Previsualizar, abrir y descargar archivos

Elegir la acción adecuada para el siguiente paso

Archivos ofrece tres formas diferentes de trabajar con un archivo: previsualizarlo, abrir el canvas que lo contiene o descargarlo. Aunque parecen similares, resuelven problemas distintos.

La vista previa sirve para una inspección rápida. Abrir el canvas contenedor permite comprender el contexto del trabajo. La descarga saca el archivo original de ALLO cuando esa acción está disponible. Si no sabes qué hacer, empieza por la vista previa. Es la forma más sencilla de confirmar que se trata del archivo correcto antes de cambiar de contexto o descargarlo.

Para conocer el funcionamiento general de esta sección, consulta Información general de Archivos. Si aún buscas la fila correcta, usa Filtrar archivos.

Previsualizar un archivo

Abre Archivos y selecciona la fila o tarjeta del archivo. Si la vista previa está disponible, se abrirá Vista previa. Abrir el canvas contenedor sigue siendo una acción independiente para consultar el contexto.

Usa la vista previa cuando necesites confirmar una captura de pantalla, revisar rápidamente un PDF, verificar un recurso visual, inspeccionar la miniatura de una presentación o comprobar que dos nombres similares corresponden a archivos distintos. La vista previa ayuda a evitar el error común de descargar o eliminar por accidente el archivo final, final-v2 o updated-final equivocado.

La vista previa solo está disponible cuando ALLO puede abrir el archivo, el archivo está disponible y tienes permiso. Si la vista previa no está disponible, seleccionar la fila o tarjeta no abre el canvas como alternativa. El archivo puede seguir apareciendo y Descargar puede seguir estando disponible. Consulta Archivos no disponibles y bloqueados por retención cuando falte una acción esperada.

Entender las vistas previas de tarjeta, las vistas previas interactivas y las descargas

Son capacidades independientes. Cualquier formato que supere las reglas de subida del espacio de trabajo puede permanecer almacenado y disponible para descargar sin una vista previa de tarjeta ni una vista previa interactiva.

Las vistas previas de tarjeta solo están disponibles para los tipos de archivo indicados en la tabla. ALLO no trata todos los archivos desconocidos o sin extensión como texto. Un archivo de texto reconocido puede abrirse en el visor de texto incluso sin una vista previa de tarjeta.

Las vistas previas de tarjeta de documentos están disponibles para archivos de hasta 100 MB, excepto CSV y TSV, que tienen un límite de 20 MB. La vista previa interactiva de PDF y documentos de Office/HWP convertidos acepta archivos de hasta 100 MB. La vista previa interactiva de texto y CSV/TSV acepta archivos de hasta 20 MB. Los archivos que superan el límite de un visor siguen disponibles para descargar cuando existe el original y tienes permiso.

La vista previa de ZIP admite archivos de hasta 20 MB y muestra como máximo 2,000 entradas. Muestra carpetas, nombres de archivos, tamaños y el total, pero no abre archivos dentro del archivo ZIP. Los archivos no válidos o demasiado grandes pueden no ofrecer vista previa. Los archivos cifrados o con rutas no seguras pueden seguir apareciendo en la lista con un candado o una advertencia, pero no se pueden abrir en ALLO. Descargar conserva el archivo ZIP original.

Cuando preguntas a la IA sobre un ZIP, ALLO solo usa la lista de archivos. Puede describir nombres, tamaños, cantidades y advertencias, pero no puede leer ni afirmar cuál es el contenido de un archivo. Descarga el archivo y abre el elemento que necesitas fuera de ALLO cuando quieras consultar su contenido.

Abrir el canvas contenedor

Usa Abrir el canvas contenedor cuando el archivo solo tenga sentido dentro del contexto del trabajo que lo rodea. Esta suele ser la mejor opción para revisiones de diseño, resultados de talleres, notas de investigación, planes de lanzamiento, comentarios y archivos adjuntos a una decisión.

Abrir el canvas permite ver dónde se encuentra el archivo, quién lo comentó, a qué proyecto pertenece y si hay archivos más recientes cerca. Si el archivo está adjunto al canvas de un proyecto, abrirlo también te ayuda a volver a las vistas, etiquetas, fechas y al contexto de planificación del proyecto. Consulta Usar vistas de proyecto y Añadir un canvas a un proyecto para conocer los flujos relacionados.

Si el canvas no se abre, es posible que hayas perdido el acceso, que el canvas se haya eliminado o que la fila del archivo pertenezca a un trabajo compartido con otra cuenta. Consulta Solucionar problemas de acceso compartido y Qué hacer cuando parece que falta trabajo.

