Übersicht über Dateien

Mit Dateien finden Sie Materialien, die mit Ihrer Arbeit verknüpft sind

Verwenden Sie Dateien, wenn Sie sich an einen Anhang, Screenshot, ein PDF, Video, eine Tabelle oder ein hochgeladenes Dokument erinnern, aber nicht mehr wissen, in welchem Canvas oder Projekt es liegt. Unter Dateien werden Dateien aus dem aktuellen Workspace gesammelt und mit der zugehörigen Arbeit verknüpft.

Von einer zentralen Stelle aus können Sie:

• Dateien durchsuchen und filtern, die mit Arbeiten im Workspace verknüpft sind.
• Eine Datei in der Vorschau prüfen, ohne die Ansicht Dateien zu verlassen.
• Den Canvas öffnen, der die Datei enthält.
• Die Originaldatei herunterladen, sofern Ihre Berechtigung und der Dateistatus dies zulassen.
• Eine Datei von dem Canvas entfernen, auf dem sie liegt.

Dateien ist kein separates Laufwerk, in dem Sie Dateien ohne Kontext aufräumen sollen. Eine Zeile zeigt eine Datei normalerweise dort, wo sie verwendet wird: auf einem Canvas, in einem Kommentar oder an einer anderen Stelle, die zu einem Canvas oder Projekt zurückführt.

Dieser Kontext ist wichtig. Wenn dieselbe Datei auf zwei Canvases erscheint oder an zwei verschiedenen Stellen angehängt ist, können mehrere Zeilen angezeigt werden. Jede Zeile hat einen eigenen Speicherort, eigene Berechtigungen und einen eigenen Wiederherstellungspfad.

Wenn Sie einen Canvas statt eines Anhangs suchen, beginnen Sie unter Alle Canvases. Für eine Textsuche über Arbeiten hinweg verwenden Sie ALLO durchsuchen. Eine entfernte Datei stellen Sie über den Papierkorb wieder her.

Wo Sie Dateien finden

Öffnen Sie Dateien über die Workspace-Navigation oder den Home-Bereich, sofern der Eintrag in Ihrem Workspace aktiviert ist. Die Hauptansicht zeigt Dateien aus dem gesamten aktuellen Workspace. Projekt- und Canvas-Ansichten grenzen die Liste auf einen Teil des Workspace ein:

Der Umfang richtet sich nach der Seite, auf der Sie sich befinden. Wenn Sie Dateien aus einem Projekt oder Canvas öffnen, kann ALLO den jeweiligen Kontext beibehalten. Weitere Informationen zum Wechsel zwischen den Ansichten finden Sie unter Dateien nach Projekt oder Canvas finden.

Was eine Dateizeile bedeutet

Jede Dateizeile beantwortet drei praktische Fragen: Was ist das für eine Datei, woher stammt sie und was kann ich jetzt damit tun?

Je nach Datei sehen Sie den Dateinamen, den Typ, ein Vorschaubild, den Zeitpunkt des Uploads oder der letzten Änderung, die hochladende Person, den Projekt- oder Canvas-Speicherort, die Größe und die verfügbaren Aktionen. Die genauen Angaben hängen vom Dateityp, Ihrer Berechtigung und davon ab, ob die Originaldatei noch für Vorschau oder Download verfügbar ist.

Am wichtigsten ist die umgebende Arbeit. Den zugehörigen Canvas zu öffnen ist oft nützlicher als die Datei herunterzuladen, weil dort Diskussionen, Entscheidungen, Notizzettel, Aufgaben und weitere Dateien zu sehen sind. Eine Datei namens final.pdf sagt allein wenig aus. Bei final.pdf in einem Canvas für die Einführungsfreigabe ist dagegen sofort klar, warum sie existiert.

Was Sie unter Dateien tun können

Eine Datei kann unter Dateien sichtbar sein, während der Download deaktiviert ist. Mögliche Gründe sind ein abgelaufener oder nicht verfügbarer Dateistatus, Speichereinschränkungen oder Ihre Rolle.

Warum Dateien unterschiedliche Vorschauaktionen haben

ALLO behandelt Speicherung, Kartenbild und interaktive Vorschau als getrennte Funktionen. Eine gespeicherte Originaldatei kann ohne Vorschaubild oder Viewer herunterladbar bleiben. Ein Vorschaubild erleichtert die Erkennung einer Zeile, garantiert aber nicht, dass sich das Format interaktiv öffnen lässt.

Wählen Sie die Zeile oder Karte, um die Vorschau zu öffnen, sofern sie verfügbar ist. Ist keine Vorschau verfügbar, bleibt diese primäre Aktion deaktiviert. Sie öffnet nicht stattdessen den zugehörigen Canvas. Verwenden Sie die separate Canvas-Aktion für Kommentare, Entscheidungen oder Projektkontext und Herunterladen, wenn Sie die verfügbare Originaldatei außerhalb von ALLO benötigen.

