Visualizar, abrir e baixar arquivos

Escolha a ação que corresponde à sua próxima necessidade

Arquivos oferece três formas de trabalhar com um arquivo: visualizá-lo, abrir o canvas associado ou baixá-lo. Elas parecem semelhantes, mas resolvem problemas diferentes.

A visualização serve para uma conferência rápida. Abrir Canvas associado mostra o contexto. Baixar salva o arquivo original fora da ALLO quando a ação está disponível. Em caso de dúvida, visualize primeiro. É a forma mais direta de confirmar que você encontrou o arquivo certo antes de mudar de contexto ou baixar algo.

Para entender o modelo geral, consulte Visão geral de Arquivos. Se você ainda procura a linha certa, use Filtrar arquivos.

Visualizar um arquivo

Abra Arquivos e selecione a linha ou o cartão do arquivo. Quando a visualização estiver disponível, ela abrirá Visualização. Abrir Canvas associado permanece uma ação separada para acessar o contexto.

Use a visualização para conferir uma captura de tela, examinar um PDF, verificar um recurso visual, conferir a miniatura de uma apresentação ou diferenciar arquivos com nomes parecidos. Isso evita baixar ou remover por engano o arquivo final, final-v2 ou updated-final errado.

A visualização só está disponível quando a ALLO pode abrir o arquivo, o arquivo está disponível e você tem permissão. Quando a visualização não está disponível, selecionar a linha ou o cartão não abre o canvas como alternativa. O arquivo ainda pode aparecer na lista e Baixar pode continuar disponível. Consulte Arquivos indisponíveis ou bloqueados por retenção quando uma ação esperada não estiver disponível.

Entender prévia de cartão, visualização no app e download

Esses são recursos separados. Qualquer formato que passe pelas regras de envio do workspace pode continuar armazenado e disponível para download sem uma prévia de cartão nem uma visualização interativa.

Prévias de cartão só estão disponíveis para os tipos de arquivo listados na tabela. A ALLO não trata todo arquivo desconhecido ou sem extensão como texto. Um arquivo de texto reconhecido pode abrir no visualizador de texto mesmo sem uma prévia de cartão.

Prévias de cartão de documentos estão disponíveis para arquivos de até 100 MB, com exceção de CSV e TSV, que têm limite de 20 MB. A visualização interativa de PDFs e arquivos do Office/HWP convertidos aceita até 100 MB. A visualização interativa de texto e CSV/TSV aceita até 20 MB. Arquivos acima do limite do visualizador continuam disponíveis para download quando o original está disponível e sua permissão permite.

A visualização de ZIP aceita arquivos de até 20 MB e mostra no máximo 2.000 entradas. Ela mostra pastas, nomes de arquivos, tamanhos e o total, mas não abre arquivos dentro do ZIP. Arquivos inválidos ou grandes demais podem não oferecer visualização. Arquivos criptografados ou com caminhos não seguros ainda podem aparecer na lista com um cadeado ou aviso, mas não podem ser abertos na ALLO. Baixar fornece o arquivo ZIP original.

Quando você pergunta à IA sobre um ZIP, a ALLO usa apenas a lista de arquivos. Ela pode descrever nomes, tamanhos, quantidades e avisos, mas não pode ler nem afirmar qual é o conteúdo de um arquivo. Baixe o arquivo e abra o item necessário fora da ALLO quando precisar consultar o conteúdo.

Abrir o canvas associado

Use Abrir Canvas associado quando o arquivo só fizer sentido com o trabalho ao redor. Essa costuma ser a melhor ação para revisões de design, resultados de oficinas, notas de pesquisa, planos de lançamento, comentários e arquivos ligados a uma decisão.

Abrir o canvas mostra onde o arquivo está, quem comentou, a qual projeto ele pertence e se há arquivos mais novos por perto. Se o arquivo estiver anexado a um canvas de projeto, abrir o canvas também ajuda você a voltar às telas, tags, datas e ao contexto de planejamento do projeto. Consulte Usar telas de projeto e Adicionar um canvas a um projeto.

Se o canvas não abrir, talvez você tenha perdido o acesso, o canvas tenha sido excluído ou a linha pertença a um trabalho compartilhado com outra conta. Consulte Corrigir acesso compartilhado e Quando um trabalho parece estar ausente.

