Arquivos, armazenamento e cota

A seção de Arquivos ajuda você a investigar o armazenamento, mas o faturamento define o limite

A seção de Arquivos é o melhor lugar para entender quais arquivos estão listados no seu espaço de trabalho, onde os arquivos grandes estão sendo usados e quais anexos antigos podem não ser mais necessários. Os limites de armazenamento, a titularidade do faturamento, as alterações de plano e os complementos de armazenamento são gerenciados por meio das configurações de conta e faturamento.

Use a seção de Arquivos quando precisar de evidências: para identificar qual projeto contém aquele vídeo grande, se PDFs antigos ainda estão anexados a canvases ativos ou qual equipe enviou um lote de mídias. Use as configurações de faturamento quando precisar alterar o plano, adicionar armazenamento, resolver pendências de pagamento ou confirmar a cota do espaço de trabalho.

Para obter orientações sobre armazenamento específicas para o seu plano, consulte Limites de armazenamento, Complementos de armazenamento e Faturamento aberto.

Como a seção de Arquivos se relaciona com o uso do armazenamento

Uma linha de arquivo geralmente mostra onde um arquivo aparece em seu espaço de trabalho. Esse contexto é importante para tomar decisões de limpeza, mas os totais de armazenamento podem não mudar de forma direta para cada linha visível. O mesmo arquivo carregado pode aparecer em mais de um lugar, os arquivos removidos de um canvas podem permanecer recuperáveis por um tempo e os cálculos de armazenamento podem incluir dados que não são exibidos como uma simples linha de arquivo.

Verifique o uso de armazenamento antes e depois da limpeza. A visualização de Arquivos ajuda você a identificar os arquivos que estão consumindo espaço, e a seção Configurações do Espaço de Trabalho → Uso pode exibir o consumo de armazenamento de arquivos e a cota, caso essa tela esteja disponível para você.

Trate a seção de Arquivos como uma tela de investigação, não como o livro de faturamento final. Se o número do armazenamento não mudar imediatamente após a remoção de um arquivo de um canvas, isso não significa necessariamente que a remoção falhou. Verifique se o arquivo foi duplicado em outro lugar, se ele ainda pode ser recuperado na Lixeira e se as atualizações de armazenamento do faturamento exigem algum tempo ou uma ação do administrador.

Encontrar arquivos grandes

Abra a seção de Arquivos e ordene pelo maior tamanho quando o objetivo for a limpeza do armazenamento. Se o espaço de trabalho for grande, comece por um projeto com maior probabilidade de conter arquivos pesados: workshops, revisões de vídeo, recursos de marca, pesquisas, entregas de clientes ou projetos de lançamento arquivados.

Use filtros de tipo para focar em formatos que consomem muito armazenamento. Vídeos, imagens de alta resolução, PDFs, exportações de design e arquivos compactados costumam explicar picos repentinos de consumo. Filtre por quem enviou ou por data caso você saiba que uma importação recente causou o problema.

Antes de remover qualquer item, abra o canvas correspondente. Um arquivo grande ainda pode ser o arquivo de origem de uma apresentação ao vivo, dashboard, workshop ou revisão de cliente. Uma limpeza de armazenamento que remove materiais ativos gera mais trabalho do que economiza.

Limpar o armazenamento com segurança

Para realizar a limpeza com segurança, siga estas etapas:

1. Abra a seção de Arquivos.
2. Ordene os itens pelo maior tamanho.
3. Filtre por projeto, tipo de arquivo, remetente ou data de envio caso a lista seja muito extensa.
4. Visualize a prévia do arquivo.
5. Abra o canvas correspondente.
6. Confirme se o arquivo realmente não é mais necessário.
7. Remova o arquivo do canvas.
8. Verifique a Lixeira caso a exclusão permanente seja necessária e sua função no espaço de trabalho permita essa ação.

A remoção de um canvas geralmente pode ser desfeita por tempo limitado por meio da Lixeira. A exclusão permanente é mais rigorosa e irreversível. Evite usar a exclusão permanente de forma leviana apenas para deixar uma lista mais limpa. Consulte Como remover um arquivo de um canvas, Como restaurar trabalhos excluídos e Excluir trabalhos permanentemente.

Quando o armazenamento excede o limite

Quando um espaço de trabalho excede o limite de armazenamento, os arquivos podem continuar visíveis, mas os recursos de prévia, download ou envio (upload) serão limitados. O processo de limpeza continua disponível: usuários com as permissões corretas ainda podem remover arquivos dos canvases, e quem tiver permissão de Lixeira correspondente poderá excluir permanentemente esses itens da Lixeira após a equipe confirmar que eles não são mais necessários.

