Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção

Um arquivo visível nem sempre está disponível

Às vezes, a seção de Arquivos pode exibir a linha de um arquivo mesmo que a visualização ou o download estejam desativados. Isso pode parecer contraditório, mas essa linha ainda é útil: ela indica que o ALLO sabe que o arquivo pertencia a um canvas, projeto, remetente ou fluxo de trabalho específico. O arquivo pode continuar visível enquanto a ação real do arquivo está bloqueada por permissão, retenção, armazenamento, exclusão ou disponibilidade do arquivo original.

Não remova imediatamente um arquivo indisponível apenas para “limpar” a lista. Se o arquivo for importante, essa linha pode ser a única pista simples para saber a que local ele pertencia. Comece verificando o canvas correspondente, as permissões de acesso, o status de armazenamento e as opções de recuperação na Lixeira.

Para ações básicas de arquivos, consulte Visualizar, abrir e baixar arquivos. Para dúvidas específicas de armazenamento, consulte Arquivos, armazenamento e cota.

Motivos comuns para a indisponibilidade de arquivos

A mensagem exata pode variar de acordo com a interface do aplicativo e o tipo de arquivo. O ponto importante é separar “o ALLO sabe a que local este arquivo pertencia” de “o ALLO pode fornecer o arquivo original agora mesmo”.

Arquivos expirados

Um arquivo expirado pode continuar visível para que você consiga identificar onde ele foi usado, mas as opções de visualização e download podem estar desativadas. Isso é comum quando a disponibilidade do arquivo é afetada pelo plano, armazenamento ou regras de retenção. Essa linha não é inútil: ela ajuda o proprietário a decidir o que restaurar, reenviar, remover ou resolver por meio do faturamento.

Se você estiver em um plano gratuito ou limitado e um arquivo estiver marcado como expirado ou indisponível, peça para um administrador do espaço de trabalho ou proprietário de faturamento verificar os limites do plano e de armazenamento. A solução pode ser liberar espaço de armazenamento, adquirir mais espaço, atualizar o plano ou reenviar o arquivo para onde a equipe ainda precisa dele. Consulte Limites de armazenamento e Adicionais de armazenamento.

Se o arquivo fizer parte de uma entrega de projeto para cliente ou de um fluxo de trabalho jurídico, evite excluir a linha até que o proprietário confirme se o arquivo deve ser restaurado, substituído ou removido intencionalmente.

Arquivos excluídos

Se um arquivo foi removido de um canvas, ele pode ser enviado para a Lixeira como um item recuperável. Durante a janela de retenção, alguém com as permissões corretas poderá restaurá-lo. Após a exclusão definitiva ou a limpeza automática de retenção, a recuperação se torna limitada ou impossível por meio das configurações normais do espaço de trabalho.

Um arquivo excluído no ALLO está vinculado ao trabalho onde ele foi utilizado. Restaurá-lo geralmente significa colocá-lo de volta onde a equipe o usava. Se o canvas ou o projeto correspondente também tiver sido excluído permanentemente, o arquivo pode não ter um local válido para retornar.

Se o arquivo for importante, use a opção Restaurar trabalho excluído o quanto antes. A janela padrão de recuperação da Lixeira é por tempo limitado; consulte Janela de retenção.

Indisponibilidade relacionada a permissões

Se você consegue visualizar a linha do arquivo, mas não consegue abrir a visualização, fazer o download ou removê-lo, suas permissões de acesso podem ser mais restritas do que o contexto da linha. Isso pode ocorrer em canvases compartilhados, acesso de Convidado, alterações de funções, colegas de equipe desativados ou projetos nos quais você pode visualizar certos trabalhos, mas não editá-los.

Verifique estes pontos básicos antes de relatar um problema:

Se o problema estiver relacionado a um trabalho compartilhado, consulte Corrigir acesso compartilhado. Se for um problema geral de acesso, consulte Não consigo acessar meu trabalho.

Indisponibilidade relacionada a armazenamento e cota

O status do armazenamento pode afetar se os arquivos estarão disponíveis para visualização ou download. A lista de Arquivos ainda pode ajudar na sua investigação, pois mostra onde os arquivos aparecem, quais projetos contêm arquivos grandes e quais arquivos podem estar desatualizados.

Se você estiver perto ou acima do limite de armazenamento, não comece excluindo arquivos aleatórios. Classifique os arquivos pelo tamanho, abra cada canvas correspondente e decida se o arquivo ainda é necessário. Remova apenas os arquivos de que a equipe não precisa mais diretamente dos canvases onde eles aparecem e use a Lixeira com atenção caso a exclusão permanente seja necessária. Consulte Arquivos, armazenamento e cota.

Se o seu espaço de trabalho tiver um proprietário de faturamento, peça para ele verificar os limites de armazenamento, os adicionais e o status do plano. A disponibilidade do arquivo pode ser um problema geral do espaço de trabalho, e não uma falha em um arquivo individual.

O que fazer quando um arquivo está visível, mas não abre

Se você encontrar problemas ao abrir ou acessar um arquivo, siga estas etapas para identificar a causa e resolver a situação:

• Outros arquivos funcionam normalmente?

  • Tente visualizar outro arquivo que você sabe que está íntegro.
  • Se outros arquivos funcionarem, o problema é específico deste arquivo ou das suas permissões no trabalho correspondente.
  • Se todos os arquivos falharem, atualize o ALLO, verifique sua conexão ou tente usar o navegador caso esteja no aplicativo de desktop. Consulte Solução de problemas do aplicativo de desktop.

• O canvas correspondente está acessível?

  • Abra o canvas onde o arquivo foi inserido se essa ação estiver disponível.
  • Procure por um arquivo substituto, um Comentário que explique a remoção ou uma versão mais recente.
  • Se o canvas não abrir, o problema pode ser de acesso ou exclusão, e não do arquivo em si.

• O arquivo foi removido recentemente?

  • Verifique se o arquivo está na Lixeira. Caso ele tenha sido removido, a Lixeira é o local de recuperação.
  • Restaure o arquivo antes que a janela de retenção expire.

• Precisa de ajuda de um administrador?

  • Solicite ajuda a um proprietário ou administrador.
  • Forneça detalhes claros: nome do arquivo, canvas correspondente, projeto, ação que falhou e se o arquivo está marcado como expirado ou indisponível. Dizer isso ajuda muito mais do que relatar apenas que o recurso de Arquivos não está funcionando.

O que não presumir

Não presuma que a visibilidade garante o download. A seção de Arquivos pode exibir detalhes úteis sobre um arquivo mesmo quando a ação original do arquivo estiver bloqueada.

Não presuma que a indisponibilidade significa que o arquivo foi excluído para sempre. Ele pode estar bloqueado por permissão, status do plano ou um problema temporário no arquivo.

Não presuma que remover a linha resolve problemas de armazenamento ou acesso. A remoção altera o local onde o arquivo aparece e pode criar um caminho de recuperação pela Lixeira. A limpeza de armazenamento e a exclusão definitiva têm regras próprias.

Não presuma que um colega de equipe consegue ver o mesmo que você. O recurso de Arquivos acompanha as permissões de espaço de trabalho, projeto, canvas e acesso compartilhado de cada pessoa.