Trabajar con objetos de archivo en un canvas

Los objetos de archivo mantienen el material de origen junto al trabajo que depende de él. En lugar de enviar un PDF, una presentación, un contrato, un archivo de audio o un documento de referencia por un hilo de chat separado, colócalo en el canvas, añade notas alrededor y pide a los revisores que comenten en el lugar donde se tomará la decisión.

Usa objetos de archivo cuando el archivo forme parte de la conversación del canvas. Usa el área de Archivos del espacio de trabajo cuando necesites buscar archivos, filtrarlos por tipo o volver al canvas donde se usó un archivo.

Disponibilidad y permisos

Cuándo utilizar objetos de archivo

Usa objetos de archivo para material de revisión, documentos de origen, evidencia de investigación, presentaciones, referencias de audio o video, PDFs, informes exportados, borradores legales y paquetes de entrega. Funcionan mejor cuando el archivo requiere debate en un contexto visual: un PDF junto a notas de aprobación, una presentación junto a riesgos de lanzamiento o un contrato junto a preguntas para el equipo legal.

No uses un objeto de archivo como único sistema de archivos a largo plazo para un espacio de trabajo. El canvas es el lugar donde se analiza y organiza el archivo. Si necesitas buscar, filtrar o limpiar archivos en proyectos y canvas, empieza por Perspectiva general de Archivos. Si aparecen advertencias de almacenamiento o cuota, consulta Archivos, almacenamiento y cuota antes de eliminar objetos a ciegas.

Esta revisión de campaña mantiene los archivos subidos junto a los elementos visuales, las notas, los enlaces y los comentarios que los explican.

Añadir archivos a un canvas

Usa Subir archivos desde la barra de herramientas del canvas, pega archivos desde el portapapeles o arrastra archivos al canvas cuando el navegador lo admita. Un archivo puede aparecer en el canvas antes de que termine la subida. Su vista previa de tarjeta, la acción Vista previa y otras acciones de archivo pueden aparecer un poco después.

Las subidas de imágenes se convierten en objetos de imagen, que tienen sus propias acciones de revisión y edición. Consulta Trabajar con objetos de imagen para conocer el comportamiento de recorte, reemplazo, eliminación de fondo, miniaturas y descarga de imágenes.

Los archivos PDF, documentos, elementos multimedia y otros archivos que no sean imágenes aparecen como tarjetas de archivo en el canvas. Cuando subes un lote, ALLO coloca las nuevas tarjetas cerca del punto de colocación en lugar de obligarte a separar cada objeto a mano.

Si un archivo supera el límite de subida actual del espacio de trabajo, ALLO puede rechazarlo y mostrar un mensaje de límite. El límite visible depende del plan y la configuración del espacio de trabajo, así que confía en el mensaje del producto por encima de capturas antiguas o notas internas.

Entender qué ocurre después de subir un archivo

Después de añadir un archivo, puede parecer presente en el canvas antes de que termine la subida. Su vista previa de tarjeta, vista previa interactiva y algunas acciones pueden estar disponibles un poco después.

Una tarjeta de archivo puede tener tres capacidades independientes:

Las vistas previas de tarjeta están disponibles para más tipos de archivo que las vistas previas interactivas. Algunos archivos de Office, OpenDocument, diagramación y publicación muestran una vista previa de tarjeta, pero no tienen vista previa en la aplicación. Descargar está disponible cuando ALLO puede proporcionar el archivo original. Consulta Previsualizar, abrir y descargar archivos para ver la lista completa de formatos y tamaños.

Un archivo que aún se está subiendo no significa necesariamente que la subida haya fallado. Es posible que aún puedas seleccionarlo, moverlo, cambiar su tamaño, comentarlo, alinearlo o eliminarlo mientras no estén disponibles acciones como Vista previa, Descargar, Reemplazar, Editar o Subir una miniatura. Espera a que termine la subida antes de considerar las acciones faltantes como un error.

Si sales del canvas mientras se suben archivos, ALLO puede cancelar la subida. Vuelve al canvas y comprueba si el archivo está listo, falló o desapareció. Para una reunión importante, sube archivos grandes antes de que se unan los participantes; una sesión en vivo es un mal momento para descubrir que un PDF de 90 páginas aún no está listo.

Previsualizar archivos antes de descargarlos

Usa Vista previa cuando necesites inspeccionar un archivo sin salir del canvas. Es la opción predeterminada para revisiones porque el archivo permanece cerca de las notas, flechas, comentarios y decisiones que lo rodean.

La vista previa interactiva admite un grupo más reducido: archivos de texto y datos tabulares, PDF, archivos de Illustrator que ALLO puede abrir como PDF, archivos de Photoshop con una imagen que se pueda previsualizar, contenido multimedia y documentos Office/HWP compatibles. Los demás archivos almacenados se pueden seguir descargando cuando esté permitido. Para crear un canvas a partir de un documento en lugar de previsualizar un objeto de archivo, consulta Importar archivos PDF y de Office. Para ver la lista completa de formatos y tamaños, consulta Previsualizar, abrir y descargar archivos.

