Trabajar con imágenes, archivos y hojas de cálculo

Las imágenes, los PDFs, los archivos subidos y las hojas de cálculo convierten un canvas en un espacio de revisión, en lugar de una pila de archivos adjuntos desvinculados. Coloque el archivo en el lugar al que pertenece la discusión, comente sobre él, organice notas de apoyo a su alrededor y recurra a la previsualización o la descarga únicamente cuando el archivo deba salir del canvas.

Este artículo proporciona el mapa de acciones compartidas para los objetos multimedia, archivos y hojas de cálculo. Utilice las guías específicas si necesita comprender el comportamiento detallado de cada uno:

• Objetos de imagen, objetos de archivo y objetos de hoja de cálculo describen cada tipo de objeto.
• El Menú de elementos describe los comandos para los objetos seleccionados.
• La barra de herramientas flotante describe las acciones rápidas para los objetos seleccionados.
• La Exportación describe la exportación a PDF de todo el canvas, la impresión y la opción de descargar todas las imágenes.

Disponibilidad y permisos

Añadir archivos y elementos multimedia

Utilice Subir archivos en la barra de herramientas para añadir imágenes, PDFs y otros tipos de archivos compatibles. También puede pegar imágenes compatibles u objetos de canvas copiados utilizando Cmd/Ctrl+V, arrastrar archivos directamente al canvas o colocar contenido relacionado con archivos a través de los flujos de creación que generan elementos de archivo o de imagen. Tras la subida, ALLO muestra un estado de procesamiento mientras se preparan las miniaturas, las vistas previas o las imágenes derivadas.

No asuma que un archivo recién subido tiene algún fallo solo porque todas las acciones no estén disponibles al instante. Mientras el procesamiento esté pendiente, ALLO le permite seleccionar, mover, cambiar el tamaño, comentar, alinear o eliminar el marcador de posición, al tiempo que desactiva las acciones de Previsualizar, Descargar, Reemplazar, Editar, Eliminar fondo o las miniaturas.

Previsualizar archivos

Utilice la previsualización si necesita inspeccionar un PDF, una imagen o un archivo subido compatible sin necesidad de descargarlo. La previsualización es la opción predeterminada más segura durante las revisiones, ya que mantiene a todos los participantes dentro del canvas y conserva el contexto que rodea a los comentarios. El atajo de teclado es la barra Espacio cuando se selecciona un objeto que se puede previsualizar.

La previsualización resulta de gran utilidad para PDFs y documentos que requieran una discusión a su alrededor. Mantenga la vista previa cerca del contexto del canvas y, a continuación, añada comentarios, notas o realice un seguimiento mediante el chat del objeto sin obligar a que todos los participantes descarguen una copia por separado primero.

Si no aparece la opción de previsualización, es posible que el tipo de archivo no la admita, que el procesamiento no haya finalizado o que la vista previa haya fallado. Pruebe a abrir el menú de elementos de nuevo una vez que finalice la subida. Si el archivo sigue sin poder previsualizarse, la descarga puede ser la alternativa habitual si las descargas están permitidas.

Descargar archivos e imágenes

Utilice Descargar en un elemento si necesita una copia local de ese archivo o imagen específicos. El atajo de teclado es Shift+D cuando el objeto seleccionado se puede descargar y sus permisos de acceso lo permiten. Utilice Descargar todas las imágenes desde el menú del encabezado cuando necesite obtener todas las imágenes del canvas y el espacio de trabajo permita dicha acción.

Si la opción de descarga no se muestra pero la previsualización funciona, la causa probable es una restricción de descarga, no un archivo dañado. Los canvases compartidos pueden permitir la visualización al tiempo que impiden la descarga de archivos. Solicite al propietario del canvas que ajuste el uso compartido o que le envíe el archivo por separado si necesita una copia local.

Reemplazar, recortar, eliminar y restaurar fondos de imágenes

Utilice Reemplazar imagen cuando la imagen cambie pero la estructura del canvas deba permanecer. Esto conserva la posición del objeto y el contexto que lo rodea de mejor manera que si elimina la imagen y sube una nueva.

La eliminación de fondo puede no estar disponible mientras esté pendiente una subida o una imagen generada, cuando el origen de la imagen seleccionada no sea compatible, cuando falten permisos de edición o cuando la función de procesamiento de imágenes del espacio de trabajo no esté disponible.

Si el resultado no es correcto o ya no es necesario, utilice Restaurar imagen si está disponible. Esta opción aparece únicamente si ALLO aún conserva el estado original de la imagen para ese objeto. Para conocer detalles específicos sobre las imágenes, consulte Trabajar con objetos de imagen en un canvas.

Subir o actualizar miniaturas

Utilice Subir una miniatura cuando la vista previa de un archivo o subcanvas sea poco clara, esté desactualizada o no represente el contenido de forma adecuada. Las miniaturas ayudan a que los colaboradores reconozcan el objeto antes de abrirlo.