Descargar un archivo

Usa Descargar cuando necesites el archivo fuera de ALLO, por ejemplo, para enviarlo a un cliente, editarlo en otra herramienta, archivarlo localmente o subirlo a otro servicio. La descarga proporciona el archivo cuando ALLO puede hacerlo y tus permisos lo autorizan.

Es posible que la opción de descarga no esté disponible incluso si la fila del archivo es visible. Esto puede ocurrir cuando:

Si la descarga comienza pero el archivo no se abre en tu computadora, confirma la extensión e intenta abrirlo con la aplicación que lo creó. ALLO puede almacenar muchos formatos, pero tu dispositivo necesita un programa que entienda el archivo descargado.

Decidir entre vista previa, canvas y descarga

Empieza por la vista previa si quieres comparar archivos o revisar el contenido rápidamente. Abre el canvas cuando importe la decisión o la conversación que lo rodea. Descarga el archivo solo cuando lo necesites fuera de ALLO o cuando el formato no admita vista previa.

Por ejemplo, si un compañero te pregunta: "¿Puedes revisar la hoja de precios más reciente?", busca el nombre en Archivos, ordena por los más nuevos, previsualiza la hoja si el formato lo permite y abre el canvas contenedor si necesitas revisar los comentarios o el historial de aprobación. Descarga el archivo solo si necesitas editarlo o compartir el original en otro lugar.

Si estás limpiando archivos adjuntos antiguos, previsualiza el archivo y abre el canvas que lo contiene antes de eliminarlo. Un archivo puede parecer antiguo en Archivos, pero seguir vinculado desde un canvas o proyecto activo.

Permisos y estados de solo lectura

Los usuarios con permisos de solo lectura pueden tener la posibilidad de ver la vista previa de un archivo y abrir el canvas contenedor, pero es posible que no puedan eliminarlo. La descarga también puede estar restringida según la disponibilidad, el rol o la política del espacio de trabajo. Si la interfaz muestra un estado de solo lectura, significa que tu rol actual no incluye la acción que intentas realizar.

Los invitados y colaboradores externos pueden ver menos acciones que los miembros del espacio de trabajo. Un invitado a un solo canvas no debería esperar examinar o descargar todos los archivos del espacio de trabajo. Si compartieron el archivo contigo, ábrelo desde Compartido conmigo o mediante el enlace directo que recibiste.

Si crees que deberías tener más acceso, pide al propietario que confirme si compartió el canvas, el proyecto o el espacio de trabajo. Compartir un canvas no equivale a conceder acceso total al proyecto o al espacio de trabajo. Consulta Miembros, invitados y colaboradores externos para conocer el modelo de roles y Acceso de solo lectura para informarte sobre los estados que impiden la edición.

Qué hacer cuando falla la vista previa

Actualiza la página e inténtalo otra vez. Si los demás archivos se previsualizan con normalidad, el problema puede ser específico del formato o del estado de ese archivo. Prueba a abrir el canvas contenedor: puede tener un archivo de reemplazo, un comentario o una nota que explique el cambio.

Si la vista previa está en blanco pero la descarga funciona, descarga el archivo y ábrelo de forma local. Si el formato no admite vista previa, usa Abrir el canvas contenedor por separado solo cuando necesites consultar el trabajo que lo rodea. Si no están disponibles ni la vista previa ni la descarga, comprueba si el archivo caducó, está limitado por el almacenamiento, se eliminó o está fuera de tus permisos. Consulta Archivos no disponibles y bloqueados por retención.

Si el archivo es urgente y pertenece al trabajo de otra persona, contacta al propietario del canvas e indica el nombre del archivo, el canvas contenedor y lo que ya intentaste. Esa información le permite restaurar el acceso, volver a subir el archivo o confirmar que se eliminó de forma intencional.

Qué hacer cuando falla la descarga

Prueba primero la vista previa para confirmar que elegiste la fila correcta. Luego abre el canvas contenedor y comprueba si hay una versión más reciente. Si falta la acción de descarga, comprueba primero el acceso y la disponibilidad del archivo.

Si la acción aparece pero no termina, actualiza la página e inténtalo otra vez. Si aún falla, comprueba si el navegador bloqueó la descarga y pide al propietario que confirme que el original sigue disponible para tu rol.

Si el archivo aparece como caducado o no disponible, hacer clic repetidamente no lo resolverá. Revisa la guía de almacenamiento y retención y, si hace falta, pide a un propietario o administrador que restaure el trabajo o resuelva el estado del plan.