Los archivos ZIP tienen una vista previa específica. Muestra una lista de carpetas y archivos con nombres, tamaños y el total, pero no abre archivos dentro del ZIP. La vista previa admite archivos de hasta 20 MB y muestra como máximo 2,000 entradas. Los archivos no válidos o demasiado grandes pueden no ofrecer vista previa. Los archivos cifrados o con rutas no seguras pueden seguir apareciendo en la lista con un candado o una advertencia, pero no se pueden abrir en ALLO. Descargar está disponible cuando ALLO puede proporcionar el archivo ZIP original.

Las preguntas de IA sobre un ZIP usan solo la lista de archivos. ALLO no puede leer ni afirmar cuál es el contenido de un archivo dentro del ZIP. Descarga el archivo y abre el elemento que necesitas fuera de ALLO cuando quieras consultar su contenido.

Descargar archivos

Usa Descargar cuando necesites el archivo de origen fuera de ALLO. La descarga es independiente de la vista previa. Un colaborador puede tener permiso para ver un archivo en la vista previa pero no para descargar una copia local debido al acceso al canvas, las reglas del espacio de trabajo, la disponibilidad del archivo, los límites del plan o la retención.

Si falta Descargar pero Vista previa funciona, no asumas que el archivo está dañado. Pregunta al propietario del canvas o al administrador del espacio de trabajo si las descargas están restringidas intencionalmente. Si el archivo viene de un canvas compartido desde otro espacio de trabajo, ese espacio puede controlar las descargas.

Para exportar todo el canvas, exportar a PDF, imprimir o usar Descargar todas las imágenes, consulta Exportación y menú de encabezado. Descargar un objeto de archivo guarda ese archivo. Una exportación de canvas crea un entregable independiente a partir de la página o el canvas.

Acciones del menú de objetos para archivos

Selecciona el objeto de archivo y abre el menú de elementos cuando necesites acciones que no aparecen junto al objeto. Las acciones disponibles dependen del tipo de archivo, del número de objetos seleccionados, de tu acceso, de si la subida terminó, de la distribución de tu dispositivo y de las reglas del espacio de trabajo.

Las acciones de archivo comunes incluyen Vista previa, Descargar, Cambiar nombre, Subir una miniatura, Copiar enlace, Añadir comentario, Duplicar, Agrupar, Bloquear, Traer al frente, Enviar al fondo y Eliminar. Algunos tipos de archivo también muestran controles específicos para elementos multimedia a través de la vista previa, como la navegación por páginas de PDF, la reproducción de audio, la reproducción de video, la vista previa de texto o la vista previa de tablas CSV.

Los documentos PDF y de Office cargados que sean compatibles también pueden mostrar Convertir en canvas. Usa esta opción cuando el archivo sea lo bastante importante como para necesitar su propio espacio de revisión conectado. ALLO crea un subcanvas junto al archivo de origen en lugar de obligarte a subir el documento de nuevo. Consulta Convertir un documento cargado en un canvas.

Usa Copiar enlace cuando alguien necesite ir directamente al objeto de archivo exacto en el canvas. Para distinguir enlaces de objeto y enlaces de acceso, consulta Enlaces privados y enlaces compartidos en canvas. Usa comentarios cuando la evaluación corresponda al archivo. Usa Subir una miniatura cuando la miniatura predeterminada esté en blanco, desactualizada o no represente bien el contenido.

Revisar archivos con colaboradores

El flujo más sólido para revisar archivos es sencillo: sube el documento, colócalo cerca de la pregunta o decisión, añade instrucciones breves de texto y pide a los revisores que usen comentarios del objeto en lugar de mensajes de chat separados. Así la evaluación permanece adjunta al archivo incluso cuando el canvas se llena de actividad.

Para revisar un PDF, colócalo junto a una lista de verificación de decisiones, usa comentarios para preguntas de página u objeto, y resuelve los hilos a medida que se tomen decisiones. Para revisar una presentación, coloca el objeto cerca de las notas de lanzamiento y pide a cada revisor que comente sobre el objeto en lugar de enviar evaluaciones desvinculadas. Para investigación, agrupa el archivo con notas de resumen y enlaces para que futuros lectores comprendan por qué se añadió.

Si el archivo contiene información confidencial, comprueba la configuración de uso compartido del canvas antes de invitar a revisores externos. Cualquier persona con acceso al canvas podría tener la posibilidad de inspeccionar el archivo según su rol y la política del espacio de trabajo. Consulta Compartir un canvas y Colaboración con invitados para conocer el comportamiento de roles y enlaces.

Qué puede fallar

Si la subida falla, comprueba el tamaño del archivo, el límite del plan, la conexión, el almacenamiento disponible y si aún tienes acceso de edición. Prueba primero con un solo archivo antes de repetir un lote grande.

Si falta Vista previa, es posible que la subida aún no haya terminado, que el formato no tenga vista previa en la aplicación, que el archivo no esté disponible o que no tengas permiso. Si Descargar está disponible, el archivo original sigue siendo utilizable.

Si un documento PDF u Office se abre con un mensaje de límite de vista previa, el documento es demasiado grande para una vista previa en la aplicación. Usa Descargar si está permitido.

Si un colaborador puede abrir el canvas pero no el archivo, comprueba tanto el uso compartido del canvas como las restricciones del espacio de trabajo para el archivo. El acceso de visualización al canvas no siempre significa acceso de descarga local.

Si una miniatura es incorrecta, está desactualizada o en blanco, usa Subir una miniatura cuando la acción del menú esté disponible. Ayuda a identificar el archivo antes de abrirlo.