PDF 및 Office 파일 가져오기

원본 문서를 검토용 캔버스로 바꿔야 할 때 PDF/Office 가져오기를 사용합니다. 파일만 보내고 피드백은 다른 곳에서 모으는 대신, ALLO가 업로드한 문서로 캔버스를 만들고 그 위에 메모, 댓글, 화살표, 결정 사항, 후속 작업을 함께 붙여 둘 수 있게 합니다.

이 흐름은 문서, 발표 자료, 스프레드시트, 배포 자료, 기획안, 브리프처럼 논의가 필요한 파일을 검토할 때 맞습니다. 원본 파일을 Word, PowerPoint, Excel 같은 작성 앱처럼 직접 편집하는 기능은 아닙니다.

문서가 이미 기존 캔버스에 업로드된 파일 오브젝트로 놓여 있다면 업로드한 문서를 캔버스로 변환하기를 사용하세요. 그 경로는 같은 파일을 다시 업로드하지 않고, 선택한 파일에서 연결된 서브캔버스를 만듭니다.

사용 가능 범위와 권한

PDF/Office 가져오기로 만들어지는 것

PDF/Office 가져오기는 문서에서 캔버스를 만듭니다. 만들어진 캔버스는 검토, 주석, 논의, 인수인계를 위한 공간입니다. 원본 자료 주변에 함께 작업할 수 있는 공간을 만드는 셈입니다.

변환 흐름은 문서를 기준으로 움직입니다. ALLO는 지원되는 Office 계열 파일을 같은 PDF 기반 캔버스 만들기 경로로 변환한 뒤 캔버스 보기를 만듭니다. 따라서 결과물은 변환된 검토용 산출물로 다루어야 합니다. 실시간 Word, PowerPoint, Excel 문서 편집기가 아닙니다.

가져온 뒤에는 일반 캔버스 도구를 사용하세요. 댓글, 텍스트, 스티키 노트, 화살표, 도형, 페이지, 공유, 가능한 경우 내보내기를 함께 쓸 수 있습니다. 수식, 발표자 노트, 변경 내용 추적, 원본 문서의 세밀한 레이아웃을 고쳐야 한다면 원본 앱에서 파일을 수정한 뒤 준비된 버전을 다시 가져오세요.

지원되는 문서 유형

업로드 흐름은 PDF와 일반 Office, HWP 문서 계열을 지원합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

현재 허용 여부는 파일 선택기가 가장 믿을 만한 기준입니다. 파일을 선택할 수 없거나 드래그 앤 드롭 뒤 거부된다면 PDF로 내보낸 뒤 다시 시도하세요.

가져오기 시작하기

캔버스 만들기 흐름을 열고 PDF/Office 가져오기 또는 그에 해당하는 PDF/Office 만들기 카드를 선택합니다. 기기에서 파일을 선택하거나 지원되는 파일을 업로드 영역으로 끌어 놓을 수 있습니다.

업로드 중에는 ALLO가 진행 상태를 보여줍니다. 파일이 접수될 때까지 업로드 화면을 열어 두세요. 완료 전에 화면을 닫으면 가져오기가 취소되거나 처리할 파일 없이 남을 수 있습니다.

업로드가 끝나면 ALLO가 대상 캔버스를 만들거나 업데이트하고 문서 변환을 시작합니다. 페이지가 변환되는 진행 상태가 보일 수 있습니다. 변환이 끝나면 가져온 콘텐츠가 들어간 캔버스가 열리거나 업데이트됩니다.

프로젝트나 업무에서 시작했다면 새 캔버스가 알맞은 위치에 생겼는지 확인하세요. 독립적인 만들기 흐름에서 시작했다면 나중에 사람들이 문서를 알아볼 수 있도록 캔버스 이름을 바꾸세요.

이미 업로드된 문서 변환하기

가져오기와 변환은 시작점이 다릅니다. PDF/Office 가져오기는 파일 선택기나 만들기 흐름에서 시작합니다. 캔버스로 변환하기는 이미 캔버스에 있는 문서 오브젝트에서 시작합니다.

