PDF と Office ファイルをインポートする

元のドキュメントをキャンバス上のレビュー空間にしたい場合は、PDF/Office インポートを使います。ファイルを送って別の場所でフィードバックを集める代わりに、ALLO はアップロードされたドキュメントからキャンバスを作成し、その周囲にノート、コメント、矢印、意思決定、フォローアップ作業を追加できるようにします。

このワークフローは、ドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシート、配布資料、計画書、ブリーフ、議論が必要なファイルのレビューに最適です。元のファイルを作成元アプリで編集する作業の代わりではありません。

ドキュメントがすでに既存のキャンバス上にアップロード済みファイルオブジェクトとして置かれている場合は、代わりにアップロード済みドキュメントをキャンバスに変換するを使います。この経路では、再アップロードせずに、選択したファイルから接続されたサブキャンバスを作成します。

利用条件と権限

PDF/Office インポートで作成されるもの

PDF/Office インポートは、ドキュメントからキャンバスを作成します。作成されたキャンバスは、レビュー、注釈、議論、引き継ぎのためのものです。元資料を中心にした共有ワークスペースを提供します。

変換パイプラインはドキュメント優先です。Office ファイルが受け付けられるのは、ALLO が対応している Office 系ファイルを、キャンバスビューを構築する前に同じ PDF ベースのキャンバス作成経路で変換できるためです。つまり、結果はライブの Word、PowerPoint、Excel ドキュメントエディターではなく、変換されたレビュー用成果物として扱うべきです。

インポート後は、コメント、テキスト、付箋、矢印、図形、ページ、共有、利用可能な場合は書き出しなど、通常のキャンバスツールを使います。数式、発表者ノート、変更履歴、元ドキュメントのレイアウト詳細を編集する必要がある場合は、元のファイルを作成元アプリで編集し、準備できたら更新版をインポートしてください。

対応ドキュメントタイプ

アップロードフローは、PDF と一般的な Office および HWP ドキュメントファミリーに対応しています。たとえば次のようなファイルが含まれます。

現在受け付けられる形式については、ファイルピッカーが最も信頼できる情報源です。ファイルを選択できない、またはドラッグアンドドロップ後に拒否される場合は、PDF に書き出して再試行してください。

インポートを開始する

キャンバス作成フローを開き、PDF/Office をインポートまたは同等の PDF/Office 作成カードを選びます。デバイスからファイルを選択するか、対応ファイルをアップロード領域にドラッグできます。

アップロード中、ALLO は進行状況を表示します。ファイルが受け付けられるまで、アップロード画面を開いたままにしてください。完了前にアップロード画面を閉じると、インポートがキャンセルされるか、処理するファイルがない状態で残ることがあります。

アップロード後、ALLO は対象キャンバスを作成または更新し、ドキュメント変換を開始します。ページが変換される進行状況が表示される場合があります。変換が完了すると、キャンバスが開くか、インポートされたコンテンツで更新されます。

プロジェクトまたはタスクから開始した場合は、新しいキャンバスが正しい場所に表示されていることを確認してください。単独の作成フローから開始した場合は、後で人がドキュメントを識別できるようにキャンバス名を変更します。

既存のアップロード済みドキュメントを変換する

インポートと変換は、開始地点が異なる問題を解決します。PDF/Office インポートは、ファイルピッカーまたは作成フローから始まります。キャンバスに変換は、すでにキャンバス上にあるドキュメントオブジェクトから始まります。

アップロード済みの PDF または Office ファイルオブジェクトを 1 つ選択し、オブジェクトメニューを開いて、キャンバスに変換を選びます。ALLO は元ドキュメントの横に接続されたサブキャンバスを作成し、親キャンバス上には元のファイルオブジェクトを残します。ファイルを中心にレビューが始まり、コメント、ノート、意思決定、フォローアップ作業のためにより深いワークスペースが必要になったときに使います。

この操作は、対応しているアップロード済みドキュメントを 1 つ選択していて、子キャンバスを作成する権限がある場合にのみ表示されます。ゲスト、表示専用またはコメント専用アクセス、複数選択、未対応ファイルタイプ、リンクのみの埋め込み、処理中のファイルでは利用できません。

元ファイルを準備する

インポート前にドキュメントを整理します。非公開メモ、スキップしたスライド、古いコメント、個人データ、内部専用ページ、無関係な添付ファイルを削除してください。インポートするとファイルは共有キャンバスワークフローの一部になるため、元ファイル内の内容は、作成されたキャンバスにアクセスできる人に見える可能性があります。

読みやすい書き出しを使います。プレゼンテーションでは、スライドサイズを確認し、レビューに含めるべきでない未使用のバックアップスライドを削除します。スプレッドシートでは、ワークブック全体が必要か、関連シートの PDF 書き出しで十分かを決めます。ドキュメントでは、レビューしやすい見出しと改ページを使います。

ファイルがパスワード保護されている、ロックされている、破損している、非常に大きい、または標準的でない構造を書き出すツールで生成されている場合は、クリーンな PDF 版を作成してそれをインポートしてください。

