Previsualizar, abrir y descargar archivos

Elija la acción que mejor se adapte a lo que necesita a continuación

Archivos le ofrece tres formas diferentes de trabajar con un archivo: realizar una previsualización, abrir el canvas contenedor o descargarlo. Aunque estas opciones parecen similares, resuelven problemas distintos.

La previsualización está diseñada para realizar una inspección rápida. Abrir el canvas contenedor le ayuda a comprender el contexto del trabajo. La descarga permite extraer el archivo original de ALLO cuando dicha acción se encuentra disponible. Si usted no está seguro de qué hacer, realice una previsualización primero. Es la manera más sencilla de confirmar que se trata del archivo correcto antes de cambiar de contexto o proceder con la descarga.

Para obtener más información sobre el funcionamiento general de esta sección, consulte Información general de Archivos. Si aún está buscando la fila correcta, utilice Filtrar archivos.

Previsualizar un archivo

Abra Archivos, elija la fila del archivo y seleccione la acción de previsualización o haga clic en el área de previsualización de dicho archivo si la fila lo permite. La previsualización abrirá el archivo en el mismo lugar o en un visor específico, según el tipo de archivo y la interfaz de ALLO que usted esté utilizando.

Utilice la previsualización cuando necesite confirmar una captura de pantalla, revisar rápidamente un PDF, verificar un recurso visual, inspeccionar la miniatura de una presentación o comprobar que dos nombres de archivo similares corresponden en realidad a archivos distintos. La previsualización le ayuda a evitar el error común de descargar o eliminar por accidente el archivo final, final-v2 o updated-final equivocado.

La disponibilidad de la previsualización depende del tipo de archivo, el estado de integridad del mismo, el plan o el estado de almacenamiento y sus permisos actuales. Algunos archivos pueden aparecer en la lista pero no permitir su previsualización. Es posible que ciertos tipos de archivos deban ser descargados o abiertos en su canvas contenedor en su lugar. Si la previsualización está desactivada o falla, consulte Archivos no disponibles y bloqueados por retención.

Abrir el canvas contenedor

Utilice la opción para abrir el canvas contenedor cuando el archivo solo tenga sentido dentro del contexto del trabajo que lo rodea. Esta suele ser la mejor opción para revisiones de diseño, resultados de talleres, notas de investigación, planes de lanzamiento, Comentarios y archivos adjuntos a una decisión.

Abrir el canvas le permite ver dónde se encuentra el archivo, quién escribió un Comentario sobre este, a qué proyecto pertenece y si existen archivos más recientes cerca. Si el archivo está adjunto al canvas de un proyecto, abrir dicho canvas también le ayudará a regresar a las vistas de proyecto, etiquetas, fechas y al contexto de planificación. Consulte Usar vistas de proyecto y Añadir un canvas a un proyecto para conocer los flujos de trabajo de proyectos relacionados.

Si el canvas no se abre, es posible que usted haya perdido el acceso, que el canvas se haya eliminado o que la fila del archivo pertenezca a un trabajo compartido con otra cuenta. Consulte Solucionar problemas de acceso compartido y Qué hacer cuando parece que falta trabajo.

Descargar un archivo

Utilice la opción de descarga cuando necesite el archivo fuera de ALLO, por ejemplo, para enviarlo a un cliente, editarlo en otra herramienta, archivarlo localmente o subirlo a otro servicio. La descarga le proporcionará el archivo cuando ALLO pueda suministrarlo y sus permisos lo autoricen.

Es posible que la opción de descarga no esté disponible incluso si la fila del archivo es visible. Esto puede ocurrir cuando:

Si la descarga comienza pero el archivo no se abre en su computadora, confirme la extensión del archivo e intente abrirlo con la aplicación con la que fue creado. ALLO puede almacenar una gran cantidad de formatos de archivo, pero su dispositivo aún requiere el software adecuado que sea capaz de interpretar el archivo descargado.

Decidir entre previsualización, canvas y descarga

Realice una previsualización primero si desea comparar archivos o revisar el contenido rápidamente. Abra el canvas cuando la decisión o la conversación en torno al mismo sean importantes. Utilice la descarga únicamente cuando necesite disponer del archivo fuera de ALLO o cuando el formato no admita la previsualización.