업로드된 PDF 또는 Office 파일 오브젝트 하나를 선택하고 요소 메뉴를 연 뒤 캔버스로 변환하기를 선택하세요. ALLO는 원본 문서 옆에 연결된 서브캔버스를 만들고, 원본 파일 오브젝트는 부모 캔버스에 그대로 둡니다. 파일 주변에서 이미 검토가 시작됐고, 댓글, 메모, 결정 사항, 후속 작업을 담을 더 깊은 공간이 필요할 때 이 방법을 사용하세요.

이 작업은 지원되는 업로드 문서 하나에만 나타나며, 하위 캔버스를 만들 권한이 있을 때만 사용할 수 있습니다. 비회원, 보기 전용 또는 댓글 전용 접근, 여러 항목 선택, 지원하지 않는 파일 형식, 링크만 있는 임베드, 아직 처리 중인 파일에는 사용할 수 없습니다.

원본 파일 준비하기

가져오기 전에 문서를 정리하세요. 비공개 메모, 건너뛴 슬라이드, 오래된 댓글, 개인 정보, 내부 전용 페이지, 관련 없는 첨부 파일은 제거합니다. 가져오기는 파일을 공유 캔버스 흐름의 일부로 만들기 때문에, 원본 안의 내용은 결과 캔버스에 접근할 수 있는 사람에게 보일 수 있습니다.

읽기 좋은 내보내기를 사용하세요. 발표 자료라면 슬라이드 크기를 확인하고, 검토에 필요 없는 백업 슬라이드는 제거하세요. 스프레드시트라면 전체 통합 문서가 필요한지, 관련 시트만 PDF로 내보내는 편이 나은지 먼저 정하세요. 문서는 제목과 페이지 나누기를 정리해 두면 검토하기 쉽습니다.

파일에 비밀번호가 걸려 있거나, 잠겨 있거나, 손상됐거나, 지나치게 크거나, 비표준 구조로 내보낸 파일이라면 깨끗한 PDF 버전을 만들어 가져오세요.

가져온 캔버스 검토하기

변환 뒤에는 넓게 공유하기 전에 결과를 먼저 확인하세요.

1. 페이지 순서와 예상한 페이지 또는 슬라이드가 모두 보이는지 확인합니다.
2. 텍스트, 이미지, 표, 차트가 읽을 수 있게 보이는지 확인합니다.
3. 협업자를 초대하기 전에 제거해야 할 원본 내용이 있는지 확인합니다.
4. 캔버스 이름이 가져온 파일과 검토 목적을 잘 드러내는지 확인합니다.
5. 댓글을 페이지 단위로 달지, 오브젝트 단위로 달지, 또는 보이는 콜아웃 근처에 둘지 정합니다.
6. 검토 뒤 내보내기나 인쇄가 필요한지 확인합니다.

캔버스가 생겼다고 해서 가져오기가 끝났다고 가정하지 마세요. 리뷰어에게 댓글을 요청하기 전에 변환 진행 상태가 끝나고 미리보기가 렌더링될 때까지 기다리세요. 콘텐츠가 캔버스에 올라온 뒤 집중해서 파일을 보는 방법은 캔버스 오브젝트 미리보기를 참고하세요.

검토 구조 더하기

가져온 문서는 캔버스가 파일 주변의 맥락을 더해 줄 때 가장 쓸모 있습니다. 짧은 검토 안내, 결정 영역, 담당자 메모, 상태 섹션을 추가하세요. 중요한 부분은 화살표와 도형으로 가리키고, 정확한 질문과 결정은 댓글로 남깁니다.

법무나 정책 검토라면 열린 질문, 승인된 변경, 최종 결정을 모아 두는 페이지나 섹션을 추가합니다. 슬라이드 검토라면 피드백이 필요한 슬라이드 가까이에 댓글 안내를 둡니다. 스프레드시트 검토라면 모든 사람이 전체 파일을 뒤지게 하지 말고, 관련 시트나 차트를 분명히 가리키세요.

변환된 문서가 작업의 일부라면 주변에 보조 파일, 링크, 스크린샷, 서브캔버스를 더하세요. 콘텐츠가 캔버스에 올라온 뒤 파일 수준의 미리보기와 다운로드 작업은 이미지, 파일, 스프레드시트로 작업하기를 참고하세요.

