Mit Bildern, Dateien und Tabellendokumenten arbeiten

Bilder, PDFs, hochgeladene Dateien und Tabellenkalkulationen verwandeln ein Canvas in einen interaktiven Review-Bereich, statt lose Anhänge aneinanderzureihen. Platzieren Sie die Datei dort, wo die Diskussion hingehört, kommentieren Sie diese, ordnen Sie erklärende Notizen darum herum an und nutzen Sie die Vorschau oder den Download nur dann, wenn die Datei das Canvas verlassen soll.

Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die gemeinsamen Aktionen für Medien-, Datei- und Tabellenobjekte. Nutzen Sie die spezialisierten Leitfäden, wenn Sie detaillierte Verhaltensweisen benötigen:

• Bildobjekte, Dateiobjekte und Tabellenobjekte beschreiben die einzelnen Objekttypen.
• Das Element-Menü behandelt die Steuerelemente für ausgewählte Objekte.
• Die Inline-Toolbar behandelt die schnellen Aktionen für ausgewählte Objekte.
• Exportieren beschreibt den PDF-Export des gesamten Canvas, den Druck und das Herunterladen aller Bilder.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Dateien und Medien hinzufügen

Verwenden Sie Dateien hochladen aus der Werkzeugleiste, um Bilder, PDFs und andere unterstützte Dateitypen hinzuzufügen. Sie können auch unterstützte Bilder oder kopierte Canvas-Objekte mit Cmd/Ctrl+V einfügen, Dateien per Drag-and-Drop auf das Canvas ziehen oder dateibasierte Inhalte über die entsprechenden Erstellungsoptionen einfügen. Nach dem Hochladen zeigt ALLO einen Verarbeitungsstatus an, während Vorschaubilder, Ansichten oder abgeleitete Bilder vorbereitet werden.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine neu hochgeladene Datei beschädigt ist, nur weil nicht alle Aktionen sofort bereitstehen. Während die Verarbeitung läuft, können Sie den Platzhalter bereits auswählen, verschieben, in der Größe anpassen, kommentieren, ausrichten oder löschen. Funktionen wie Vorschau, Download, Ersetzen, Bearbeiten, Hintergrund entfernen oder Vorschaubild-Aktionen sind in dieser Zeit deaktiviert.

Dateivorschau anzeigen

Nutzen Sie die Vorschau, wenn Sie ein PDF, ein Bild oder eine unterstützte hochgeladene Datei betrachten möchten, ohne sie herunterzuladen. Die Vorschau ist die sicherere Standardoption bei Reviews, da alle Beteiligten auf dem Canvas bleiben und der Kontext um die Kommentare herum erhalten bleibt. Der Tastaturkurzbefehl lautet Leertaste, wenn ein vorschaufähiges Objekt ausgewählt ist.

Die Vorschau ist besonders nützlich für PDFs und Dokumente, die besprochen werden sollen. Platzieren Sie die Vorschau nah am restlichen Canvas-Kontext und fügen Sie Kommentare, Notizen oder Rückfragen im Chat hinzu, ohne dass alle Beteiligten zuerst eine separate Kopie herunterladen müssen.

Falls die Vorschau fehlt, wird das Dateiformat möglicherweise nicht unterstützt, die Verarbeitung ist noch nicht abgeschlossen oder der Vorschauvorgang ist fehlgeschlagen. Versuchen Sie, das Element-Menü nach Abschluss des Uploads erneut zu öffnen. Wenn weiterhin keine Vorschau möglich ist, dient der Download als Ausweichlösung, sofern Downloads erlaubt sind.

Dateien und Bilder herunterladen

Nutzen Sie Herunterladen bei einem Element, wenn Sie eine lokale Kopie dieser spezifischen Datei oder dieses Bildes benötigen. Der Kurzbefehl lautet Shift+D, wenn das ausgewählte Objekt heruntergeladen werden kann und Ihre Berechtigungen dies zulassen. Verwenden Sie Alle Bilder herunterladen aus dem Kopfzeilenmenü, wenn Sie alle Bild-Assets des Canvas gleichzeitig benötigen und der Workspace diese Aktion gestattet.

