Visualizzare, aprire e scaricare i file

Selezionate l'azione corrispondente alle vostre esigenze

La sezione File offre tre diverse modalità di interazione con un file: la visualizzazione in anteprima, l'apertura del canvas contenitore o il download del file stesso. Sebbene possano sembrare simili, queste azioni rispondono a esigenze differenti.

L'anteprima è indicata per un controllo rapido. L'apertura del canvas contenitore serve a comprendere il contesto. Il download consente invece di esportare il file originale da ALLO, quando questa opzione è disponibile. In caso di dubbi, vi consigliamo di visualizzare prima l'anteprima. Si tratta del metodo più immediato per verificare di aver selezionato il file corretto prima di cambiare contesto o di procedere con il download.

Per una panoramica completa del modulo dei file, consultate la Panoramica sui file. Se state ancora cercando la riga corretta, potete utilizzare la funzione Filtrare i file.

Visualizzare l'anteprima di un file

Aprite la sezione File, scegliete la riga corrispondente e selezionate l'azione di anteprima oppure fate clic sull'area di anteprima del file, se supportata. L'anteprima caricherà il file direttamente nella stessa schermata o in un visualizzatore dedicato, a seconda del tipo di file e della versione di ALLO in uso.

Utilizzate l'anteprima quando desiderate verificare uno screenshot, scorrere un documento PDF, controllare una risorsa visiva, ispezionare la miniatura di una presentazione o accertarvi che due nomi di file simili non si riferiscano in realtà a elementi diversi. L'anteprima vi aiuta a evitare l'errore comune di scaricare o rimuovere la versione errata di un file (ad esempio, distinguendo tra final, final-v2 o updated-final).

La disponibilità dell'anteprima dipende dal tipo di file, dalla sua integrità, dal tipo di piano sottoscritto, dallo stato dello spazio di archiviazione e dai relativi permessi. Alcuni file possono essere visualizzati nell'elenco ma non in anteprima. Per altre tipologie di file, potrebbe essere invece necessario procedere al download o aprirli direttamente all'interno del canvas contenitore. Se l'anteprima è disabilitata o non funziona, consultate la guida File non disponibili o protetti da conservazione.

Aprire il canvas contenitore

Utilizzate la funzione per aprire il canvas contenitore quando il file assume un significato preciso solo in relazione al lavoro circostante. Questa è spesso l'azione migliore nel caso di revisioni di progetti, risultati di workshop, note di ricerca, piani di lancio, Commenti o file allegati a una decisione specifica.

L'apertura del canvas permette di individuare la posizione esatta del file, vedere chi vi ha inserito un Commento, comprendere a quale progetto appartiene e verificare se sono presenti versioni più recenti nelle vicinanze. Se il file è allegato a un canvas di progetto, aprirlo vi aiuterà anche a ritornare alle visualizzazioni di progetto, alle etichette, alle date e al contesto di pianificazione. Consultate le guide Utilizzare le visualizzazioni di progetto e Aggiungere un canvas a un progetto per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro correlati.

Qualora non fosse possibile aprire il canvas, potreste aver perso l'accesso ad esso, il canvas potrebbe essere stato eliminato oppure la riga del file potrebbe fare riferimento a un lavoro condiviso con un account differente. Consultate le guide Risolvere i problemi di accesso condiviso e Cosa fare se un lavoro sembra mancante.

Scaricare un file

Utilizzate l'opzione di download quando avete la necessità di utilizzare il file al di fuori di ALLO, ad esempio per inviarlo a un cliente, modificarlo con un altro strumento, archiviarlo sul vostro computer o caricarlo su un'altra piattaforma. Il download vi permette di ottenere il file originale a condizione che ALLO possa fornirlo e che disponiate dei permessi necessari.

Il download potrebbe non essere disponibile anche quando la riga del file è visibile nell'elenco. Questo può accadere nei seguenti casi:

Se il download si avvia ma non riuscite ad aprire il file sul vostro computer, verificate l'estensione del file e provate ad aprirlo con l'applicazione con cui è stato originariamente creato. Sebbene ALLO possa ospitare una vasta gamma di formati, il vostro dispositivo deve comunque disporre di un software in grado di interpretare il file scaricato.

Scegliere tra anteprima, canvas e download

Utilizzate innanzitutto l'anteprima per confrontare i file o verificarne rapidamente il contenuto. Aprite il canvas quando le decisioni o le discussioni circostanti sono importanti. Effettuate il download solo se avete bisogno del file al di fuori di ALLO o se il formato non supporta la visualizzazione in anteprima.

