문서 가져오기

문서를 검토용 캔버스로 만들고 싶을 때 문서 가져오기를 사용합니다. 파일을 따로 보내고 피드백은 다른 곳에서 받는 대신, ALLO가 업로드한 문서로 캔버스를 만들어 줍니다. 팀은 그 문서 주변에 메모, 댓글, 화살표, 결정 사항, 후속 작업을 바로 남길 수 있습니다.

문서, 발표 자료, 스프레드시트, 배포 자료, 기획안, 브리프처럼 함께 논의해야 하는 파일을 검토할 때 알맞습니다. 원본 파일을 작성한 앱에서 편집하는 일을 대신하지는 않습니다.

문서가 이미 기존 캔버스에 파일 오브젝트로 올라가 있다면 업로드한 문서를 캔버스로 변환하기를 사용하세요. 파일을 다시 업로드하지 않고, 선택한 파일에서 연결된 하위 캔버스를 만듭니다.

요약

새 캔버스 생성을 열고 문서 가져오기를 선택한 다음, 지원되는 파일을 고르거나 끌어다 놓으세요. 파일이 접수되면 ALLO가 새 캔버스를 바로 엽니다. Word, PowerPoint, Excel, 한글 문서(HWP·HWPX)는 ALLO가 캔버스 페이지로 쓸 수 있게 자동으로 준비합니다. 가져오는 동안 빈 페이지 자리가 실제 문서 페이지로 하나씩 채워지는 것을 볼 수 있습니다.

사용 조건과 권한

가져온 문서는 이렇게 바뀝니다

문서의 각 페이지나 슬라이드가 캔버스 콘텐츠가 됩니다. 리뷰어는 이메일로 의견을 주고받는 대신 원래 레이아웃 바로 옆에 의견을 남깁니다. 문서의 특정 부분을 직접 가리키며 이야기할 수 있게 됩니다.

내부적으로 ALLO는 Word, PowerPoint, Excel, 한글 문서를 먼저 PDF로 변환하고, 그 PDF로 캔버스를 만듭니다. 그래서 결과물은 원본과 계속 연결된 문서가 아니라 검토 시점의 스냅샷으로 봐야 합니다.

가져온 뒤에는 댓글, 텍스트, 포스트잇, 화살표, 도형, 페이지, 공유, 그리고 지원되는 경우 내보내기까지 일반 캔버스 도구를 그대로 사용합니다. 수식, 발표자 노트, 변경 내용 추적, 원본 문서의 세부 레이아웃을 고쳐야 한다면 원본 앱에서 파일을 수정하고, 준비가 되면 수정한 버전을 다시 가져오세요.

가져올 수 있는 문서 형식

PDF와 주요 Office 형식, 그리고 한글 문서를 가져올 수 있습니다. 지원하는 확장자는 다음과 같습니다.

지금 어떤 파일을 받는지는 파일 선택 화면이 가장 정확합니다. 파일을 선택할 수 없거나 끌어다 놓은 뒤 거부된다면 PDF로 내보내서 다시 시도하세요.

가져오기 시작하기

새 캔버스 생성을 열고 왼쪽 사이드바에서 문서 가져오기를 선택하세요. 기기에 있는 지원 파일을 고르거나 업로드 영역으로 끌어다 놓습니다.

업로드 중에는 진행률이 퍼센트로 표시됩니다. 파일이 접수되면 문서가 들어갈 캔버스가 바로 열립니다. ALLO가 문서를 자동으로 준비하고, 완성된 페이지를 차례로 캔버스에 넣습니다.

문서를 준비하는 동안에는 캔버스에 기본 빈 페이지가 잠깐 보일 수 있습니다. 이어서 문서 페이지 수만큼 최종 크기의 흰색 페이지 자리가 나타납니다. 1페이지가 준비되는 대로 먼저 표시되고, 나머지 페이지가 순서대로 뒤따릅니다. 61 / 180 같은 진행 안내는 61페이지가 추가를 기다리는 중이라는 뜻이 아니라, 이미 캔버스에 표시되어 있다는 뜻입니다.

가져오는 동안에는 열린 캔버스에 그대로 머무르세요. 캔버스가 열리는 것까지가 가져오기 과정에 포함됩니다. 그 상태에서 다른 곳으로 이동하려고 하면 ALLO가 가져오기를 취소할지 묻습니다. 브라우저 탭을 닫거나 새로고침해도 브라우저의 페이지 이탈 경고가 나타납니다. 그 탭에서 아직 페이지를 추가하고 있기 때문입니다. 결과를 공유하거나 다른 문서를 가져오기 전에 완료 메시지가 나올 때까지 기다리세요.

