Importar archivos PDF y Office

Use la importación de PDF/Office cuando el documento fuente debe convertirse en un espacio de revisión dentro de un canvas. En lugar de enviar un archivo y recoger comentarios en otro lugar, ALLO crea un canvas a partir del documento cargado para que las personas puedan añadir notas, comentarios, flechas, decisiones y trabajo de seguimiento alrededor del material.

Este flujo funciona mejor para revisar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, materiales de entrega, planes, documentos de contexto y archivos que necesitan discusión. No reemplaza la edición del archivo original en su aplicación de origen.

Si el documento ya está en un canvas existente como objeto de archivo cargado, use Convertir un documento cargado en canvas. Esa vía crea un subcanvas conectado desde el archivo seleccionado sin volver a cargarlo.

Disponibilidad y permisos

Qué crea la importación de PDF/Office

La importación de PDF/Office crea un canvas a partir de un documento. El canvas resultante está pensado para revisión, anotación, discusión y entrega. Le da un espacio de trabajo compartido alrededor del material fuente.

La ruta de conversión parte del documento. Los archivos de Office se aceptan porque ALLO puede convertir formatos Office compatibles mediante la misma vía de creación de canvas basada en PDF antes de construir la vista del canvas. Eso significa que el resultado debe tratarse como un artefacto convertido para revisión, no como un editor vivo de documentos de Word, PowerPoint o Excel.

Después de importar, use las herramientas de canvas normales: comentarios, texto, notas adhesivas, flechas, formas, páginas, uso compartido y exportación donde estén disponibles. Si necesita editar fórmulas, notas de presentador, control de cambios o detalles de diseño del documento fuente, edite el archivo original en su aplicación de origen e importe la versión actualizada cuando esté lista.

Tipos de documento admitidos

El flujo de carga admite PDF y familias comunes de documentos Office y HWP. Esto incluye archivos como:

El selector de archivos es la fuente más fiable para la aceptación actual. Si un archivo no aparece como seleccionable o se rechaza después de arrastrarlo y soltarlo, expórtelo a PDF e inténtelo de nuevo.

Iniciar una importación

Abra el flujo de creación de canvas y elija Importar PDF/Office o la tarjeta equivalente de creación desde PDF/Office. Puede seleccionar un archivo desde su dispositivo o arrastrar un archivo compatible al área de carga.

Durante la carga, ALLO muestra el progreso. Mantenga abierta la superficie de carga hasta que el archivo sea aceptado. Si cierra la carga antes de que termine, la importación puede cancelarse o quedar sin archivo para procesar.

Después de la carga, ALLO crea o actualiza el canvas de destino e inicia la conversión del documento. Puede ver el progreso mientras se convierten las páginas. Cuando la conversión termina, el canvas se abre o se actualiza con el contenido importado.

Si empezó desde un proyecto o una tarea, confirme que el nuevo canvas aparece en el lugar correcto. Si empezó desde un flujo de creación independiente, cambie el nombre del canvas para que las personas puedan identificar el documento más adelante.

Convertir un documento cargado existente

Importar y convertir resuelven puntos de partida distintos. La importación de PDF/Office empieza desde un selector de archivos o flujo de creación. Convertir a canvas empieza desde un objeto de documento que ya está en el canvas.

Seleccione un único objeto de archivo PDF u Office cargado, abra el menú de elementos y elija Convertir a canvas. ALLO crea un subcanvas conectado junto al documento fuente y conserva el objeto de archivo original en el canvas principal. Use esto cuando la revisión empezó alrededor del archivo y ahora necesita un espacio más profundo para comentarios, notas, decisiones y seguimiento.

La acción aparece solo para un documento cargado compatible y solo cuando usted tiene permiso para crear el canvas hijo. No está disponible para invitados, acceso de solo lectura o solo comentarios, selecciones múltiples, tipos de archivo no admitidos, elementos incrustados solo como enlace o archivos que siguen procesándose.

Preparar el archivo fuente

Antes de importar, limpie el documento. Elimine notas privadas, diapositivas omitidas, comentarios obsoletos, datos personales, páginas solo internas y adjuntos no relacionados. La importación convierte el archivo en parte de un flujo de canvas compartido, así que todo lo que esté en la fuente puede quedar visible para quienes tengan acceso al canvas resultante.

Use una exportación legible. En presentaciones, revise el tamaño de diapositiva y elimine diapositivas de respaldo no utilizadas si no pertenecen a la revisión. En hojas de cálculo, decida si las personas necesitan todo el libro o una exportación a PDF de las hojas relevantes. En documentos, use encabezados y saltos de página que faciliten la revisión.

Si el archivo está protegido por contraseña, bloqueado, dañado, es inusualmente grande o fue generado por una herramienta que exporta una estructura no estándar, cree una versión limpia en PDF e importe esa versión.

