Поиск файлов по проекту или холсту

Используйте область видимости, если файл находится в известном месте

В разделе файлов могут отображаться вложения со всей рабочей области, из одного проекта или из конкретного холста. Самый быстрый способ поиска зависит от того, что именно Вы помните. Если Вы помните только имя файла, начните с раздела файлов рабочей области. Если Вы помните проект, сузьте область поиска до этого проекта. Если Вы помните точный холст, откройте список файлов этого холста, чтобы не искать локальное вложение по всей рабочей области.

Это важно, так как работа в ALLO контекстуальна. Проект может содержать множество холстов, а каждый холст, в свою очередь, может содержать несколько загруженных файлов или вложений. Ограничение области поиска рамками проекта или холста снижает уровень шума. Это помогает легче находить ответы на практические вопросы, такие как: «Какой файл использовала команда запуска?» или «Какие вложения все еще находятся на этом холсте проверки клиента?»

Для ознакомления с общей моделью работы с файлами начните с раздела Обзор файлов. Чтобы изучить структуру проектов, прочитайте статью Знакомство с проектами. Если Вы хотите сначала найти холсты, используйте раздел Поиск холстов.

Выберите подходящую отправную точку

Используйте раздел файлов рабочей области, если Вы не знаете, где именно находится файл. Это максимально широкое представление. Оно лучше всего подходит для поиска по имени файла, фильтрации по автору загрузки, проверки последних загруженных файлов или анализа использования облачного хранилища во всей текущей рабочей области.

Используйте раздел файлов проекта, если Вы знаете, что файл относится к определенному проекту, но не уверены, на каком именно холсте он находится. Это часто происходит при запусках продуктов, проведении семинаров, работе в клиентских комнатах и регулярных командных проектах. Файлы проекта помогают исключить ненужные документы других команд, при этом охватывая все холсты внутри проекта, к которым у Вас есть доступ.

Используйте раздел файлов холста, если Вы точно знаете, к какому холсту относится файл. Это наиболее точное представление. Обычно это самое безопасное место для удаления файла, так как Вы можете открыть холст и увидеть, где именно он отображается.

Открытие файлов из рабочей области

Откройте меню навигации рабочей области и выберите раздел файлов. Здесь отображаются файлы для текущей рабочей области. Если Вы состоите в нескольких рабочей областях, перед началом поиска подтвердите имя активной рабочей области. Файл из одной рабочей области не будет отображаться в списке файлов другой, даже если Вы используете одну и ту же учетную запись ALLO.

Используйте поле поиска для ввода имени файла или ключевого слова, а затем добавьте фильтры, если список окажется слишком большим. Например, введите в поиске roadmap, отфильтруйте результаты по формату PDF и отсортируйте по новизне, чтобы найти последнюю версию дорожной карты. Полное описание процесса фильтрации приведено в статье Фильтрация файлов."

Открытие файлов для проекта

Если Вы уже знаете контекст проекта, начните непосредственно с него. Обычно проект можно открыть с боковой панели, Главной страницы, из разделов Все холсты, Поиск или по прямой ссылке. Перейдите в проект, а затем выберите раздел файлов проекта или связанное представление, чтобы увидеть вложения, прикрепленные к холстам внутри этого проекта.

Раздел файлов с ограничением по проекту полезен, когда проект содержит много холстов с похожими названиями. Например, проект запуска продукта может включать в себя холсты для планирования, проверки дизайна, юридического согласования, маркетинговых материалов и ретроспективы. Поиск слова banner во всей рабочей области может вернуть все баннеры компании. Поиск же внутри конкретного проекта запуска ограничит результаты материалами только этого запуска.

Если ожидаемый файл отсутствует в файлах проекта, проверьте, находится ли содержащий его холст все еще в данном проекте. Если холст был перемещен из проекта, связанные с ним файлы исчезнут из списка файлов проекта, хотя сами файлы по-прежнему будут существовать в рабочей области. Откройте раздел Все холсты, найдите нужный холст и подтвердите его текущее расположение в проектах."

Открытие файлов для холста

Используйте раздел файлов холста, когда Вам известен конкретный холст. Откройте холст, затем перейдите к разделу файлов или вложений этого холста. Данное представление лучше всего подходит для аудита прикрепленных материалов перед презентацией, удаления устаревших файлов или проверки того, действительно ли упомянутый коллегой файл находится на холсте.

Файлы холста также помогают разобраться с дублирующимися строками. Если одно и то же имя файла отображается в файлах всей рабочей области, переход к представлению конкретного холста покажет, какая именно копия принадлежит текущему холсту. Это важно сделать перед удалением, так как удаление файла с одного холста не приводит к автоматическому удалению всех похожих файлов в других местах.

