Visualizzare, aprire e scaricare i file

Selezionate l'azione corrispondente alle vostre esigenze

La sezione File offre tre diverse modalità di interazione con un file: la visualizzazione in anteprima, l'apertura del canvas contenitore o il download del file stesso. Sebbene possano sembrare simili, queste azioni rispondono a esigenze differenti.

L'anteprima è indicata per un controllo rapido. L'apertura del canvas contenitore serve a comprendere il contesto. Il download consente invece di esportare il file originale da ALLO, quando questa opzione è disponibile. In caso di dubbi, vi consigliamo di visualizzare prima l'anteprima. Si tratta del metodo più immediato per verificare di aver selezionato il file corretto prima di cambiare contesto o di procedere con il download.

Per una panoramica completa del modulo dei file, consultate la Panoramica sui file. Se state ancora cercando la riga corretta, potete utilizzare la funzione Filtrare i file.

Visualizzare l'anteprima di un file

Aprite File e scegliete la riga o la scheda del file. Quando l'anteprima è disponibile, si apre Anteprima. Apri il canvas contenitore resta un'azione separata per accedere al contesto.

Utilizzate l'anteprima quando desiderate verificare uno screenshot, scorrere un documento PDF, controllare una risorsa visiva, ispezionare la miniatura di una presentazione o accertarvi che due nomi di file simili non si riferiscano in realtà a elementi diversi. L'anteprima vi aiuta a evitare l'errore comune di scaricare o rimuovere la versione errata di un file (ad esempio, distinguendo tra final, final-v2 o updated-final).

L'anteprima è disponibile solo quando ALLO può aprire il file, il file è disponibile e avete il permesso necessario. Quando l'anteprima non è disponibile, la selezione della riga o della scheda non apre automaticamente il canvas. Il file può comunque comparire nell'elenco e Scarica può restare disponibile. Se un'azione prevista non è disponibile, consultate File non disponibili o protetti da conservazione.

Comprendere anteprime scheda, anteprime nell'app e download

Si tratta di funzionalità separate. Qualsiasi formato che supera correttamente le regole di caricamento dell'area di lavoro può restare archiviato e scaricabile senza un'anteprima scheda o un'anteprima interattiva.

Le anteprime scheda sono disponibili solo per i tipi di file elencati nella tabella. ALLO non tratta ogni file sconosciuto o privo di estensione come testo. Un file di testo riconosciuto può aprirsi nel visualizzatore di testo anche senza un'anteprima scheda.

Le anteprime scheda dei documenti sono disponibili per file fino a 100 MB, ad eccezione di CSV e TSV, per i quali il limite è di 20 MB. L'anteprima interattiva di PDF e documenti Office o HWP convertiti accetta file fino a 100 MB. L'anteprima interattiva di testo e CSV o TSV accetta file fino a 20 MB. I file che superano il limite del visualizzatore restano scaricabili quando l'originale è disponibile e i vostri permessi lo consentono.

L'anteprima ZIP accetta archivi fino a 20 MB e mostra al massimo 2.000 elementi. Mostra cartelle, nomi dei file, dimensioni e totale, ma non apre file all'interno dell'archivio. Gli archivi non validi o troppo grandi potrebbero non offrire un'anteprima. I file crittografati o con percorsi non sicuri possono comparire ancora nell'elenco con un lucchetto o un avviso, ma non possono essere aperti in ALLO. Scarica restituisce l'archivio ZIP originale.

Se chiedete informazioni all'IA su un file ZIP, ALLO usa solo l'elenco dei file. Può descrivere nomi, dimensioni, quantità e avvisi, ma non può leggere il contenuto di un file né affermare di conoscerlo. Scaricate l'archivio e aprite il file necessario fuori da ALLO quando vi serve il suo contenuto.

Aprire il canvas contenitore

Utilizzate la funzione per aprire il canvas contenitore quando il file assume un significato preciso solo in relazione al lavoro circostante. Questa è spesso l'azione migliore nel caso di revisioni di progetti, risultati di workshop, note di ricerca, piani di lancio, commenti o file allegati a una decisione specifica.

L'apertura del canvas permette di individuare la posizione esatta del file, vedere chi vi ha inserito un commento, comprendere a quale progetto appartiene e verificare se sono presenti versioni più recenti nelle vicinanze. Se il file è allegato a un canvas di progetto, aprirlo vi aiuterà anche a ritornare alle visualizzazioni di progetto, alle etichette, alle date e al contesto di pianificazione. Consultate le guide Utilizzare le visualizzazioni di progetto e Aggiungere un canvas a un progetto per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro correlati.

Qualora non fosse possibile aprire il canvas, potreste aver perso l'accesso ad esso, il canvas potrebbe essere stato eliminato oppure la riga del file potrebbe fare riferimento a un lavoro condiviso con un account differente. Consultate le guide Risolvere i problemi di accesso condiviso e Cosa fare se un lavoro sembra mancante.

