Mit Dateiobjekten auf einem Canvas arbeiten

Dateiobjekte halten Quellen direkt neben der Arbeit, die sie benötigt. Statt ein PDF, eine Präsentation, einen Vertrag, eine Audiodatei oder ein Referenzdokument in einem separaten Chat zu senden, legen Sie die Datei auf den Canvas, ergänzen Notizen und lassen Rückmeldungen dort erfassen, wo die Entscheidung getroffen wird.

Verwenden Sie Dateiobjekte, wenn die Datei Teil der Diskussion auf dem Canvas ist. Im Workspace-Bereich Dateien können Sie dagegen Dateien im gesamten Workspace finden, nach Typ filtern oder zu dem Canvas zurückkehren, auf dem eine Datei verwendet wird.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wann Sie Dateiobjekte verwenden sollten

Dateiobjekte eignen sich für Prüfmaterial, Quelldokumente, Forschungsnachweise, Präsentationen, Audio- oder Videoreferenzen, PDFs, exportierte Berichte, Vertragsentwürfe und Übergabepakete. Am nützlichsten sind sie, wenn eine Datei im visuellen Kontext besprochen werden soll: ein PDF neben Freigabenotizen, eine Präsentation neben Einführungsrisiken oder ein Vertrag neben Fragen an das Rechtsteam.

Verwenden Sie ein Dateiobjekt nicht als einziges langfristiges Dateisystem eines Workspace. Auf dem Canvas wird die Datei besprochen und angeordnet. Wenn Sie Dateien projekt- und canvasübergreifend suchen, filtern oder bereinigen müssen, beginnen Sie unter Übersicht über Dateien. Bei Warnungen zu Speicherplatz oder Kontingent lesen Sie Dateien, Speicherplatz und Kontingent, bevor Sie Objekte löschen.

In dieser Kampagnenprüfung liegen hochgeladene Dateien neben Bildern, Notizen, Links und Kommentaren, die ihren Kontext erklären.

Dateien zu einem Canvas hinzufügen

Verwenden Sie Dateien hochladen in der Canvas-Werkzeugleiste, fügen Sie Dateien aus der Zwischenablage ein oder ziehen Sie sie in den Canvas, sofern Ihr Browser dies unterstützt. Eine Datei kann bereits auf dem Canvas erscheinen, bevor ihr Upload abgeschlossen ist. Ihre Kartenvorschau, die Aktion Vorschau und weitere Dateiaktionen können wenig später erscheinen.

Hochgeladene Bilder werden zu Bildobjekten mit eigenen Prüf- und Bearbeitungsaktionen. Informationen zum Zuschneiden, Ersetzen, Entfernen des Hintergrunds, zu Vorschaubildern und Downloads finden Sie unter Mit Bildobjekten arbeiten.

PDFs, Dokumente, Medien und andere Dateien, die keine Bilder sind, erscheinen auf dem Canvas als Dateikarten. Bei einem Stapel ordnet ALLO die neuen Karten in der Nähe der Ablageposition an, sodass Sie nicht jedes Objekt einzeln verschieben müssen.

Wenn eine Datei die aktuelle Uploadgrenze des Workspace überschreitet, kann ALLO sie ablehnen und eine entsprechende Meldung anzeigen. Die sichtbare Grenze hängt vom Workspace-Tarif und der Konfiguration ab. Verlassen Sie sich deshalb auf die aktuelle Meldung im Produkt und nicht auf alte Screenshots oder Teamnotizen.

Was nach dem Upload passiert

Nach dem Hinzufügen einer Datei kann sie auf dem Canvas erscheinen, bevor der Upload abgeschlossen ist. Ihre Kartenvorschau, interaktive Vorschau und einige Aktionen werden möglicherweise erst wenig später verfügbar.

Eine Dateikarte kann drei getrennte Funktionen haben:

Kartenvorschauen sind für mehr Dateitypen verfügbar als interaktive Vorschauen. Einige Office-, OpenDocument-, Diagramm- und Publishingformate zeigen eine Kartenvorschau, haben aber keine Vorschau in der App. Herunterladen ist verfügbar, wenn ALLO die Originaldatei bereitstellen kann. Die vollständige Liste der Formate und Größen finden Sie unter Dateien anzeigen, öffnen und herunterladen.