프로젝트에서 시작했다면 새 캔버스가 원하는 위치에 만들어졌는지 확인하세요. 프로젝트 밖에서 만들었다면 나중에 어떤 문서인지 알아볼 수 있게 캔버스 이름을 바꾸세요.

새 캔버스 생성에서 PDF를 가져오면 문서 페이지가 담긴 캔버스가 만들어집니다.

캔버스에 올려 둔 문서 변환하기

가져오기와 변환은 출발점이 다릅니다. 문서 가져오기는 파일 선택 화면이나 캔버스 만들기 화면에서 시작하고, 캔버스로 변환하기는 이미 캔버스에 있는 문서 오브젝트에서 시작합니다.

지원되는 문서 오브젝트 하나를 선택하고 요소 메뉴에서 캔버스로 변환하기를 선택하세요. ALLO가 원본 문서 옆에 연결된 하위 캔버스를 만들고, 원본 파일 오브젝트는 상위 캔버스에 그대로 둡니다. 파일을 두고 이미 검토가 시작됐는데, 댓글, 메모, 결정 사항, 후속 작업을 정리할 공간이 더 필요할 때 사용하세요.

이 메뉴는 지원되는 업로드 문서 하나를 선택했고, 하위 캔버스를 만들 권한이 있을 때만 나타납니다. 비회원, 읽기나 댓글 권한만 있는 사용자, 여러 오브젝트를 선택한 경우, 지원하지 않는 파일 형식, 파일 없이 링크로만 넣은 문서, 아직 처리 중인 파일에서는 사용할 수 없습니다.

원본 파일 정리하기

가져오기 전에 문서를 정리하세요. 개인 메모, 숨긴 슬라이드, 지난 댓글, 개인정보, 내부 전용 페이지, 관련 없는 첨부 파일은 지웁니다. 가져온 파일은 공유 캔버스의 일부가 되므로, 원본에 들어 있는 내용은 그 캔버스에 접근할 수 있는 사람 누구에게나 보일 수 있습니다.

읽기 좋은 상태로 내보내세요. 발표 자료는 슬라이드 크기를 확인하고, 검토와 관계없는 예비 슬라이드는 빼세요. 스프레드시트는 통합 문서 전체가 필요한지, 필요한 시트만 PDF로 내보내면 되는지 먼저 정하세요. 일반 문서는 제목과 페이지 나누기가 잘 잡혀 있어야 검토하기 편합니다.

파일에 비밀번호가 걸려 있거나, 잠겨 있거나, 손상됐거나, 크기가 지나치게 크거나, 표준에서 벗어난 구조로 내보내는 도구로 만든 파일이라면 깔끔한 PDF로 다시 만들어 가져오세요.

가져온 캔버스 확인하기

가져온 뒤 여러 사람에게 공유하기 전에 결과를 먼저 확인하세요.

1. 페이지 순서가 맞고, 모든 페이지나 슬라이드가 들어왔는지 확인합니다.
2. 텍스트, 이미지, 표, 차트를 읽을 수 있는지 확인합니다.
3. 협업자를 초대하기 전에 지워야 할 원본 내용이 있는지 확인합니다.
4. 캔버스 이름이 가져온 파일과 검토 목적에 맞는지 확인합니다.
5. 댓글을 페이지에 달지, 오브젝트에 달지, 눈에 띄는 표시 옆에 둘지 정합니다.
6. 검토가 끝난 뒤 내보내기나 인쇄가 필요한지 확인합니다.

ALLO는 페이지 작업이 끝나기 전에 캔버스를 열어, 캔버스가 채워지는 과정을 보여 줍니다. 진행 안내가 올라가는 동안 페이지 레일과 화면의 페이지 배경을 확인하고, 완료 메시지가 나온 뒤에 리뷰어에게 댓글을 요청하세요. 캔버스에 올라온 파일을 크게 보는 방법은 캔버스 오브젝트 미리보기를 참고하세요.

검토에 필요한 구조 더하기

가져온 문서는 주변에 맥락이 더해질 때 가장 쓸모 있습니다. 짧은 검토 안내, 결정 사항 영역, 소유자 메모, 진행 상태 섹션을 추가하세요. 중요한 부분은 화살표와 도형으로 가리키고, 구체적인 질문과 결정은 댓글로 남깁니다.

법무나 정책 검토라면 남은 질문, 승인된 변경, 최종 결정을 모을 페이지나 섹션을 추가하세요. 슬라이드 검토라면 피드백이 필요한 슬라이드 옆에 댓글로 질문을 남깁니다. 스프레드시트 검토라면 전체를 다 보라고 하지 말고, 봐야 할 시트나 차트를 짚어 주세요.

