Trabajar con objetos de archivo en un canvas

Los objetos de archivo mantienen el material de origen junto al trabajo que depende de él. En lugar de enviar un PDF, una presentación, un contrato, un archivo de audio o un documento de referencia a través de un hilo de chat independiente, colóquelo en el canvas, añada notas a su alrededor y solicite a los revisores que comenten en el lugar donde corresponde tomar la decisión.

Utilice objetos de archivo cuando el archivo forme parte de la conversación del canvas. Utilice el área de Archivos del espacio de trabajo cuando intente buscar archivos en un espacio de trabajo, filtrarlos por tipo o volver al canvas donde se utilizó un archivo.

Disponibilidad y permisos

Cuándo utilizar objetos de archivo

Utilice objetos de archivo para material de revisión, documentos de origen, evidencia de investigación, presentaciones, referencias de audio o video, PDF, informes exportados, borradores legales y paquetes de entrega. Funcionan mejor cuando el archivo requiere debate en un contexto visual: un PDF junto a notas de aprobación, una presentación junto a los riesgos de lanzamiento o un contrato junto a preguntas para el equipo legal.

No utilice un objeto de archivo como el único sistema de archivos a largo plazo para un espacio de trabajo. El canvas es el lugar donde se analiza y organiza el archivo. Si necesita buscar, filtrar o limpiar archivos en proyectos y canvas, comience desde Perspectiva general de Archivos. Si aparecen advertencias de almacenamiento o cuota, consulte Archivos, almacenamiento y cuota en lugar de eliminar objetos a ciegas.

Añadir archivos a un canvas

Utilice Subir archivos desde la barra de herramientas del canvas, pegue archivos desde el portapapeles o arrastre archivos al canvas cuando su navegador lo admita. ALLO crea objetos en el canvas antes de que la subida finalice por completo y, a continuación, los actualiza con los detalles finales del archivo, las miniaturas y los datos de la vista previa a medida que se completa el procesamiento.

Las subidas de imágenes se convierten en objetos de imagen, que cuentan con sus propias acciones de revisión y edición. Consulte Trabajar con objetos de imagen para conocer el comportamiento de recorte, reemplazo, eliminación de fondo, miniaturas y descarga de imágenes.

Los archivos PDF, documentos, elementos multimedia y otros archivos que no sean imágenes suelen convertirse en objetos de tipo archivo o incrustados. Cuando sube un lote, ALLO coloca los nuevos objetos en una distribución cerca del punto de colocación en lugar de obligarle a separar cada objeto a mano.

Si un archivo es más grande que el límite de subida actual del espacio de trabajo, ALLO puede rechazarlo y mostrar un mensaje de límite de subida. El límite visible depende del plan del espacio de trabajo y de su configuración, por lo que debe confiar en el mensaje que aparece en el producto por encima de capturas de pantalla antiguas o notas del equipo.

Comprender el procesamiento de subida

Los archivos subidos pasan por varios pasos: creación del objeto local, subida, procesamiento del servidor, preparación de la miniatura o vista previa y actualización final del objeto. Durante ese intervalo, el objeto puede parecer presente pero incompleto.

Ese estado pendiente no es lo mismo que una subida fallida. Es posible que aún pueda seleccionar, mover, cambiar de tamaño, comentar, alinear, agrupar, duplicar o eliminar el objeto mientras estén deshabilitadas acciones como Vista previa, Descargar, Reemplazar, Editar o la actualización de miniaturas. Espere a que finalice el procesamiento antes de considerar las acciones que faltan como un error.

Si navega a otra sección mientras se suben los archivos, es posible que ALLO cancele el trabajo vinculado a la sesión de canvas anterior. Vuelva al canvas y confirme si el objeto se completó, falló o se eliminó. Para una preparación de reuniones importante, suba los archivos grandes antes de que se unan los participantes; las sesiones en vivo son un mal momento para descubrir que un PDF de 90 páginas aún requiere procesamiento.

Previsualizar archivos antes de descargarlos

Utilice Vista previa cuando necesite inspeccionar un archivo sin salir del canvas. La vista previa es la opción predeterminada adecuada para las revisiones porque el archivo permanece cerca de las notas, flechas, comentarios y decisiones circundantes.

Los formatos de vista previa admitidos incluyen PDF, video, audio, archivos de texto, archivos CSV, algunos contenidos web o incrustados, y documentos de Office o HWP que ALLO puede convertir a través de una ruta interna de vista previa de PDF. Para crear un canvas a partir de un documento en lugar de previsualizar un objeto de archivo, consulte Importar archivos PDF y de Office. Para conocer la interfaz de vista previa completa, consulte Previsualizar objetos de canvas.

La vista previa de PDF y de Office/HWP a PDF tiene un límite confirmado de 100 MB. Cuando un documento supera ese límite, ALLO debe mantener disponibles la ventana de vista previa y la acción de descarga, y luego mostrar un mensaje de límite claro en lugar de intentar cargar un documento que pueda hacer que el canvas quede inutilizable. La descarga puede seguir siendo la opción correcta si se permiten las descargas.