Eine Datei, die noch hochgeladen wird, ist nicht zwangsläufig ein fehlgeschlagener Upload. Sie können sie möglicherweise auswählen, verschieben, skalieren, kommentieren, ausrichten oder löschen, während Aktionen wie Vorschau, Herunterladen, Ersetzen, Bearbeiten oder Vorschaubild hochladen nicht verfügbar sind. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist, bevor Sie fehlende Aktionen als Fehler behandeln.

Wenn Sie den Canvas während des Uploads verlassen, kann ALLO den Upload abbrechen. Kehren Sie zum Canvas zurück und prüfen Sie, ob die Datei bereit, fehlgeschlagen oder verschwunden ist. Laden Sie große Dateien vor einer wichtigen Besprechung hoch. Eine laufende Sitzung ist der falsche Zeitpunkt, um festzustellen, dass ein 90-seitiges PDF noch nicht bereit ist.

Dateien vor dem Download anzeigen

Verwenden Sie Vorschau, um eine Datei zu prüfen, ohne den Canvas zu verlassen. Für Prüfungen ist dies die beste Standardaktion, weil die Datei neben den umgebenden Notizen, Pfeilen, Kommentaren und Entscheidungen bleibt.

Die interaktive Vorschau unterstützt eine kleinere Gruppe: Text- und Tabellendateien, PDFs, Illustrator-Dateien, die ALLO als PDFs öffnen kann, Photoshop-Dateien mit einem vorschaufähigen Bild, Medien und unterstützte Office-/HWP-Dokumente. Andere gespeicherte Dateien können weiterhin heruntergeladen werden, wenn dies erlaubt ist. Wenn Sie aus einem Dokument einen Canvas erstellen möchten, lesen Sie PDF- und Office-Dateien importieren. Die vollständige Liste der Formate und Größen finden Sie unter Dateien anzeigen, öffnen und herunterladen.

Für ZIP-Dateien gibt es eine eigene Vorschau. Sie zeigt eine Liste von Ordnern und Dateien mit Namen, Größen und der Gesamtzahl, öffnet aber keine Dateien im Archiv. Die Vorschau unterstützt Archive bis 20 MB und zeigt höchstens 2.000 Einträge. Ungültige oder zu große Archive bieten möglicherweise keine Vorschau. Verschlüsselte Dateien oder Dateien mit unsicheren Pfaden können mit einem Schloss oder einer Warnung in der Liste erscheinen, lassen sich aber in ALLO nicht öffnen. Herunterladen ist verfügbar, wenn ALLO das ursprüngliche ZIP-Archiv bereitstellen kann.

AI-Fragen zu einer ZIP-Datei verwenden nur die Dateiliste. ALLO kann den Inhalt einer Datei im Archiv nicht lesen oder behaupten, ihn zu kennen. Laden Sie das Archiv herunter und öffnen Sie die benötigte Datei außerhalb von ALLO, wenn Sie ihren Inhalt benötigen.

Dateien herunterladen

Verwenden Sie Herunterladen, wenn Sie die Quelldatei außerhalb von ALLO benötigen. Der Download ist von der Vorschau getrennt. Je nach Canvas-Zugriff, Workspace-Regeln, Dateiverfügbarkeit, Tarifgrenze oder Aufbewahrungszeit darf eine mitwirkende Person eine Datei möglicherweise anzeigen, aber keine lokale Kopie herunterladen.

Wenn Herunterladen fehlt, aber Vorschau funktioniert, ist die Datei nicht zwangsläufig beschädigt. Fragen Sie die für den Canvas verantwortliche Person oder die Workspace-Administration, ob Downloads absichtlich eingeschränkt sind. Stammt die Datei aus einem freigegebenen Canvas in einem anderen Workspace, kann dieser Workspace Downloads steuern.

Für den Export eines gesamten Canvas, den PDF-Export, das Drucken und Alle Bilder herunterladen verwenden Sie Export- und Kopfzeilenmenü. Der Download eines Dateiobjekts speichert diese Datei. Ein Canvas-Export erstellt dagegen eine separate Ausgabe aus der Seite oder dem Canvas.

Aktionen im Objektmenü für Dateien

Wählen Sie das Dateiobjekt aus und öffnen Sie das Elementmenü, wenn Sie Aktionen benötigen, die nicht direkt am Objekt angezeigt werden. Welche Aktionen erscheinen, hängt von Dateityp, Anzahl der ausgewählten Objekte, Ihrem Zugriff, abgeschlossenem Upload, Ihrem Gerätelayout und Workspace-Regeln ab.

