파일 필터링하기

필터로 긴 파일 목록에서 필요한 파일을 찾습니다

파일 목록이 너무 길어서 하나씩 확인하기 어렵다면 필터를 사용하세요. 범위, 파일 유형, 업로드한 사람, 업로드 날짜, 프로젝트, 캔버스, 검색어, 정렬 순서로 목록을 좁힐 수 있습니다. 목록을 짧게 만드는 것만이 목적은 아닙니다. 파일이 실제로 쓰인 작업 안에서 그 파일을 찾는 것이 핵심입니다.

예를 들어 작업이 많은 워크스페이스에서 제안서를 검색하면 오래된 초안, 고객사 제안서, 내부 기획 파일이 한꺼번에 나옵니다. 여기서 PDF, 특정 프로젝트, 최근 30일로 좁히면 지금 필요한 발표 자료 하나만 남길 수 있습니다. 파일이 캔버스에 첨부되어 있다면 그 캔버스를 열어 파일을 두고 오간 논의까지 함께 확인할 수 있습니다.

파일의 기본 개념은 파일 한눈에 보기를 참고하세요. 어느 범위에서 찾을지 정하려면 프로젝트나 캔버스별로 파일 찾기를 참고하세요.

필터를 추가하기 전에 범위부터 정하세요

범위는 결과를 가장 크게 좁히는 필터입니다. 세부 필터를 추가하기 전에 워크스페이스 파일, 프로젝트 파일, 캔버스 파일 중 어디에서 찾을지 먼저 정하세요. 워크스페이스 전체에서 필터를 여러 개 겹치는 것보다 프로젝트 안에서 찾는 편이 더 빠르고 결과도 알아보기 쉬운 경우가 많습니다.

파일 이름, 업로드한 사람, 파일 유형만 알고 있다면 워크스페이스 파일을 여세요. 프로젝트를 안다면 프로젝트 파일을, 정확한 캔버스를 안다면 캔버스 파일을 여세요. 그다음 필요한 필터만 추가합니다.

파일이 어디에 있는지 확실하지 않다면 넓은 범위에서 시작하세요. 파일 이름에서 특징적인 단어를 검색하고, 결과에 표시되는 캔버스나 프로젝트를 보고 범위를 좁히면 됩니다.

파일 이름이나 표시된 정보로 검색하기

파일 검색... 입력란에는 파일 이름이나 화면에 보이는 파일 정보에 들어 있는 단어를 입력하세요. 짧고 특징적인 단어일수록 잘 찾아집니다. 예산, 계약서, 3분기, 리서치, 로고, 고객사 이름 같은 단어가 좋습니다. 파일 이름에 기호나 버전 번호가 들어 있다면 전체 이름을 그대로 검색하기 전에 핵심 단어부터 검색하세요.

파일 검색은 ALLO 전체 검색과 다릅니다. 캔버스, 프로젝트, 사람 등 다른 작업까지 찾을 때는 전체 검색이 낫고, 파일 목록에서 바로 파일을 다뤄야 할 때는 파일 검색이 낫습니다. 파일 검색으로 모든 파일 안의 모든 단어를 찾을 수 있는 것은 아닙니다.

검색 결과가 예상과 다르다면 필터를 지우고 더 짧은 단어로 다시 검색하세요. 그래도 원하는 결과가 나오지 않으면 검색 결과가 안 나올 때를 참고해 워크스페이스, 접근 권한, 이름 변경, 반영 시점을 확인하세요.

파일 유형으로 필터링하기

파일 이름만으로 찾기 어렵다면 유형 필터를 사용하세요. 이미지, PDF, 문서, 비디오, 오디오, 기타 파일 같은 유형으로 나눠 볼 수 있습니다. 유형은 ALLO가 파일 정보에서 확인할 수 있는 내용을 기준으로 정해지므로, 흔하지 않은 확장자는 다른 유형이나 기타 파일로 분류될 수 있습니다.

스크린샷, 다이어그램, 내보낸 보드, 캠페인 이미지는 이미지 유형에서 찾으세요. 기획안, 계약서, 발표 자료, 보고서는 PDF나 문서 유형에 있습니다. 녹화 파일이나 검토할 미디어는 비디오나 오디오 유형에서 찾으면 됩니다. 압축 파일, 디자인 원본 파일, 데이터 내보내기 파일처럼 일반적인 미리보기 유형에 맞지 않는 형식은 기타 파일에 들어갑니다.

파일이 예상과 다른 유형에 표시된다면 확장자와 업로드된 파일 이름이 알아보기 쉬운지 확인하세요. 유형과 상관없이 ALLO가 지원하는 범위 안에서 미리보기, 열기, 다운로드는 그대로 할 수 있습니다.

업로드 날짜로 필터링하기

파일을 대략 언제 올렸는지 기억한다면 업로드 날짜 필터가 유용합니다. 오늘 회의 자료, 이번 주에 올린 파일, 가장 최근에 전달받은 파일을 찾을 때는 최근 날짜로 좁히세요. 예전 자료를 점검하거나 오래된 프로젝트의 파일을 되찾을 때는 더 이전 기간을 선택합니다.

