Trabajar con objetos de archivo en un canvas

Los objetos de archivo mantienen el material de origen junto al trabajo que depende de él. En lugar de enviar un PDF, una presentación, un contrato, un archivo de audio o un documento de referencia por un hilo de chat separado, colócalo en el canvas, añade notas alrededor y pide a los revisores que comenten en el lugar donde se tomará la decisión.

Usa objetos de archivo cuando el archivo forme parte de la conversación del canvas. Usa el área de Archivos del espacio de trabajo cuando necesites buscar archivos, filtrarlos por tipo o volver al canvas donde se usó un archivo.

Disponibilidad y permisos

Cuándo utilizar objetos de archivo

Usa objetos de archivo para material de revisión, documentos de origen, evidencia de investigación, presentaciones, referencias de audio o video, PDFs, informes exportados, borradores legales y paquetes de entrega. Funcionan mejor cuando el archivo requiere debate en un contexto visual: un PDF junto a notas de aprobación, una presentación junto a riesgos de lanzamiento o un contrato junto a preguntas para el equipo legal.

No uses un objeto de archivo como único sistema de archivos a largo plazo para un espacio de trabajo. El canvas es el lugar donde se analiza y organiza el archivo. Si necesitas buscar, filtrar o limpiar archivos en proyectos y canvas, empieza por Perspectiva general de Archivos. Si aparecen advertencias de almacenamiento o cuota, consulta Archivos, almacenamiento y cuota antes de eliminar objetos a ciegas.

Añadir archivos a un canvas

Usa Subir archivos desde la barra de herramientas del canvas, pega archivos desde el portapapeles o arrastra archivos al canvas cuando el navegador lo admita. ALLO crea objetos en el canvas antes de que la subida finalice por completo y luego los actualiza con los detalles finales del archivo, las miniaturas y los datos de vista previa a medida que se completa el procesamiento.

Las subidas de imágenes se convierten en objetos de imagen, que tienen sus propias acciones de revisión y edición. Consulta Trabajar con objetos de imagen para conocer el comportamiento de recorte, reemplazo, eliminación de fondo, miniaturas y descarga de imágenes.

Los archivos PDF, documentos, elementos multimedia y otros archivos que no sean imágenes suelen convertirse en objetos de tipo archivo o incrustados. Cuando subes un lote, ALLO coloca los nuevos objetos en una distribución cerca del punto de colocación en lugar de obligarte a separar cada objeto a mano.

Si un archivo supera el límite de subida actual del espacio de trabajo, ALLO puede rechazarlo y mostrar un mensaje de límite. El límite visible depende del plan y la configuración del espacio de trabajo, así que confía en el mensaje del producto por encima de capturas antiguas o notas internas.

Comprender el procesamiento de subida

Los archivos subidos pasan por varios pasos: creación del objeto local, subida, procesamiento del servidor, preparación de la miniatura o vista previa y actualización final del objeto. Durante ese intervalo, el objeto puede parecer presente pero incompleto.

Ese estado pendiente no es lo mismo que una subida fallida. Es posible que aún puedas seleccionar, mover, cambiar de tamaño, comentar, alinear, agrupar, duplicar o eliminar el objeto mientras estén deshabilitadas acciones como Vista previa, Descargar, Reemplazar, Editar o la actualización de miniaturas. Espera a que finalice el procesamiento antes de considerar las acciones faltantes como un error.

Si navegas a otra sección mientras se suben archivos, ALLO puede cancelar el trabajo vinculado a la sesión anterior del canvas. Vuelve al canvas y confirma si el objeto se completó, falló o se eliminó. Para una reunión importante, sube archivos grandes antes de que se unan los participantes; una sesión en vivo es un mal momento para descubrir que un PDF de 90 páginas aún requiere procesamiento.

Previsualizar archivos antes de descargarlos

Usa Vista previa cuando necesites inspeccionar un archivo sin salir del canvas. Es la opción predeterminada para revisiones porque el archivo permanece cerca de las notas, flechas, comentarios y decisiones que lo rodean.

Los formatos de vista previa admitidos incluyen PDF, video, audio, archivos de texto, CSV, algunos contenidos web o incrustados, y documentos de Office o HWP que ALLO puede convertir mediante una ruta interna de vista previa de PDF. Para crear un canvas a partir de un documento en lugar de previsualizar un objeto de archivo, consulta Importar archivos PDF y de Office. Para conocer la interfaz completa, consulta Previsualizar objetos de canvas.

La vista previa de PDF y de Office/HWP a PDF tiene un límite confirmado de 100 MB. Cuando un documento supera ese límite, ALLO debe mantener disponibles la ventana de vista previa y la acción de descarga, y luego mostrar un mensaje de límite claro en lugar de intentar cargar un documento que pueda hacer que el canvas quede inutilizable. La descarga puede seguir siendo la opción correcta si se permiten las descargas.

