Visualizar, abrir e baixar arquivos

Escolha a ação ideal para o que você precisa

O recurso de Arquivos oferece três maneiras diferentes de trabalhar com um arquivo: visualizá-lo, abrir o canvas que o contém ou baixá-lo. Embora pareçam ações semelhantes, elas resolvem problemas diferentes.

A visualização serve para uma inspeção rápida. Abrir o canvas que contém o arquivo serve para entender o contexto. O download serve para extrair o arquivo original do ALLO quando essa ação estiver disponível. Se você tiver dúvidas, visualize o arquivo primeiro. Essa é a maneira mais simples de confirmar se você tem o arquivo correto antes de mudar de contexto ou de baixar algo.

Para entender o modelo geral de Arquivos, consulte a Visão geral de arquivos. Se você ainda estiver procurando pela linha correta, use o recurso para Filtrar arquivos.

Visualizar um arquivo

Abra Arquivos, escolha a linha do arquivo correspondente e selecione a ação de visualização ou clique na área de visualização do arquivo, caso a linha ofereça suporte a isso. A visualização abre o arquivo no próprio local ou em um visualizador focado, dependendo do tipo de arquivo e da interface do ALLO que você estiver utilizando.

Use a visualização quando você precisar confirmar uma captura de tela, ler rapidamente um PDF, verificar um recurso visual, inspecionar a miniatura de uma apresentação ou confirmar se dois nomes de arquivo parecidos são realmente arquivos diferentes. A visualização ajuda a evitar o erro comum de baixar ou remover a versão incorreta de arquivos com nomes como final, final-v2 ou updated-final.

A disponibilidade da visualização depende do tipo de arquivo, da integridade do arquivo, do status do plano ou do armazenamento e das permissões de acesso. Alguns arquivos podem ser listados, mas não visualizados. Certos tipos de arquivo podem exigir que você faça o download ou que os abra diretamente no canvas que os contém. Se a visualização estiver desativada ou falhar, consulte Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção.

Abrir o canvas correspondente

Use a opção de abrir o canvas correspondente quando o arquivo só fizer sentido em conjunto com o trabalho ao redor. Essa costuma ser a melhor ação para revisões de design, resultados de workshops, notas de pesquisa, planos de lançamento, Comentários e arquivos anexados a uma decisão.

Abrir o canvas permite ver onde o arquivo está posicionado, quem fez um Comentário nele, a qual projeto ele pertence e se existem arquivos mais recentes por perto. Se o arquivo estiver anexado a um canvas de projeto, abrir o canvas também ajuda você a voltar para as visualizações do projeto, etiquetas, datas e o contexto de planejamento. Consulte Usar visualizações de projeto e Adicionar um canvas a um projeto para ver os fluxos de trabalho de projeto relacionados.

Se o canvas não abrir, você pode ter perdido o acesso, o canvas pode ter sido excluído ou a linha do arquivo pode pertencer a um trabalho compartilhado com outra conta. Consulte Corrigir acesso compartilhado e Quando o trabalho parece ter sumido.

Baixar um arquivo

Use o download quando precisar do arquivo fora do ALLO: para enviá-lo a um cliente, editá-lo em outra ferramenta, arquivá-lo localmente ou carregá-lo em outro local. O download disponibiliza o arquivo quando o ALLO puder fornecê-lo e as suas permissões de acesso permitirem.

O download pode estar indisponível mesmo que a linha do arquivo esteja visível. Isso pode acontecer quando:

Se o download for iniciado, mas o arquivo não abrir em seu computador, confirme a extensão do arquivo e tente abri-lo com o aplicativo que o criou. O ALLO pode armazenar diversos formatos de arquivos, mas seu dispositivo ainda precisa de um software compatível para abrir o arquivo baixado.

Escolher entre visualizar, abrir o canvas ou baixar

Visualize primeiro quando estiver comparando arquivos ou verificando o conteúdo rapidamente. Abra o canvas correspondente quando a decisão ou a conversa for importante. Faça o download apenas quando precisar do arquivo fora do ALLO ou quando o formato não for compatível com a visualização.

