Importar archivos PDF y Office

Use la importación de PDF/Office cuando el documento original deba convertirse en un espacio de revisión. En lugar de enviar un archivo y recoger los comentarios en otro sitio, ALLO crea un canvas desde el documento subido para que las personas añadan notas, comentarios, flechas, decisiones y trabajo de seguimiento a su alrededor.

Este flujo está pensado para revisar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, materiales, planes, documentos informativos y otros archivos que necesitan conversación. No sustituye la edición del archivo original en su aplicación de origen.

Si el documento ya está en un canvas como objeto de archivo, use Convertir un documento subido en un canvas. Ese flujo crea un subcanvas conectado a partir del archivo seleccionado, sin tener que subirlo otra vez.

Resumen

Abra Canvas nuevo, elija Importar PDF/Office y seleccione o arrastre un archivo compatible. ALLO muestra el progreso de carga, crea un canvas de páginas, convierte cada página o diapositiva en contenido del canvas y abre el resultado. Los archivos de Word, PowerPoint, Excel y HWP se convierten primero a PDF.

Disponibilidad y permisos

Qué crea la importación de PDF/Office

La importación convierte cada página o diapositiva en contenido del canvas. Así, los revisores pueden anotar alrededor del diseño original en lugar de intercambiar comentarios por correo. El documento se convierte en algo que todos pueden señalar.

ALLO convierte primero los archivos de Word, PowerPoint, Excel y HWP a PDF y, a partir de ese PDF, construye el canvas. Considere el resultado una instantánea para revisión, no un documento de Office activo.

Después de importar, use las herramientas habituales del canvas: comentarios, texto, notas adhesivas, flechas, formas, páginas, uso compartido y exportación cuando estén disponibles. Para editar fórmulas, notas del presentador, control de cambios o detalles del diseño original, modifique el archivo en su aplicación y vuelva a importar la versión actualizada cuando esté lista.

Tipos de documento compatibles

El flujo de carga admite PDF y las familias habituales de documentos de Office y HWP, entre ellas:

El selector de archivos es la referencia más fiable sobre los formatos aceptados en cada momento. Si un archivo no se puede seleccionar o se rechaza al arrastrarlo, expórtelo a PDF e inténtelo de nuevo.

Iniciar una importación

Abra Canvas nuevo y elija Importar PDF/Office en la barra lateral izquierda. Seleccione un archivo compatible en su dispositivo o arrástrelo a la zona de carga.

Durante la carga, ALLO muestra el porcentaje exacto y después un estado independiente mientras empieza a crear el canvas. Las acciones para cerrar, pulsar fuera del panel o cambiar de sección permanecen desactivadas para evitar que la carga se abandone a medias. Mantenga abierto Canvas nuevo hasta que ALLO abra el canvas resultante.

Después de la carga, ALLO crea un canvas de páginas, inicia la conversión y abre el canvas nuevo. El contenido puede seguir apareciendo después de que se abra, así que espere a que terminen la conversión y las vistas previas antes de pedir al equipo que lo revise.

Si empezó desde un proyecto, confirme que el canvas nuevo aparece en el lugar correcto. Si usó un flujo de creación independiente, cambie el nombre para que el documento se pueda identificar más adelante.

Convertir un documento ya subido

Importar y convertir parten de situaciones distintas. Importar PDF/Office empieza en el selector de archivos o en un flujo de creación. Convertir en canvas parte de un objeto de documento que ya está en el canvas.

Seleccione un único objeto PDF u Office subido, abra el menú de elementos y elija Convertir en canvas. ALLO crea un subcanvas conectado junto al documento original y conserva el objeto de archivo en el canvas principal. Use este flujo cuando la revisión haya empezado alrededor del archivo y necesite más espacio para comentarios, notas, decisiones y seguimiento.

La acción solo aparece al seleccionar un documento subido compatible y cuando usted puede crear el canvas hijo. No está disponible para invitados, acceso solo para ver o comentar, selecciones múltiples, formatos no compatibles, elementos insertados únicamente como enlace ni archivos que todavía se están procesando.

Preparar el archivo original

Limpie el documento antes de importarlo. Quite notas privadas, diapositivas omitidas, comentarios antiguos, datos personales, páginas de uso interno y archivos adjuntos que no correspondan. La importación incorpora el archivo a un flujo compartido, por lo que cualquier contenido del original puede quedar visible para quienes tengan acceso al canvas resultante.

Use una exportación legible. En presentaciones, revise el tamaño de las diapositivas y quite las diapositivas de reserva que no pertenezcan a la revisión. En hojas de cálculo, decida si las personas necesitan todo el libro o un PDF de las hojas pertinentes. En documentos, use encabezados y saltos de página que faciliten la lectura.

Si el archivo está protegido por contraseña, bloqueado, dañado, es inusualmente grande o procede de una herramienta que genera una estructura poco habitual, cree una versión limpia en PDF e importe esa copia.

