Aperçu des fichiers

L'onglet Fichiers vous aide à retrouver les documents joints à vos travaux

Utilisez l'onglet Fichiers lorsque vous vous souvenez d'une pièce jointe, d'une capture d'écran, d'un PDF, d'une vidéo, d'une feuille de calcul ou d'un document importé, mais que vous avez oublié quel canvas ou projet le contient. L'onglet Fichiers rassemble tous les fichiers associés aux travaux de l'espace de travail en cours d'utilisation et maintient chaque fichier lié à son contexte d'origine.

Depuis cet espace unique, vous pouvez :

• Rechercher et filtrer les fichiers joints aux travaux de l'espace de travail.
• Prévisualiser un fichier sans quitter la vue Fichiers.
• Ouvrir le canvas qui contient le fichier.
• Télécharger le fichier d'origine lorsque vos autorisations et l'état du fichier le permettent.
• Retirer un fichier du canvas sur lequel il apparaît.

L'onglet Fichiers n'est pas un espace de stockage indépendant où ALLO vous demanderait de trier vos documents hors contexte. Chaque ligne de la liste présente généralement un fichier là où il est utilisé : sur un canvas, dans un Commentaire ou à tout autre endroit renvoyant vers un canvas ou un projet.

Ce contexte est essentiel. Si un même fichier apparaît dans deux canvases distincts, ou s'il est joint à deux emplacements différents, plusieurs lignes peuvent s'afficher car chaque instance dispose de son propre emplacement, de ses propres autorisations et de sa propre méthode de récupération.

Si vous cherchez un canvas plutôt qu'une pièce jointe, commencez par consulter Tous les canvases. Si vous recherchez du texte dans l'ensemble de vos travaux, utilisez la Recherche globale dans ALLO. Si un fichier retiré doit être récupéré, consultez la Corbeille.

Où trouver l'onglet Fichiers

Ouvrez l'onglet Fichiers depuis la navigation de l'espace de travail ou depuis l'Accueil lorsque l'onglet Fichiers est activé dans votre espace de travail. La vue principale des Fichiers affiche tous les fichiers de l'espace de travail actuel. Les vues filtrées par projet et par canvas permettent de limiter la liste à une partie spécifique de l'espace de travail :

La portée dépend de la page sur laquelle vous vous trouvez. Si vous ouvrez l'onglet Fichiers depuis un projet ou un canvas, ALLO conserve ce contexte de projet ou de canvas. Pour en savoir plus sur la navigation entre les différentes portées, consultez le guide Trouver des fichiers par projet ou par canvas.

Comprendre les informations d'une ligne de fichier

Chaque ligne de fichier est conçue pour répondre à trois questions pratiques : quel est ce fichier, d'où provient-il et que pouvez-vous en faire maintenant ?

Vous pouvez y voir le nom du fichier, son type, une miniature d'aperçu, la date d'importation ou de modification, la personne ayant importé le fichier, son emplacement (projet ou canvas), sa taille et les actions disponibles. Les détails exacts dépendent du type de fichier, de vos autorisations et de la disponibilité du fichier d'origine pour l'aperçu ou le téléchargement.

Le contexte le plus important reste le travail auquel le fichier est rattaché. Ouvrir le canvas d'origine est souvent plus utile que de télécharger le fichier directement, car cela vous permet de visualiser les discussions, les décisions, les notes adhésives, les tâches et les autres fichiers associés. Un fichier nommé final.pdf seul offre peu d'intérêt, alors que final.pdf au sein d'un canvas de revue de lancement explique clairement sa raison d'être.

Ce que vous pouvez faire depuis l'onglet Fichiers

Un fichier peut être visible dans la liste sans que son téléchargement ne soit possible, notamment s'il est indisponible, expiré, restreint par l'état de stockage de votre forfait, ou si votre rôle ne vous permet plus d'y accéder.

Permissions et visibilité

L'onglet Fichiers s'adapte aux travaux auxquels vous avez accès. Si vous ne pouvez pas accéder à un canvas ou à un projet, ses fichiers n'apparaissent pas dans votre vue Fichiers. Si vous avez récemment perdu un accès, changé d'espace de travail, accepté une nouvelle invitation ou ouvert un ancien lien, actualisez la page et confirmez que vous vous trouvez dans le bon espace de travail. Consultez le guide Impossible d'accéder aux travaux si le chemin d'accès n'est pas clair.

Les actions autorisées dépendent également de vos permissions :

L'onglet Fichiers maintient les actions liées aux fichiers étroitement associées aux travaux d'origine. Pour en savoir plus sur les limites de chaque rôle, consultez le guide Membres, Invités et collaborateurs externes.

Les travaux partagés apportent une spécificité supplémentaire. Un canvas partagé peut vous permettre d'ouvrir et de prévisualiser ses fichiers sans pour autant vous donner accès à tous les fichiers du projet ou de l'espace de travail. Si les règles d'accès partagé vous semblent confuses, consultez les guides Partagé avec moi et Résoudre les problèmes d'accès partagé.

