PDFとOfficeファイルを読み込む

元の文書をキャンバス上のレビュー場所にしたいときは、PDF/Officeの読み込みを使います。ファイルを送り、別の場所でフィードバックを集める代わりに、ALLOがアップロードした文書からキャンバスを作成します。周りにノート、コメント、矢印、決定事項、次の作業を置けるようになります。

文書、プレゼンテーション、スプレッドシート、配布資料、計画書、ブリーフなど、話し合いながら確認したいファイルに向いています。元ファイルを作成したアプリで編集する作業の代わりにはなりません。

文書がすでに既存のキャンバス上にファイルオブジェクトとして置かれている場合は、アップロード済み文書をキャンバスに変換するを使います。再アップロードせずに、選んだファイルから接続されたサブキャンバスを作成できます。

要約

新しいキャンバスを開き、PDF/Officeを読み込むを選んで、対応ファイルを選択またはドロップします。ALLOがアップロードの進捗を表示し、ページキャンバスを作成して、各ページまたはスライドをキャンバスの内容へ変換します。Word、PowerPoint、Excel、HWPファイルは、最初にPDFへ変換されます。

利用条件と権限

PDF/Officeの読み込みで作成されるもの

文書の各ページやスライドがキャンバスの内容へ変換されるため、メールでフィードバックをやり取りせず、元のレイアウトを見ながら注釈を付けられます。文書が、全員で同じ箇所を指せる状態になります。

ALLOはWord、PowerPoint、Excel、HWPファイルを最初にPDFへ変換し、そのPDFからキャンバスを作ります。変換結果はレビュー用のスナップショットです。Office文書を直接編集する画面ではありません。

読み込み後は、コメント、テキスト、付箋、矢印、図形、ページ、共有、対応する書き出しなど、通常のキャンバスツールを使えます。数式、発表者ノート、変更履歴、元文書の細かなレイアウトを編集する場合は、作成元のアプリで元ファイルを直し、準備ができたら更新版を読み込んでください。

対応する文書形式

PDFに加え、一般的なOffice文書とHWP文書に対応しています。

現在選べる形式は、ファイル選択画面で確認するのが確実です。ファイルを選択できない、またはドロップ後に拒否された場合は、PDFへ書き出してからもう一度試してください。

ファイルの読み込みを始める

新しいキャンバスを開き、左側のサイドバーで PDF/Officeを読み込む を選びます。デバイスから対応ファイルを選ぶか、アップロード領域へドラッグします。

アップロード中は正確な進捗率が表示され、その後、変換を始める間はキャンバス作成中の状態に切り替わります。途中でアップロードが中断されないよう、処理中は閉じる操作、背景のクリック、サイドバーの切り替えを使えません。作成されたキャンバスが開くまで、新しいキャンバスを開いたままにしてください。

アップロードが終わると、ALLOがページキャンバスを作成し、文書の変換を始めて、新しいキャンバスを開きます。キャンバスが開いた後もページの描画が続くことがあるため、レビューを依頼する前に変換とプレビューが終わるまで待ちます。

プロジェクトから始めた場合は、新しいキャンバスが正しい場所にあるか確認します。単独の作成フローから始めた場合は、後から文書を見つけやすいようキャンバス名を変更してください。

既存のアップロード済み文書を変換する

読み込みと変換では、出発点が異なります。PDF/Officeの読み込みは、ファイル選択または作成フローから始まります。キャンバスに変換は、すでにキャンバス上にある文書オブジェクトから始まります。

アップロード済みのPDFまたはOfficeファイルオブジェクトを1つ選び、オブジェクトメニューから キャンバスに変換 を選びます。ALLOが元の文書の横に接続されたサブキャンバスを作成し、親キャンバスには元のファイルオブジェクトを残します。ファイルの周りで始めたレビューに、コメント、ノート、決定事項、次の作業を置くための広い場所が必要になったときに使います。

この操作は、対応するアップロード済み文書を1つだけ選び、子キャンバスを作成する権限がある場合に表示されます。ゲスト、閲覧またはコメントのみの権限、複数選択、未対応ファイル、リンクだけの埋め込み、処理中のファイルでは使えません。

元ファイルを準備する

読み込む前に文書を整理します。非公開メモ、使わないスライド、古いコメント、個人情報、社内限定ページ、無関係な添付ファイルを削除してください。読み込んだファイルは共有キャンバスの一部になるため、元ファイルに含まれる内容は、作成後のキャンバスへアクセスできる人から見える状態になります。

読みやすい状態で書き出します。プレゼンテーションはスライドサイズを確認し、レビューに不要な予備スライドを削除します。スプレッドシートは、ワークブック全体が必要か、関連するシートだけをPDFにすればよいかを決めます。文書には、レビューしやすい見出しと改ページを使ってください。

パスワードで保護されている、ロックされている、破損している、非常に大きい、または一般的でない構造で書き出されたファイルは、内容を整理したPDF版を作成してから読み込みます。

