Mit Dateiobjekten auf einem Canvas arbeiten

Dateiobjekte halten Ausgangsmaterialien direkt neben den darauf aufbauenden Arbeiten bereit. Anstatt ein PDF, eine Präsentation, einen Vertrag, eine Audiodatei oder ein Referenzdokument über einen separaten Chat-Thread zu versenden, platzieren Sie diese Inhalte direkt auf dem Canvas. So können Sie Notizen hinzufügen und Reviewer bitten, genau dort zu kommentieren, wo die entsprechende Entscheidung getroffen wird.

Nutzen Sie Dateiobjekte, wenn die Datei Teil der Diskussion auf dem Canvas ist. Nutzen Sie den Workspace-Bereich Dateien, wenn Sie nach Dateien im gesamten Workspace suchen, diese nach Typ filtern oder zu dem Canvas zurückkehren möchten, auf dem eine bestimmte Datei verwendet wurde.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wann Dateiobjekte am besten genutzt werden

Nutzen Sie Dateiobjekte für Review-Materialien, Quelldokumente, Belege aus der Forschung, Präsentationen, Audio- oder Videoreferenzen, PDFs, exportierte Berichte, Vertragsentwürfe und Übergabepakete. Sie eignen sich am besten, wenn die Datei in einem visuellen Kontext diskutiert werden soll: ein PDF direkt neben Freigabenotizen, eine Präsentation neben den Risiken für den Produktstart oder ein Vertrag neben Fragen an die Rechtsabteilung.

Nutzen Sie ein Dateiobjekt nicht als dauerhaften, alleinigen Dateispeicher für einen Workspace. Das Canvas ist der Ort, an dem die Datei diskutiert und strukturiert wird. Wenn Sie Dateien über mehrere Projekte und Canvases hinweg suchen, filtern oder bereinigen möchten, nutzen Sie stattdessen die Dateien-Übersicht. Wenn Speicherplatz- oder Kontingentwarnungen angezeigt werden, lesen Sie das Thema Dateien, Speicherplatz und Kontingent, anstatt Objekte unüberlegt zu löschen.

Dateien zu einem Canvas hinzufügen

Nutzen Sie die Option Dateien hochladen aus der Canvas-Werkzeugleiste, fügen Sie Dateien aus der Zwischenablage ein oder ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop auf das Canvas, sofern Ihr Browser dies unterstützt. ALLO erstellt die Objekte auf dem Canvas bereits vor dem vollständigen Abschluss des Uploads und aktualisiert sie nach Beendigung der Verarbeitung mit den finalen Details, Vorschaubildern und Vorschaudaten.

Bilder werden beim Hochladen als Bildobjekte erstellt, für die eigene Review- und Bearbeitungsoptionen gelten. Siehe Mit Bildobjekten arbeiten für Details zu Zuschneiden, Ersetzen, Hintergrund entfernen, Vorschaubildern und dem Downloadverhalten von Bildern.

PDFs, Dokumente, Medien und andere Nicht-Bilddateien werden in der Regel als Datei- oder Einbettungs-Objekte angelegt. Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig hochladen, ordnet ALLO die neuen Objekte automatisch in der Nähe des Abwurfpunkts an, anstatt dass Sie jedes Objekt manuell verschieben müssen.

Wenn eine Datei das Upload-Limit des aktuellen Workspace überschreitet, wird der Vorgang von ALLO abgelehnt und eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Das tatsächliche Limit hängt von Ihrem Workspace-Tarif und der Konfiguration ab, weshalb Sie sich immer an den Meldungen in der App orientieren sollten.

Der Verarbeitungsprozess beim Upload

Hochgeladene Dateien durchlaufen mehrere Schritte: lokale Objekterstellung, Upload, Serververarbeitung, Vorbereitung von Vorschau- und Vorschaubildern sowie die abschließende Aktualisierung des Objekts. Während dieses Prozesses kann das Objekt zwar bereits sichtbar, aber noch unvollständig sein.

Dieser ausstehende Zustand bedeutet nicht, dass der Upload fehlgeschlagen ist. Sie können das Objekt in der Regel bereits auswählen, verschieben, in der Größe ändern, kommentieren, ausrichten, gruppieren, duplizieren oder löschen, während Optionen wie Vorschau, Herunterladen, Ersetzen, Bearbeiten oder das Aktualisieren des Vorschaubilds noch deaktiviert sind. Warten Sie das Ende der Verarbeitung ab, bevor Sie fehlende Aktionen als Fehler werten.

