Encontrar arquivos por projeto ou canvas

Use o escopo quando o arquivo pertencer a um local conhecido

A seção de Arquivos pode exibir anexos de todo o espaço de trabalho, de um projeto específico ou de apenas um canvas. O caminho mais rápido depende do que você se lembra. Se você lembra apenas o nome de um arquivo, comece pelos Arquivos do espaço de trabalho. Se lembra do projeto, filtre por esse projeto. Se lembra do canvas exato, abra a lista de arquivos com escopo do canvas para não precisar buscar em todo o espaço de trabalho por um único anexo local.

Isso é importante porque o trabalho no ALLO é contextual. Um projeto pode conter muitos canvases, e cada canvas pode conter vários arquivos carregados ou anexos. Os escopos de projeto e de canvas reduzem o ruído visual e facilitam a resposta a perguntas práticas como "Qual arquivo a equipe de lançamento usou?" ou "Quais anexos ainda estão neste canvas de revisão do cliente?"

Para saber mais sobre o modelo geral de arquivos, comece com a Visão geral de arquivos. Para entender a estrutura do projeto, leia Entender projetos. Se quiser encontrar os canvases primeiro, use Encontrar canvases.

Escolha o ponto de partida correto

Use os Arquivos do espaço de trabalho quando você não souber onde o arquivo está localizado. Esta é a visualização mais ampla, ideal para buscar pelo nome do arquivo, filtrar pelo usuário que fez o carregamento, verificar os arquivos enviados recentemente ou analisar o uso de armazenamento em todo o espaço de trabalho atual.

Use os Arquivos do projeto quando souber que o arquivo pertence a um projeto, mas não souber a qual canvas. Isso é comum em lançamentos, workshops, salas de clientes e projetos recorrentes de equipes. Os Arquivos do projeto ajudam a evitar arquivos não relacionados de outras equipes, enquanto cobrem todos os canvases do projeto que você tem permissão para acessar.

Use os Arquivos do canvas quando souber que o arquivo pertence a um único canvas. Esta é a visualização mais precisa e costuma ser o local mais seguro para remover um arquivo, pois você pode abrir o canvas e entender exatamente onde o arquivo é exibido.

Abrir Arquivos a partir do espaço de trabalho

Abra a navegação do espaço de trabalho e selecione Arquivos. Isso exibirá os arquivos do espaço de trabalho atual. Se você pertence a vários espaços de trabalho, confirme o nome do espaço de trabalho antes de pesquisar. Um arquivo em um espaço de trabalho não aparecerá na visualização de Arquivos de outro espaço de trabalho, mesmo se você usar a mesma conta da ALLO.

Use a caixa de pesquisa para buscar por um nome de arquivo ou palavra reconhecível e, em seguida, adicione filtros se a lista ainda estiver muito grande. Por exemplo, você pode pesquisar por roadmap, filtrar por PDFs e ordenar pelos mais recentes para encontrar a apresentação de roadmap mais recente. Consulte Filtrar arquivos para conhecer o fluxo de trabalho completo de filtragem.

Abrir Arquivos de um projeto

Comece a partir do projeto se você já conhecer o contexto do projeto. Geralmente, você pode abrir um projeto a partir da barra lateral, da Página Inicial, de Todos os canvases, de Buscar ou por meio de um link direto. A partir do projeto, use o item de Arquivos do projeto ou a visualização relacionada a arquivos para ver os anexos conectados aos canvases dentro desse projeto.

A seção de Arquivos com escopo de projeto é útil quando um projeto possui muitos canvases com nomes semelhantes. Por exemplo, um projeto de lançamento pode ter canvases de planejamento, revisão de design, revisão jurídica, ativos de campanha e retrospectiva. Pesquisar por banner nos Arquivos do espaço de trabalho pode retornar todos os banners da empresa; pesquisar dentro do projeto de lançamento mantém os resultados vinculados a esse lançamento específico.

Se o arquivo que você procura não estiver nos Arquivos do projeto, verifique se o canvas que o contém ainda faz parte do projeto. Um canvas movido para fora do projeto pode fazer com que seus arquivos desapareçam da lista com escopo de projeto, embora os arquivos ainda existam no espaço de trabalho. Abra Todos os canvases, pesquise pelo canvas e confirme a localização do projeto correspondente.

Abrir Arquivos de um canvas

Use os Arquivos do canvas quando você souber o canvas exato. Abra o canvas e, em seguida, use o item de arquivo ou anexo desse canvas. Esta visualização é ideal para auditar o que está anexado antes de uma apresentação, remover materiais desatualizados ou verificar se um arquivo mencionado por um colega de equipe está realmente no canvas.