変換したキャンバスを確認する

広く共有する前に、変換結果を確認します。

1. ページ順が正しく、必要なページやスライドがすべてあるか。
2. テキスト、画像、表、グラフを読めるか。
3. 共同作業者を招待する前に削除すべき内容がないか。
4. キャンバス名から、元ファイルとレビューの目的が分かるか。
5. コメントをページ、オブジェクト、目印の近くのどこに置くべきか。
6. レビュー後に書き出しや印刷が必要か。

キャンバスが作成された時点で、読み込みが完了したとは限りません。レビュー担当者にコメントを依頼する前に、変換の進捗が終わり、プレビューが表示されるまで待ってください。キャンバスに置いた内容を詳しく確認する方法は、キャンバスオブジェクトをプレビューするで説明しています。

レビューの進め方をキャンバスに加える

読み込んだ文書の周りに文脈を加えると、キャンバスの良さが生きます。短いレビューの問い、決定事項をまとめる領域、担当者のメモ、ステータス欄を追加します。矢印や図形で重要な箇所を示し、具体的な質問や決定事項はコメントに残してください。

契約書や社内規程のレビューでは、未解決の質問、承認した変更、最終判断をまとめるページまたはセクションを作ります。スライドレビューでは、フィードバックが必要なスライドの近くに問いを置きます。スプレッドシートでは、全体を確認してもらうのではなく、見るべきシートやグラフを示します。

変換した文書が作業の一部にすぎない場合は、周りに補足ファイル、リンク、スクリーンショット、サブキャンバスを追加します。キャンバス上のファイルをプレビューまたはダウンロードする方法は、画像、ファイル、スプレッドシートを扱うを参照してください。

共同作業とアクセス

読み込んだキャンバスには、通常のキャンバス共有が適用されます。ファイルをアップロードしただけでは、レビュー担当者に自動でアクセス権は付きません。作成後のキャンバス、または所属するプロジェクトを共有してください。

レビューで相手にしてほしいことに合わせて、権限を選びます。

機密文書は慎重に扱ってください。ワークスペースへ保存し、共有する権限があるファイルだけをアップロードします。文書全体を読み込むほうが簡単でも、パスワード、認証情報、不要な個人情報、社内限定の資料をそのまま含めないでください。

書き出しと次の作業

コメントを解決した後、レビュー結果をALLOの外へ渡す場合は、対応するヘッダーメニューからページキャンバスの書き出しまたは印刷を使います。利用できる操作は、作成後のキャンバス形式とページ構成で決まります。詳しくは、キャンバスのヘッダーメニューを使うを参照してください。

レビュー後に元ファイルを修正する場合は、ALLOの外で更新し、新しい版を読み込むか、古い版の横に分かりやすいラベルを付けて置きます。2つの版を並べるなら、どちらが最新版かを必ず示してください。

同じレビュー形式を繰り返し使うようになったら、非公開情報を削除したうえで、整理したキャンバス構成をテンプレートにできます。詳しくは、キャンバステンプレートを使うを参照してください。

活用例

デザインプレゼンテーションでは、スライド資料を読み込み、最初のページにレビューの目的を置き、対象スライドへコメントを残して、最後に承認した変更をまとめる領域を作ります。

契約書や社内規程も同じように進められます。PDFを読み込み、法務、財務、運用の確認が必要な箇所へラベルを付け、具体的な質問をコメントに残します。編集する元ファイルは、キャンバスの外で管理してください。

スプレッドシート形式の計画は、関連するシートをPDFへ書き出して読み込むと、全員が同じ表示を見ながらレビューできます。元のワークブックを全員で編集する代わりに、リスクと決定事項を付箋へまとめます。

読み込みで問題が起きたとき

ファイルがすぐに拒否される。 ファイル形式と拡張子を確認します。PDFへ書き出してから、もう一度試してください。

アップロードが始まったまま終わらない。 ネットワーク接続、ファイルサイズ、対象キャンバスを作成または編集する権限が残っているかを確認します。

変換に失敗する。 内容を整理してから、もう一度書き出します。パスワードを外す、大きな文書を分割する、特殊な内容を画像化する、OfficeファイルをPDFへ書き出すといった方法があります。

変換結果が読みにくい。 元ファイルの書き出し品質を確認します。解像度の低いスキャン、小さな印刷範囲のスプレッドシート、内容がはみ出したスライドは、キャンバスへ置いただけでは読みやすくなりません。

共同作業者が読み込んだキャンバスを開けない。 共有設定を確認します。読み込みが成功していても、作成後のキャンバスには適切なアクセス権が必要です。

別の文書を読み込んだ。 正しいファイルから新しいキャンバスを作成するか、権限があれば読み込んだ内容を削除します。直前のオブジェクト操作には元に戻す、やり直すを使えますが、アップロードと変換全体を取り消す方法としては使えません。