Wenn Sie das Canvas während eines laufenden Uploads verlassen, kann ALLO die Arbeit an der vorherigen Canvas-Sitzung abbrechen. Kehren Sie zum Canvas zurück, um zu prüfen, ob das Objekt erfolgreich erstellt, abgebrochen oder entfernt wurde. Laden Sie für wichtige Präsentationen große Dateien vor dem Eintreffen der Teilnehmenden hoch, um Wartezeiten während der Live-Sitzung zu vermeiden.

Dateivorschau vor dem Herunterladen nutzen

Nutzen Sie die Vorschau, wenn Sie eine Datei überprüfen möchten, ohne das Canvas zu verlassen. Die Vorschau ist die beste Standardoption für Reviews, da die Datei direkt neben den dazugehörigen Notizen, Pfeilen, Kommentaren und Entscheidungen bleibt.

Unterstützte Vorschauformate umfassen PDFs, Video, Audio, reine Textdateien, CSV-Dateien, bestimmte Website- oder Einbettungsinhalte sowie Office- oder HWP-Dokumente, die ALLO über einen internen Konvertierungspfad als PDF-Vorschau anzeigen kann. Wenn Sie ein Canvas direkt aus einem Dokument heraus erstellen möchten, anstatt ein Dateiobjekt in der Vorschau anzuzeigen, lesen Sie den Artikel PDF- und Office-Dateien importieren. Die vollständige Vorschau-Oberfläche finden Sie unter Vorschau für Canvas-Objekte.

Für PDFs sowie Office/HWP-Konvertierungen gilt ein bestätigtes Limit von 100 MB für die Vorschau. Wenn ein Dokument dieses Limit überschreitet, hält ALLO das Vorschaufenster und die Download-Aktion zwar verfügbar, zeigt jedoch eine eindeutige Grenzwertmeldung an, anstatt ein zu großes Dokument zu laden, das die Sitzung blockieren könnte. Der Download ist in diesem Fall der empfohlene Weg, sofern Downloads gestattet sind.

Dateien herunterladen

Nutzen Sie die Option Herunterladen, wenn Sie die Originaldatei außerhalb von ALLO benötigen. Der Download verhält sich unabhängig von der Vorschau. Je nach Freigaberolle, Workspace-Richtlinien, Dateistatus, Tarifgrenzen oder Speicherfristen kann es vorkommen, dass ein Teammitglied eine Datei in der Vorschau betrachten, aber keine lokale Kopie herunterladen darf.

Wenn Herunterladen fehlt, die Vorschau jedoch funktioniert, ist die Datei in der Regel nicht fehlerhaft. Fragen Sie den Canvas-Eigentümer oder Workspace-Administrator, ob Downloads für dieses Element bewusst eingeschränkt wurden. Wenn die Datei aus einem freigegebenen Canvas eines anderen Workspace stammt, kann diese Einschränkung auch von den Richtlinien dieses externen Workspace herrühren.

Für globale Exporte, PDF-Exporte, das Drucken des gesamten Canvas oder die Option Alle Bilder herunterladen nutzen Sie das Export- und Kopfzeilen-Menü. Ein normaler Dateiobjekt-Download speichert nur die jeweilige Datei. Ein Canvas-Export erstellt ein eigenständiges Dokument aus der gesamten Seite oder dem gesamten Canvas.

Aktionen im Element-Menü für Dateien

Wählen Sie das Dateiobjekt aus und öffnen Sie das Element-Menü, wenn Sie Aktionen benötigen, die nicht direkt am Objekt angezeigt werden. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Dateityp, der Anzahl der ausgewählten Elemente, Ihren Berechtigungen, dem Upload-Status, dem Gerät und den Workspace-Richtlinien ab.

Typische Aktionen für Dateien umfassen Vorschau, Herunterladen, Umbenennen, Vorschaubild hochladen, Link kopieren, Kommentar hinzufügen, Duplizieren, Gruppieren, Sperren, In den Vordergrund bringen, In den Hintergrund senden und Löschen. Bestimmte Dateitypen bieten in der Vorschau zusätzliche Steuerelemente wie PDF-Seitensteuerung sowie Audio- und Videowiedergabe, Text- oder CSV-Tabellenvorschau.