Wenn die Option zum Herunterladen fehlt, die Vorschau jedoch funktioniert, liegt dies wahrscheinlich an einer Download-Einschränkung und nicht an einer fehlerhaften Datei. Freigegebene Canvases können das Betrachten erlauben, während das Herunterladen blockiert ist. Bitten Sie den Canvas-Eigentümer, die Freigabeeinstellungen anzupassen oder Ihnen die Datei separat zuzusenden, falls Sie eine lokale Kopie benötigen.

Bilder ersetzen, zuschneiden, Hintergründe entfernen und wiederherstellen

Nutzen Sie Bild ersetzen, wenn sich das Bild geändert hat, das Layout des Canvas jedoch erhalten bleiben soll. Dies bewahrt die Position des Objekts und den umgebenden Kontext weitaus besser, als das Bild zu löschen und neu hochzuladen.

Das Entfernen des Hintergrunds kann nicht verfügbar sein, solange ein Upload oder ein generiertes Bild noch verarbeitet wird, wenn das Bildformat nicht unterstützt wird, wenn Bearbeitungsrechte fehlen oder wenn die Bildverarbeitungsfunktion im Workspace deaktiviert ist.

Wenn das Ergebnis nicht passt oder nicht mehr benötigt wird, nutzen Sie die Option Bild wiederherstellen, sobald diese angezeigt wird. Diese Option erscheint nur, wenn ALLO noch über den ursprünglichen Bildzustand des Objekts verfügt. Bildspezifische Details finden Sie unter Mit Bildobjekten auf einem Canvas arbeiten.

Vorschaubilder hochladen oder aktualisieren

Nutzen Sie Vorschaubild hochladen, wenn die automatische Vorschau einer Datei oder eines Unter-Canvas unklar, veraltet oder nicht repräsentativ ist. Vorschaubilder helfen allen Beteiligten, das Objekt zu erkennen, bevor sie es öffnen.

Bei Unter-Canvases kann ein passendes Vorschaubild den Unterschied zwischen einem übersichtlichen Navigationsboard und einer Reihe von unklaren Kacheln ausmachen. Kombinieren Sie das Vorschaubild stets mit einem eindeutigen Namen.

Mit Tabellenkalkulationen arbeiten

Nutzen Sie die Option Tabelle aus der Werkzeugleiste, um eine kompakte Tabelle direkt im visuellen Arbeitsbereich hinzuzufügen. Tabellenkalkulationen sind nützlich für Matrizen, Abstimmungszusammenfassungen, einfache Tracker, Vergleichstabellen, Ablaufpläne oder strukturierte Notizen, die nah an Diagrammen und Kommentaren platziert werden sollen.

Zu den Tabellenaktionen gehören das Bearbeiten von Zellen, das Formatieren von Text und Zellenhintergründen, das Hinzufügen von Links, das Einfügen von Checklisten-Inhalten, das Nutzen von Erwähnungen, das Verbinden und Leeren von Zellen, das Einfügen oder Entfernen von Zeilen und Spalten, das Anpassen der Tabellengröße, das Kommentieren, Verschieben, Gruppieren, Duplizieren oder Löschen des Objekts. Tabellenobjekte unterstützen zudem einfache Formeln und Funktionen für grundlegende Berechnungen direkt auf dem Canvas.

Wenn Sie innerhalb einer Tabelle arbeiten, wirken sich Klicks und Tastatureingaben auf die Zellen aus, statt das gesamte Objekt zu bewegen. Beenden Sie die Zellenbearbeitung oder wählen Sie den äußeren Rand des Objekts aus, wenn Sie Aktionen auf Objektebene durchführen möchten. Details finden Sie unter Tabellenobjekte auf einem Canvas verwenden.