Baixar um arquivo

Use Baixar quando precisar do arquivo fora da ALLO, seja para enviá-lo a um cliente, editá-lo em outra ferramenta, arquivá-lo localmente ou enviá-lo a outro serviço. O download fornece o arquivo quando a ALLO pode disponibilizá-lo e sua permissão permite.

O download pode estar indisponível mesmo com a linha visível:

Se o download começar, mas o arquivo não abrir no seu computador, confira a extensão e tente usar o aplicativo que o criou. A ALLO armazena vários formatos, mas seu dispositivo ainda precisa de um software que entenda o arquivo baixado.

Decidir entre visualização, canvas e download

Visualize primeiro quando estiver comparando arquivos ou conferindo o conteúdo rapidamente. Abra o canvas quando a decisão ou a conversa importar. Baixe apenas quando precisar do arquivo fora da ALLO ou quando o formato não tiver visualização.

Por exemplo, se alguém perguntar “Você pode conferir a planilha de preços mais recente?”, pesquise o nome em Arquivos, ordene pelos mais novos e visualize a planilha se houver suporte. Depois, abra o canvas associado se precisar dos comentários ou do histórico de aprovação. Baixe apenas se precisar editar ou compartilhar o original em outro lugar.

Ao limpar anexos antigos, visualize o arquivo e abra o canvas antes de removê-lo. Um arquivo pode parecer antigo em Arquivos e ainda ser usado por um canvas ou projeto ativo.

Permissões e situações somente leitura

Pessoas com acesso somente leitura podem visualizar um arquivo e abrir o canvas associado, mas talvez não possam removê-lo. O download também pode ser restringido pela disponibilidade do arquivo, pela função ou pela política do workspace. Quando a interface mostrar um estado somente leitura, isso indica que sua função atual não inclui a ação que você tentou realizar.

Convidados e colaboradores externos podem ver menos ações do que membros do workspace. Quem foi convidado para um único canvas não deve esperar navegar por todos os arquivos do workspace ou baixá-los. Se o arquivo foi compartilhado com você, abra-o em Compartilhado comigo ou pelo link compartilhado exato.

Se você acredita que deveria ter mais acesso, peça à pessoa responsável para confirmar se compartilhou o canvas, o projeto ou o workspace. Compartilhar um canvas não concede acesso completo ao projeto ou workspace. Consulte Membros, convidados e colaboradores externos para entender as funções e Acesso somente leitura para estados com edição bloqueada.

O que fazer quando a visualização falhar

Atualize a página e tente novamente. Se outros arquivos abrirem normalmente, o problema pode estar nesse tipo ou estado específico. Tente abrir o canvas associado. Pode haver nele uma substituição, um comentário ou uma nota explicando a mudança.

Se a visualização estiver em branco, mas o download funcionar, baixe o arquivo e abra-o localmente. Se o formato não tiver visualização, use a ação separada Abrir Canvas associado somente quando precisar do trabalho ao redor. Se visualização e download estiverem indisponíveis, confira se o arquivo expirou, está limitado pelo armazenamento, foi excluído ou está fora da sua permissão. Consulte Arquivos indisponíveis ou bloqueados por retenção.

Se o arquivo for urgente e pertencer ao trabalho de outra pessoa, informe à pessoa responsável pelo canvas o nome do arquivo, o canvas associado e o que você tentou. Assim, ela poderá restaurar o acesso, enviar o arquivo novamente ou confirmar que ele foi removido de propósito.

O que fazer quando o download falhar

Visualize primeiro para confirmar que é a linha certa. Depois, abra o canvas associado e procure uma versão mais nova. Se a ação de download não aparecer, confira primeiro o acesso e a disponibilidade do arquivo.

Se a ação aparecer, mas não for concluída, atualize a página e tente novamente. Se ainda falhar, confira se o navegador bloqueou o download e peça à pessoa responsável para confirmar se o original continua disponível para sua função.

Se o arquivo estiver marcado como expirado ou indisponível, clicar repetidamente não resolverá. Consulte as orientações de armazenamento e retenção. Depois, peça a uma pessoa responsável ou administradora para restaurar o trabalho ou resolver o estado do plano.