Arquivos, armazenamento e cota

A seção de Arquivos ajuda você a investigar o armazenamento, mas o faturamento define o limite

A seção de Arquivos é o melhor lugar para entender quais arquivos estão listados no seu espaço de trabalho, onde os arquivos grandes estão sendo usados e quais anexos antigos podem não ser mais necessários. Os limites de armazenamento, a titularidade do faturamento, as alterações de plano e os complementos de armazenamento são gerenciados por meio das configurações de conta e faturamento.

Use a seção de Arquivos quando precisar de evidências: para identificar qual projeto contém aquele vídeo grande, se PDFs antigos ainda estão anexados a canvases ativos ou qual equipe enviou um lote de mídias. Use as configurações de faturamento quando precisar alterar o plano, adicionar armazenamento, resolver pendências de pagamento ou confirmar a cota do espaço de trabalho.

Para orientações de armazenamento específicas do plano, consulte Limites de armazenamento, Complementos de armazenamento e Abrir faturamento.

Como Arquivos se relaciona com o uso do armazenamento

Uma linha de arquivo geralmente mostra onde o arquivo aparece no workspace. Esse contexto ajuda a decidir o que limpar, mas o total de armazenamento nem sempre muda individualmente com cada linha visível. O mesmo arquivo enviado pode aparecer em mais de um lugar, e o cálculo pode incluir dados que não aparecem como uma linha simples.

Confira o uso antes e depois da limpeza. Arquivos ajuda a identificar o que ocupa espaço. Abra as Configurações do workspace e selecione Uso para ver o armazenamento de arquivos usado e a cota.

Use Arquivos para investigar, não como registro final do uso. Se o número não mudar imediatamente após remover um arquivo de um canvas, isso não significa que a remoção falhou. Confira se o mesmo arquivo continua referenciado em outro lugar e aguarde alguns minutos para a atualização da verificação dos canvases e do total do workspace.

Encontrar arquivos grandes

Abra a seção de Arquivos e ordene pelo maior tamanho quando o objetivo for a limpeza do armazenamento. Se o espaço de trabalho for grande, comece por um projeto com maior probabilidade de conter arquivos pesados: workshops, revisões de vídeo, recursos de marca, pesquisas, entregas de clientes ou projetos de lançamento arquivados.

Use filtros de tipo para focar em formatos que consomem muito armazenamento. Vídeos, imagens de alta resolução, PDFs, exportações de design e arquivos compactados costumam explicar picos repentinos de consumo. Filtre por quem enviou ou por data caso você saiba que uma importação recente causou o problema.

Antes de remover qualquer item, abra o canvas correspondente. Um arquivo grande ainda pode ser o arquivo de origem de uma apresentação ao vivo, dashboard, workshop ou revisão de cliente. Uma limpeza de armazenamento que remove materiais ativos gera mais trabalho do que economiza.

Limpar com segurança

Um fluxo seguro:

1. Abra Arquivos.
2. Ordene do maior para o menor.
3. Filtre por projeto, tipo, pessoa que enviou ou data se a lista for ampla demais.
4. Visualize o arquivo.
5. Abra o canvas que o contém.
6. Confirme que ele não é mais necessário.
7. Remova o arquivo do canvas.
8. Aguarde alguns minutos e atualize Uso para confirmar a atualização do total do workspace.

Itens removidos de um canvas normalmente continuam recuperáveis por um período limitado na Lixeira. A Lixeira não mantém o arquivo removido no total de armazenamento, portanto a exclusão permanente não é necessária para reduzir o uso. Ela é irreversível e deve ser usada apenas quando a equipe não precisar mais recuperar o item. Consulte Remover um arquivo de um canvas, Restaurar trabalho excluído e Excluir trabalho permanentemente.

Quando o armazenamento excede o limite

Quando o workspace excede o limite, os arquivos podem continuar visíveis enquanto a visualização, o download ou o upload ficam restritos. A limpeza continua disponível: quem tem a permissão necessária pode remover arquivos dos canvases. Depois que a última referência ativa a um arquivo armazenado é removida, ele deixa de ser contabilizado após o recálculo assíncrono da ALLO; esvaziar a Lixeira não faz parte da recuperação de cota.

A experiência exata depende do plano e das configurações, mas o caminho prático é o mesmo: confira o uso, identifique o que ocupa espaço, decida o que pode ser removido e peça a um administrador do workspace que resolva o plano ou a cota se a limpeza não bastar. Consulte Corrigir limites de armazenamento.

Se você não for administrador, reúna estes dados:

Para aumentar a capacidade, use Complementos de armazenamento. Se o pagamento ou o plano bloquear o acesso, consulte Corrigir um problema de pagamento ou fale com um administrador.

Arquivos expirados e indisponíveis

Se um arquivo for marcado como expirado ou indisponível, não presuma que a linha correspondente deva ser excluída. A linha ainda pode mostrar onde o arquivo estava originalmente, o que é útil para fins de recuperação, substituição ou suporte. Excluir esse item pode dificultar a investigação do problema.

Comece lendo a página Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção. Em seguida, verifique as configurações de armazenamento e o canvas que contém o arquivo. Se o arquivo ainda for necessário, o proprietário do faturamento ou do espaço de trabalho precisará ajustar o status do armazenamento, restaurar o arquivo ao seu local de origem ou reenviar o arquivo original.

Limpeza de armazenamento e Lixeira

A Lixeira pode conter arquivos removidos dos canvases durante o período de retenção. Restaurar um item pode devolvê-lo ao trabalho original, enquanto a exclusão permanente remove a opção normal de recuperação. A limpeza automática também pode remover itens antigos após o período de retenção.

Não trate a Lixeira como um arquivo de recuperação de longo prazo. Se você remover um arquivo por engano, restaure-o logo. Excluir permanentemente um item da Lixeira remove a opção de recuperação, mas não libera cota adicional do workspace. Consulte Período de retenção e Esvaziar a Lixeira.

Permissões e funções de faturamento

A limpeza de arquivos e as mudanças de faturamento geralmente pertencem a pessoas diferentes. Um editor de projeto pode remover arquivos de um canvas sem poder alterar o plano de armazenamento. Um administrador do workspace pode adicionar armazenamento, mas talvez não saiba quais arquivos podem ser removidos com segurança. Ele também pode gerenciar ações da Lixeira indisponíveis para membros comuns.

Quando o armazenamento for urgente, coordene as funções. A pessoa que conhece o trabalho deve identificar os arquivos seguros para remover. O administrador do workspace deve revisar o plano e adicionar armazenamento se necessário. A exclusão permanente só deve ocorrer depois que a equipe confirmar separadamente que não precisa mais recuperar o item.

Consulte Membros, visitantes e colaboradores externos e Alterar a função de um membro.

Quando os números de armazenamento não correspondem ao esperado

Se o número parecer alto demais, lembre-se de que Arquivos pode não mostrar todos os detalhes como linhas atuais. Arquivos usados em vários lugares, projetos antigos, mídias grandes e arquivos fora do projeto atual podem afetar o total.

Remova os filtros e confira Arquivos no nível do workspace. Ordene do maior para o menor e abra os canvases que contêm os arquivos para encontrar referências ativas restantes. Se estiver vendo apenas um projeto, amplie o escopo porque o armazenamento pertence ao workspace. Após a limpeza, aguarde alguns minutos e atualize Uso.

Se o número continuar incorreto, fale com o suporte e inclua o nome do workspace, o número exibido, exemplos de arquivos grandes que deveriam ou não ser contabilizados e as etapas de limpeza já realizadas. Consulte Entrar em contato com o suporte.