Häufige Dateiaktionen sind Vorschau, Herunterladen, Umbenennen, Vorschaubild hochladen, Link kopieren, Kommentar hinzufügen, Duplizieren, Gruppieren, Sperren, In den Vordergrund, In den Hintergrund und Löschen. Einige Dateitypen bieten in der Vorschau außerdem medienspezifische Steuerelemente, etwa PDF-Seitennavigation, Audio- oder Videowiedergabe, Textvorschau oder CSV-Tabellenvorschau.

Unterstützte hochgeladene PDF- und Office-Dokumente können außerdem In Canvas umwandeln anzeigen. Verwenden Sie die Aktion, wenn die Datei einen eigenen verknüpften Prüfbereich benötigt. ALLO erstellt neben der Quelldatei einen Sub-Canvas, ohne dass Sie das Dokument erneut hochladen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Ein hochgeladenes Dokument in einen Canvas umwandeln.

Verwenden Sie Link kopieren, wenn jemand direkt zum Dateiobjekt auf dem Canvas springen soll. Den Unterschied zwischen Objekt- und Zugriffslinks erklärt Private Links und Freigabelinks in Canvas. Verwenden Sie Kommentare für Rückmeldungen zur Datei. Verwenden Sie Vorschaubild hochladen, wenn das Standardbild leer, veraltet oder nicht repräsentativ ist.

Dateien gemeinsam prüfen

Ein klarer Prüfablauf sieht so aus: Laden Sie das Dokument hoch, platzieren Sie es neben der Frage oder Entscheidung, ergänzen Sie kurze Anweisungen und lassen Sie Rückmeldungen als Objektkommentare statt in separaten Chats erfassen. So bleibt das Feedback mit der Datei verbunden, auch wenn der Canvas umfangreicher wird.

Platzieren Sie bei einer PDF-Prüfung das PDF neben einer Entscheidungsliste, verwenden Sie Kommentare für seiten- oder objektbezogene Fragen und schließen Sie Kommentarverläufe nach einer Entscheidung ab. Platzieren Sie bei einer Präsentationsprüfung die Datei neben den Einführungsnotizen und lassen Sie alle Personen das Objekt kommentieren. Gruppieren Sie bei einer Forschungsprüfung die Datei mit Zusammenfassung und Links, damit spätere Leser ihren Zweck verstehen.

Wenn die Datei vertrauliche Informationen enthält, prüfen Sie die Canvas-Freigabe, bevor Sie externe Personen einladen. Wer auf den Canvas zugreifen kann, kann die Datei je nach Rolle und Workspace-Richtlinie möglicherweise prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Canvas teilen und Zusammenarbeit mit Gästen.

Mögliche Probleme

Wenn der Upload fehlschlägt, prüfen Sie Dateigröße, Tarifgrenze, Verbindung, verfügbaren Speicher und Ihren Bearbeitungszugriff. Testen Sie eine einzelne Datei, bevor Sie einen großen Stapel erneut hochladen.

Wenn Vorschau fehlt, wird der Upload möglicherweise noch abgeschlossen, das Format hat möglicherweise keine Vorschau in der App, die Datei ist möglicherweise nicht verfügbar oder Ihre Berechtigung reicht nicht aus. Wenn Herunterladen verfügbar ist, kann die Originaldatei weiterhin verwendet werden.

Wenn ein PDF oder Office-Dokument mit einer Meldung zum Vorschaugrenzwert geöffnet wird, ist das Dokument für eine Vorschau in der App zu groß. Verwenden Sie Herunterladen, sofern erlaubt.

Wenn eine mitwirkende Person den Canvas, aber nicht die Datei öffnen kann, prüfen Sie sowohl die Canvas-Freigabe als auch die Workspace-Einschränkungen der Datei. Anzeigezugriff auf den Canvas bedeutet nicht immer, dass ein lokaler Download erlaubt ist.

Wenn ein Vorschaubild falsch, veraltet oder leer ist, verwenden Sie Vorschaubild hochladen, sofern die Menüaktion verfügbar ist. Es hilft, die Datei vor dem Öffnen zu erkennen.