가져온 문서가 전체 작업의 일부라면 관련 파일, 링크, 스크린샷, 하위 캔버스를 주변에 함께 두세요. 캔버스에 올라온 파일을 미리 보거나 다운로드하는 방법은 이미지, 파일, 스프레드시트 작업하기를 참고하세요.

가져온 PDF 페이지 주변에 메모, 그림, 표시를 더합니다.

함께 보기와 접근 권한

가져온 캔버스에도 일반 캔버스 공유 규칙이 그대로 적용됩니다. 파일을 업로드했다고 검토할 사람 모두에게 접근 권한이 생기지는 않습니다. 만들어진 캔버스나 그 캔버스가 속한 프로젝트를 공유하세요.

검토에서 맡은 역할에 맞춰 권한을 고르세요.

민감한 문서는 주의해서 다루세요. 워크스페이스에 저장하고 공유해도 되는 파일만 업로드합니다. 파일 전체를 한 번에 가져오는 게 편하다는 이유로 비밀번호, 인증 정보, 필요 없는 개인정보, 내부 전용 자료를 문서에 남겨 두지 마세요.

내보내기와 후속 작업

댓글을 모두 해결한 뒤 검토 결과를 ALLO 밖으로 보내야 한다면, 지원되는 경우 헤더 메뉴에서 페이지 캔버스를 내보내거나 인쇄하세요. 내보내기 가능 여부는 만들어진 캔버스의 유형과 페이지 구성에 따라 다릅니다. 자세한 내용은 캔버스 헤더 메뉴 사용하기를 참고하세요.

검토 결과에 따라 원본 파일을 고쳤다면 ALLO 밖에서 원본을 수정한 뒤 새 버전을 가져오거나, 이전 버전 옆에 알아보기 쉬운 라벨을 붙여 두세요. 두 버전을 나란히 둘 때는 어느 쪽이 "최신본"인지 캔버스에서 바로 보이게 하세요.

같은 방식의 검토를 반복한다면 비공개 자료를 지운 뒤 정리된 캔버스 구조를 템플릿으로 만드는 것도 고려하세요. 캔버스 템플릿 사용하기를 참고하세요.

활용 예시

디자인 발표라면 슬라이드 자료를 가져와 첫 페이지에 검토 목표를 적고, 슬라이드마다 필요한 댓글을 남기고, 마지막에 승인된 변경 사항을 모을 결정 영역을 만듭니다.

계약서나 정책 검토도 같은 방식으로 시작합니다. PDF를 가져와 법무, 재무, 운영 검토가 필요한 부분에 라벨을 붙이고, 구체적인 질문은 댓글로 남깁니다. 실제로 수정할 법무 문서는 캔버스 밖에 원본으로 둡니다.

스프레드시트로 만든 계획은 필요한 시트만 PDF로 내보내서 가져오면 리뷰어가 흔들림 없는 화면으로 검토할 수 있습니다. 리뷰어 모두에게 원본 통합 문서를 편집하게 하지 말고, 위험 요소와 결정 사항은 포스트잇으로 남기세요.

가져오기가 잘 안 될 때

파일이 바로 거부됩니다. 파일 형식과 확장자, 사용 중인 기기의 크기 제한, 300페이지 제한을 확인하세요. 더 작은 PDF로 내보내거나 문서를 나눠서 다시 시도하세요.

업로드가 시작됐지만 끝나지 않습니다. 네트워크 연결과 파일 크기를 확인하고, 대상 캔버스를 만들거나 편집할 권한이 아직 있는지 확인하세요.

가져오기가 실패하거나 중간에 멈춥니다. 가져오는 동안에는 열린 캔버스에 머무르고 브라우저를 새로고침하지 마세요. 그래도 실패하면 파일을 더 깔끔하게 내보내서 다시 시도하세요. 비밀번호를 해제하고, 아주 큰 문서는 나누고, 특이한 요소는 평면화하거나, 원본 문서를 PDF로 내보낸 뒤 가져오세요.

가져온 문서가 잘 안 읽힙니다. 원본을 내보낸 품질을 확인하세요. 저해상도 스캔본, 인쇄 영역이 너무 작은 스프레드시트, 내용이 슬라이드 밖으로 넘친 발표 자료는 캔버스에 올려도 더 선명해지지 않습니다.

협업자가 가져온 캔버스를 열지 못합니다. 공유 설정을 확인하세요. 가져오기는 성공했더라도 만들어진 캔버스에 알맞은 접근 권한을 따로 줘야 합니다.

다른 문서를 가져왔습니다. 새 캔버스 생성에서 시작했다면 따로 만들어진 그 캔버스를 삭제하거나, 올바른 파일로 캔버스를 새로 만드세요. 파일이 이미 캔버스에 올라가 있다면 다시 가져오지 말고 업로드한 문서를 캔버스로 변환하기를 사용하세요.