Dateien-Übersicht

Dateien hilft Ihnen dabei, an Ihre Arbeit angehängte Materialien zu finden

Nutzen Sie den Bereich „Dateien“, wenn Sie sich an einen Anhang, einen Screenshot, ein PDF, ein Video, eine Tabellenkalkulation oder ein hochgeladenes Dokument erinnern, aber nicht mehr wissen, welcher Canvas oder welches Projekt dieses enthält. Der Bereich „Dateien“ erfasst alle Dateien, die an Arbeiten im aktuell von Ihnen genutzten Workspace angehängt sind, und hält jede Datei mit der umgebenden Arbeit verknüpft. Von einem zentralen Ort aus können Sie suchen, filtern, eine Vorschau anzeigen, den enthaltenden Canvas öffnen, die Datei herunterladen (sofern zulässig) oder sie von dem Canvas entfernen, auf dem sie platziert ist.

Bei „Dateien“ handelt es sich nicht um ein separates Laufwerk, auf dem ALLO von Ihnen verlangt, Dateien ohne Kontext aufzuräumen. Eine Zeile unter „Dateien“ zeigt eine Datei üblicherweise dort an, wo sie verwendet wird: auf einem Canvas, in einem Kommentar oder an einem anderen Ort, der auf einen Canvas oder ein Projekt verweist. Dieser Kontext ist wichtig. Wenn dieselbe Datei auf zwei Canvases erscheint oder an zwei verschiedenen Stellen angehängt ist, sehen Sie unter Umständen mehr als eine Zeile, da jede Zeile ihren eigenen Speicherort, ihre eigene Berechtigung und ihren eigenen Wiederherstellungspfad hat.

Wenn Sie eher nach einem Canvas als nach einem Anhang suchen, beginnen Sie bei Alle Canvases. Wenn Sie nach Text in allen Arbeiten suchen, nutzen Sie die Suche über ALLO hinweg. Wenn eine entfernte Datei wiederhergestellt werden muss, nutzen Sie den Papierkorb.

Wo Sie „Dateien“ finden

Öffnen Sie „Dateien“ über die Workspace-Navigation oder den Home-Bereich, wenn in Ihrem Workspace der Eintrag „Dateien“ aktiviert ist. Die Hauptansicht von „Dateien“ zeigt Dateien aus dem gesamten aktuellen Workspace an. Projekt- und Canvas-spezifische Ansichten schränken die Liste auf einen bestimmten Teil des Workspace ein:

Der Bereich richtet sich nach der Seite, auf der Sie sich befinden. Wenn Sie „Dateien“ aus einem Projekt oder einem Canvas heraus öffnen, behält ALLO Sie in diesem Projekt- oder Canvas-Kontext. Weitere Einzelheiten zum Wechseln zwischen den Bereichen finden Sie unter Dateien nach Projekt oder Canvas finden.

Bedeutung einer Dateizeile

Jede Dateizeile soll drei praktische Fragen beantworten: Was ist das für eine Datei, woher stammt sie und was kann ich jetzt damit tun?

Es werden Ihnen der Dateiname, der Typ, ein Vorschaubild, der Zeitpunkt des Hochladens oder der letzten Änderung, die hochladende Person, der Projekt- oder Canvas-Speicherort, die Dateigröße sowie die verfügbaren Aktionen angezeigt. Die genauen Details hängen vom Dateityp, Ihren Berechtigungen und davon ab, ob die Originaldatei noch für die Vorschau oder den Download verfügbar ist.

Der wichtigste Kontext ist die umgebende Arbeit. Das Öffnen des enthaltenden Canvas ist oft nützlicher als das Herunterladen der Datei, da es die Diskussionen, Entscheidungen, Notizzettel, Aufgaben und andere Dateien im Umfeld zeigt. Eine Datei namens final.pdf ist allein nicht sehr aussagekräftig; final.pdf innerhalb des Launch-Review-Canvas erklärt hingegen direkt, warum sie existiert.

Was Sie über „Dateien“ tun können

Die Vorschau ist in der Regel der erste Schritt. Nutzen Sie diese, wenn Sie die Datei prüfen möchten, ohne Ihren aktuellen Platz unter „Dateien“ zu verlassen. Die Vorschau ist besonders nützlich bei Bildern, PDFs und anderen visuellen Materialien, bei denen das Vorschaubild allein nicht ausreicht.

Öffnen Sie den enthaltenden Canvas, wenn Sie die umgebende Arbeit benötigen. Dies ist die richtige Entscheidung, wenn der Dateiname mehrdeutig ist, wenn Sie überprüfen möchten, warum die Datei hochgeladen wurde, oder wenn ein Teammitglied im Kontext eines Projekts nach der Datei fragt. Wenn die Datei zu einem Projekt-Canvas gehört, kann Ihnen der Projektkontext dabei helfen, zurück zu den damit verbundenen Aufgaben und Ansichten zu navigieren. Unter Projekte verstehen und Canvases in Projekten verwalten erfahren Sie, wie der Projektkontext funktioniert.