협업과 접근 권한

가져온 캔버스에는 일반 캔버스 공유 규칙이 적용됩니다. 파일을 업로드했다고 해서 의도한 리뷰어 모두에게 자동으로 접근 권한이 생기지는 않습니다. 결과 캔버스나 그 캔버스가 속한 프로젝트를 공유하세요.

검토 역할에 맞춰 접근 권한을 고르세요.

민감한 문서는 조심해서 다루세요. 워크스페이스에 저장하고 공유할 수 있는 파일만 업로드합니다. 전체 파일을 가져오는 편이 편하다는 이유로 비밀번호, 비공개 인증 정보, 불필요한 개인 정보, 내부 전용 자료를 문서에 남겨 두지 마세요.

내보내기와 후속 작업

댓글을 해결한 뒤 가져온 검토 결과를 ALLO 밖으로 보내야 한다면, 가능한 경우 헤더 메뉴에서 페이지 캔버스 내보내기나 인쇄를 사용하세요. 내보내기는 결과 캔버스의 유형과 페이지 구조에 따라 달라집니다. 캔버스 헤더 메뉴 사용하기를 참고하세요.

검토 결과로 원본 파일을 수정해야 한다면 ALLO 밖에서 원본 파일을 업데이트한 뒤, 새 버전을 가져오거나 이전 버전 옆에 명확한 라벨을 붙여 배치하세요. 두 버전을 나란히 둔다면 어느 쪽이 "현재 버전"인지 캔버스에서 바로 보이게 해야 합니다.

가져온 콘텐츠가 반복해서 쓰는 검토 형식이 됐다면 비공개 자료를 제거한 뒤 정리된 캔버스 구조를 템플릿으로 바꾸는 것도 좋습니다. 캔버스 템플릿 사용하기를 참고하세요.

예시

디자인 발표 자료라면 슬라이드 덱을 가져오고, 첫 페이지에 검토 목표를 추가하고, 특정 슬라이드에 댓글을 남기고, 승인된 변경 사항을 모을 최종 결정 영역을 만듭니다.

계약서나 정책 검토라면 PDF를 가져오고, 법무, 재무, 운영 검토가 필요한 섹션에 라벨을 붙인 뒤, 정확한 질문은 댓글로 남깁니다. 편집 가능한 법무 문서로서의 원본 파일은 캔버스 밖에 유지하세요.

스프레드시트 기반 계획이라면 리뷰어에게 안정된 보기가 필요할 때 관련 시트의 PDF 내보내기본을 가져옵니다. 모든 리뷰어에게 원본 통합 문서를 편집하게 하는 대신, 위험과 결정 사항은 스티키 노트로 남기세요.

가져오기 문제

파일이 바로 거부된다면, 파일 유형과 확장자를 확인하세요. PDF로 내보낸 뒤 다시 시도하세요.

업로드가 시작되었지만 끝나지 않는다면, 네트워크 연결, 파일 크기, 대상 캔버스를 만들거나 편집할 권한이 아직 있는지 확인하세요.

변환이 실패한다면, 더 깨끗한 파일 내보내기로 다시 시도하세요. 비밀번호를 제거하고, 아주 큰 문서는 나누고, 특이한 콘텐츠는 평면화하거나, Office 파일을 PDF로 내보낸 뒤 가져오세요.

변환된 결과를 읽기 어렵다면, 원본 내보내기 품질을 확인하세요. 저해상도 스캔, 너무 작은 스프레드시트 인쇄 영역, 내용이 넘치는 슬라이드 덱은 캔버스에 올라온다고 더 선명해지지 않습니다.

협업자가 가져온 캔버스를 열 수 없다면, 공유 설정을 확인하세요. 가져오기는 성공했더라도 결과 캔버스에는 올바른 접근 권한이 필요합니다.

잘못된 문서를 가져왔다면, 권한이 있을 때 올바른 파일로 새 캔버스를 만들거나 가져온 콘텐츠를 삭제하세요. 최근 오브젝트 실수에는 실행 취소 및 다시 실행을 사용할 수 있지만, 전체 업로드와 변환 작업을 실행 취소만으로 되돌릴 수 있다고 기대하지 마세요.