필터는 긴 파일 목록을 필요한 답으로 바꿉니다
파일 목록이 너무 길어 하나씩 확인하기 어렵다면 필터를 사용하세요. 범위, 파일 유형, 업로드한 사람, 업로드 날짜, 프로젝트, 캔버스, 검색어, 정렬 순서로 목록을 좁힐 수 있습니다. 목적은 단순히 파일 수를 줄이는 데 있지 않습니다. 파일이 실제로 쓰인 맥락 안에서 필요한 파일을 찾는 것이 핵심입니다.
예를 들어 바쁜 워크스페이스에서 제안서를 검색하면 오래된 초안, 고객 제안서, 내부 기획 파일이 한꺼번에 나올 수 있습니다. PDF, 특정 프로젝트, 최근 30일로 좁히면 그 소음 많은 목록이 지금 필요한 발표 자료 하나로 정리됩니다. 파일이 캔버스에 첨부되어 있다면 포함된 캔버스를 열어 그 파일을 둘러싼 대화까지 함께 확인할 수 있습니다.
파일의 기본 개념은 파일 한눈에 보기를 참고하세요. 범위를 어디로 잡을지 정해야 한다면 프로젝트 또는 캔버스별 파일 찾기를 참고하세요.
세부 필터를 넣기 전에 범위부터 정합니다
범위는 가장 큰 필터입니다. 세부 필터를 추가하기 전에 워크스페이스 파일, 프로젝트 파일, 캔버스 파일 중 어디에서 찾을지 먼저 정하세요. 프로젝트 범위 검색은 여러 필터를 겹친 워크스페이스 전체 검색보다 빠르고 이해하기 쉬운 경우가 많습니다.
파일 이름, 업로드한 사람, 파일 유형만 알고 있다면 워크스페이스 파일을 여세요. 프로젝트를 알고 있다면 프로젝트 파일을 여세요. 정확한 캔버스를 알고 있다면 캔버스 파일에서 시작하세요. 그런 다음 필요한 필터만 추가합니다.
파일이 어디에 있는지 확실하지 않다면 넓게 시작하세요. 이름에서 눈에 띄는 일부 단어를 검색한 뒤, 결과에 표시되는 포함된 캔버스나 프로젝트를 보고 범위를 좁히면 됩니다.
파일 이름이나 표시된 파일 정보로 검색합니다
파일 검색창에는 파일 이름이나 화면에 표시된 파일 정보에서 나온 단어를 입력하세요. 짧고 구별되는 단어가 좋습니다. 예산, 계약서, q3, 리서치, 로고, 고객사 이름처럼 바로 떠오르는 단어부터 시작합니다. 파일 이름에 문장부호나 버전 번호가 들어 있다면 전체 이름을 그대로 검색하기 전에 일반 단어부터 시도하세요.
파일 검색은 ALLO 전체 검색과 다릅니다. 전체 검색은 캔버스, 프로젝트, 사람, 다른 작업을 찾을 때 더 낫습니다. 파일 검색은 파일 행과 파일 작업이 필요할 때 쓰는 표면입니다. 파일 검색이 모든 파일 안의 모든 단어를 반드시 검색한다고 보면 안 됩니다.
검색 결과가 이상하다면 필터를 지우고 더 짧은 단어로 다시 검색하세요. 그래도 결과가 빠진다면 검색 결과가 안 나올 때를 열어 워크스페이스, 접근 권한, 이름 변경, 반영 시점을 확인하세요.
파일 유형으로 필터링합니다
파일 이름만으로 부족할 때는 파일 유형 필터가 도움이 됩니다. 대표적인 유형에는 이미지, PDF, 문서, 비디오, 오디오, 기타 파일이 있습니다. 유형 그룹은 ALLO가 식별할 수 있는 파일 정보를 기준으로 정해지므로, 낯선 확장자는 다른 그룹이나 기타 그룹에 들어갈 수 있습니다.
스크린샷, 다이어그램, 내보낸 보드, 캠페인 에셋은 이미지 필터로 찾으세요. 브리프, 계약서, 발표 자료, 보고서는 PDF나 문서 필터가 맞습니다. 녹화 파일이나 미디어 리뷰 자료는 비디오 또는 오디오 필터를 사용하세요. zip 파일, 디자인 원본 파일, 데이터 내보내기 파일, 표준 미리보기 그룹에 들어가지 않는 형식은 기타 파일에서 찾습니다.
파일이 예상과 다른 유형으로 보인다면 확장자와 업로드된 파일 이름이 명확한지 확인하세요. 유형 분류가 맞지 않아도 ALLO가 해당 파일을 지원한다면 미리보기, 열기, 다운로드는 그대로 사용할 수 있습니다.
업로드 날짜로 필터링합니다
파일이 대략 언제 추가됐는지 기억한다면 날짜 필터가 유용합니다. 오늘 회의에서 나온 파일, 이번 주 업로드, 가장 최근 전달본을 찾을 때는 최근 날짜를 사용하세요. 오래된 프로젝트 자료를 감사하거나 복구해야 할 때는 더 이전 범위를 선택합니다.
날짜를 짐작할 때는 기준을 조심해야 합니다. 파일 목록에 보이는 날짜는 파일이 ALLO에 나타났거나 업로드된 시점에 가깝습니다. 누군가의 컴퓨터에서 원본 파일이 처음 만들어진 날짜와 다를 수 있습니다. 몇 달 전에 만든 PDF도 오늘 업로드했다면 새 파일처럼 보입니다.
