Filtrar arquivos

Os filtros transformam uma grande lista de arquivos em respostas úteis

Use os filtros quando a seção de Arquivos tiver resultados demais para inspecionar manualmente. Você pode refinar a lista por escopo, tipo de arquivo, remetente, data de envio, projeto, canvas, termo de busca e ordem de classificação. O objetivo não é apenas encurtar a lista, mas sim encontrar o arquivo no contexto em que ele foi realmente utilizado.

Por exemplo, buscar por "proposta" em um espaço de trabalho movimentado pode exibir rascunhos antigos, propostas de clientes e arquivos de planejamento interno. Filtrar por PDFs, por um projeto específico e pelos últimos 30 dias pode transformar essa lista confusa na apresentação exata que você precisa. Se o arquivo estiver anexado a um canvas, abrir o canvas correspondente fornecerá o contexto e a conversa em torno dele.

Para conceitos mais amplos sobre arquivos, consulte a Visão geral de arquivos. Para decisões sobre escopo, consulte Encontrar arquivos por projeto ou canvas.

Comece pelo escopo antes de adicionar filtros

O escopo é o filtro mais importante. Decida se você precisa dos arquivos do espaço de trabalho, de um projeto ou de um canvas antes de adicionar filtros detalhados. Uma busca limitada ao escopo do projeto costuma ser mais rápida e fácil de compreender do que uma busca em todo o espaço de trabalho com múltiplos filtros.

Abra a visualização de Arquivos do espaço de trabalho se você souber apenas o nome do arquivo, o remetente ou o tipo de arquivo. Abra os arquivos do projeto quando souber qual é o projeto. Abra os arquivos do canvas quando souber o canvas exato. Depois, adicione filtros apenas conforme a necessidade.

Se você não tiver certeza de onde o arquivo está localizado, comece com uma busca ampla, procure por uma parte marcante do nome e use o canvas ou o projeto indicado nos resultados para refinar a busca a partir dali.

Busque pelo nome do arquivo ou por detalhes visíveis

Use a caixa de busca de Arquivos para termos do nome do arquivo ou detalhes visíveis do arquivo. Palavras curtas e marcantes funcionam melhor: "orçamento", "contrato", "t3", "pesquisa", "logotipo" ou o nome de um cliente. Se o nome do arquivo contiver pontuação ou um número de versão, tente primeiro a palavra simples antes de buscar pelo nome completo e exato.

A busca de Arquivos é diferente de Buscar por todo o ALLO. A busca global é ideal se você deseja encontrar canvases, projetos, pessoas e outras atividades. A busca de Arquivos é mais adequada para encontrar linhas e ações de arquivos. A busca de Arquivos não deve ser tratada como uma garantia de que todas as palavras dentro de cada arquivo sejam pesquisáveis.

Se os resultados da busca parecerem incorretos, limpe os filtros e tente um termo mais curto. Caso a busca ainda não encontre o resultado, consulte Quando a busca não encontra um resultado para verificar o espaço de trabalho, o acesso, alterações de nome e prazos.

Filtrar por tipo de arquivo

Os filtros de tipo de arquivo ajudam quando o nome do arquivo não é suficiente. Os grupos de tipos comuns incluem imagens, PDFs, documentos, vídeos, áudios e outros arquivos. Esses grupos baseiam-se nas informações do arquivo que o ALLO consegue identificar, portanto, uma extensão incomum pode aparecer na categoria de outros tipos de arquivos.

Use filtros de imagem para capturas de tela, diagramas, painéis exportados e materiais de campanha. Use filtros de PDF ou de documento para resumos, contratos, apresentações e relatórios. Use filtros de vídeo ou áudio para gravações e revisões de mídia. Use a opção de outros arquivos se o item for um arquivo compactado (.zip), arquivo de origem de design, exportação de dados ou um formato que não se enquadre em um grupo de visualização padrão.

Se um arquivo aparecer na categoria incorreta, verifique a extensão e se o arquivo enviado possui um nome claro. Você ainda pode visualizar, abrir ou baixar o arquivo de acordo com os formatos suportados pelo ALLO.

Filtrar por data de envio

Os filtros de data ajudam quando você se lembra vagamente de quando o arquivo foi adicionado. Use datas recentes para encontrar um arquivo da reunião de hoje, um envio desta semana ou a entrega mais recente. Use intervalos de tempo mais antigos ao auditar materiais históricos ou recuperar arquivos de um projeto antigo.

Tenha cuidado ao fazer suposições sobre datas. A data exibida em Arquivos refere-se a quando o arquivo apareceu no ALLO ou quando foi enviado, e não necessariamente à data em que o arquivo foi originalmente criado no computador de alguém. Um PDF criado meses atrás pode aparecer como um arquivo novo se tiver sido enviado hoje.

Se um arquivo tiver sido removido, os filtros de data na visualização comum de Arquivos podem não localizá-lo. Verifique a Lixeira, especialmente se a exclusão tiver ocorrido recentemente.