A experiência exata do usuário pode variar dependendo do status do plano e das configurações do espaço de trabalho, mas o caminho de recuperação prático é o mesmo: verifique o uso atual, identifique o que está consumindo espaço, decida o que pode ser removido e solicite ao proprietário do faturamento que ajuste o plano ou a cota caso a limpeza não seja suficiente. Para saber como resolver limites pelo faturamento, consulte Corrigir limites de armazenamento.

Se você não for o proprietário do faturamento, reúna informações úteis antes de solicitar ajuda:

Se o espaço de trabalho precisar de mais espaço, adquira Complementos de armazenamento. Se o pagamento ou o status do plano estiver bloqueando o acesso, consulte Como corrigir problemas de pagamento ou entre em contato com o proprietário do faturamento.

Arquivos expirados e indisponíveis

Se um arquivo for marcado como expirado ou indisponível, não presuma que a linha correspondente deva ser excluída. A linha ainda pode mostrar onde o arquivo estava originalmente, o que é útil para fins de recuperação, substituição ou suporte. Excluir esse item pode dificultar a investigação do problema.

Comece lendo a página Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção. Em seguida, verifique as configurações de armazenamento e o canvas que contém o arquivo. Se o arquivo ainda for necessário, o proprietário do faturamento ou do espaço de trabalho precisará ajustar o status do armazenamento, restaurar o arquivo ao seu local de origem ou reenviar o arquivo original.

Limpeza de armazenamento e a Lixeira

A Lixeira pode armazenar arquivos que foram removidos dos canvases durante o período de retenção. Restaurar um item traz o arquivo de volta ao trabalho ao qual pertencia originalmente, enquanto a exclusão permanente elimina o caminho comum de recuperação. A limpeza automática de retenção também remove os itens antigos da Lixeira após o encerramento do prazo de retenção.

Não use a Lixeira como um repositório de armazenamento de longo prazo. Se você removeu um arquivo por engano, restaure-o o mais rápido possível. Ao excluir permanentemente arquivos para liberar espaço, certifique-se de que a equipe esteja de acordo e que o trabalho de origem não precise mais deles. Consulte Período de retenção e Esvaziar Lixeira.

Permissões e funções de faturamento

A limpeza de arquivos e as alterações de faturamento são frequentemente de responsabilidade de pessoas distintas. Um editor de projeto pode conseguir remover arquivos de um canvas, mas não alterar o plano de armazenamento do espaço de trabalho. O proprietário do faturamento pode adicionar armazenamento, mas talvez não saiba quais arquivos do projeto podem ser removidos com segurança. Além disso, o administrador do espaço de trabalho pode gerenciar ações da Lixeira que membros normais não conseguem realizar.

Quando houver urgência na liberação de espaço, coordene as ações entre os envolvidos em vez de agir por conta própria. A pessoa que melhor compreende o andamento das tarefas deve identificar quais arquivos podem ser removidos com segurança. O responsável pelo faturamento deve analisar o status do plano e adicionar mais armazenamento, se necessário. Por fim, quem possui permissões para exclusão permanente deve realizar a ação apenas após a equipe confirmar que a recuperação dos arquivos não será mais precisa.

Caso tenha dúvidas sobre funções de acesso, consulte Membros, convidados e colaboradores externos e Como alterar a função de um membro.

Quando os números de armazenamento não correspondem ao esperado

Se o número exibido para o armazenamento parecer alto demais, lembre-se de que a listagem de Arquivos não exibe todos os detalhes do consumo de forma direta.

• O espaço consumido continua alto mesmo após a limpeza

  • Arquivos recentemente excluídos do canvas ainda podem ser recuperados na Lixeira e continuam ocupando espaço temporariamente.
  • Arquivos pesados e mídias em uso em mais de um local simultaneamente mantêm seu espaço reservado.
  • O espaço de armazenamento é calculado em nível de espaço de trabalho, não de forma isolada por projeto.

• A busca de arquivos exibe apenas itens parciais

  • Lembre-se de limpar todos os filtros de busca para visualizar os arquivos de todo o espaço de trabalho.
  • Certifique-se de ordenar a visualização pelo maior tamanho para focar nos itens pesados que afetam a cota.

• Os dados do total continuam incorretos após todas as etapas

  • Consulte Como entrar em contato com o suporte fornecendo o nome do espaço de trabalho, o total exibido e as etapas de limpeza já concluídas pela equipe para que possamos analisar a situação de maneira detalhada.