Revisar el canvas importado

Después de la conversión, inspeccione el resultado antes de compartirlo ampliamente. Revise:

1. El orden de páginas y si aparecen todas las páginas o diapositivas esperadas.
2. Si el texto, imágenes, tablas y gráficos son legibles.
3. Si debe eliminarse algún contenido fuente antes de invitar colaboradores.
4. Si el nombre del canvas coincide con el archivo importado y el propósito de revisión.
5. Si los comentarios deberían ser de página, de objeto o colocarse cerca de llamadas visibles.
6. Si se necesitará exportar o imprimir después de la revisión.

No asuma que la importación terminó solo porque el canvas existe. Espere a que finalice el progreso de conversión y a que las previsualizaciones se rendericen antes de pedir a los revisores que comenten. Para el visor enfocado de archivos una vez que el contenido está en el canvas, consulte Previsualizar objetos de canvas.

Añadir estructura de revisión

Los documentos importados son más útiles cuando el canvas añade contexto alrededor del archivo. Añada una breve consigna de revisión, un área de decisiones, notas de responsables o una sección de estado. Use flechas y formas para señalar regiones importantes. Use comentarios para preguntas y decisiones exactas.

Para una revisión legal o de políticas, añada una página o sección para preguntas abiertas, cambios aprobados y decisión final. Para una revisión de diapositivas, añada indicaciones de comentario cerca de las diapositivas que necesitan comentarios. Para una revisión de hoja de cálculo, señale la hoja o gráfico relevante en lugar de pedir a todos que inspeccionen todo.

Si el documento convertido es solo una parte del trabajo, añada archivos de apoyo, enlaces, capturas de pantalla o subcanvas alrededor. Consulte Trabajar con imágenes, archivos y hojas de cálculo para acciones de previsualización y descarga a nivel de archivo después de que el contenido esté en el canvas.

Colaboración y acceso

El canvas importado sigue el flujo normal de uso compartido de canvas. Cargar un archivo no da acceso automáticamente a todos los revisores previstos. Comparta el canvas resultante o el proyecto al que pertenece.

Elija el acceso según el trabajo de revisión:

Tenga cuidado con documentos sensibles. Suba solo archivos que esté autorizado a almacenar y compartir en el espacio de trabajo. No incluya contraseñas, credenciales privadas, datos personales innecesarios o material solo interno en un documento solo porque es cómodo importar el archivo completo.

Exportación y seguimiento

Si la revisión importada debe salir de ALLO después de resolver los comentarios, use la exportación de canvas de páginas o la impresión desde el menú del encabezado cuando esté disponible. La exportación depende del tipo de canvas resultante y de la estructura de páginas. Consulte Usar el menú del encabezado del canvas.

Si la revisión lleva a un archivo fuente corregido, actualice el archivo original fuera de ALLO y luego importe la nueva versión o colóquela junto a la anterior con etiquetas claras. No deje dos versiones importadas lado a lado sin una etiqueta visible de "actual".

Si el contenido importado se convierte en un formato de revisión repetible, considere convertir la estructura limpia del canvas en una plantilla después de eliminar material privado. Consulte Utilizar plantillas de canvas.

Ejemplos

Para una presentación de diseño, importe la presentación, añada una primera página con objetivos de revisión, deje comentarios en diapositivas específicas y agregue un área final de decisiones para cambios aprobados.

Para una revisión de contrato o política, importe el PDF, añada etiquetas para las secciones que necesitan revisión legal, financiera u operativa, y use comentarios para preguntas exactas. Mantenga el archivo fuente fuera del canvas como documento legal editable.

Para un plan basado en hojas de cálculo, importe una exportación a PDF de las hojas relevantes cuando los revisores necesiten una vista estable. Añada notas adhesivas para riesgos y decisiones en lugar de pedir a cada revisor que edite el libro fuente.

Problemas de importación

Si el archivo se rechaza de inmediato, revise el tipo y la extensión. Exporte a PDF e inténtelo de nuevo.

Si la carga empieza pero no termina, revise la conexión de red, el tamaño del archivo y si todavía tiene permiso para crear o editar el canvas de destino.

Si la conversión falla, pruebe con una exportación más limpia del archivo. Quite contraseñas, divida documentos muy grandes, aplane contenido inusual o exporte archivos Office a PDF antes de importarlos.

Si el resultado convertido es difícil de leer, revise la calidad de la exportación fuente. Un escaneo de baja resolución, un área de impresión diminuta en una hoja de cálculo o una presentación con contenido desbordado no se volverán más claros solo por estar en un canvas.

Si los colaboradores no pueden abrir el canvas importado, revise el uso compartido. La importación puede haber terminado bien, pero el canvas resultante todavía necesita el acceso correcto.

Si importó el documento equivocado, cree un nuevo canvas desde el archivo correcto o elimine el contenido importado si tiene permiso. Use Deshacer y rehacer para errores recientes de objetos, pero no dependa de deshacer para revertir toda la carga y conversión.