파일이 삭제된 상태라면 일반 파일 목록의 날짜 필터로 찾지 못할 수 있습니다. 최근에 삭제된 파일이라면 특히 휴지통을 확인하세요.
업로드한 사람으로 필터링합니다
누가 파일을 추가했는지 기억한다면 업로드한 사람 필터를 사용하세요. 디자이너가 에셋을 올리고, 법무 검토자가 계약서를 올리고, 회의 진행자가 녹화 파일을 올리는 팀 흐름에서 특히 쓸모가 있습니다.
기대했던 사람이 보이지 않는다면 먼저 워크스페이스와 프로젝트가 맞는지 확인하세요. 그 사람이 다른 워크스페이스, 공유된 캔버스, 또는 다른 계정으로 파일을 올렸을 수 있습니다. 팀원의 계정이 비활성화된 경우 기존 파일 행에는 이름이 남아 있을 수 있지만, 권한과 사용 가능 여부는 파일이 들어 있는 작업에 따라 달라집니다. 계정 상태가 문제라면 비활성화된 워크스페이스에 접근할 수 없을 때를 참고하세요.
프로젝트나 캔버스로 필터링합니다
전체 파일 목록이 너무 복잡할 때는 프로젝트와 캔버스 필터를 사용하세요. 프로젝트로 필터링하면 “이번 론칭에서 사용한 모든 파일”을 볼 수 있습니다. 캔버스로 필터링하면 “이 워크숍 보드에 붙은 첨부 파일만” 볼 수 있습니다.
프로젝트와 캔버스 필터는 접근 권한을 따릅니다. 접근할 수 없는 프로젝트나 캔버스는 필터 옵션에 표시되지 않을 수 있습니다. 공유된 캔버스에는 접근할 수 있지만 상위 프로젝트에는 접근할 수 없다면, 공유된 캔버스 안에서 직접 검색하거나 공유 문서함을 사용하세요.
프로젝트 필터를 걸었는데 기대한 파일이 보이지 않는다면 워크스페이스 파일에서 파일을 열고 포함된 캔버스를 확인하세요. 그 캔버스가 더 이상 해당 프로젝트 안에 없을 수 있습니다.
목록을 정렬합니다
정렬 순서는 결과를 검토하는 방식을 바꿉니다. 최근 업로드나 최신 버전을 찾을 때는 최신순이 좋습니다. 오래된 순은 예전 자료를 감사할 때 도움이 됩니다. 큰 파일순은 스토리지를 정리할 때 유용합니다. 작은 파일순은 가벼운 첨부 파일을 확인하거나 섬네일과 작은 에셋이 올라갔는지 볼 때 쓸 수 있습니다.
검색어로 적극적으로 찾는 중이라면 ALLO가 검색 결과에 맞는 정렬만 보여줄 수 있습니다. 예를 들면 최신순과 오래된 순처럼 검색 결과에서 의미가 있는 선택지만 남습니다. 전체 탐색 모드의 모든 정렬 옵션이 필요하다면 검색어를 지우세요.
실무에서는 이렇게 좁혀 갑니다
가장 믿을 만한 단서부터 시작하세요. 프로젝트를 안다면 프로젝트 파일을 엽니다. 업로드한 사람을 안다면 업로드한 사람 필터를 추가합니다. 유형을 안다면 유형 필터를 추가하세요. 파일 이름 일부를 기억한다면 그 단어를 검색합니다. 특별한 이유가 없다면 그다음에는 최신순으로 정렬합니다.
그럴듯한 파일을 찾았다면 다운로드하거나 제거하기 전에 먼저 미리보세요. 비슷한 이름의 행이 여러 개라면 포함된 캔버스를 열어 내가 찾던 작업 흐름에 속한 파일인지 확인합니다. 이렇게 하면 거의 같은 파일 이름 때문에 생기는 실수를 줄일 수 있습니다.
스토리지를 정리하는 중이라면 큰 파일순으로 먼저 좁힌 뒤, 제거하기 전에 각 파일이 들어 있는 캔버스를 열어 확인하세요. 큰 파일이 아직 진행 중인 워크숍, 고객 전달본, 대시보드의 원본 자료일 수 있습니다. 자세한 내용은 파일, 스토리지, 할당량을 참고하세요.
필터가 필요한 파일을 숨길 수 있습니다
필터는 집중해서 찾던 상태를 이어 가게 해 주지만, 그만큼 결과를 실수로 숨길 수도 있습니다. 파일이 보이지 않는다면 검색창을 비우고, 유형과 업로드한 사람 필터를 제거하고, 워크스페이스 파일로 돌아간 뒤 정렬을 일반 탐색 순서로 되돌리세요.
흔한 실수는 잘못된 프로젝트 안에서 검색하는 것, 잘못된 파일 유형으로 좁히는 것, 오래된 업로드한 사람 기억을 믿는 것, 표시 이름이 바뀌었는데 정확한 전체 파일 이름만 고집하는 것입니다. 단서를 하나씩만 적용하면서 목록이 올바른 방향으로 움직이는지 확인하세요.
그래도 파일을 찾을 수 없다면 활동을 열어 업로드나 제거 기록을 확인하고, 휴지통을 확인한 뒤, 포함된 캔버스에 대한 접근 권한이 아직 있는지 소유자나 공유한 사람에게 확인하세요.