Unterstützte, hochgeladene PDF- und Office-Dokumente bieten zudem die Option In Canvas konvertieren. Nutzen Sie diese, wenn ein Dokument so wichtig geworden ist, dass es einen eigenen Arbeitsbereich für das Review verdient. ALLO erstellt dann ein Unter-Canvas neben der Quelldatei, ohne dass Sie das Dokument erneut hochladen müssen. Siehe Hochgeladenes Dokument in ein Canvas konvertieren.

Nutzen Sie Link kopieren, wenn jemand direkt zu diesem Dateiobjekt auf dem Canvas springen soll. Details zu den Unterschieden zwischen Objektlinks und Zugriffslinks finden Sie unter Private Links und Freigabelinks in Canvas. Nutzen Sie Kommentare, wenn sich Feedback direkt auf die Datei bezieht, und die Option Vorschaubild hochladen, wenn das Standardbild leer, veraltet oder nicht repräsentativ für den Dateiinhalt ist.

Dateien gemeinsam mit dem Team überprüfen

Der effizienteste Arbeitsablauf für ein Review von Dateien ist unkompliziert: Laden Sie das Dokument hoch, platzieren Sie es neben den Fragen oder Entscheidungen, fügen Sie kurze Textanweisungen daneben ein und bitten Sie die Beteiligten, direkt die Objektkommentare anstelle von separaten Chat-Nachrichten zu nutzen. So bleibt das Feedback an der Datei verankert, auch wenn das Canvas im Laufe der Zeit voller wird.

Platzieren Sie für ein PDF-Review das Dokument neben einer Checkliste für Entscheidungen, nutzen Sie Kommentare für seiten- oder objektspezifische Fragen und lösen Sie die Threads, sobald die Entscheidungen getroffen sind. Platzieren Sie für ein Präsentations-Review das Objekt neben den Start-Hinweisen und bitten Sie die Reviewer, direkt das Objekt zu kommentieren. Gruppieren Sie für ein Forschungs-Review die Datei mit Zusammenfassungsnotizen und Links, damit nachfolgende Leser verstehen, warum sie hinzugefügt wurde.

Wenn die Datei vertrauliche Informationen enthält, überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen des Canvas, bevor Sie externe Reviewer einladen. Jede Person, die Zugriff auf das Canvas hat, kann je nach Rolle und Workspace-Richtlinie auch die Datei einsehen. Siehe Canvas freigeben für Details zu Rollen- und Linkberechtigungen.

Was schiefgehen kann

Wenn der Upload fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße, Ihr Tariflimit, die Netzwerkverbindung, den Speicherstatus des Workspace und ob Sie weiterhin über Bearbeitungsrechte verfügen. Versuchen Sie zunächst, eine einzelne Datei hochzuladen, bevor Sie einen großen Batch starten.

Wenn die Option Vorschau fehlt, wird der Upload möglicherweise noch verarbeitet, der Dateityp unterstützt keine Vorschau, die Vorschauquelle ist nicht verfügbar oder Ihre Berechtigung lässt dies nicht zu. Wenn Download verfügbar ist, kann der direkte Download als Ausweichlösung genutzt werden.

Wenn sich ein PDF oder Office-Dokument mit einer Meldung über ein Vorschaulimit öffnet, nutzen Sie den direkten Download, sofern dieser gestattet ist. Das Limit schützt Ihren Browser und die Sitzung vor übermäßigem Speicherbedarf durch das Rendern zu großer Dokumente.

Wenn ein Teammitglied das Canvas öffnen kann, aber keinen Zugriff auf die Datei hat, prüfen Sie sowohl die Canvas-Freigabe als auch die Workspace-Richtlinien für Dateien. Der Lesezugriff auf ein Canvas beinhaltet nicht in jedem Fall die Berechtigung zum Herunterladen von Dateien.

Wenn ein Vorschaubild fehlerhaft, veraltet oder leer ist, aktualisieren Sie es über die entsprechende Aktion im Element-Menü. Ein aussagekräftiges Vorschaubild erleichtert die Navigation und hilft den Beteiligten, die Datei vor dem Öffnen zu identifizieren.