Importer des fichiers PDF et Office

Utilisez l'import PDF/Office lorsque le document source doit devenir un espace de revue sur canvas. Au lieu d'envoyer un fichier puis de récupérer les retours ailleurs, ALLO crée un canvas à partir du document chargé afin que l'équipe puisse ajouter des notes, commentaires, flèches, décisions et tâches de suivi autour du contenu.

Ce flux convient aux documents, présentations, feuilles de calcul, supports, plans, briefs et fichiers qui doivent être discutés. Il ne remplace pas la modification du fichier original dans son application source.

Si le document se trouve déjà sur un canvas existant comme objet fichier importé, utilisez plutôt Convertir un document importé en canvas. Ce parcours crée un sous-canvas connecté à partir du fichier sélectionné sans le charger une nouvelle fois.

Disponibilité et autorisations

Ce que crée l'import PDF/Office

L'import PDF/Office crée un canvas à partir d'un document. Le canvas obtenu est conçu pour la revue, l'annotation, la discussion et la transmission. Il vous donne un espace partagé autour du document source.

La conversion part du document. Les fichiers Office sont acceptés parce que ALLO peut convertir les fichiers Office compatibles par le même parcours de création de canvas adossé au PDF avant de construire la vue du canvas. Le résultat doit donc être traité comme un artefact de revue converti, pas comme un éditeur Word, PowerPoint ou Excel en direct.

Après l'import, utilisez les outils de canvas habituels : commentaires, texte, notes adhésives, flèches, formes, pages, partage et exportation lorsque disponibles. Si vous devez modifier des formules, notes de présentation, modifications suivies ou détails de mise en page du fichier source, faites-le dans l'application source, puis importez la version mise à jour lorsqu'elle est prête.

Types de documents pris en charge

Le flux de chargement prend en charge les PDF ainsi que les familles de documents Office et HWP courantes. Cela inclut des fichiers comme :

Le sélecteur de fichiers est la source la plus fiable pour l'acceptation actuelle. Si un fichier ne peut pas être sélectionné ou est rejeté après un glisser-déposer, exportez-le en PDF et réessayez.

Démarrer un import

Ouvrez le flux de création de canvas et choisissez Importer PDF/Office ou la carte équivalente de création PDF/Office. Vous pouvez sélectionner un fichier depuis votre appareil ou glisser un fichier compatible dans la zone de chargement.

Pendant le chargement, ALLO affiche la progression. Gardez la surface de chargement ouverte jusqu'à l'acceptation du fichier. Si vous fermez le chargement avant la fin, l'import peut être annulé ou rester sans fichier à traiter.

Après le chargement, ALLO crée ou met à jour le canvas cible et démarre la conversion du document. Vous pouvez voir une progression pendant la conversion des pages. Lorsque la conversion est terminée, le canvas s'ouvre ou se met à jour avec le contenu importé.

Si vous êtes parti d'un projet ou d'une tâche, confirmez que le nouveau canvas apparaît au bon endroit. Si vous êtes parti d'un flux de création indépendant, renommez le canvas afin que les autres identifient le document plus tard.

Convertir un document déjà importé

L'import et la conversion répondent à deux points de départ différents. L'import PDF/Office commence par un sélecteur de fichier ou un flux de création. Convertir en canvas commence par un objet document déjà placé sur le canvas.

Sélectionnez un seul objet fichier PDF ou Office importé, ouvrez le menu d'élément, puis choisissez Convertir en canvas. ALLO crée un sous-canvas connecté à côté du document source et conserve l'objet fichier d'origine sur le canvas parent. Utilisez ce flux lorsqu'une revue a commencé autour du fichier et qu'il faut maintenant un espace plus profond pour les commentaires, notes, décisions et suivis.

L'action n'apparaît que pour un seul document importé compatible et seulement si vous avez l'autorisation de créer le canvas enfant. Elle n'est pas disponible pour les invités, les accès en lecture seule ou commentaire seul, les sélections multiples, les types de fichiers non pris en charge, les intégrations limitées à un lien ou les fichiers encore en traitement.

Préparer le fichier source

Avant l'import, nettoyez le document. Retirez les notes privées, diapositives ignorées, anciens commentaires, données personnelles, pages internes uniquement et pièces jointes sans lien. L'import intègre le fichier dans un flux de canvas partagé, donc tout ce qui se trouve dans la source peut devenir visible pour les personnes qui ont accès au canvas obtenu.

Utilisez une exportation lisible. Pour les présentations, vérifiez la taille des diapositives et retirez les diapositives de secours inutiles si elles n'appartiennent pas à la revue. Pour les feuilles de calcul, décidez si les personnes ont besoin de tout le classeur ou d'une exportation PDF des feuilles pertinentes. Pour les documents, utilisez des titres et sauts de page qui rendent la revue plus simple.

Si le fichier est protégé par mot de passe, verrouillé, endommagé, inhabituellement volumineux ou généré par un outil qui exporte une structure non standard, créez une version PDF propre et importez-la à la place.