Descargar archivos

Usa Descargar cuando necesites el archivo de origen fuera de ALLO. La descarga es independiente de la vista previa. Un colaborador puede tener permiso para ver un archivo en la vista previa pero no para descargar una copia local, según el rol de uso compartido del canvas, la política del espacio de trabajo, el estado del archivo, las restricciones del plan o el estado de retención del almacenamiento.

Si falta Descargar pero Vista previa funciona, no asumas que el archivo está dañado. Pregunta al propietario del canvas o al administrador del espacio de trabajo si las descargas están restringidas intencionalmente. Si el archivo viene de un canvas compartido desde otro espacio de trabajo, la restricción puede provenir de ese espacio y no de tu propio rol de facturación.

Para exportar todo el canvas, exportar a PDF, imprimir o usar Descargar todas las imágenes, consulta Exportación y menú de encabezado. Descargar un objeto de archivo guarda ese archivo. Una exportación de canvas crea un entregable independiente a partir de la página o el canvas.

Acciones del menú de objetos para archivos

Selecciona el objeto de archivo y abre el menú de elementos cuando necesites acciones que no aparecen junto al objeto. Las acciones disponibles dependen del tipo de archivo, el número de elementos seleccionados, los permisos, el estado de la subida, la distribución móvil o de escritorio y las restricciones del espacio de trabajo.

Las acciones de archivo comunes incluyen Vista previa, Descargar, Cambiar nombre, Subir una miniatura, Copiar enlace, Añadir comentario, Duplicar, Agrupar, Bloquear, Traer al frente, Enviar al fondo y Eliminar. Algunos tipos de archivo también muestran controles específicos para elementos multimedia a través de la vista previa, como la navegación por páginas de PDF, la reproducción de audio, la reproducción de video, la vista previa de texto o la vista previa de tablas CSV.

Los documentos PDF y de Office cargados que sean compatibles también pueden mostrar Convertir en canvas. Usa esta opción cuando el archivo sea lo bastante importante como para necesitar su propio espacio de revisión conectado. ALLO crea un subcanvas junto al archivo de origen en lugar de obligarte a subir el documento de nuevo. Consulta Convertir un documento cargado en un canvas.

Usa Copiar enlace cuando alguien necesite ir directamente al objeto de archivo exacto en el canvas. Para distinguir enlaces de objeto y enlaces de acceso, consulta Enlaces privados y enlaces compartidos en canvas. Usa comentarios cuando la evaluación corresponda al archivo. Usa Subir una miniatura cuando la miniatura predeterminada esté en blanco, desactualizada o no represente bien el contenido.

Revisar archivos con colaboradores

El flujo más sólido para revisar archivos es sencillo: sube el documento, colócalo cerca de la pregunta o decisión, añade instrucciones breves de texto y pide a los revisores que usen comentarios del objeto en lugar de mensajes de chat separados. Así la evaluación permanece adjunta al archivo incluso cuando el canvas se llena de actividad.

Para revisar un PDF, colócalo junto a una lista de verificación de decisiones, usa comentarios para preguntas de página u objeto, y resuelve los hilos a medida que se tomen decisiones. Para revisar una presentación, coloca el objeto cerca de las notas de lanzamiento y pide a cada revisor que comente sobre el objeto en lugar de enviar evaluaciones desvinculadas. Para investigación, agrupa el archivo con notas de resumen y enlaces para que futuros lectores comprendan por qué se añadió.

Si el archivo contiene información confidencial, comprueba la configuración de uso compartido del canvas antes de invitar a revisores externos. Cualquier persona con acceso al canvas podrá inspeccionar el archivo según su rol y la política del espacio de trabajo. Consulta Compartir un canvas para conocer el comportamiento de roles y enlaces.

Qué puede fallar

Si la subida falla, comprueba el tamaño del archivo, el límite del plan, la conexión, el estado de almacenamiento del espacio de trabajo y si aún tienes acceso de edición. Prueba primero con un solo archivo antes de repetir un lote grande.

Si falta la Vista previa, es posible que la subida aún se esté procesando, que el tipo de archivo no admita la vista previa, que el origen de la vista previa no esté disponible o que sus permisos no lo permitan. Si la opción Descargar está disponible, la descarga puede ser la alternativa.

Si un documento PDF u Office se abre con un mensaje de límite de vista previa, usa Descargar si está permitido. El límite protege el navegador y la sesión del canvas de un renderizado pesado.

Si un colaborador puede abrir el canvas pero no el archivo, compruebe tanto el uso compartido del canvas como las restricciones del espacio de trabajo para el archivo. El acceso de visualización al canvas no siempre significa acceso de descarga local.

Si una miniatura es incorrecta, está desactualizada o en blanco, actualízala cuando la acción del menú esté disponible. Una buena miniatura forma parte de la navegación: ayuda a identificar el archivo antes de abrirlo.