Importer des fichiers PDF et Office

Utilisez l'import PDF/Office lorsqu'un document source doit devenir un espace de revue. Au lieu d'envoyer un fichier puis de recueillir les retours ailleurs, ALLO crée un canvas à partir du document. L'équipe peut alors ajouter autour du contenu des notes, commentaires, flèches, décisions et actions de suivi.

Ce parcours convient aux documents, présentations, feuilles de calcul, supports, plans et briefs qui doivent être discutés. Il ne remplace pas la modification du fichier d'origine dans son application source.

Si le document se trouve déjà sur un canvas sous forme d'objet fichier, utilisez plutôt Convertir un document importé en canvas. Ce parcours crée un sous-canvas lié au fichier sélectionné sans demander un nouvel envoi.

En bref

Ouvrez Nouveau canvas, choisissez Importer PDF/Office, puis sélectionnez ou déposez un fichier compatible. ALLO affiche la progression de l'envoi, crée un canvas par pages, convertit chaque page ou diapositive en contenu de canvas, puis ouvre le résultat. Les fichiers Word, PowerPoint, Excel et HWP sont d'abord convertis en PDF.

Disponibilité et droits d'accès

Ce que produit l'import PDF/Office

L'import transforme chaque page ou diapositive en contenu de canvas. Les personnes chargées de la revue peuvent ainsi annoter la mise en page d'origine au lieu d'éparpiller leurs retours dans des e-mails. Chacun peut désigner exactement le passage dont il parle.

ALLO convertit d'abord les fichiers Word, PowerPoint, Excel et HWP en PDF, puis construit le canvas à partir de ce PDF. Considérez le résultat comme un instantané destiné à la revue, pas comme un document Office actif.

Après l'import, utilisez les outils habituels du canvas : commentaires, texte, post-its, flèches, formes, pages, partage et export lorsqu'il est disponible. Pour modifier des formules, des notes de présentation, le suivi des modifications ou la mise en page du fichier source, revenez à son application d'origine, puis importez la nouvelle version lorsqu'elle est prête.

Types de documents compatibles

Le parcours d'envoi prend en charge les PDF ainsi que les principales familles de documents Office et HWP, notamment :

Le sélecteur de fichiers reste la référence la plus fiable pour connaître les formats actuellement acceptés. Si un fichier ne peut pas être sélectionné ou s'il est refusé après un glisser-déposer, exportez-le en PDF et recommencez.

Lancer un import

Ouvrez Nouveau canvas et choisissez Importer PDF/Office dans la barre latérale gauche. Sélectionnez un fichier compatible sur votre appareil ou déposez-le dans la zone d'envoi.

Pendant l'envoi, ALLO affiche le pourcentage exact, puis un état distinct pendant le démarrage de la création du canvas. La fermeture, le clic sur l'arrière-plan et le changement d'option dans la barre latérale restent indisponibles afin que l'opération ne soit pas interrompue à mi-parcours. Gardez Nouveau canvas ouvert jusqu'à ce qu'ALLO affiche le canvas obtenu.

Après l'envoi, ALLO crée un canvas par pages, lance la conversion du document et ouvre le nouveau canvas. Le contenu de certaines pages peut continuer à s'afficher après l'ouverture. Attendez donc la fin de la conversion et des aperçus avant de demander une revue.

Si vous avez lancé l'import depuis un projet, vérifiez que le nouveau canvas apparaît au bon endroit. Si vous avez utilisé un parcours de création autonome, renommez-le pour que chacun puisse retrouver le document plus tard.

Convertir un document déjà importé

L'import et la conversion répondent à deux situations différentes. L'import PDF/Office part d'un sélecteur de fichiers ou d'un parcours de création. Convertir en canvas part d'un objet document déjà présent sur un canvas.

Sélectionnez un seul objet fichier PDF ou Office, ouvrez le menu de l'élément, puis choisissez Convertir en canvas. ALLO crée un sous-canvas lié à côté du document source et conserve le fichier d'origine sur le canvas parent. Utilisez cette option lorsqu'une revue a commencé autour du fichier et qu'il faut maintenant un espace plus approfondi pour les commentaires, les notes, les décisions et le suivi.

L'action apparaît uniquement pour un document importé compatible sélectionné seul, et seulement si vous avez le droit de créer le sous-canvas. Elle n'est pas disponible pour les invités, les accès en lecture seule ou limités aux commentaires, les sélections multiples, les formats non compatibles, les intégrations qui ne contiennent qu'un lien ou les fichiers encore en cours de traitement.

Préparer le fichier source

Nettoyez le document avant de l'importer. Retirez les notes privées, les diapositives écartées, les anciens commentaires, les données personnelles, les pages réservées à un usage interne et les pièces jointes sans rapport. L'import intègre le fichier à un canvas partagé. Tout ce qui se trouve dans la source peut donc devenir visible pour les personnes qui accèdent au résultat.

Préparez un export lisible. Pour une présentation, vérifiez la taille des diapositives et retirez les pages de secours inutiles. Pour un classeur, décidez si les personnes chargées de la revue ont besoin de tout le fichier ou seulement d'un export PDF des feuilles concernées. Pour un document, utilisez des titres et des sauts de page qui facilitent la lecture.

Si le fichier est protégé par mot de passe, verrouillé, endommagé, particulièrement volumineux ou produit par un outil dont l'export est inhabituel, créez une version PDF propre et importez celle-ci.