Os Arquivos do canvas também podem ajudar a identificar itens que parecem duplicados. Se o mesmo nome de arquivo aparecer nos Arquivos do espaço de trabalho, abrir a visualização específica do canvas informará qual cópia pertence ao canvas atual. Isso é importante antes de realizar uma exclusão, pois a remoção de um arquivo de um canvas não remove automaticamente todos os outros arquivos semelhantes que estão em outros locais.

Para ações de arquivo no canvas, consulte Visualizar, abrir e baixar arquivos e Remover um arquivo de um canvas.

Como a árvore de arquivos se comporta

A árvore de Arquivos carrega as áreas de espaço de trabalho, projeto e canvas à medida que você as abre. Se um espaço de trabalho grande tiver muitos projetos ou canvases, pode ser necessário expandir a área de seu interesse em vez de esperar que todos os itens aninhados apareçam imediatamente.

Quando você escolhe um escopo na árvore, a lista de arquivos é atualizada para corresponder a esse escopo. A busca e os filtros aplicados funcionam dentro do escopo atual. Se você pesquisar a partir dos Arquivos do projeto, o ALLO buscará arquivos no escopo desse projeto. Se depois você voltar para os Arquivos do espaço de trabalho, limpe ou revise seus filtros para não carregar acidentalmente um filtro restrito em uma busca mais ampla.

Se a árvore parecer incompleta, atualize a página e confirme se você ainda tem acesso ao projeto ou ao canvas. Permissões removidas recentemente, trabalhos arquivados ou canvases excluídos podem alterar o que a árvore tem permissão para exibir.

Permissões e trabalhos compartilhados

Os arquivos seguem as permissões de acesso que você possui para o trabalho correspondente. Se você puder abrir um canvas compartilhado, mas não o projeto completo, poderá ver os arquivos desse canvas sem visualizar todos os arquivos do projeto. Se um projeto foi compartilhado com você, mas um canvas dentro dele tiver permissões mais restritas, os arquivos desse canvas podem não aparecer para você.

As permissões também podem afetar as ações disponíveis. Você pode conseguir visualizar ou abrir um arquivo, mas não removê-lo. Se precisar remover um arquivo e a ação não estiver disponível, peça ajuda a um editor de canvas, proprietário do projeto ou administrador do espaço de trabalho. Para problemas de acesso compartilhado, consulte Corrigir acesso compartilhado e Membros, Convidados e colaboradores externos.

Exemplos

Para encontrar todos os arquivos de um lançamento de produto, abra o projeto de lançamento e, em seguida, abra os Arquivos do projeto. Filtre por tipo de arquivo, se necessário: imagens para ativos de campanha, PDFs para apresentações de revisão, documentos para resumos (briefings) ou vídeos para gravações. Ordene pelos mais recentes para revisar os envios mais recentes ou pelos maiores quando o objetivo for liberar espaço de armazenamento.

Para encontrar o arquivo associado a um Comentário, abra o canvas mencionado no Comentário e, em seguida, abra os Arquivos do canvas. Se o anexo ainda estiver presente, visualize-o antes de fazer o download. Se estiver ausente, verifique a Lixeira para o caso de o arquivo ter sido removido.

Para encontrar um arquivo de um canvas compartilhado, abra Compartilhado comigo, abra o canvas compartilhado e acesse os Arquivos do canvas a partir dali. Se o arquivo não aparecer nos Arquivos do espaço de trabalho, isso pode ser normal quando o seu acesso é limitado apenas ao item compartilhado.

Resolução de problemas de escopo

Se a seção de arquivos do projeto parecer vazia:

• Confirme se o projeto ainda contém canvases.
• Verifique se esses canvases possuem arquivos que você pode acessar. Um projeto com tarefas, mas sem arquivos carregados, terá essa visualização vazia.

Se a busca nos arquivos do espaço de trabalho encontrar o arquivo, mas a seção de arquivos do projeto não:

• Abra o canvas correspondente a partir da linha do arquivo.
• O canvas pode estar fora do projeto, ter sido movido para outro projeto ou estar acessível por compartilhamento individual em vez de participação no projeto.

Se a busca nos arquivos do canvas encontrar o arquivo, mas a busca do espaço de trabalho não:

• Limpe os filtros aplicados ao espaço de trabalho.
• Tente buscar por um nome de arquivo mais curto. A busca de arquivos prioriza nomes de arquivos e detalhes visíveis, e não garante a leitura de cada palavra dentro de todos os arquivos. Consulte Quando a busca não encontra um resultado.

Se você abrir um link direto e receber um aviso de que não tem acesso:

• Verifique se você está conectado com a conta e no espaço de trabalho corretos.
• Peça ao remetente para confirmar se o canvas ou projeto foi compartilhado, ou se o link foi alterado. Consulte Corrigir acesso compartilhado para obter a lista de verificação completa.