インポートされたキャンバスをレビューする

変換後、広く共有する前に結果を確認します。次の点を確認してください。

1. ページ順と、期待したすべてのページまたはスライドが表示されているか。
2. テキスト、画像、表、グラフが読みやすいか。
3. 共同編集者を招待する前に削除すべき元コンテンツがないか。
4. キャンバス名がインポートしたファイルとレビュー目的に合っているか。
5. コメントはページ単位、オブジェクト単位、または見える注釈の近くに置くべきか。
6. レビュー後に書き出しまたは印刷が必要になるか。

キャンバスが存在するだけでインポートが完了したと思い込まないでください。レビュー担当者にコメントを依頼する前に、変換進行が完了し、プレビューがレンダリングされるのを待ちます。コンテンツがキャンバス上に置かれた後の集中ファイルビューアーについては、キャンバスオブジェクトをプレビューするを参照してください。

レビュー構造を追加する

インポートされたドキュメントは、キャンバスがファイルの周囲に文脈を追加するときに最も役立ちます。短いレビュープロンプト、意思決定領域、オーナーノート、ステータスセクションを追加します。重要な範囲を指すために矢印や図形を使います。正確な質問と意思決定にはコメントを使います。

法務またはポリシーレビューでは、未解決の質問、承認済み変更、最終判断のためのページまたはセクションを追加します。スライドレビューでは、フィードバックが必要なスライドの近くにコメントプロンプトを追加します。スプレッドシートレビューでは、すべてを確認するよう依頼するのではなく、関連するシートまたはグラフを示します。

変換されたドキュメントが作業の一部にすぎない場合は、補助ファイル、リンク、スクリーンショット、サブキャンバスを周囲に追加します。コンテンツがキャンバス上に置かれた後のファイル単位のプレビューとダウンロード操作については、画像、ファイル、スプレッドシートを扱うを参照してください。

共同作業とアクセス

インポートされたキャンバスには、通常のキャンバス共有が適用されます。ファイルをアップロードしても、意図したすべてのレビュー担当者に自動でアクセス権が付与されるわけではありません。作成されたキャンバス、またはそれが属するプロジェクトを共有してください。

レビューの役割に応じてアクセスを選びます。

機密ドキュメントには注意してください。ワークスペースに保存して共有する権限があるファイルだけをアップロードします。ファイル全体をインポートするのが便利だからといって、パスワード、個人認証情報、不要な個人データ、内部専用資料をドキュメントに含めないでください。

書き出しとフォローアップ

コメント解決後にインポートされたレビューを ALLO の外へ出す必要がある場合は、利用可能なときにヘッダーメニューからページキャンバスの書き出しまたは印刷を使います。書き出しは、作成されたキャンバスの種類とページ構造に依存します。キャンバスヘッダーメニューを使うを参照してください。

レビューの結果、元ファイルを改訂する場合は、ALLO の外で元ファイルを更新し、新しい版をインポートするか、古い版の横に明確なラベル付きで配置します。2 つのインポート版を「現在版」ラベルなしに並べたままにしないでください。

インポートされた内容が繰り返し使えるレビュー形式になった場合は、非公開情報を削除した後、整理したキャンバス構造をテンプレートにすることを検討してください。キャンバステンプレートを使うを参照してください。

例

デザインプレゼンテーションでは、スライドデッキをインポートし、レビュー目標を書いた最初のページを追加し、特定のスライドにコメントを残し、承認済み変更のための最終判断領域を追加します。

契約書またはポリシーレビューでは、PDF をインポートし、法務、財務、運用のレビューが必要なセクションにラベルを追加し、正確な質問にはコメントを使います。編集可能な法務ドキュメントとしての元ファイルは、キャンバスの外に保管します。

スプレッドシートベースの計画では、レビュー担当者に安定した表示が必要な場合、関連シートの PDF 書き出しをインポートします。すべてのレビュー担当者に元ワークブックを編集してもらう代わりに、リスクと意思決定には付箋を追加します。

インポートの問題

ファイルがすぐに拒否される場合は、ファイルタイプと拡張子を確認してください。PDF に書き出して再試行します。

アップロードが始まっても完了しない場合は、ネットワーク接続、ファイルサイズ、対象キャンバスを作成または編集する権限がまだあるかを確認してください。

変換に失敗する場合は、ファイルをよりクリーンに書き出してみてください。パスワードを削除する、大きすぎるドキュメントを分割する、特殊なコンテンツをフラット化する、Office ファイルを PDF に書き出してからインポートする、といった対応です。

変換結果が読みにくい場合は、元の書き出し品質を確認してください。低解像度のスキャン、小さすぎるスプレッドシートの印刷範囲、はみ出した内容を含むスライドデッキは、キャンバス上に置いただけでは鮮明になりません。

共同編集者がインポートされたキャンバスを開けない場合は、共有を確認してください。インポートは成功していても、作成されたキャンバスには適切なアクセス権がまだ必要です。

違うドキュメントをインポートした場合は、正しいファイルから新しいキャンバスを作成するか、権限があればインポートされたコンテンツを削除します。最近のオブジェクト操作ミスには元に戻す、やり直すを使いますが、アップロードと変換ジョブ全体を元に戻す手段として Undo に頼らないでください。