Pourquoi des doublons peuvent apparaître

L'apparition de lignes de fichiers qui semblent identiques n'est généralement pas un bug. L'onglet Fichiers est organisé en fonction de l'emplacement où chaque fichier apparaît dans vos travaux, et non uniquement selon son nom. Un même fichier importé peut apparaître plusieurs fois dans les situations suivantes :

Avant de retirer ou de télécharger un élément s'apparentant à un doublon, ouvrez le canvas d'origine et confirmez de quelle instance vous avez besoin. Cela vous évitera de retirer par erreur un fichier d'une discussion ou d'un projet incorrect.

Cas d'utilisation courants de l'onglet Fichiers

Si un collaborateur vous indique qu'il a importé une présentation « quelque part », ouvrez l'onglet Fichiers, recherchez une partie du nom du fichier, appliquez un filtre pour afficher uniquement les documents ou les PDF, puis triez par nouveauté. Prévisualisez le résultat probable, puis ouvrez le canvas correspondant une fois que vous avez trouvé la bonne version.

Si vous avez besoin de récupérer toutes les images d'un projet de lancement, accédez à la vue Fichiers restreinte à ce projet, filtrez par images et triez-les par nouveauté ou par taille, selon que vous recherchiez les plus récentes ou les médias de haute qualité. Ouvrez le canvas avant de retirer quoi que ce soit afin de vérifier si l'image est encore utilisée dans le plan de lancement.

Si votre capacité de stockage approche de sa limite, utilisez l'onglet Fichiers pour identifier où les fichiers volumineux sont utilisés, puis consultez le guide Fichiers, stockage et quotas. Pour nettoyer votre stockage de manière sécurisée, retirez les fichiers obsolètes directement des canvases sur lesquels ils apparaissent et prenez connaissance de ce qui peut encore être récupéré dans la Corbeille.

Si un fichier apparaît dans la liste mais ne peut être ni prévisualisé ni téléchargé, ne supposez pas qu'il a disparu. La ligne peut rester visible car ALLO sait toujours à quel emplacement le fichier était rattaché. Consultez le guide Fichiers indisponibles et verrouillés par la politique de rétention, ouvrez le canvas d'origine si possible, puis demandez au propriétaire ou à l'administrateur de confirmer vos droits d'accès ou l'état du stockage.

Quand l'onglet Fichiers n'est pas l'outil approprié

Utilisez Tous les canvases si vous devez parcourir les canvases par propriétaire, par date, par projet ou par actions sur les cartes. L'onglet Fichiers ne présente pas l'ensemble des actions menées au niveau d'un canvas.

Utilisez la Recherche globale dans ALLO pour retrouver un travail par son titre, son auteur, son projet ou par des mots-clés généraux. La recherche de l'onglet Fichiers se concentre sur les noms et les détails des fichiers, et non sur chaque mot figurant à l'intérieur de chaque canvas.

Utilisez l'onglet Activité lorsque vous vous rappelez que quelqu'un a modifié ou importé un élément, sans pour autant vous souvenir du nom du fichier. L'historique d'Activité peut vous aider à remonter jusqu'au travail d'origine.

Utilisez la Corbeille lorsqu'un fichier a été retiré et que vous devez le restaurer avant l'expiration de la période de rétention.

Résolution des problèmes

La liste des fichiers semble vide De nombreux comptes ALLO appartiennent à plusieurs espaces de travail, et l'onglet Fichiers n'affiche que l'espace de travail actuel.

• Confirmez l'espace de travail en cours d'utilisation.
• Utilisez l'option Changer d'espace de travail.
• Supprimez les filtres de recherche et effacez le texte saisi pour réinitialiser la vue au niveau de l'espace de travail.
• Si le fichier provient d'un canvas partagé, ouvrez-le depuis l'espace Partagé avec moi.

Un fichier est manquant dans un projet Un canvas déplacé en dehors d'un projet retire également ses fichiers de la vue des Fichiers restreinte à ce projet.

• Ouvrez le projet et confirmez que le canvas contenant le fichier s'y trouve toujours.
• Consultez le guide Trouver des fichiers par projet ou par canvas.

L'aperçu fonctionne, mais pas le téléchargement Le type de fichier peut ne prendre en charge que l'aperçu, votre rôle actuel peut restreindre le téléchargement, ou le fichier peut être indisponible en raison de la politique de rétention, de l'état de votre forfait ou de la limite de stockage.

• Vérifiez si le type de fichier prend en charge uniquement la prévisualisation.
• Vérifiez si votre rôle autorise le téléchargement.
• Confirmez si le fichier est rendu indisponible par la politique de rétention ou l'état de stockage du forfait.
• Consultez le guide Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers.

Le retrait du fichier a échoué Vous ne disposez peut-être pas des autorisations de modification sur le canvas d'origine, le fichier a déjà été supprimé ou le canvas a été modifié depuis le chargement de la liste des Fichiers.

• Actualisez la page dans votre navigateur.
• Ouvrez le canvas contenant le fichier et essayez de le retirer directement depuis ce canvas.
• Pour récupérer un élément après retrait, consultez la section Restaurer un travail supprimé.