Die verbindliche Formatmatrix, Viewer-Grenzwerte und Fälle, in denen nur ein Download möglich ist, finden Sie unter Dateien anzeigen, öffnen und herunterladen.

Berechtigungen und Sichtbarkeit

Unter Dateien sehen Sie Inhalte aus Arbeiten, auf die Sie zugreifen können. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Canvas oder ein Projekt haben, sollten die zugehörigen Dateien nicht als regulär verfügbare Dateien erscheinen. Falls Sie kürzlich den Zugriff verloren, den Workspace gewechselt, eine neue Einladung angenommen oder einen alten Link geöffnet haben, aktualisieren Sie die Seite und prüfen Sie den aktuellen Workspace. Verwenden Sie Kein Zugriff auf Arbeiten, wenn der Zugriffsweg unklar ist.

Auch die Aktionen hängen von Ihrer Berechtigung ab:

Dateiaktionen bleiben an die zugehörige Arbeit gebunden. Informationen zu den Rollengrenzen finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende.

Freigegebene Arbeiten können eine weitere Zugriffsebene hinzufügen. Über einen freigegebenen Canvas können Sie eine Datei möglicherweise direkt öffnen und anzeigen, ohne Zugriff auf alle Dateien im Projekt oder Workspace zu erhalten. Wenn der freigegebene Zugriff unklar ist, prüfen Sie Mit mir geteilt und Freigegebenen Zugriff beheben.

Warum Duplikate auftreten

Ähnlich aussehende Dateizeilen sind normalerweise kein Fehler. Dateien ordnet Einträge nach ihrem Vorkommen in Ihrer Arbeit, nicht nur nach dem Dateinamen. Dieselbe hochgeladene Datei kann mehrfach erscheinen:

Bevor Sie ein vermeintliches Duplikat entfernen oder herunterladen, öffnen Sie den zugehörigen Canvas und prüfen Sie, welche Instanz Sie benötigen. So entfernen Sie die Datei nicht aus der falschen Diskussion oder dem falschen Projekt.

Häufige Anwendungsfälle für Dateien

Wenn ein Teammitglied sagt: „Ich habe die Präsentation irgendwo hochgeladen“, öffnen Sie Dateien, suchen Sie nach einem Teil des Dateinamens, filtern Sie nach Dokumenten oder PDFs und sortieren Sie nach den neuesten Einträgen. Prüfen Sie den wahrscheinlichsten Treffer in der Vorschau und öffnen Sie den zugehörigen Canvas, sobald Sie die richtige Version gefunden haben.

Wenn Sie alle Bilder aus einem Einführungsprojekt benötigen, öffnen Sie die projektbezogene Ansicht Dateien, filtern Sie nach Bildern und sortieren Sie je nach Bedarf nach Aktualität oder Größe. Öffnen Sie den Canvas, bevor Sie etwas entfernen, damit Sie sehen, ob das Bild noch im Einführungsplan verwendet wird.

Wenn der Speicherplatz knapp wird, ermitteln Sie unter Dateien, wo große Dateien verwendet werden, und lesen Sie anschließend Dateien, Speicherplatz und Kontingent. Am sichersten ist die Bereinigung, wenn Sie veraltete Dateien von den jeweiligen Canvases entfernen und wissen, was sich noch aus dem Papierkorb wiederherstellen lässt.

Wenn eine Datei erscheint, sich aber weder anzeigen noch herunterladen lässt, gehen Sie nicht davon aus, dass sie gelöscht wurde. Die Zeile kann sichtbar bleiben, weil ALLO den ursprünglichen Speicherort noch kennt. Prüfen Sie Nicht verfügbare und durch Aufbewahrung gesperrte Dateien, öffnen Sie nach Möglichkeit den zugehörigen Canvas und bitten Sie eine verantwortliche Person oder die Workspace-Administration, den Zugriff oder Speicherstatus zu bestätigen.

Wann Dateien nicht das richtige Werkzeug sind

Verwenden Sie Alle Canvases, um Canvases nach verantwortlicher Person, Datum, Projekt oder Kartenaktionen zu durchsuchen. Unter Dateien werden nicht alle Aktionen auf Canvas-Ebene angezeigt.

Verwenden Sie ALLO durchsuchen, um Arbeiten nach Titel, Person, Projekt oder einem allgemeinen Stichwort zu finden. Die Dateisuche konzentriert sich auf Dateinamen und Dateidetails, nicht auf jedes Wort in jedem Canvas.

Verwenden Sie Aktivität, wenn Sie wissen, dass jemand etwas geändert oder hochgeladen hat, aber den Dateinamen nicht mehr kennen. Über die Aktivität können Sie die Änderung bis zur ursprünglichen Arbeit zurückverfolgen.

Verwenden Sie den Papierkorb, wenn eine Datei entfernt wurde und vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist wiederhergestellt werden muss.

Fehlerbehebung unter Dateien