Relire le canvas importé

Après la conversion, inspectez le résultat avant de le partager largement. Vérifiez :

1. L'ordre des pages et la présence de toutes les pages ou diapositives attendues.
2. La lisibilité du texte, des images, tableaux et graphiques.
3. Le contenu source à retirer avant d'inviter des collaborateurs.
4. La correspondance entre le nom du canvas, le fichier importé et l'objectif de revue.
5. Le bon emplacement des commentaires : au niveau de la page, de l'objet ou près d'appels visuels.
6. Le besoin éventuel d'exportation ou d'impression après la revue.

Ne supposez pas que l'import est terminé uniquement parce que le canvas existe. Attendez la fin de la progression de conversion et le rendu des prévisualisations avant de demander aux réviseurs de commenter. Pour la visionneuse ciblée une fois le contenu sur le canvas, consultez Prévisualiser les objets du canvas.

Ajouter une structure de revue

Les documents importés deviennent vraiment utiles lorsque le canvas ajoute du contexte autour du fichier. Ajoutez une courte consigne de revue, une zone de décision, des notes de responsable ou une section d'état. Utilisez des flèches et des formes pour pointer les régions importantes. Utilisez les commentaires pour les questions et décisions précises.

Pour une revue juridique ou de politique, ajoutez une page ou une section pour les questions ouvertes, les changements approuvés et la décision finale. Pour une revue de diapositives, ajoutez des consignes de commentaire près des slides qui demandent un retour. Pour une revue de feuille de calcul, signalez la feuille ou le graphique pertinent au lieu de demander à chaque réviseur d'inspecter tout le classeur.

Si le document converti n'est qu'une partie du travail, ajoutez autour de lui des fichiers de support, liens, captures d'écran ou sous-canvases. Consultez Gérer les images, fichiers et tableaux pour les actions de prévisualisation et de téléchargement une fois le contenu sur le canvas.

Collaboration et accès

Le canvas importé suit le partage de canvas normal. Charger un fichier ne donne pas automatiquement accès à tous les réviseurs prévus. Partagez le canvas obtenu ou le projet auquel il appartient.

Choisissez l'accès selon le travail de revue :

Soyez prudent avec les documents sensibles. Chargez uniquement des fichiers que vous êtes autorisé à stocker et partager dans l'espace de travail. N'incluez pas de mots de passe, identifiants privés, données personnelles inutiles ou contenu interne uniquement simplement parce qu'il est pratique d'importer tout le fichier.

Exportation et suivi

Si la revue importée doit sortir de ALLO une fois les commentaires résolus, utilisez l'exportation ou l'impression du canvas de page depuis le menu d'en-tête lorsque disponible. L'exportation dépend du type de canvas obtenu et de sa structure de pages. Consultez Utiliser le menu d'en-tête du canvas.

Si la revue mène à une version révisée du fichier source, mettez à jour le fichier d'origine hors de ALLO, puis importez la nouvelle version ou placez-la à côté de l'ancienne avec des libellés clairs. Ne laissez pas deux versions importées côte à côte sans libellé visible indiquant la version actuelle.

Si le contenu importé devient un format de revue répétable, envisagez de transformer la structure nettoyée du canvas en modèle après avoir retiré les informations privées. Consultez Utiliser les modèles de canvas.

Exemples

Pour une présentation de design, importez le deck, ajoutez une première page avec les objectifs de revue, laissez des commentaires sur les diapositives précises et ajoutez une zone finale de décision pour les changements approuvés.

Pour une revue de contrat ou de politique, importez le PDF, ajoutez des libellés sur les sections qui nécessitent une revue juridique, financière ou opérationnelle, puis utilisez les commentaires pour les questions exactes. Gardez le fichier source hors du canvas comme document juridique modifiable.

Pour un plan basé sur une feuille de calcul, importez une exportation PDF des feuilles pertinentes lorsque les réviseurs ont besoin d'une vue stable. Ajoutez des notes adhésives pour les risques et décisions au lieu de demander à chaque réviseur de modifier le classeur source.

Problèmes d'import

Si le fichier est rejeté immédiatement, vérifiez son type et son extension. Exportez-le en PDF et réessayez.

Si le chargement démarre mais ne se termine pas, vérifiez la connexion réseau, la taille du fichier et le maintien de votre autorisation de créer ou modifier le canvas cible.

Si la conversion échoue, essayez une exportation plus propre du fichier. Retirez les mots de passe, scindez les documents très volumineux, aplatissez le contenu inhabituel ou exportez les fichiers Office en PDF avant import.

Si le résultat converti est difficile à lire, vérifiez la qualité de l'exportation source. Un scan basse résolution, une zone d'impression minuscule dans une feuille de calcul ou un deck avec du contenu qui déborde ne deviendra pas plus clair simplement parce qu'il est sur un canvas.

Si les collaborateurs ne peuvent pas ouvrir le canvas importé, vérifiez le partage. L'import peut avoir réussi, mais le canvas obtenu a toujours besoin des bons accès.

Si le mauvais document a été importé, créez un nouveau canvas à partir du bon fichier ou supprimez le contenu importé si vous avez l'autorisation. Utilisez Annuler et rétablir pour les erreurs récentes sur des objets, mais ne comptez pas sur l'annulation pour inverser tout le chargement et la conversion.