Filtrar por remetente

Os filtros de remetente ajudam quando você lembra quem adicionou o arquivo. Isso é muito útil para fluxos de trabalho em equipe nos quais designers enviam mídias, revisores jurídicos enviam contratos ou o facilitador de uma reunião envia gravações.

Se o remetente esperado não estiver aparecendo, confirme primeiro o espaço de trabalho e o projeto. A pessoa pode ter enviado o arquivo em outro espaço de trabalho, por meio de um canvas compartilhado ou usando uma conta diferente. Se a conta de um colega de equipe tiver sido desativada, as linhas de arquivo existentes ainda poderão exibir o nome dele, mas as permissões e a disponibilidade dependerão do local em que o trabalho está contido. Consulte Acesso desativado se a situação da conta fizer parte do problema.

Filtrar por projeto ou canvas

Os filtros de projeto e de canvas são úteis quando a visualização ampla de Arquivos está muito confusa. Filtrar por projeto pode responder a perguntas como "mostrar todos os arquivos usados neste lançamento". Filtrar por canvas pode responder a "mostrar apenas anexos deste painel de workshop".

Os filtros de projeto e de canvas dependem do seu nível de acesso. Se você não puder acessar o projeto ou o canvas, eles podem não aparecer como opções de filtro. Se você puder acessar um canvas compartilhado, mas não o projeto principal ao qual ele pertence, faça a busca a partir do próprio canvas compartilhado ou use a seção Compartilhado comigo.

Se o filtro de projeto não exibir o arquivo esperado, abra o arquivo a partir da área de Arquivos do espaço de trabalho e verifique o canvas em que ele está contido. O canvas pode não pertencer mais a esse projeto.

Classificar a lista

A ordem de classificação altera a forma como você analisa os resultados. A opção de mais recente é ideal para encontrar envios recentes ou a última versão de um arquivo. A opção de mais antigo ajuda a auditar materiais legados. A opção de maior ajuda na limpeza do armazenamento. Por fim, a opção de menor pode ser útil ao verificar anexos leves ou confirmar se miniaturas e arquivos pequenos foram enviados corretamente.

Quando você realiza uma busca por termos específicos, o ALLO pode limitar as opções de classificação àquelas que fazem sentido para os resultados da busca, como os mais recentes ou os mais antigos. Limpe o termo de busca se você precisar de todas as opções de classificação disponíveis no modo de navegação comum.

Um fluxo de trabalho prático de filtragem

Comece com a pista mais ampla e confiável que tiver. Se você souber o projeto, abra os arquivos do projeto. Se você souber quem enviou o arquivo, adicione o filtro de remetente. Se souber o tipo, adicione o filtro de tipo de arquivo. Se souber parte do nome do arquivo, busque por esse termo. Em seguida, classifique pelo mais recente, a menos que tenha motivos para fazer o contrário.

Depois de encontrar o provável arquivo, visualize-o antes de baixá-lo ou removê-lo. Se houver várias linhas semelhantes, abra o canvas correspondente para confirmar qual delas pertence ao fluxo de trabalho correto. Isso evita enganos com nomes de arquivos parecidos ou duplicados.

Se você estiver limpando o armazenamento, filtre primeiro pelos arquivos maiores e abra o canvas correspondente a cada um deles antes de remover qualquer item. Um arquivo grande ainda pode ser o arquivo de origem de um workshop ativo, de uma entrega de cliente ou de um painel. Consulte Arquivos, armazenamento e cota.

Por que os filtros podem ocultar o arquivo correto

Os filtros permanecem ativos para ajudar você a manter o foco em uma busca, mas isso também significa que eles podem ocultar resultados sem querer.

O arquivo esperado não aparece na lista Se um arquivo sumir da visualização, pode ser que filtros antigos continuem ativos. Use as seguintes etapas para resolver:

• Limpe a caixa de busca: Remova os termos digitados anteriormente.
• Remova filtros de tipo e remetente: Reduza as restrições para visualizar mais itens.
• Volte para a visualização ampla: Retorne aos arquivos do espaço de trabalho.
• Redefina a ordenação: Ajuste a classificação para o modo padrão de navegação.

Os resultados da busca continuam incorretos Muitas vezes, detalhes simples podem atrapalhar a busca. Verifique as seguintes causas:

• Projeto incorreto: Você pode estar buscando dentro do projeto errado.
• Filtro de tipo de arquivo inadequado: O arquivo pode ter um formato diferente do que você selecionou.
• Premissa incorreta sobre o remetente: O arquivo pode ter sido enviado por outra pessoa ou de outra conta.
• Alteração de nome: Buscar pelo nome completo e exato do arquivo pode falhar se o nome visível tiver sido modificado. Tente usar apenas termos parciais e simples.

Se você ainda não conseguir encontrar o arquivo, acesse o painel de Atividade para procurar pelo evento de envio ou de remoção, verifique a Lixeira e confirme com o proprietário se você ainda tem permissão de acesso ao canvas que contém o arquivo.