Filtrar archivos

Los filtros transforman una lista extensa de archivos en una respuesta útil

Utilice los filtros cuando la sección de Archivos tenga demasiados resultados para inspeccionarlos manualmente. Usted puede limitar la lista por alcance, tipo de archivo, persona que lo cargó, fecha de carga, proyecto, canvas, término de búsqueda y orden de clasificación. El objetivo no es solo acortar la lista; es encontrar el archivo en el contexto en el que realmente se utilizó.

Por ejemplo, buscar la palabra propuesta en un espacio de trabajo con mucha actividad puede mostrar borradores antiguos, propuestas de clientes y archivos de planificación interna. Filtrar por formato PDF, un proyecto específico y los últimos 30 días puede transformar esa lista saturada de información en la presentación exacta que usted necesita. Si el archivo está adjunto a un canvas, abrir el canvas contenedor le proporcionará la conversación que se generó a su alrededor.

Para conocer conceptos generales sobre archivos, consulte la Introducción a los archivos. Para tomar decisiones sobre el alcance, consulte Buscar archivos por proyecto o canvas.

Comience con el alcance antes de agregar filtros

El alcance es el filtro más amplio. Decida si necesita la sección Archivos del espacio de trabajo, del proyecto o del canvas antes de aplicar filtros detallados. Una búsqueda con alcance de proyecto suele ser más rápida y fácil de comprender que una búsqueda en todo el espacio de trabajo con múltiples filtros.

Abra la vista de Archivos del espacio de trabajo cuando únicamente conozca el nombre del archivo, la persona que lo cargó o el tipo de archivo. Abra la sección de Archivos del proyecto si conoce el proyecto. Abra la sección de Archivos del canvas si conoce el canvas exacto. A continuación, agregue filtros solo según sea necesario.

Si no tiene la certeza de dónde se encuentra el archivo, comience con una búsqueda amplia: busque una parte distintiva del nombre y utilice el canvas contenedor o el proyecto que se muestra en el resultado para limitar la búsqueda desde allí.

Buscar por nombre de archivo o detalles de archivo visibles

Utilice el cuadro de Buscar de la sección de Archivos para introducir términos del nombre del archivo o detalles visibles del mismo. Las palabras cortas y distintivas son las que mejor funcionan: presupuesto, contrato, t3, investigación, logotipo o el nombre de un cliente. Si el nombre del archivo contiene signos de puntuación o un número de versión, intente buscar la palabra simple antes de buscar el nombre completo exacto.

La búsqueda de la sección de Archivos es diferente de la función Buscar en todo ALLO. La opción de Buscar global es más adecuada cuando usted necesita encontrar canvases, proyectos, personas y otros trabajos. La búsqueda en Archivos es mejor si busca filas de archivos y acciones sobre estos. No debe asumir que la búsqueda de archivos garantiza que cada palabra dentro de cada archivo sea indexable o que se pueda buscar.

Cuando los resultados de la búsqueda no parezcan correctos, limpie los filtros e intente con un término más corto. Si la búsqueda de todos modos no arroja el resultado esperado, consulte Cuando la búsqueda no encuentra un resultado para verificar el espacio de trabajo, los accesos, los cambios de nombre y los tiempos de sincronización.

Filtrar por tipo de archivo

Los filtros de tipo de archivo le ayudarán cuando el nombre del archivo no sea suficiente. Los grupos de tipos comunes incluyen imágenes, PDF, documentos, videos, audios y otros archivos. Los grupos de tipo se basan en la información del archivo que ALLO puede identificar, por lo que una extensión inusual podría aparecer bajo un grupo diferente o en la categoría de otros archivos.

Utilice filtros de imagen para capturas de pantalla, diagramas, tableros exportados y recursos de campañas. Utilice filtros de PDF o documentos para resúmenes, contratos, presentaciones e informes. Utilice filtros de video o audio para grabaciones y revisiones de archivos multimedia. Utilice la opción de otros archivos cuando el elemento sea un archivo zip, un archivo fuente de diseño, una exportación de datos o un formato que no se ajuste a un grupo de vista previa estándar.

Si un archivo aparece bajo un tipo incorrecto, verifique la extensión y si el elemento cargado tiene un nombre claro. Usted de todos modos podrá previsualizar, abrir o descargar el archivo según lo que ALLO admita para ese formato específico.

Filtrar por fecha de carga

Los filtros de fecha le ayudarán cuando recuerde de forma aproximada el momento en que se agregó el archivo. Utilice fechas recientes para encontrar un archivo de la reunión de hoy, la carga de esta semana o la entrega más reciente. Utilice rangos de fechas más antiguos cuando realice una auditoría de material histórico o recupere archivos de un proyecto anterior.

Tenga cuidado al hacer suposiciones sobre las fechas. La fecha que se muestra en la sección Archivos corresponde al momento en que el archivo apareció en ALLO o cuando se cargó, lo cual no coincide necesariamente con la fecha de creación original del archivo en la computadora de un usuario. Un PDF creado hace meses puede aparecer como un archivo nuevo si se cargó el día de hoy.

Si un archivo fue eliminado, es posible que los filtros de fecha en la sección convencional de Archivos no lo encuentren. Consulte la Papelera, especialmente si la eliminación ocurrió recientemente.