Laden Sie die Datei herunter, wenn Sie die Originaldatei außerhalb von ALLO benötigen und der Download gemäß Ihren Berechtigungen und Ihrem Tarifstatus zulässig ist. Vorschau und Download hängen von unterschiedlichen Berechtigungen ab: Eine Datei kann im Bereich „Dateien“ sichtbar sein, während der Download deaktiviert ist, weil die Datei nicht verfügbar, abgelaufen, durch das Speicherplatzlimit eingeschränkt oder für Ihre Rolle nicht mehr zugänglich ist. Siehe Dateien in der Vorschau anzeigen, öffnen und herunterladen und Nicht verfügbare und durch Aufbewahrungsfristen gesperrte Dateien.

Filtern Sie die Liste, wenn sie zu umfangreich ist. Filter können die Auswahl nach Dateityp, hochladender Person, Datum, Projekt, Canvas und Suchbegriffen eingrenzen. Sortieroptionen helfen Ihnen dabei, die neuesten, ältesten, größten oder kleinsten Dateien anzuzeigen. Siehe Dateien filtern.

Wählen Sie „Vom Canvas entfernen“, wenn Sie eine Datei aus der Arbeit entfernen möchten, in der sie angezeigt wird. Dies bedeutet nicht, dass Sie jede Kopie mit demselben Namen überall löschen. Das Entfernen einer Datei von einem Canvas betrifft nur diesen Canvas und verschiebt das entfernte Element unter Umständen in den Papierkorb. Siehe Eine Datei von einem Canvas entfernen.

Berechtigungen und Sichtbarkeit

Die Anzeige unter „Dateien“ richtet sich nach den Arbeiten, auf die Sie zugreifen können. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Canvas oder ein Projekt haben, sollten deren Dateien nicht als regulär verfügbare Dateien in Ihrer Dateien-Ansicht erscheinen. Falls Sie kürzlich den Zugriff verloren, den Workspace gewechselt, eine neue Einladung angenommen oder einen alten Link geöffnet haben, aktualisieren Sie die Seite und stellen Sie sicher, dass Sie sich im richtigen Workspace befinden. Nutzen Sie Kein Zugriff auf Arbeiten, wenn der Zugriffspfad unklar ist.

Verfügbare Aktionen hängen ebenfalls von Berechtigungen ab. Wer einen Canvas nur anzeigen kann, darf eventuell eine Vorschau der Datei öffnen, diese aber nicht entfernen. Mitglieder mit Bearbeitungszugriff können eine Datei von einem Canvas entfernen, während das endgültige Löschen aus dem Papierkorb eine restriktivere Rolle erfordern kann. Workspace-Administratoren verfügen im Papierkorb möglicherweise über weitreichendere Optionen zur Wiederherstellung oder zum endgültigen Löschen, doch im Bereich „Dateien“ bleiben Dateiaktionen stets an die umgebende Arbeit gebunden. Informationen zu den verschiedenen Rollengrenzen finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende.

Freigegebene Arbeiten können eine zusätzliche Ebene darstellen. Ein freigegebener Canvas ermöglicht es Ihnen unter Umständen, die Datei direkt auf diesem Canvas zu öffnen und in der Vorschau anzuzeigen, ohne dass alle anderen Dateien des Projekts oder Workspace offengelegt werden. Wenn der freigegebene Zugriff unklar ist, prüfen Sie den Bereich Mit mir geteilt sowie Freigegebenen Zugriff korrigieren.

Warum Duplikate angezeigt werden

Dateizeilen, die wie Duplikate aussehen, sind in der Regel kein Fehler. Der Bereich „Dateien“ ist danach organisiert, wo die Dateien in Ihrer Arbeit vorkommen, und nicht nur nach Dateinamen. Dieselbe hochgeladene Datei kann in folgenden Fällen mehrfach erscheinen:

Bevor Sie eine vermeintlich doppelte Datei entfernen oder herunterladen, öffnen Sie den enthaltenden Canvas und vergewissern Sie sich, welche Instanz Sie tatsächlich benötigen. Dies verhindert, dass Sie die Datei aus einer falschen Diskussion oder einem falschen Projekt entfernen.

Typische Anwendungsszenarien für „Dateien“

Wenn ein Teammitglied sagt: „Ich habe die Präsentation irgendwo hochgeladen“, öffnen Sie „Dateien“, suchen Sie nach einem Teil des Dateinamens, filtern Sie nach Dokumenten oder PDFs und sortieren Sie die Liste nach den neuesten Einträgen. Zeigen Sie das wahrscheinliche Ergebnis in der Vorschau an und öffnen Sie den enthaltenden Canvas, sobald Sie die richtige Version gefunden haben.