날짜를 기준으로 찾을 때는 주의하세요. 파일 목록의 날짜는 파일이 ALLO에 올라온 시점을 뜻하며, 누군가의 컴퓨터에서 원본 파일이 처음 만들어진 날짜와는 다를 수 있습니다. 몇 달 전에 만든 PDF라도 오늘 올렸다면 새 파일로 표시됩니다.

삭제된 파일은 일반 파일 목록에서 날짜 필터로 찾을 수 없을 수 있습니다. 특히 최근에 삭제했다면 휴지통을 확인하세요.

업로드한 사람으로 필터링하기

누가 파일을 올렸는지 기억한다면 업로드한 사람 필터를 사용하세요. 디자이너가 시안을 올리고, 법무 검토자가 계약서를 올리고, 회의 진행자가 녹화 파일을 올리는 식으로 역할이 나뉜 팀에서 특히 유용합니다.

찾는 사람이 목록에 없다면 먼저 워크스페이스와 프로젝트가 맞는지 확인하세요. 그 사람이 다른 워크스페이스에서, 공유된 캔버스를 통해, 또는 다른 계정으로 파일을 올렸을 수 있습니다. 팀원의 계정이 비활성화되었다면 기존 파일에는 이름이 그대로 표시될 수 있지만, 권한과 사용 가능 여부는 파일이 들어 있는 작업에 따라 달라집니다. 계정 상태가 원인인 것 같다면 비활성화된 워크스페이스에 접근할 수 없을 때를 참고하세요.

프로젝트나 캔버스로 필터링하기

전체 파일 목록에 결과가 너무 많다면 프로젝트나 캔버스로 필터링하세요. 프로젝트로 좁히면 "이번 출시 작업에 쓴 파일 전체"를, 캔버스로 좁히면 "이 워크숍 보드에 첨부된 파일만"을 볼 수 있습니다.

프로젝트와 캔버스 필터는 접근 권한을 따릅니다. 접근할 수 없는 프로젝트나 캔버스는 필터 옵션에 나타나지 않습니다. 공유받은 캔버스에는 접근할 수 있지만 그 캔버스가 속한 프로젝트에는 접근할 수 없다면, 공유받은 캔버스에서 직접 찾거나 공유 문서함을 사용하세요.

프로젝트로 필터링했는데 찾는 파일이 보이지 않는다면 워크스페이스 파일에서 그 파일을 열고 어느 캔버스에 들어 있는지 확인하세요. 해당 캔버스가 이미 다른 프로젝트로 옮겨졌을 수 있습니다.

목록 정렬하기

정렬 순서를 바꾸면 결과를 훑어보는 방식이 달라집니다. 최근에 올린 파일이나 최신 버전을 찾을 때는 최신순이 좋습니다. 오래된 순은 예전 자료를 점검할 때, 큰 파일순은 저장 공간을 정리할 때 유용합니다. 작은 파일순은 용량이 작은 첨부 파일을 확인하거나 썸네일과 작은 이미지가 제대로 올라갔는지 볼 때 쓸 수 있습니다.

검색어를 입력한 상태에서는 ALLO가 최신순, 오래된 순처럼 검색 결과에 맞는 정렬만 보여 줍니다. 모든 정렬 옵션을 쓰려면 검색어를 지우세요.

실제로 좁혀 가는 순서

가장 확실한 단서부터 시작하세요. 프로젝트를 안다면 프로젝트 파일을 엽니다. 업로드한 사람을 안다면 업로드한 사람 필터를, 유형을 안다면 유형 필터를 추가합니다. 파일 이름 일부가 기억난다면 그 단어로 검색합니다. 그다음 특별한 이유가 없다면 최신순으로 정렬하세요.

찾는 파일로 보이는 항목이 나오면 다운로드하거나 삭제하기 전에 먼저 미리보기로 확인하세요. 비슷한 파일이 여러 개라면 파일이 들어 있는 캔버스를 열어 내가 찾는 작업의 파일이 맞는지 확인하세요. 이름이 거의 같은 파일을 잘못 고르는 실수를 막을 수 있습니다.

저장 공간을 정리하는 중이라면 큰 파일순으로 먼저 정렬하고, 삭제하기 전에 각 파일이 들어 있는 캔버스를 열어 확인하세요. 용량이 큰 파일이 아직 진행 중인 워크숍, 고객사에 전달한 자료, 대시보드의 원본일 수 있습니다. 자세한 내용은 파일, 스토리지, 한도를 참고하세요.

필터 때문에 찾는 파일이 가려질 때

필터는 설정한 상태가 유지되어 같은 조건으로 계속 찾을 때 편리하지만, 그 때문에 결과가 가려지기도 합니다. 파일이 보이지 않는다면 검색어를 지우고, 유형과 업로드한 사람 필터를 해제하고, 워크스페이스 파일로 돌아가 정렬을 기본 순서로 되돌리세요.

흔한 실수는 다른 프로젝트 안에서 검색하는 것, 파일 유형을 잘못 고르는 것, 업로드한 사람을 잘못 기억하는 것, 이름이 바뀐 파일을 예전 전체 이름으로 검색하는 것입니다. 단서를 하나씩 적용하면서 목록이 원하는 방향으로 좁혀지는지 확인하세요.

그래도 파일을 찾을 수 없다면 활동에서 업로드나 삭제 기록을 확인하고, 휴지통을 살펴본 뒤, 파일이 들어 있는 캔버스에 아직 접근 권한이 있는지 소유자에게 확인하세요.