Filtrar por persona que realizó la carga

Los filtros de la persona que realizó la carga le ayudarán cuando recuerde quién agregó el archivo. Esto resulta muy útil para los flujos de trabajo de los equipos donde los diseñadores cargan recursos, los revisores legales cargan contratos o un facilitador de reuniones carga grabaciones.

Si no encuentra a la persona que esperaba en la lista de carga, confirme primero el espacio de trabajo y el proyecto. Esa persona podría haber cargado el archivo en otro espacio de trabajo, a través de un canvas compartido o bajo una cuenta diferente. Si la cuenta de un compañero de equipo fue desactivada, las filas de archivos existentes de todos modos pueden mostrar su nombre, pero los permisos y la disponibilidad dependerán del trabajo que los contiene. Consulte Acceso desactivado si el estado de la cuenta forma parte del problema.

Filtrar por proyecto o canvas

Los filtros de proyecto y de canvas le ayudarán cuando la vista general de Archivos esté demasiado saturada. Filtrar por proyecto puede responder a preguntas como: «muéstreme todos los archivos utilizados en este lanzamiento». Filtrar por canvas puede responder a: «muéstreme únicamente los archivos adjuntos de este tablero de taller».

Los filtros de proyecto y de canvas dependen de su nivel de acceso. Si usted no puede acceder al proyecto o al canvas, es posible que no se muestren como una opción de filtro. Si puede acceder a un canvas compartido pero no al proyecto principal, realice la búsqueda desde el propio canvas compartido o utilice Compartido conmigo.

Si un filtro de proyecto no muestra el archivo que esperaba, abra el archivo desde la sección Archivos del espacio de trabajo y verifique el canvas que lo contiene. Es posible que el canvas ya no forme parte de ese proyecto.

Ordenar la lista

El orden de clasificación modifica el modo en que usted revisa los resultados. La opción de más reciente es ideal para encontrar cargas recientes o la última versión de un archivo. La opción de más antiguo le resultará de utilidad al auditar material histórico. La opción de más grande le ayudará con la limpieza de almacenamiento. La opción de más pequeño puede ser muy útil para revisar archivos adjuntos ligeros o para verificar que las miniaturas y los recursos pequeños se cargaron correctamente.

Cuando realiza una búsqueda activa por términos, ALLO podría limitar las opciones de ordenación a las alternativas que sean lógicas para los resultados de la búsqueda, como las de más reciente y más antiguo. Borre el término de búsqueda si necesita acceder a todas las opciones de ordenación del modo de navegación.

Un flujo de trabajo de filtrado práctico

Comience con la pista más amplia y confiable que tenga. Si conoce el proyecto, abra la sección Archivos del proyecto. Si conoce a la persona que realizó la carga, agregue el filtro correspondiente. Si conoce el tipo de archivo, agregue el filtro de tipo. Si conoce una parte del nombre del archivo, busque ese término. A continuación, ordene por más reciente, a menos que tenga un motivo para hacer lo contrario.

Una vez que encuentre el archivo que busca, realice una vista previa antes de descargarlo o eliminarlo. Si existen múltiples filas similares, abra el canvas contenedor para confirmar cuál de ellos pertenece al flujo de trabajo de su interés. Esto evitará errores causados por nombres de archivo que parecen duplicados.

Si está liberando espacio de almacenamiento, aplique primero el filtro para mostrar archivos grandes y luego abra cada canvas contenedor antes de eliminar cualquier elemento. Un archivo pesado de todos modos podría ser el archivo de origen de un taller en vivo, la entrega de un cliente o un panel de control. Consulte Archivos, almacenamiento y cuota.

Por qué los filtros pueden ocultar el archivo correcto

Los filtros se mantienen activos para ayudarle a continuar una búsqueda enfocada, pero esto también significa que pueden ocultar resultados de forma accidental.

Si no encuentra un archivo, preste atención a los siguientes problemas comunes y sus soluciones:

• El archivo no aparece en los resultados:
  • Filtros activos acumulados: Limpie el cuadro de Buscar, elimine los filtros de tipo y de persona que realizó la carga, regrese a la vista de archivos del espacio de trabajo y restablezca el orden de clasificación para volver al modo de navegación normal.
  • Búsqueda en el proyecto incorrecto: Asegúrese de estar en el proyecto adecuado o busque desde el espacio de trabajo global.
  • Filtro de tipo de archivo erróneo: Desactive el filtro de tipo si no está seguro del formato exacto.
  • Asunción incorrecta sobre quién subió el archivo: La persona que cargó el archivo podría ser otra. Intente remover este filtro.
  • El nombre del archivo ha cambiado: Si el nombre visible cambió, evite buscar por el nombre original exacto. Pruebe buscando términos cortos y distintivos.
• El archivo fue eliminado o los permisos cambiaron:
  • Evento de eliminación o carga: Abra la sección Actividad para verificar si se registró un evento de carga o de eliminación.
  • Archivo enviado a la papelera: Consulte la Papelera si cree que el archivo se eliminó recientemente.
  • Pérdida de acceso al canvas: Confirme con el propietario que usted aún conserva el acceso al canvas que contiene el archivo.