Travailler avec des images, des fichiers et des feuilles de calcul

Les images, fichiers PDF, documents chargés et feuilles de calcul transforment un canvas en un véritable espace de révision, évitant l'accumulation de pièces jointes dispersées. Positionnez le fichier à l'emplacement précis des discussions, commentez-le, organisez des notes complémentaires tout autour, et n'utilisez l'aperçu ou le téléchargement que lorsque le fichier doit être extrait du canvas.

Cet article présente le guide des actions communes applicables aux médias, fichiers et feuilles de calcul. Reportez-vous aux guides spécifiques pour obtenir des informations détaillées :

• Objets d'image, objets de fichier et objets de feuille de calcul décrivent chaque type d'élément de canvas.
• Le Menu d'élément présente l'ensemble des commandes pour l'élément sélectionné.
• La Barre d'outils contextuelle décrit les actions rapides applicables à la sélection.
• L'Exportation (Menu d'exportation et d'en-tête) détaille l'exportation au format PDF, l'impression globale du canvas et le téléchargement complet des images.

Disponibilité et autorisations

Ajouter des fichiers et des médias

Sélectionnez Charger des fichiers depuis la barre d'outils pour ajouter des images, des fichiers PDF et d'autres types de fichiers compatibles. Vous pouvez également coller des images compatibles ou des éléments de canvas copiés avec le raccourci Cmd/Ctrl+V, faire glisser des fichiers sur le canvas ou ajouter des éléments de fichier ou d'image via les flux de création. Après le chargement, ALLO affiche un état de traitement pendant la préparation des vignettes, des aperçus ou des images dérivées.

Si un fichier nouvellement chargé n'affiche pas toutes ses options immédiatement, cela ne signifie pas qu'il est défectueux. Tant que le traitement est en cours, ALLO vous permet de sélectionner, déplacer, redimensionner, commenter, aligner ou supprimer l'espace réservé, tout en désactivant temporairement l'aperçu, le téléchargement, le remplacement, l'édition, la suppression d'arrière-plan ou la gestion des vignettes.

Afficher l'aperçu des fichiers

Utilisez l'Aperçu (Aperçu des éléments) lorsque vous devez examiner un PDF, une image ou un fichier compatible chargé sans avoir à le télécharger. L'aperçu est la méthode recommandée lors des révisions car elle permet à tous les participants de rester au sein du canvas et préserve le contexte visuel de l'élément de canvas autour des commentaires. Le raccourci clavier associé est la barre d'Espace lorsqu'un élément compatible est sélectionné.

L'aperçu est particulièrement utile pour les documents PDF et autres fichiers nécessitant des échanges d'équipe. Placez l'aperçu à côté du contexte de travail sur le canvas, puis ajoutez des commentaires, des notes ou utilisez le chat d'objet pour échanger, sans forcer les participants à télécharger une copie locale au préalable.

Si l'option d'aperçu n'est pas disponible, il se peut que le type de fichier ne soit pas compatible, que le traitement ne soit pas terminé ou qu'une erreur soit survenue. Réessayez d'ouvrir le menu de l'élément une fois le chargement terminé. Si l'aperçu reste indisponible, le téléchargement direct du fichier peut servir de solution alternative si cette action est autorisée.

Télécharger des fichiers et des images

Sélectionnez l'option de Téléchargement sur un élément lorsque vous avez besoin d'une copie locale de ce fichier ou de cette image spécifique. Le raccourci clavier associé est Maj+D lorsque l'élément sélectionné est téléchargeable et que vos droits d'accès le permettent. Utilisez l'option Télécharger toutes les images dans le menu d'en-tête du canvas si vous devez récupérer l'ensemble des images présentes sur le canvas et que votre espace de travail autorise cette action d'extraction.

Si le téléchargement est indisponible alors que l'aperçu fonctionne, cela provient probablement d'une restriction d'accès et non d'un fichier corrompu. Les canvases partagés peuvent en effet autoriser la consultation visuelle tout en bloquant l'extraction de fichiers. Demandez au propriétaire du canvas de modifier les paramètres de partage ou de vous envoyer le fichier séparément.

Remplacer, recadrer, supprimer et restaurer l'arrière-plan des images

Sélectionnez Remplacer l'image lorsque l'image est mise à jour mais que la structure de votre mise en page sur le canvas doit rester identique. Cette action préserve l'emplacement de l'élément et le contexte visuel environnant, évitant d'avoir à supprimer l'image pour en charger une nouvelle.

L'option de suppression de l'arrière-plan peut être indisponible pendant le chargement d'un fichier ou la génération d'une image, si la source de l'image sélectionnée n'est pas compatible, si vous ne disposez pas des droits de modification ou si la fonction de traitement d'image de l'espace de travail n'est pas active.

Si le résultat obtenu n'est pas satisfaisant ou n'est plus requis, sélectionnez Restaurer l'image lorsqu'elle est proposée. Cette option n'apparaît que si ALLO conserve l'état d'origine de l'élément concerné. Pour plus de détails sur la manipulation des images, reportez-vous à Travailler avec des objets d'image sur un canvas.

Charger ou actualiser des vignettes

Utilisez l'option Charger une vignette lorsqu'un aperçu de fichier ou de sous-canvas est flou, obsolète ou non représentatif du contenu réel. Les vignettes aident les collaborateurs à identifier rapidement l'élément avant de l'ouvrir.