Relire le canvas importé

Après la conversion, inspectez le résultat avant de le partager largement. Vérifiez :

1. L'ordre des pages et la présence de toutes les pages ou diapositives attendues.
2. La lisibilité du texte, des images, des tableaux et des graphiques.
3. Les contenus du fichier source qui doivent être retirés avant d'inviter d'autres personnes.
4. La cohérence entre le nom du canvas, le fichier importé et l'objectif de la revue.
5. Le bon emplacement des commentaires, sur une page, sur un objet ou près d'un repère visuel.
6. La nécessité d'exporter ou d'imprimer le résultat après la revue.

La présence du canvas ne signifie pas que l'import est terminé. Attendez la fin de la conversion et l'affichage des aperçus avant de demander des commentaires. Pour consulter précisément un fichier une fois son contenu placé sur le canvas, consultez Prévisualiser les objets du canvas.

Structurer la revue

Un document importé devient vraiment utile lorsque le canvas lui apporte du contexte. Ajoutez une courte consigne, un espace pour les décisions, des notes destinées aux responsables ou une section de statut. Utilisez des flèches et des formes pour désigner les zones importantes. Réservez les commentaires aux questions et décisions précises.

Pour la revue d'un contrat ou d'une règle interne, ajoutez une page ou une section qui rassemble les questions ouvertes, les modifications approuvées et la décision finale. Pour une présentation, placez des consignes de retour près des diapositives concernées. Pour un classeur, indiquez la feuille ou le graphique à examiner au lieu de demander à chacun de parcourir l'ensemble.

Si le document converti ne représente qu'une partie du travail, ajoutez autour de lui les fichiers, liens, captures d'écran ou sous-canvas utiles. Consultez Travailler avec des images, des fichiers et des tableaux pour les actions de prévisualisation et de téléchargement disponibles une fois le contenu placé sur le canvas.

Collaborer et gérer les accès

Le canvas importé suit les règles habituelles de partage d'un canvas. L'envoi du fichier n'accorde pas automatiquement l'accès à toutes les personnes qui doivent le relire. Partagez le canvas obtenu ou le projet auquel il appartient.

Choisissez l'accès selon le travail attendu :

Soyez attentif aux documents sensibles. Importez uniquement les fichiers que vous avez le droit de stocker et de partager dans l'espace de travail. N'intégrez pas de mots de passe, d'identifiants privés, de données personnelles inutiles ou de contenu réservé à un usage interne sous prétexte qu'il est plus simple d'importer le fichier entier.

Exporter et poursuivre le travail

Si le résultat doit sortir d'ALLO une fois les commentaires traités, utilisez l'export ou l'impression du canvas par pages depuis le menu d'en-tête, lorsqu'ils sont disponibles. Les possibilités dépendent du type de canvas obtenu et de sa structure. Consultez Utiliser le menu d'en-tête du canvas.

Si la revue conduit à une nouvelle version du fichier source, mettez l'original à jour en dehors d'ALLO, puis importez la nouvelle version ou placez-la à côté de l'ancienne avec des libellés sans ambiguïté. Ne laissez pas deux versions importées côte à côte sans indiquer visiblement laquelle est la version actuelle.

Si la structure de revue devient récurrente, envisagez d'en faire un modèle après avoir retiré tout contenu privé. Consultez Utiliser les modèles de canvas.

Exemples

Pour une présentation de design, importez le diaporama, ajoutez une première page qui précise les objectifs de la revue, placez les commentaires sur les diapositives concernées et terminez par un espace de décision pour les modifications approuvées.

La revue d'un contrat ou d'une règle suit la même logique : importez le PDF, ajoutez des libellés sur les sections qui nécessitent l'avis des équipes juridiques, financières ou opérationnelles, puis utilisez les commentaires pour les questions précises. Conservez le fichier source hors du canvas comme document juridique modifiable.

Pour un plan construit dans un tableur, un export PDF des feuilles utiles offre aux personnes chargées de la revue une vue stable. Ajoutez des post-its pour les risques et les décisions plutôt que de demander à chacun de modifier le classeur source.

Problèmes d'import

Le fichier est refusé immédiatement. Vérifiez son type et son extension. Exportez-le en PDF et recommencez.

L'envoi commence, mais ne se termine pas. Vérifiez la connexion réseau, la taille du fichier et le maintien de votre droit à créer ou modifier le canvas cible.

La conversion échoue. Préparez un export plus propre. Retirez les mots de passe, divisez les documents très volumineux, aplatissez les contenus inhabituels ou exportez les fichiers Office en PDF avant de les importer.

Le résultat converti est difficile à lire. Vérifiez la qualité de l'export source. Un scan en basse résolution, une zone d'impression minuscule dans un tableur ou une présentation dont le contenu déborde ne deviendra pas plus lisible une fois placé sur un canvas.

Les autres personnes ne peuvent pas ouvrir le canvas importé. Vérifiez le partage. L'import peut avoir réussi, mais le canvas obtenu doit encore disposer des bons accès.

Vous avez importé le mauvais document. Créez un nouveau canvas avec le bon fichier ou supprimez le contenu importé si vous en avez le droit. Utilisez Annuler et rétablir pour corriger des erreurs récentes sur des objets, mais cette commande ne permet pas de revenir sur l'intégralité de l'envoi et de la conversion.