Информацию о действиях с файлами холста см. в статьях Предварительный просмотр, открытие и скачивание файлов и Удаление файла с холста."

Как работает дерево файлов

Дерево файлов подгружает области рабочей области, проектов и холстов по мере их открытия. Если в крупной рабочей области много проектов или холстов, Вам может потребоваться развернуть нужную область вручную вместо ожидания того, что все вложенные элементы отобразятся мгновенно.

Когда Вы выбираете область видимости в дереве, список файлов обновляется в соответствии с этим выбором. Применяемые Вами поиск и фильтры работают внутри текущей области видимости. Если Вы выполняете поиск из раздела файлов проекта, ALLO ищет файлы именно в рамках этого проекта. Если затем Вы вернетесь к разделу файлов рабочей области, сбросьте или перепроверьте примененные фильтры, чтобы случайно не перенести узкий фильтр в более широкий поиск.

Если дерево файлов кажется неполным, обновите страницу и убедитесь, что у Вас по-прежнему есть доступ к проекту или холсту. Недавно измененные права доступа, архивирование работ или удаление холстов могут повлиять на то, какие элементы могут отображаться в дереве."

Права доступа и совместная работа

Доступ к файлам зависит от Ваших прав на просмотр содержащих их объектов. Если Вы можете открыть общий холст, но у Вас нет доступа ко всему проекту, Вы сможете просматривать файлы с этого холста, но не все файлы проекта. Если проект был предоставлен Вам для совместной работы, но один из входящих в него холстов имеет более строгие ограничения доступа, файлы этого холста могут быть Вам недоступны.

Права доступа также влияют на доступные действия. Например, Вы можете просматривать или открывать файл, но не иметь возможности удалить его. Если Вам необходимо удалить файл, но это действие недоступно, обратитесь за помощью к редактору холста, владельцу проекта или администратору рабочей области. При возникновении проблем с совместным доступом см. статьи Устранение проблем с общим доступом и Участники, пользователи со статусом Гость и внешние соавторы."

Примеры использования

Чтобы найти все файлы для запуска продукта, откройте проект запуска, а затем перейдите в раздел файлов проекта. При необходимости отфильтруйте файлы по типу: изображения для рекламных материалов, PDF для презентаций на проверку, текстовые документы для брифов или видеозаписи для звонков. Отсортируйте файлы по новизне для просмотра последних загрузок или по размеру, если Вашей целью является очистка облачного хранилища.

Чтобы найти файл, упомянутый в объекте Комментарий, откройте холст, указанный в комментарии, а затем перейдите в файлы этого холста. Если вложение все еще присутствует, Вы можете просмотреть его перед скачиванием. Если файл отсутствует, проверьте раздел Корзина на случай, если он был удален.

Чтобы найти файл на общем холсте, откройте раздел Доступные мне, откройте нужный холст и используйте файлы холста оттуда. Если файл не отображается в общем списке файлов рабочей области, это нормально, если Ваши права доступа ограничены только этим общим элементом."

Устранение неполадок с областью видимости

При поиске и просмотре файлов могут возникнуть следующие сложности:

• Раздел файлов проекта отображается пустым

  • Убедитесь, что проект содержит холсты, а на этих холстах есть файлы, к которым у Вас есть доступ.
  • Если в проекте настроены только задачи, но нет загруженных файлов, список файлов будет пустым.

• Файл находится через поиск по всей рабочей области, но отсутствует в файлах проекта

  • Откройте содержащий файл холст непосредственно из строки результатов поиска.
  • Холст может находиться за пределами проекта или быть перемещенным в другой проект.
  • Возможно, доступ к холсту предоставлен Вам напрямую, а не через членство в проекте.

• Файл отображается в файлах холста, но глобальный поиск его не находит

  • Сбросьте фильтры на уровне рабочей области и попробуйте ввести более короткое имя файла.
  • Поиск по файлам ориентирован на имена и видимые свойства файлов. Он не гарантирует индексацию каждого слова внутри содержимого документов. Подробнее см. в статье Что делать, если поиск не находит результат.

• При переходе по прямой ссылке появляется сообщение об отсутствии доступа

  • Убедитесь, что Вы вошли в систему под правильной учетной записью и находитесь в нужной рабочей области.
  • Попросите отправителя ссылки проверить, был ли открыт доступ к холсту или проекту, либо не изменилась ли сама ссылка. Полный список шагов для проверки приведен в статье Устранение проблем с общим доступом.