Pour les sous-canvases, une vignette claire fait toute la différence entre un tableau de navigation lisible et une série de tuiles anonymes. Associez toujours votre vignette à un titre explicite.

Travailler avec des feuilles de calcul

Sélectionnez l'outil Feuille de calcul dans la barre d'outils lorsque vous avez besoin d'ajouter un tableau léger directement dans votre espace de travail visuel. Les feuilles de calcul sont idéales pour concevoir des matrices, des récapitulatifs de votes, des suivis simples, des tableaux comparatifs, des plannings d'ordre du jour ou des notes structurées devant rester à proximité de diagrammes et de commentaires.

Les actions de feuille de calcul incluent la modification de cellules, la mise en forme du texte et de l'arrière-plan des cellules, l'ajout de liens, l'insertion de listes de contrôle dans les cellules, l'utilisation de mentions si la saisie de cellule le permet, la fusion ou le vidage de cellules, l'insertion ou la suppression de lignes et de colonnes, le redimensionnement du tableau, l'ajout de commentaires sur l'élément, son déplacement, son regroupement avec des étiquettes, sa duplication ou sa suppression. Les feuilles de calcul prennent également en charge des formules et fonctions légères pour effectuer des calculs simples directement au sein de votre canvas.

Lorsque vous travaillez au sein d'une feuille de calcul, vos clics et touches du clavier modifient les cellules au lieu de déplacer l'élément complet. Quittez le mode de saisie de cellule ou sélectionnez le contour de l'élément de canvas pour appliquer des actions globales. Pour plus de détails, reportez-vous à Travailler avec des feuilles de calcul sur un canvas.

N'utilisez pas la feuille de calcul intégrée comme substitut à un classeur de données lourd. Cet outil est optimisé pour structurer la collaboration au sein du canvas. Si vous avez besoin de plusieurs onglets, de connexions à des données externes, de rapports formels, de plages protégées ou d'analyses de données volumineuses, conservez votre feuille de calcul d'origine dans son application externe et placez uniquement un fichier ou une vue exportée sur votre canvas.

Raccourcis utiles

Flux de travail pour la révision de fichiers

Pour la révision d'un PDF, chargez le document, placez-le à proximité d'un titre ou d'instructions de travail, puis invitez les relecteurs à ajouter des commentaires ancrés directement sur le fichier ou sur des notes adjacentes. Résolvez les fils de discussion au fur et à mesure que les décisions sont prises. Si vous souhaitez que le document serve de base de travail à l'ensemble de votre canvas, utilisez l'outil d'Importation de PDF et de fichiers Office. Si le résultat de la révision doit être extrait de ALLO, exportez la page ou lancez l'impression après vous être assuré que l'aperçu du PDF est entièrement chargé.

Pour la révision d'une image, positionnez l'élément de canvas, recadrez-le si nécessaire, ajoutez des flèches ou des étiquettes de texte pour indiquer les zones à examiner, puis utilisez les commentaires pour consigner les décisions. En cas de mise à jour de l'image, utilisez l'option Remplacer l'image au lieu de reconstruire toute votre zone de travail.

Pour la révision d'une feuille de calcul, maintenez le tableau à proximité des éléments qu'il synthétise, limitez-vous à des formules simples que vos collaborateurs peuvent facilement comprendre dans le contexte actuel, et utilisez les commentaires lorsqu'une valeur de cellule nécessite un examen d'équipe ou une approbation.

Pour la préparation d'un tableau d'atelier, chargez l'ensemble de vos fichiers d'équipe sources avant l'arrivée des participants. Devoir attendre le traitement de fichiers volumineux en pleine session en direct risque de ralentir la dynamique de votre réunion.

Résolution des problèmes

Si le chargement échoue, vérifiez la taille du fichier, son format, votre connexion réseau et assurez-vous de disposer des droits de modification sur le canvas. Essayez de charger un seul fichier pour tester, plutôt que de relancer l'envoi d'un lot complet.

Si l'aperçu ne s'affiche pas, attendez la fin du traitement, actualisez le canvas ou tentez de télécharger le fichier si vous y êtes autorisé. Pour les fichiers PDF, les documents particulièrement volumineux ou complexes peuvent nécessiter un temps de traitement plus long.

Si l'option Supprimer l'arrière-plan n'apparaît pas, assurez-vous que le chargement de l'image est terminé, qu'elle est dans un format compatible, que la fonction de traitement d'image de l'espace de travail est active et que vous disposez d'un accès en modification.

Si une image n'apparaît pas dans l'exportation ou l'impression, attendez la fin du chargement des fichiers et des vignettes avant de lancer l'opération. L'exportation de documents contenant des fichiers en cours de traitement peut générer un fichier incomplet. Si le problème persiste, consultez la rubrique Résoudre un échec d'exportation de canvas.

Si un fichier semble absent après avoir partagé le canvas, il se peut que votre collaborateur dispose uniquement d'un accès en lecture seule sans droit de téléchargement, ou que le fichier soit masqué en raison de restrictions de l'espace de travail. Partagez le canvas en lui attribuant le bon rôle et assurez-vous que les téléchargements ne sont pas bloqués volontairement.

Si vous ne parvenez pas à déplacer une feuille de calcul, vous êtes probablement en mode d'édition de cellule. Quittez ce mode de saisie en cliquant à l'extérieur, sélectionnez le contour de la feuille de calcul, puis déplacez ou redimensionnez le tableau.