En el caso de los subcanvases, una miniatura útil puede marcar la diferencia entre un tablero de navegación claro y una fila de recuadros misteriosos. Acompañe la miniatura de un nombre claro.

Trabajar con hojas de cálculo

Utilice la herramienta Hoja de cálculo en la barra de herramientas cuando el canvas requiera una tabla sencilla directamente en el espacio de trabajo visual. Las hojas de cálculo son de utilidad para matrices, resúmenes de votaciones, registros de seguimiento sencillos, tablas comparativas, cronogramas de reuniones o notas estructuradas que deban permanecer cerca de diagramas y comentarios.

Las acciones de hoja de cálculo pueden incluir la edición de celdas, el formato del texto y los fondos de las celdas, la adición de enlaces, la inclusión de listas de verificación en el contenido de las celdas, el uso de menciones donde la edición de celdas lo admita, la fusión de celdas, el vaciado de celdas, la inserción o eliminación de filas y columnas, el cambio de tamaño de la tabla, la inserción de comentarios en el objeto, su desplazamiento, su agrupación mediante etiquetas, su duplicación o su eliminación. Los objetos de hoja de cálculo también admiten fórmulas y funciones sencillas para realizar cálculos básicos dentro del canvas.

Cuando está editando dentro de una hoja de cálculo, los clics y las pulsaciones de teclas pueden afectar a las celdas en lugar de mover todo el objeto. Salga de la edición de celdas o seleccione el límite del objeto cuando desee realizar acciones a nivel de objeto. Para conocer más detalles, consulte Utilizar objetos de hoja de cálculo en un canvas.

No utilice una hoja de cálculo del canvas como sustituto de un libro de datos complejo. Este recurso está diseñado para proporcionar una estructura colaborativa sencilla dentro del canvas. Si necesita varias pestañas, conexiones a fuentes de datos externas, informes formales, rangos protegidos o análisis de gran volumen, mantenga la hoja de cálculo de origen en su herramienta habitual y coloque la vista exportada o el archivo relevante en el canvas.

Atajos de teclado útiles

Flujo de trabajo para la revisión de archivos

Para revisar un PDF, suba el archivo, colóquelo cerca de un título o de las instrucciones, solicite a los revisores que utilicen comentarios vinculados al archivo o a notas cercanas y, a continuación, resuelva los hilos de conversación a medida que se vayan tomando decisiones. Si necesita que el documento sea el punto de partida del canvas, utilice la importación de PDF y Office.

Si la revisión final debe exportarse fuera de ALLO, exporte la página o imprímala tras confirmar que la vista previa del PDF se ha cargado correctamente.

Para revisar una imagen, colóquela en el canvas, recórtela si es necesario, añada flechas o etiquetas de texto para las llamadas y, a continuación, utilice los comentarios para dejar constancia de las decisiones. Si llega una nueva versión, utilice Reemplazar imagen en lugar de reconstruir toda el área de revisión.

Para revisar una hoja de cálculo, mantenga la tabla cerca del material que resume, utilice fórmulas únicamente para cálculos sencillos que los colaboradores puedan comprender en contexto y recurra a los comentarios cuando un valor requiera revisión o aprobación.

Para un tablero de taller, suba el material de origen antes de que se unan los participantes. Esperar a que se procesen archivos de gran tamaño durante una sesión en vivo es una forma rápida de perder la atención de la sala.

Qué puede salir mal

Si la subida falla, verifique el tamaño del archivo, el tipo del archivo, la conexión de red y si aún dispone de permisos de edición. Pruebe a subir un solo archivo primero antes de intentar subir un lote grande de nuevo.

Si la previsualización falla, espere a que finalice el procesamiento, actualice el canvas o intente descargar el archivo si está permitido. En el caso de los PDFs, los archivos muy grandes o complejos pueden tardar más en procesarse.

Si no aparece la opción Eliminar fondo, verifique si la imagen aún se está procesando, si el objeto admite ese estado de imagen, si la función del espacio de trabajo está activa y si dispone de permisos de edición.

Si una exportación o impresión no incluye una imagen, espere a que terminen de procesarse las subidas y las miniaturas antes de exportar. Exportar mientras el contenido multimedia se está procesando puede generar un archivo incompleto. Si sigue fallando, consulte Solucionar un fallo en la exportación del canvas.

Si parece que falta un archivo tras compartir el canvas, es posible que el colaborador tenga acceso de visualización pero no permisos para descargarlo, o bien que el archivo esté oculto debido a restricciones del espacio de trabajo. Comparta el canvas con el rol adecuado y confirme si las descargas están bloqueadas intencionadamente.

Si una hoja de cálculo no se mueve, es posible que esté editando sus celdas. Salga de la edición de celdas, seleccione el borde de la hoja de cálculo y, a continuación, mueva o cambie el tamaño del objeto.