Nutzen Sie die Tabelle auf dem Canvas nicht als Ersatz für umfangreiche Datendokumente. Sie ist ideal für schlanke, kollaborative Strukturen. Für komplexe Tabellendokumente mit mehreren Blättern, externen Datenverbindungen, formellen Berichten oder großen Analysen belassen Sie die Quelldatei an ihrem ursprünglichen Ort und platzieren Sie lediglich eine exportierte Ansicht oder Datei auf dem Canvas.

Nützliche Tastaturkurzbefehle

Arbeitsablauf für die Dateiüberprüfung

Laden Sie für ein PDF-Review die Datei hoch, platzieren Sie sie in der Nähe von Überschriften oder Anweisungen und bitten Sie Reviewer, am Objekt verankerte Kommentare oder Notizen zu hinterlassen. Lösen Sie die Threads auf, sobald Entscheidungen getroffen wurden. Wenn das Dokument der Ausgangspunkt für das gesamte Canvas sein soll, nutzen Sie den PDF- und Office-Import.

Wenn das fertige Review ALLO verlassen muss, exportieren Sie die Seite oder drucken Sie sie aus, nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die PDF-Vorschau vollständig geladen ist.

Platzieren Sie für ein Bild-Review das Bild, schneiden Sie es bei Bedarf zu, fügen Sie Pfeile oder Textbeschriftungen hinzu und nutzen Sie Kommentare für Entscheidungen. Wenn eine neue Version vorliegt, verwenden Sie Bild ersetzen, statt den gesamten Review-Bereich neu aufzubauen.

Platzieren Sie bei einem Tabellen-Review die Tabelle nah an den Materialien, die sie zusammenfasst. Nutzen Sie Formeln nur für einfache Berechnungen, die alle Beteiligten im Kontext nachvollziehen können, und verwenden Sie Kommentare, wenn ein Wert überprüft oder freigegeben werden muss.

Laden Sie bei einem Workshop-Board alle Ausgangsmaterialien hoch, bevor die Teilnehmenden beitreten. Das Warten auf die Verarbeitung großer Dateien während einer Live-Sitzung führt schnell dazu, dass Sie die Aufmerksamkeit des Raums verlieren.

Was schiefgehen kann

Wenn der Upload fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße, das Dateiformat, die Netzwerkverbindung und ob Sie weiterhin über Bearbeitungsrechte verfügen. Versuchen Sie zunächst, eine einzelne Datei hochzuladen, statt eine große Menge gleichzeitig zu senden.

Wenn die Vorschau fehlschlägt, warten Sie auf die Verarbeitung, laden Sie das Canvas neu oder versuchen Sie, die Datei herunterzuladen, sofern dies erlaubt ist. Bei PDFs kann die Verarbeitung sehr großer oder komplexer Dokumente etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Wenn die Option Hintergrund entfernen fehlt, prüfen Sie, ob das Bild noch geladen wird, ob das Objekt einen unterstützten Bildstatus aufweist, ob die Funktion im Workspace aktiv ist und ob Sie über Bearbeitungsrechte verfügen.

Wenn beim Exportieren oder Drucken ein Bild fehlt, warten Sie, bis alle Uploads und Vorschaubilder abgeschlossen sind, bevor Sie den Vorgang starten. Ein Export während laufender Verarbeitung kann unvollständige Dokumente erzeugen. Schlägt der Export weiterhin fehl, lesen Sie Fehlgeschlagenen Canvas-Export beheben.

Wenn eine Datei nach dem Teilen nicht angezeigt wird, hat der Partner eventuell nur Lesezugriff auf das Canvas, besitzt jedoch keine Downloadrechte, oder die Datei ist durch Workspace-Beschränkungen maskiert. Geben Sie das Canvas mit der richtigen Rolle frei und prüfen Sie, ob Downloads bewusst blockiert wurden.

Wenn sich eine Tabelle nicht verschieben lässt, bearbeiten Sie wahrscheinlich gerade eine Zelle. Beenden Sie die Zellenbearbeitung, wählen Sie den Rand der Tabelle aus und verschieben oder skalieren Sie das Objekt erneut.