Trovare i file per progetto o canvas

Utilizzare l'ambito di ricerca quando il file appartiene a una posizione nota

La sezione File può mostrare gli allegati dell'intera area di lavoro, di un singolo progetto o di un singolo canvas. Il percorso più rapido dipende da ciò che ricordate. Se ricordate solo il nome di un file, iniziate dalla sezione File dell'area di lavoro. Se ricordate il progetto, limitate la ricerca a quel progetto. Se ricordate il canvas esatto, aprite l'elenco dei file limitato a quel canvas, in modo da evitare di cercare nell'intera area di lavoro un singolo allegato locale.

Questo aspetto è importante poiché il lavoro su ALLO è contestuale. Un progetto può contenere molti canvas e ogni canvas può contenere più file caricati o allegati. Gli ambiti relativi al progetto e al canvas riducono il rumore visivo e rendono più semplice rispondere a domande pratiche come: "Quale file ha utilizzato il team di lancio?" o "Quali allegati sono ancora presenti in questo canvas di revisione del cliente?"

Per una panoramica generale sul modello dei file, consultate la Panoramica sui file. Per comprendere la struttura dei progetti, leggete Comprendere i progetti. Per trovare prima i canvas, utilizzate la guida Trovare i canvas.

Scegliere il punto di partenza corretto

Utilizzate la sezione File dell'area di lavoro quando non sapete dove si trova il file. Questa è la visualizzazione più ampia. È ideale per cercare per nome file, filtrare per utente che ha effettuato il caricamento, verificare i caricamenti recenti o esaminare l'utilizzo dello spazio di archiviazione nell'intera area di lavoro corrente.

Utilizzate la sezione File del progetto quando sapete che il file appartiene a un progetto, ma non sapete a quale canvas specifico. Questo scenario è comune per lanci, workshop, sale clienti e progetti di team ricorrenti. La sezione File del progetto vi consente di evitare file non correlati provenienti da altri team, coprendo al contempo tutti i canvas all'interno del progetto a cui avete accesso.

Utilizzate la sezione File del canvas quando sapete che il file appartiene a un unico canvas. Questa è la visualizzazione più precisa e di solito rappresenta il luogo più sicuro per rimuovere un file, poiché potete aprire il canvas e comprendere esattamente dove compare il file.

Aprire la sezione File dall'area di lavoro

Aprite il menu di navigazione dell'area di lavoro, quindi scegliete File. Verranno mostrati i file relativi all'area di lavoro corrente. Se fate parte di più aree di lavoro, verificate il nome dell'area di lavoro prima di effettuare la ricerca. Un file presente in un'area di lavoro non comparirà nella visualizzazione File di un'altra area di lavoro, anche se utilizzate lo stesso account ALLO.

Utilizzate la casella di ricerca per inserire un nome di file o una parola riconoscibile, quindi aggiungete dei filtri se l'elenco risulta ancora troppo esteso. Ad esempio, cercate la parola "roadmap", filtrate per PDF e ordinate per i più recenti per individuare l'ultima presentazione della roadmap. Consultate la guida Filtrare i file per la procedura completa di filtraggio.

Aprire la sezione File di un progetto

Iniziate dal progetto se conoscete già il contesto. Di solito è possibile aprire un progetto dalla barra laterale, dalla Home, da Tutti i canvases, tramite la funzione Cerca o tramite un collegamento diretto. All'interno del progetto, utilizzate la voce File del progetto o la visualizzazione correlata ai file per consultare gli allegati collegati ai canvas presenti in quel progetto.

La sezione File limitata al progetto è utile quando un progetto contiene molti canvas con nomi simili. Ad esempio, un progetto di lancio potrebbe includere canvas relativi alla pianificazione, alla revisione del design, alla revisione legale, alle risorse della campagna e alla retrospettiva. Se si esegue una ricerca di "banner" nella sezione File dell'area di lavoro, potrebbero essere restituiti tutti i banner dell'azienda; effettuare la ricerca all'interno del progetto di lancio mantiene i risultati strettamente legati a quel lancio specifico.

Se un file che vi aspettate di trovare non è presente nella sezione File del progetto, verificate se il canvas che lo contiene fa ancora parte del progetto. Se un canvas viene rimosso dal progetto, i suoi file potrebbero non essere più visibili nell'elenco limitato al progetto, anche se continuano a esistere nell'area di lavoro. Aprite la sezione Tutti i canvases, cercate il canvas in questione e confermate la sua collocazione all'interno del progetto.

Aprire la sezione File di un canvas

Utilizzate la sezione File del canvas quando conoscete il canvas esatto. Aprite il canvas, quindi utilizzate la voce relativa ai file o agli allegati di quel canvas. Questa visualizzazione è ideale per verificare quali file siano allegati prima di una presentazione, per rimuovere il materiale obsoleto o per controllare se un file menzionato da un collega sia effettivamente presente sul canvas.