Scaricare un file

Utilizzate l'opzione di download quando avete bisogno di utilizzare il file al di fuori di ALLO, ad esempio per inviarlo a un cliente, modificarlo con un altro strumento, archiviarlo sul vostro computer o caricarlo su un'altra piattaforma. Il download vi permette di ottenere il file originale a condizione che ALLO possa fornirlo e che disponiate dei permessi necessari.

Il download potrebbe non essere disponibile anche quando la riga del file è visibile nell'elenco. Questo può accadere nei seguenti casi:

Se il download si avvia ma non riuscite ad aprire il file sul vostro computer, verificate l'estensione del file e provate ad aprirlo con l'applicazione con cui è stato originariamente creato. Sebbene ALLO possa ospitare una vasta gamma di formati, il vostro dispositivo deve comunque disporre di un software in grado di interpretare il file scaricato.

Scegliere tra anteprima, canvas e download

Utilizzate innanzitutto l'anteprima per confrontare i file o verificarne rapidamente il contenuto. Aprite il canvas quando le decisioni o le discussioni circostanti sono importanti. Effettuate il download solo se avete bisogno del file al di fuori di ALLO o se il formato non supporta la visualizzazione in anteprima.

Ad esempio, se un collaboratore vi chiede "Potete controllare il listino prezzi più recente?", utilizzate la funzione Cerca in File per trovare il nome del file, ordinate i risultati per data di modifica più recente, verificate l'anteprima del foglio se supportata e aprite il canvas contenitore qualora abbiate bisogno di consultare i commenti o la cronologia delle approvazioni. Scaricate il file solo se dovete modificarlo o condividerlo altrove.

Se state facendo pulizia tra i vecchi allegati, visualizzate l'anteprima e aprite il canvas corrispondente prima di procedere alla rimozione. Un file potrebbe sembrare obsoleto all'interno della sezione File, ma essere ancora collegato a un canvas o a un progetto attivo.

Permessi e situazioni di sola lettura

Gli utenti con permessi di sola visualizzazione potrebbero visualizzare l'anteprima e aprire il canvas contenitore, ma l'eliminazione del file potrebbe non essere consentita. Anche il download può essere limitato in base alla disponibilità del file, al ruolo ricoperto o alle politiche dell’area di lavoro. Se l'interfaccia mostra uno stato di sola lettura, vi invitiamo a considerarlo come un'indicazione che il vostro ruolo attuale non include l'azione che state tentando di eseguire.

Gli utenti con ruolo di ospite e i collaboratori esterni potrebbero avere a disposizione meno azioni rispetto ai membri effettivi dell’area di lavoro. Un ospite invitato a un singolo canvas potrebbe non riuscire a sfogliare o scaricare tutti i file presenti nell’area di lavoro. Se il file è stato condiviso con voi, aprite la sezione Condivisi con me o utilizzate il link di condivisione diretto.

Se ritenete di dover disporre di un livello di accesso superiore, chiedete al proprietario di verificare se ha condiviso il singolo canvas, l'intero progetto o l’area di lavoro. Ricordate che la condivisione di un canvas non equivale a concedere l'accesso completo a un progetto o a un’area di lavoro. Consultate la guida Membri, ospiti e collaboratori esterni per comprendere la gestione dei ruoli e della vostra licenza, e la guida Accesso in sola lettura per gli stati in cui la modifica è bloccata.

Cosa fare se l'anteprima non funziona

Aggiornate la pagina e riprovate. Se gli altri file si aprono normalmente, il problema potrebbe dipendere dal formato o dallo stato di quel file. Provate ad aprire il canvas contenitore: potrebbe includere un file sostitutivo, un commento o una nota che spiega la modifica.

Se l'anteprima è vuota ma il download funziona, scaricate il file e apritelo in locale. Se il formato non supporta l'anteprima, utilizzate l'azione separata Apri il canvas contenitore solo quando vi serve il contesto. Se anteprima e download non sono disponibili, controllate se il file è scaduto, soggetto a limiti di archiviazione, eliminato o non accessibile con i vostri permessi. Consultate File non disponibili o protetti da conservazione.

Se il file è urgente e appartiene al lavoro di un altro utente, comunicate al proprietario della canvas il nome del file, la canvas che lo contiene e le azioni già tentate. Queste informazioni gli consentono di ripristinare l'accesso, ricaricare il file o confermarne la rimozione intenzionale.

Cosa fare se il download non va a buon fine

Utilizzate prima l'anteprima per verificare di avere selezionato la riga corretta. Poi aprite il canvas contenitore e controllate se esiste una versione più recente. Se l'azione di download non è visibile, controllate prima l'accesso e la disponibilità del file.

Se l'azione di download è visibile ma non si completa, aggiornate la pagina e riprovate. Se il problema persiste, verificate che il browser non abbia bloccato il download, quindi chiedete al proprietario di confermare che l'originale sia ancora disponibile per il vostro ruolo.

Se il file viene segnalato come scaduto o non disponibile, fare clic ripetutamente non risolve il problema. Consultate le indicazioni su archiviazione e conservazione, quindi chiedete a un proprietario o amministratore di ripristinare il lavoro o risolvere lo stato del piano, se necessario.