Filtrare per tipo di file

I filtri sul tipo di file sono d'aiuto quando il nome del file non è sufficiente a identificarlo. I gruppi di formati comuni includono immagini, PDF, documenti, video, audio e altri file. Questi gruppi si basano sulle informazioni sul file che ALLO riesce a identificare, pertanto un'estensione insolita potrebbe apparire sotto un altro gruppo o nella categoria degli altri tipi di file.

Utilizzate i filtri per le immagini per trovare screenshot, diagrammi, lavagne esportate e risorse di campagna. Utilizzate i filtri PDF o documento per brief, contratti, presentazioni e report. Utilizzate i filtri video o audio per registrazioni e revisioni multimediali. Utilizzate la categoria altri file quando l'elemento è un file zip, un file di progettazione sorgente, un'esportazione di dati o un formato che non rientra in un gruppo di anteprima standard.

Se un file appare sotto una tipologia errata, verificate l'estensione e assicurezvi che il caricamento disponga di un nome di file chiaro. È comunque possibile visualizzare l'anteprima, aprire o scaricare il file in base a ciò che ALLO supporta per quel formato specifico.

Filtrare per data di caricamento

I filtri temporali sono d'aiuto quando ricordate a grandi linee il periodo in cui il file è stato aggiunto. Utilizzate le date recenti per trovare un file caricato durante la riunione odierna, durante questa settimana o nell'ultima consegna. Utilizzate intervalli di tempo più datati per verificare materiale storico o recuperare file da un vecchio progetto.

Prestate attenzione alle ipotesi sulle date. La data mostrata nella sezione File si riferisce al momento in cui il file è apparso in ALLO o a quando è stato caricato, non necessariamente alla data di creazione originale del file sul computer dell'utente. Un PDF creato mesi fa può apparire come un file recente se è stato caricato oggi.

Se un file è stato rimosso, i filtri di data nella normale sezione File potrebbero non trovarlo. Consultate la guida sul Cestino, specialmente se l'eliminazione è avvenuta di recente.

Filtrare per autore del caricamento

I filtri sull'autore del caricamento sono utili quando ricordate chi ha aggiunto il file. Questa funzione è particolarmente indicata per i flussi di lavoro dei team, in cui i designer caricano le risorse di progettazione, i revisori legali caricano i contratti o i facilitatori di una riunione caricano le registrazioni.

Se l'autore del caricamento desiderato non è presente nell'elenco, verificate prima l'area di lavoro e il progetto. L'utente potrebbe aver caricato il file in un'altra area di lavoro, tramite un canvas condiviso o utilizzando un account differente. Se l'account di un collega è stato disattivato, le righe dei file esistenti potrebbero mostrare ancora il suo nome, ma le autorizzazioni e la disponibilità del file potrebbero dipendere dal lavoro in cui è inserito. Consultate la sezione Accesso disattivato se lo stato dell'account fa parte del problema.

Filtrare per progetto o canvas

I filtri per progetto e canvas aiutano quando la visualizzazione generale dei File contiene troppi elementi. Filtrare per progetto consente di rispondere a domande del tipo: "mostrami tutti i file utilizzati in questo lancio". Filtrare per canvas consente di rispondere a: "mostrami solo gli allegati di questa lavagna del workshop".

I filtri per progetto e canvas dipendono dai diritti di accesso. Se non avete accesso al progetto o al canvas, questi potrebbero non essere visibili tra l'elenco delle opzioni di filtro. Se potete accedere a un canvas condiviso ma non al progetto principale, eseguite la ricerca direttamente dal canvas condiviso o utilizzate la sezione Condivisi con me.

Se un filtro di progetto non mostra il file desiderato, aprite il file dalla visualizzazione dei File dell'area di lavoro e controllate il canvas che lo contiene. Il canvas potrebbe non trovarsi più all'interno di quel progetto.

Ordinare l'elenco

L'ordine di visualizzazione modifica la modalità con cui esaminate i risultati. L'opzione Più recente è consigliata per trovare i caricamenti recenti o l'ultima versione. L'opzione Più vecchio è d'aiuto per controllare materiale storico o d'archivio. L'opzione Più grande supporta la pulizia dello spazio di archiviazione. L'opzione Più piccolo può essere utile per controllare allegati leggeri o per verificare che le miniature e gli elementi di piccole dimensioni siano stati caricati correttamente.

Quando eseguite una ricerca attiva inserendo un termine, ALLO potrebbe limitare le opzioni di ordinamento a quelle più coerenti con i risultati di ricerca, come Più recente e Più vecchio. Se desiderate visualizzare l'elenco completo delle opzioni di ordinamento in modalità di navigazione, cancellate il termine di ricerca inserito.

Un flusso di lavoro pratico per l'applicazione dei filtri

Iniziate dall'indizio più generico e attendibile di cui disponete. Se conoscete il progetto, aprite i File del progetto. Se conoscete l'autore del caricamento, aggiungete il relativo filtro. Se conoscete la tipologia del file, applicate il filtro sul tipo di file. Se conoscete una parte del nome del file, cercate quel termine specifico. Infine, ordinate per Più recente, a meno che non abbiate motivo di procedere diversamente.

Dopo aver individuato il file probabile, visualizzatene l'anteprima prima di procedere al download o alla rimozione. Se sono presenti più righe simili, aprite il canvas contenitore per confermare quale file appartenga effettivamente al flusso di lavoro interessato. Questa procedura evita errori legati a file con nomi apparentemente identici.

Se state effettuando una pulizia dello spazio di archiviazione, filtrate prima i file di grandi dimensioni, quindi aprite ciascun canvas contenitore prima di procedere a qualsiasi eliminazione. Un'esportazione o un file di grandi dimensioni potrebbe essere ancora utilizzato come file sorgente per un workshop attivo, una consegna a un cliente o una dashboard. Consultate la guida File, spazio di archiviazione e quota.

Perché i filtri possono nascondere il file corretto

I filtri rimangono attivi per aiutarvi a proseguire una ricerca mirata, ma questo significa anche che possono nascondere accidentalmente alcuni risultati. Se non trovate un file, cancellate il testo nella casella di ricerca, rimuovete i filtri relativi alla tipologia e all'autore del caricamento, tornate alla visualizzazione dei File dell'area di lavoro e ripristinate l'ordinamento di navigazione predefinito.

Sintomi e cause più comuni dei filtri mancati:

• File non visualizzato: Verificate di non aver selezionato l'ambito di progetto o canvas errato.
• Filtro sul tipo di file non corretto: Rimuovete o modificate il filtro sul formato per mostrare tutte le estensioni.
• Presupposti errati sull'autore: L'utente che ha aggiunto il file potrebbe essere diverso da quello ipotizzato, oppure potrebbe aver utilizzato un account differente.
• Ricerca del nome file esatto e completo: Se il nome visibile è stato modificato, provate a cercare solo una parola chiave semplice anziché l'intero titolo.

Provate un indizio alla volta fino a quando l'elenco non mostrerà i risultati desiderati.

Se non riuscite ancora a trovare il file:

• Il file potrebbe essere stato spostato o eliminato: Aprite la sezione Attività per cercare l'evento di caricamento o di rimozione.
• Il file si trova nel Cestino: Controllate il Cestino.
• I permessi di accesso sono cambiati: Verificate con il proprietario del file o dell'area di lavoro se disponete ancora dell'accesso al canvas contenitore.