La sezione File del canvas può essere d'aiuto anche in caso di righe che sembrano duplicate. Se lo stesso nome di file compare in diversi punti della sezione File dell'area di lavoro, l'apertura della visualizzazione specifica del canvas vi indicherà quale copia appartiene al canvas corrente. Questo controllo è fondamentale prima di procedere alla rimozione, poiché eliminare un file da un canvas non rimuove automaticamente gli altri file con nome simile presenti altrove.

Per le azioni sui file del canvas, consultate le guide Visualizzare in anteprima, aprire e scaricare i file e Rimuovere un file da un canvas.

Comportamento dell'albero dei file

L'albero dei file carica le aree dell'area di lavoro, del progetto e del canvas man mano che vengono aperte. Se un'area di lavoro di grandi dimensioni contiene molti progetti o canvas, potrebbe essere necessario espandere l'area desiderata invece di aspettarsi che tutti gli elementi nidificati compaiano immediatamente.

Quando si seleziona un ambito nell'albero, l'elenco dei file si aggiorna di conseguenza. Le ricerche e i filtri applicati funzionano all'interno dell'ambito corrente. Se effettuate una ricerca a partire dalla sezione File del progetto, ALLO cercherà i file all'interno di quell'ambito di progetto. Se successivamente tornate alla sezione File dell'area di lavoro, ricordatevi di cancellare o verificare i filtri impostati, per evitare di applicare involontariamente un filtro restrittivo a una ricerca più ampia.

Se l'albero appare incompleto, aggiornate la pagina e verificate di disporre ancora dell'accesso al progetto o al canvas. Permessi revocati di recente, lavori archiviati o canvas eliminati possono modificare ciò che l'albero è autorizzato a mostrare.

Permessi e lavoro condiviso

L'accesso ai file dipende dalle autorizzazioni di cui disponete per il lavoro che li contiene. Se potete aprire un canvas condiviso ma non l'intero progetto, potreste visualizzare i file di quel canvas senza poter vedere tutti i file del progetto. Se un progetto è stato condiviso con voi, ma un canvas al suo interno ha permessi più restrittivi, i file di quel canvas specifico potrebbero non essere visibili.

I permessi possono influire anche sulle azioni disponibili. Ad esempio, potreste essere autorizzati a visualizzare l'anteprima o ad aprire un file, ma non a rimuoverlo. Se dovete rimuovere un file e l'azione non è disponibile, chiedete supporto a un editor del canvas, al proprietario del progetto o a un amministratore dell'area di lavoro. Per problemi relativi all'accesso condiviso, consultate le guide Risolvere i problemi di accesso condiviso e Membri, Ospiti e collaboratori esterni.

Esempi

Per trovare tutti i file relativi al lancio di un prodotto, aprite il progetto di lancio, quindi accedete alla sezione File del progetto. Se necessario, filtrate per tipo di file: immagini per le risorse della campagna, PDF per le presentazioni di revisione, documenti per i brief o video per le registrazioni. Ordinate per i più recenti per esaminare gli ultimi caricamenti, oppure per i più grandi se l'obiettivo è liberare spazio di archiviazione.

Per trovare il file associato a un Commento, aprite il canvas menzionato nel Commento, quindi accedete alla sezione File del canvas. Se l'allegato è ancora presente, visualizzatene l'anteprima prima di scaricarlo. Se risulta mancante, verificate nel Cestino per controllare se il file è stato rimosso.

Per trovare un file all'interno di un canvas condiviso, aprite la sezione Condivisi con me, aprite il canvas condiviso e utilizzate la sezione File del canvas da quella posizione. Se il file non compare nella sezione File dell'area di lavoro, questo comportamento è normale se l'accesso è limitato esclusivamente all'elemento condiviso.

Risoluzione dei problemi relativi all'ambito

• La sezione File del progetto appare vuota

  • Verificate che il progetto contenga effettivamente dei canvas e che tali canvas includano file a cui potete accedere. Un progetto che contiene attività ma nessun file caricato mostrerà una visualizzazione vuota nella sezione File.

• Il file viene trovato nella sezione File dell'area di lavoro ma non in quella del progetto

  • Aprite il canvas contenente il file direttamente dalla riga dei risultati del file. Il canvas potrebbe trovarsi al di fuori del progetto corrente, essere stato spostato in un altro progetto o essere accessibile tramite una condivisione diretta anziché tramite l'iscrizione al progetto.

• Il file viene trovato nella sezione File del canvas ma non tramite la ricerca dell'area di lavoro

  • Rimuovete i filtri a livello di area di lavoro e provate a inserire un nome di file più breve. La ricerca dei file è ottimizzata per i nomi dei file e per i dettagli visibili dei documenti; non garantisce l'indicizzazione di ogni singola parola all'interno del contenuto dei file. Consultate la guida Quando la ricerca non produce risultati.

• Un collegamento diretto ai file segnala l'impossibilità di accedere all'elemento

  • Verificate di aver effettuato l'accesso con l'account e l'area di lavoro corretti. Successivamente, chiedete al mittente di confermare se ha condiviso il canvas, il progetto o solo un collegamento che è stato successivamente modificato. Consultate la guida Risolvere i problemi di accesso condiviso per l'elenco completo delle verifiche.