Descargar archivos

Utilice Descargar cuando necesite el archivo de origen fuera de ALLO. La descarga es independiente de la vista previa. Es posible que un colaborador tenga permitido ver un archivo en la vista previa pero no descargar una copia local, según el rol de uso compartido del canvas, la política del espacio de trabajo, el estado del archivo, las restricciones del plan o el estado de retención del almacenamiento.

Si falta la opción Descargar pero la Vista previa funciona, no asuma que el archivo está dañado. Pregunte al propietario del canvas o al administrador del espacio de trabajo si las descargas están restringidas intencionadamente. Si el archivo procede de un canvas compartido en otro espacio de trabajo, la restricción puede provenir de ese espacio de trabajo en lugar de su propio rol de facturación.

Para la exportación de todo el canvas, la exportación a PDF, la impresión y la opción Descargar todas las imágenes, consulte Exportación y menú de cabecera. La descarga de un objeto de archivo guarda ese archivo. Una exportación de canvas crea un producto de entrega independiente a partir de la página o el canvas.

Acciones del menú de objetos para archivos

Seleccione el objeto de archivo y abra el menú de elementos cuando necesite acciones que no se muestran junto al objeto. Las acciones que verá dependerán del tipo de archivo, el número de elementos seleccionados, los permisos, el estado de la subida, la distribución móvil o de escritorio y las restricciones del espacio de trabajo.

Las acciones de archivo comunes incluyen Vista previa, Descargar, Cambiar nombre, Subir una miniatura, Copiar enlace, Añadir comentario, Duplicar, Agrupar, Bloquear, Traer al frente, Enviar al fondo y Eliminar. Algunos tipos de archivo también muestran controles específicos para elementos multimedia a través de la vista previa, como la navegación por páginas de PDF, la reproducción de audio, la reproducción de video, la vista previa de texto o la vista previa de tablas CSV.

Los documentos PDF y de Office cargados que sean compatibles también pueden mostrar Convertir en canvas. Utilice esta opción cuando el archivo sea lo suficientemente importante como para requerir su propio espacio de revisión conectado. ALLO crea un subcanvas junto al archivo de origen en lugar de obligarle a subir el documento de nuevo. Consulte Convertir un documento cargado en un canvas.

Utilice Copiar enlace cuando alguien necesite dirigirse directamente al objeto de archivo exacto en el canvas. Para conocer la diferencia entre los enlaces de objetos y los enlaces de acceso, consulte Enlaces privados y enlaces compartidos en Canvas. Utilice los comentarios cuando la valoración corresponda al archivo. Utilice Subir una miniatura cuando la miniatura predeterminada esté en blanco, desactualizada o no sea representativa del contenido del archivo.

Revisar archivos con colaboradores

El flujo de trabajo más sólido para la revisión de archivos es sencillo: suba el documento, colóquelo cerca de la pregunta o decisión, añada instrucciones cortas de texto cerca y solicite a los revisores que utilicen los comentarios del objeto en lugar de mensajes de chat independientes. Esto mantiene la valoración adjunta al archivo incluso cuando el canvas se llena de actividad.

Para una revisión de PDF, coloque el PDF junto a una lista de verificación de decisiones, utilice comentarios para preguntas a nivel de página o de objeto, y resuelva los hilos a medida que se tomen decisiones. Para una revisión de presentación, coloque el objeto de la presentación cerca de las notas de lanzamiento y solicite a cada revisor que comente sobre el objeto en lugar de enviar valoraciones desvinculadas. Para la revisión de investigación, agrupe el archivo con notas de resumen y enlaces para que los futuros lectores comprendan por qué se añadió.

Si el archivo contiene información confidencial, compruebe la configuración de uso compartido del canvas antes de invitar a revisores externos. Cualquier persona que pueda acceder al canvas podrá inspeccionar el archivo según su rol y la política del espacio de trabajo. Consulte Compartir un canvas para conocer el comportamiento de los roles y los enlaces.

Qué puede fallar

Si la subida falla, compruebe el tamaño del archivo, el límite del plan, la conexión, el estado de almacenamiento del espacio de trabajo y si aún dispone de acceso de edición. Pruebe primero con un solo archivo antes de repetir un lote grande.

Si falta la Vista previa, es posible que la subida aún se esté procesando, que el tipo de archivo no admita la vista previa, que el origen de la vista previa no esté disponible o que sus permisos no lo permitan. Si la opción Descargar está disponible, la descarga puede ser la alternativa.

Si un documento PDF u Office se abre con un mensaje de límite de vista previa, utilice Descargar si está permitido. El límite protege el navegador y la sesión del canvas de un renderizado de documentos pesado.

Si un colaborador puede abrir el canvas pero no el archivo, compruebe tanto el uso compartido del canvas como las restricciones del espacio de trabajo para el archivo. El acceso de visualización al canvas no siempre significa acceso de descarga local.

Si una miniatura es incorrecta, está desactualizada o en blanco, actualícela cuando la acción del menú esté disponible. Una buena miniatura forma parte de la navegación. Ayuda a las personas a identificar el archivo antes de abrirlo.