Por exemplo, se um colega de equipe perguntar "Você pode verificar a planilha de preços mais recente?", use a função de Buscar em Arquivos para localizar o nome do arquivo, ordene pelos mais recentes, visualize a planilha se houver suporte e, em seguida, abra o canvas correspondente se precisar ver os Comentários ou o histórico de aprovação. Baixe o arquivo apenas se precisar editá-lo ou compartilhá-lo em outro lugar.

Se você estiver limpando anexos antigos, visualize o arquivo e abra o canvas correspondente antes de removê-lo. Um arquivo pode parecer antigo na lista de Arquivos, mas ainda ser referenciado por um canvas ou projeto ativo.

Permissões e situações de somente leitura

Usuários com permissão apenas de visualização podem visualizar um arquivo e abrir o canvas correspondente, mas talvez não consigam remover o arquivo. O download também pode ser restrito pela disponibilidade do arquivo, pela função do usuário ou pelas políticas do espaço de trabalho. Se a interface exibir um estado de somente leitura, encare isso como um sinal de que a sua função atual não possui permissão para realizar a ação que você está tentando executar.

Convidados e colaboradores externos podem ver menos ações do que os membros do espaço de trabalho. Um Convidado que foi convidado para apenas um canvas não deve esperar navegar ou baixar todos os arquivos do espaço de trabalho. Se o arquivo foi compartilhado com você, abra-o na página Compartilhado comigo ou pelo link direto compartilhado.

Se você acredita que deveria ter mais acesso, peça ao proprietário para confirmar se ele compartilhou o canvas, o projeto ou o espaço de trabalho. Compartilhar o canvas não é o mesmo que conceder acesso total ao projeto ou ao espaço de trabalho. Consulte Membros, convidados e colaboradores externos para entender os cargos de acesso e Acesso de somente leitura para estados com bloqueio de edição.

O que fazer se a visualização falhar

A visualização do arquivo não carrega

• Atualize a página e tente novamente.
• Se outros arquivos carregarem normalmente, o problema pode ser específico do tipo ou do estado desse arquivo.
• Abra o canvas correspondente: ele pode conter um arquivo de substituição, um Comentário ou uma nota explicando o que mudou.

A tela de visualização está em branco, mas o download funciona

• Faça o download do arquivo e abra-o localmente em seu dispositivo.

A visualização e o download estão indisponíveis O arquivo pode estar inacessível devido aos seguintes motivos:

• O arquivo expirou.
• O limite de armazenamento foi atingido.
• O arquivo foi excluído.
• Você não possui as permissões necessárias.
• Consulte Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção para mais detalhes.

O arquivo é urgente e pertence ao trabalho de outra pessoa

• Entre em contato com o proprietário do canvas.
• Forneça o nome do arquivo, o canvas correspondente e descreva o que você já tentou fazer. Isso ajudará o proprietário a restaurar o acesso, enviar o arquivo novamente ou confirmar se ele foi removido intencionalmente.

O que fazer se o download falhar

A opção de download não é exibida

• Tente visualizar o arquivo primeiro para confirmar se a linha do arquivo é realmente a que você precisa.
• Abra o canvas correspondente e verifique se existe uma versão mais recente.
• A ausência da opção de baixar geralmente indica uma questão de permissão ou de disponibilidade do arquivo, e não um problema com o seu navegador.

O download é iniciado, mas não é concluído

• Atualize a página ou o aplicativo e tente novamente.
• Se o erro persistir, verifique se o seu navegador bloqueou downloads automáticos ou se o aplicativo de desktop precisa de uma atualização. Consulte Solução de problemas no aplicativo de desktop para problemas específicos do desktop.

O arquivo está marcado como expirado ou indisponível

• Ficar clicando repetidamente não resolverá o problema.
• Revise as orientações de armazenamento e retenção de arquivos.
• Peça a um proprietário ou administrador para restaurar o trabalho ou regularizar o status do plano, se necessário.