Ad esempio, se un collaboratore vi chiede "Puoi controllare il listino prezzi più recente?", utilizzate la funzione Cerca in File per trovare il nome del file, ordinate i risultati per data di modifica più recente, verificate l'anteprima del foglio se supportata e aprite il canvas contenitore qualora abbiate bisogno di consultare i Commenti o la cronologia delle approvazioni. Scaricate il file solo se dovete modificarlo o condividerlo altrove.

Se state facendo pulizia tra i vecchi allegati, visualizzate l'anteprima e aprite il canvas corrispondente prima di procedere alla rimozione. Un file potrebbe sembrare obsoleto all'interno della sezione File, ma essere ancora collegato a un canvas o a un progetto attivo.

Permessi e situazioni di sola lettura

Gli utenti con permessi di sola visualizzazione possono generalmente accedere all'anteprima e aprire il canvas contenitore, ma potrebbero non essere autorizzati a rimuovere il file. Anche il download può essere limitato in base alla disponibilità del file, al ruolo ricoperto o alle politiche dello spazio di lavoro. Se l'interfaccia mostra uno stato di sola lettura, vi invitiamo a considerarlo come un'indicazione che il vostro ruolo attuale non include l'azione che state tentando di eseguire.

Gli utenti con ruolo di Ospite e i collaboratori esterni potrebbero avere a disposizione meno azioni rispetto ai membri effettivi dello spazio di lavoro. Un Ospite invitato a un singolo canvas non potrà sfogliare o scaricare tutti i file presenti nello spazio di lavoro. Se il file è stato condiviso con voi, aprite la sezione Condivisi con me o utilizzate il link di condivisione diretto.

Se ritenete di dover disporre di un livello di accesso superiore, chiedete al proprietario di verificare se ha condiviso il singolo canvas, l'intero progetto o lo spazio di lavoro. Ricordate che la condivisione di un canvas non equivale a concedere l'accesso completo a un progetto o a uno spazio di lavoro. Consultate la guida Membri, ospiti e collaboratori esterni per comprendere la gestione dei ruoli e della vostra Licenza, e la guida Accesso in sola lettura per gli stati in cui la modifica è bloccata.

Cosa fare se l'anteprima non funziona

Se riscontrate problemi durante il caricamento dell'anteprima, vi invitiamo a ricaricare la pagina e riprovare. Qualora l'errore persista, fate riferimento alle seguenti casistiche:

• L'anteprima mostra una schermata vuota ma il download funziona:
  • Scaricate il file sul vostro dispositivo e apritelo localmente.
• L'anteprima non è disponibile solo per un file specifico:
  • Il problema potrebbe riguardare il tipo o lo stato del file. Provate ad aprire il canvas contenitore per verificare la presenza di una versione sostitutiva, di un Commento o di una nota esplicativa.
• Sia l'anteprima sia il download non sono disponibili:
  • Il file potrebbe essere scaduto, rimosso o soggetto a limiti di archiviazione.
  • Potreste non disporre dei permessi necessari per accedere alla risorsa.
  • Consultate la guida sui File non disponibili o protetti da conservazione.

Se il documento è urgente e appartiene al lavoro di un altro utente, vi consigliamo di contattare direttamente il proprietario del canvas indicando il nome del file, il canvas contenitore e le azioni già tentate. In questo modo disporrà di tutte le informazioni necessarie per ripristinare l'accesso, caricare nuovamente il file o confermarne la rimozione intenzionale.

Cosa fare se il download non va a buon fine

Prima di riprovare, vi consigliamo di utilizzare l'anteprima per accertarvi che la riga selezionata corrisponda al file desiderato, oppure di aprire il canvas contenitore per verificare se esiste una versione più recente.

Se riscontrate problemi con il download, fate riferimento ai seguenti scenari:

• Il pulsante o l'azione di download non è visibile:
  • Di solito si tratta di un problema legato ai vostri permessi di accesso o alla disponibilità del file, piuttosto che di un malfunzionamento del browser.
• L'azione di download è visibile ma non si completa:
  • Ricaricate la pagina e riprovate.
  • Verificate se il browser in uso ha bloccato il download automatico.
  • Se utilizzate l'applicazione desktop, verificate la presenza di eventuali aggiornamenti necessari. Consultate la guida Risoluzione dei problemi dell'app desktop.
• Il file viene segnalato come scaduto o non disponibile:
  • Evitate di fare clic ripetutamente. Esaminate le linee guida relative allo spazio di archiviazione e alla conservazione dei file, quindi richiedete a un proprietario o amministratore di ripristinare il lavoro o di verificare lo stato del piano di abbonamento.