Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention

Un fichier visible n'est pas toujours un fichier disponible

Parfois, l'onglet Fichiers peut afficher une ligne de fichier même si son aperçu ou son téléchargement est désactivé. Cela peut sembler contradictoire, mais cette ligne reste utile : elle vous indique que ALLO sait que ce fichier appartenait à un canvas, un projet, un auteur de téléchargement ou un flux de travail spécifique. Le fichier peut rester visible alors que l'action réelle sur le fichier est bloquée par des autorisations, des règles de rétention, l'espace de stockage, une suppression ou la disponibilité du fichier source.

Ne supprimez pas immédiatement un fichier indisponible simplement pour « nettoyer » la liste. Si le fichier est important, sa ligne d'affichage peut être le seul indice simple pour savoir où il se trouvait. Commencez par vérifier le canvas conteneur, l'accès, l'état du stockage et les options de récupération de la corbeille.

Pour les actions de base sur les fichiers, consultez Aperçu, ouverture et téléchargement de fichiers. Pour les questions relatives au stockage, consultez Fichiers, stockage et quota.

Motifs fréquents d'indisponibilité d'un fichier

Le message exact peut varier selon l'interface de l'application et le type de fichier. L'essentiel est de distinguer le fait que « ALLO sait à quoi ce fichier était associé » de « ALLO peut me fournir le fichier d'origine immédiatement ».

Fichiers expirés

Un fichier expiré peut rester visible afin que vous puissiez identifier l'endroit où il a été utilisé, mais son aperçu et son téléchargement peuvent être désactivés. Cela se produit fréquemment lorsque la disponibilité des fichiers est affectée par le forfait, le stockage ou les politiques de rétention. Cette ligne d'affichage n'est pas inutile : elle peut aider un propriétaire à décider s'il convient de restaurer, de télécharger à nouveau ou de supprimer l'élément, ou de résoudre la situation via la facturation.

Si vous utilisez un forfait gratuit ou limité et qu'un fichier est marqué comme expiré ou indisponible, demandez à un administrateur de l'espace de travail ou au responsable de la facturation de vérifier les limites de stockage et de forfait. La solution peut consister à libérer de l'espace, à ajouter du stockage, à mettre à niveau votre abonnement ou à télécharger à nouveau le fichier là où l'équipe en a encore besoin. Consultez Limites de stockage et Extensions de stockage.

Si le fichier s'inscrit dans le cadre d'une livraison client ou d'un flux de travail juridique, évitez de supprimer la ligne avant que le propriétaire n'ait confirmé si le fichier doit être restauré, remplacé ou délibérément supprimé.

Fichiers supprimés

Dans ALLO, un fichier supprimé est lié au document de travail dans lequel il figurait. Le restaurer consiste généralement à le replacer là où l'équipe l'utilisait. Si le canvas ou le projet conteneur a également été supprimé définitivement, il se peut que le fichier n'ait plus d'emplacement valide où retourner.

Après une suppression définitive ou un nettoyage automatique lié à la rétention, la récupération devient limitée, voire impossible, par le biais des options de l'espace de travail habituelles.

Utilisez Restaurer un travail supprimé le plus rapidement possible si le fichier est important. La période standard de récupération de la corbeille est limitée dans le temps : consultez Période de rétention.

Indisponibilité liée aux autorisations

Si vous pouvez voir une ligne de fichier mais ne pouvez pas en obtenir l'aperçu, le télécharger ou le supprimer, il se peut que vos autorisations soient plus restreintes que le contexte de la ligne. Cela peut se produire avec des canvases partagés, un accès Invité, des modifications de rôles, des collaborateurs désactivés, ou des projets dont vous pouvez visualiser certains éléments sans pouvoir les modifier.

Vérifiez ces éléments fondamentaux avant de faire remonter le problème :

Si le problème concerne un travail partagé, consultez Résoudre les problèmes d'accès partagé. S'il s'agit d'un problème d'accès général, consultez Impossible d'accéder au travail.

Indisponibilité liée au stockage et aux quotas

L'état du stockage peut déterminer si les fichiers sont disponibles pour l'aperçu ou le téléchargement. La liste des fichiers peut tout de même vous aider à faire des recherches, car elle indique où les fichiers apparaissent, quels projets contiennent des fichiers volumineux et quels fichiers peuvent être obsolètes.

Si vous approchez ou dépassez une limite de stockage, ne commencez pas par supprimer des fichiers au hasard. Triez-les par taille décroissante, ouvrez chaque canvas conteneur et déterminez si le fichier est toujours nécessaire. Retirez uniquement les fichiers dont l'équipe n'a plus besoin dans les canvases où ils apparaissent, puis utilisez la corbeille avec précaution si une suppression définitive est requise. Consultez Fichiers, stockage et quota.

Si votre espace de travail dispose d'un responsable de la facturation, demandez-lui de vérifier les limites de stockage, les extensions et l'état du forfait. La disponibilité des fichiers peut être liée à l'ensemble de l'espace de travail plutôt qu'à un problème de fichier individuel.

Que faire lorsqu'un fichier est visible mais ne s'ouvre pas

Si vous rencontrez ce problème, procédez aux vérifications suivantes de manière méthodique :

• Tester un autre fichier de confiance : Tentez d'ouvrir un autre fichier dont le fonctionnement est garanti. Si les autres fichiers s'ouvrent normalement, le problème concerne uniquement ce fichier ou vos autorisations d'accès. Si aucun fichier ne s'ouvre, actualisez ALLO, vérifiez votre connexion ou essayez d'utiliser la version web dans un navigateur. Pour les pannes liées à l'application de bureau, consultez Résoudre les problèmes de l'application de bureau.
• Consulter le canvas conteneur : Si vous y avez accès, ouvrez le canvas dans lequel le fichier est inséré. Recherchez un fichier de remplacement, un Commentaire expliquant son retrait ou une version plus récente. Si le canvas ne s'ouvre pas, le problème peut provenir de vos droits d'accès ou d'une suppression globale, plutôt que du fichier lui-même.
• Rechercher le fichier dans la Corbeille : Si le fichier a été retiré, il se trouve probablement dans la corbeille. Restaurez-le avant la fin de la période de rétention.
• Solliciter l'aide d'un administrateur ou propriétaire : Si le problème persiste, contactez un administrateur ou un responsable de l'espace de travail. Transmettez-lui les détails précis : nom du fichier, canvas conteneur, projet concerné, type d'action ayant échoué et mention éventuelle du statut expiré ou indisponible. Ces informations s'avèrent bien plus utiles qu'un simple signalement général d'erreur.

Ce qu'il ne faut pas supposer

• Ne supposez pas que la visibilité garantit le téléchargement : L'onglet Fichiers peut afficher des détails utiles sur un fichier même si l'action d'origine est bloquée.
• Ne supposez pas que l'indisponibilité signifie une suppression définitive : L'accès peut être bloqué par des autorisations, l'état du forfait ou un problème temporaire lié au fichier.
• Ne supposez pas que la suppression de la ligne résout les problèmes de stockage ou d'accès : Le retrait du fichier modifie uniquement son emplacement d'affichage et peut l'envoyer dans la corbeille. Le nettoyage du stockage et la suppression définitive répondent à leurs propres règles.
• Ne supposez pas qu'un collaborateur voit la même chose que vous : L'affichage des fichiers dépend de l'espace de travail, du projet, du canvas et des autorisations de partage propres à chaque personne.