Revisar el canvas importado

Cuando termine la conversión, inspeccione el resultado antes de compartirlo con un grupo amplio. Compruebe:

1. El orden de las páginas y que aparezcan todas las páginas o diapositivas esperadas.
2. Que el texto, las imágenes, las tablas y los gráficos sean legibles.
3. Si debe quitar algún contenido original antes de invitar a colaboradores.
4. Que el nombre del canvas identifique el archivo importado y el objetivo de la revisión.
5. Si los comentarios deben ir en la página, en un objeto o junto a una indicación visible.
6. Si será necesario exportar o imprimir después de la revisión.

No dé por terminada la importación solo porque el canvas ya existe. Espere a que acabe la conversión y se rendericen las vistas previas antes de pedir comentarios. Para revisar un archivo de forma aislada una vez que está en el canvas, consulte Previsualizar objetos del canvas.

Añadir estructura a la revisión

Los documentos importados resultan más útiles cuando el canvas añade contexto a su alrededor. Incluya una pregunta breve para orientar la revisión, un área de decisiones, notas de responsables o una sección de estado. Use flechas y formas para señalar zonas importantes, y comentarios para preguntas y decisiones concretas.

En una revisión legal o de políticas, añada una página o sección para preguntas abiertas, cambios aprobados y decisión final. En una revisión de diapositivas, coloque indicaciones junto a las que necesiten comentarios. En una revisión de hoja de cálculo, señale la hoja o el gráfico pertinente en lugar de pedir a todos que lo inspeccionen todo.

Si el documento convertido es solo una parte del trabajo, añada archivos complementarios, enlaces, capturas de pantalla o subcanvas a su alrededor. Consulte Trabajar con imágenes, archivos y hojas de cálculo para conocer las acciones de vista previa y descarga disponibles cuando el contenido ya está en el canvas.

Colaboración y acceso

El canvas importado sigue el flujo normal para compartir un canvas. Subir un archivo no da acceso automáticamente a todos los revisores. Comparta el canvas resultante o el proyecto al que pertenece.

Elija el permiso según el trabajo de revisión:

Tenga cuidado con los documentos sensibles. Suba solo archivos que esté autorizado a guardar y compartir en el espacio de trabajo. No incluya contraseñas, credenciales privadas, datos personales innecesarios ni material de uso interno solo porque resulte cómodo importar el archivo completo.

Exportación y seguimiento

Si la revisión debe salir de ALLO después de resolver los comentarios, use la exportación o impresión del canvas de páginas desde el menú del encabezado cuando esté disponible. La exportación depende del tipo de canvas resultante y de la estructura de páginas. Consulte Usar el menú del encabezado del canvas.

Si la revisión produce un archivo original corregido, actualícelo fuera de ALLO y después importe la versión nueva o colóquela junto a la anterior con etiquetas claras. No deje dos versiones importadas una al lado de la otra sin una etiqueta visible que identifique la actual.

Si el contenido importado se convierte en un formato de revisión repetible, valore guardar la estructura limpia como plantilla después de quitar el material privado. Consulte Usar plantillas de canvas.

Ejemplos

Para revisar una presentación de diseño, importe las diapositivas, añada una primera página con los objetivos, deje comentarios en las diapositivas concretas y cierre con un área de decisiones para los cambios aprobados.

Una revisión de contrato o política empieza de la misma forma: importe el PDF, añada etiquetas en las secciones que requieran revisión legal, financiera u operativa y use comentarios para las preguntas concretas. Mantenga fuera del canvas el archivo original que seguirá editándose como documento legal.

Los planes basados en hojas de cálculo se revisan mejor como un PDF de las hojas pertinentes, que ofrece una vista estable. Añada notas adhesivas para los riesgos y las decisiones en lugar de pedir a cada revisor que edite el libro original.

Problemas de importación

El archivo se rechaza de inmediato. Compruebe el tipo y la extensión. Expórtelo a PDF e inténtelo de nuevo.

La carga empieza, pero no termina. Revise la conexión de red, el tamaño del archivo y si todavía tiene permiso para crear o editar el canvas de destino.

La conversión falla. Pruebe con una exportación más limpia. Quite contraseñas, divida los documentos muy grandes, aplane contenido poco habitual o exporte los archivos de Office a PDF antes de importarlos.

El resultado convertido se lee mal. Revise la calidad de la exportación original. Un escaneo de baja resolución, un área de impresión diminuta en una hoja de cálculo o una presentación con contenido desbordado no se vuelven más claros por estar en un canvas.

Los colaboradores no pueden abrir el canvas importado. Revise el uso compartido. La importación puede haber terminado correctamente, pero el canvas resultante todavía necesita el acceso adecuado.

Importó el documento equivocado. Cree un canvas nuevo desde el archivo correcto o elimine el contenido importado si tiene permiso. Use Deshacer y rehacer para errores recientes con objetos, pero no dependa de esa función para revertir toda la carga y la conversión.