Wenn Sie alle Bilder aus einem Launch-Projekt benötigen, öffnen Sie die projektbezogene Dateien-Ansicht, filtern Sie nach Bildern und sortieren Sie nach den neuesten oder größten Dateien (je nachdem, ob Ihnen Aktualität oder die Medienqualität der Quelle wichtiger ist). Öffnen Sie den Canvas, bevor Sie etwas entfernen, um zu prüfen, ob das Bild im Launch-Plan noch benötigt wird.

Wenn der Speicherplatz knapp wird, nutzen Sie „Dateien“, um zu sehen, wo große Dateien verwendet werden, und lesen Sie anschließend den Artikel Dateien, Speicherplatz und Kontingent. Das Bereinigen des Speichers ist am sichersten, wenn Sie veraltete Dateien von den Canvases entfernen, auf denen sie platziert sind, und genau wissen, was aus dem Papierkorb noch wiederhergestellt werden kann.

Wenn eine Datei zwar angezeigt wird, aber weder eine Vorschau noch ein Download möglich ist, gehen Sie nicht davon aus, dass sie gelöscht wurde. Die Zeile kann weiterhin sichtbar bleiben, weil ALLO nach wie vor den ursprünglichen Speicherort der Datei kennt. Prüfen Sie den Artikel Nicht verfügbare und durch Aufbewahrungsfristen gesperrte Dateien, öffnen Sie nach Möglichkeit den enthaltenden Canvas und bitten Sie einen Eigentümer oder Administrator, den Zugriff oder den Speicherstatus zu bestätigen.

Wann „Dateien“ nicht das richtige Werkzeug ist

Nutzen Sie Alle Canvases, wenn Sie Canvases nach Eigentümer, Datum, Projekt oder Karten-Aktionen durchsuchen möchten. Unter „Dateien“ werden nicht alle Aktionen auf Canvas-Ebene angezeigt.

Nutzen Sie die Suche über ALLO hinweg, wenn Sie Arbeiten nach Titel, Person, Projekt oder einem allgemeinen Stichwort suchen möchten. Die Dateisuche konzentriert sich primär auf Dateinamen und Dateidetails, nicht auf jedes einzelne Wort auf jedem Canvas.

Nutzen Sie den Bereich Aktivität, wenn Sie wissen, dass jemand etwas geändert oder hochgeladen hat, sich aber nicht mehr an den Dateinamen erinnern können. Über die Aktivitätsanzeige können Sie die Änderung bis zur ursprünglichen Arbeit zurückverfolgen.

Nutzen Sie den Papierkorb, wenn eine Datei entfernt wurde und Sie diese vor Ablauf des Aufbewahrungszeitraums wiederherstellen müssen.

Fehlerbehebung unter „Dateien“

Die Ansicht „Dateien“ ist leer

• Falscher Workspace: Viele ALLO-Konten gehören zu mehr als einem Workspace. „Dateien“ zeigt nur den aktuellen Workspace an. Nutzen Sie bei Bedarf Workspace wechseln.
• Aktive Filter oder Suchen: Entfernen Sie alle gesetzten Filter, leeren Sie das Suchfeld und wechseln Sie zurück zur Workspace-weiten Dateien-Ansicht.
• Fehlender Zugriff: Wenn die Datei von einem freigegebenen Canvas stammt, prüfen Sie den Bereich Mit mir geteilt und öffnen Sie den Canvas direkt.

Eine Datei fehlt in einem Projekt

• Verschobener Canvas: Öffnen Sie das Projekt und prüfen Sie, ob der Canvas mit der Datei noch Teil des Projekts ist. Wenn ein Canvas aus einem Projekt verschoben wird, verschwinden auch seine Dateien aus der projektbezogenen Ansicht. Siehe Dateien nach Projekt oder Canvas finden.

Die Vorschau funktioniert, aber der Download schlägt fehl

• Eingeschränkter Dateityp: Manche Dateitypen unterstützen ausschließlich die Vorschaufunktion.
• Fehlende Berechtigungen: Überprüfen Sie, ob Ihre zugewiesene Rolle den Download zulässt.
• Eingeschränkter Systemstatus: Die Datei ist aufgrund von Aufbewahrungsfristen, Ihres Tarifs oder des Speicherplatzstatus vorgewöhnlich nicht verfügbar. Siehe Dateien in der Vorschau anzeigen, öffnen und herunterladen.

Das Entfernen einer Datei schlägt fehl

• Fehlende Bearbeitungsrechte: Sie besitzen eventuell keine Rechte zur Bearbeitung des enthaltenden Canvas.
• Bereits gelöschte Datei: Die Datei wurde möglicherweise bereits von jemand anderem gelöscht.
• Veraltete Ansicht: Der Canvas wurde seit dem Laden der Dateiliste geändert. Aktualisieren Sie die Seite, öffnen Sie den enthaltenden Canvas und versuchen Sie es direkt im Canvas-Kontext. Zur Wiederherstellung siehe Gelöschte Arbeiten wiederherstellen.