Por ejemplo, si un compañero de equipo le pregunta: "¿Puede revisar la hoja de precios más reciente?", busque en Archivos por el nombre del archivo, ordene por los más nuevos, previsualice la hoja si el formato lo permite y, a continuación, abra el canvas contenedor si necesita revisar los Comentarios o el historial de aprobación. Descargue el archivo solo si necesita editarlo o compartir el original en otro lugar.

Si se encuentra realizando una limpieza de archivos adjuntos antiguos, previsualice el archivo y abra su canvas contenedor antes de eliminarlo. Un archivo puede parecer antiguo en la sección de Archivos, pero seguir siendo referenciado en un canvas o proyecto activo.

Permisos y estados de solo lectura

Los usuarios con permisos de solo lectura pueden previsualizar un archivo y abrir el canvas contenedor, pero no podrán eliminar el archivo. La descarga también puede estar restringida según la disponibilidad del archivo, su rol o la política del espacio de trabajo. Si la interfaz le muestra un estado de solo lectura, considérelo como un indicador de que su rol actual no incluye la acción que intenta realizar.

Los Invitados y los colaboradores externos pueden visualizar menos acciones que los miembros del espacio de trabajo. Un Invitado que ha sido convocado a un solo canvas no debería esperar examinar o descargar todos los archivos del espacio de trabajo. Si el archivo fue compartido con usted, ábralo desde Compartido conmigo o a través del enlace directo que le compartieron.

Si considera que debería contar con un nivel de acceso superior, solicite al propietario que le confirme si compartió el canvas, el proyecto o el espacio de trabajo. Compartir un canvas no equivale a conceder acceso total al proyecto o al espacio de trabajo. Consulte Miembros, Invitados y colaboradores externos para conocer el modelo de roles, y Acceso de solo lectura para informarse sobre los estados que impiden la edición.

Qué hacer cuando falla la previsualización

Si experimenta problemas al intentar previsualizar un archivo, puede deberse a diferentes factores. Siga estas recomendaciones:

• La pantalla de previsualización se queda en blanco: Intente actualizar la página de su navegador. Si la descarga sí se encuentra activa, descargue el archivo para abrirlo de manera local en su computadora.
• Solo falla un archivo específico: Si el resto de los archivos se visualizan de forma correcta, la situación puede ser particular de ese tipo de archivo o de su estado. Abra el canvas contenedor para comprobar si existe un archivo de reemplazo o un Comentario que explique la situación.
• Tanto la previsualización como la descarga no están disponibles: Compruebe si el archivo ha caducado, si está bloqueado por el límite de almacenamiento de su plan, si fue eliminado o si está fuera de sus permisos de acceso. Para más detalles, consulte Archivos no disponibles y bloqueados por retención.
• Necesita el archivo de manera urgente y pertenece al trabajo de otra persona: Póngase en contacto con el propietario del canvas. Indíquele el nombre del archivo, el canvas contenedor y los pasos que usted ya intentó realizar. Esto le proporcionará la información necesaria para restaurar el acceso, volver a subir el archivo o confirmar si fue eliminado de forma deliberada.

Qué hacer cuando falla la descarga

Si tiene inconvenientes al descargar un archivo, considere las siguientes soluciones y causas posibles:

• El botón de descarga no aparece en la interfaz: Por lo general, esto indica una restricción de permisos o de disponibilidad del archivo, no un problema técnico de su navegador. Pruebe a realizar una previsualización para confirmar que es el elemento correcto o abra el canvas contenedor para comprobar si existe una versión más reciente.
• La descarga se inicia pero no se completa: Actualice la página e inténtelo de nuevo. Si el error persiste, verifique que su navegador no esté bloqueando las descargas automáticas o compruebe si la aplicación de escritorio de ALLO requiere una actualización. Para incidencias específicas de la versión de escritorio, consulte Solucionar problemas de la aplicación de escritorio.
• El archivo se muestra como caducado o no disponible: Hacer clic repetidas veces en el botón no resolverá el problema. Revise las directrices de almacenamiento y retención del espacio de trabajo. Si es necesario, solicite a un propietario o administrador que restaure el trabajo o que regularice el estado del plan.