Файлы, хранилище и квота

Раздел «Файлы» помогает отслеживать хранилище, но лимит контролируется в разделе оплаты

Раздел «Файлы» помогает понять, какие файлы находятся в Вашем рабочем пространстве, где именно используются файлы большого объема и какие из старых вложений Вам больше не нужны. Лимиты хранилища, доступ к оплате, смена тарифного плана и дополнительные пакеты хранилища настраиваются в параметрах учетной записи и оплаты.

Используйте раздел «Файлы», когда Вам нужны конкретные сведения: в каком проекте находится объемное видео, прикреплены ли старые файлы PDF к активным холстам или какая команда загрузила пакет медиафайлов. Используйте настройки оплаты, если Вам необходимо изменить тарифный план, добавить место в хранилище, решить вопросы с платежами или проверить квоту рабочего пространства.

Для получения информации о хранилище для конкретных тарифных планов обратитесь к разделам Лимиты хранилища, Дополнительные пакеты хранилища и Открытая оплата.

Связь раздела «Файлы» с использованием хранилища

Строка файла обычно показывает, где именно этот файл находится в Вашем рабочем пространстве. Этот контекст важен для принятия решений об очистке, однако общий объем занятого пространства может не меняться пропорционально каждой видимой строке. Один и тот же загруженный файл может отображаться в нескольких местах, файлы, удаленные с холста, могут оставаться доступными для восстановления в течение некоторого времени, а расчеты объема хранилища могут включать данные, которые не представлены в виде простой строки файла.

Проверяйте использование хранилища до и после очистки. Раздел «Файлы» помогает определить, какие файлы занимают место, а в меню Настройки рабочего пространства → Использование можно просмотреть занятый объем и квоту файлов, если этот раздел доступен Вашей роли.

Рассматривайте раздел «Файлы» как инструмент для анализа, а не как итоговую ведомость оплаты. Если объем занятого пространства не изменился сразу после удаления файла с холста, это не означает автоматически, что удаление не удалось. Проверьте, не был ли файл продублирован в другом месте, доступен ли он для восстановления в Корзине и не требуется ли время или действия администратора для обновления данных о хранилище.

Поиск крупных файлов

Если Вашей целью является очистка хранилища, откройте раздел «Файлы» и выполните сортировку по размеру, начиная с самых больших файлов. Если рабочее пространство имеет значительный размер, начните с проектов, в которых с наибольшей вероятностью могут находиться тяжелые файлы, такие как воркшопы, видеообзоры, активы бренда, результаты исследований, файлы для передачи клиентам или архивные проекты запусков.

Используйте фильтры по типу файлов, чтобы сосредоточиться на ресурсоемких форматах. Видео, изображения высокого разрешения, документы PDF, экспортированные макеты и сжатые архивы часто объясняют внезапное заполнение памяти. Настройте фильтр по автору загрузки или дате загрузки, если Вам известно, что проблема вызвана недавней загрузкой.

Прежде чем удалять какой-либо объект, откройте холст, на котором он расположен. Крупный файл все еще может быть исходным материалом для текущей презентации, интерактивной панели, воркшопа или клиентского обзора. Очистка хранилища, при которой удаляются активные материалы, создает больше трудностей, чем приносит пользы.

Безопасная очистка

Безопасный процесс очистки выглядит следующим образом:

1. Откройте раздел «Файлы».
2. Отсортируйте список по размеру (от большего к меньшему).
3. Примените фильтр по проекту, типу файла, автору загрузки или дате загрузки, если список слишком обширен.
4. Предварительно просмотрите файл.
5. Откройте холст, на котором находится этот файл.
6. Убедитесь, что файл больше не требуется.
7. Удалите файл с холста.
8. Проверьте Корзину, если требуется окончательное удаление и Ваша роль позволяет выполнить это действие.

Удаленный с холста файл обычно можно восстановить из Корзины в течение ограниченного времени. Окончательное удаление является более строгим действием, его невозможно отменить. Не используйте окончательное удаление без необходимости только ради того, чтобы список выглядел чище. См. разделы Удаление файла с холста, Восстановление удаленной работы и Безвозвратное удаление работы.

Превышение лимита хранилища

Если лимит хранилища рабочего пространства превышен, файлы могут оставаться видимыми, однако функции предварительного просмотра, скачивания или загрузки будут ограничены. Возможность очистки сохраняется: пользователи с соответствующими правами по-прежнему могут удалять файлы с холстов, а сотрудники с правами на управление Корзиной могут окончательно удалять эти элементы из Корзины после подтверждения со стороны команды.

Конкретные ограничения зависят от Вашего тарифного плана и настроек рабочего пространства, но практический путь восстановления остается прежним: проверьте текущее использование, определите, какие данные занимают место, решите, что можно удалить, и обратитесь к владельцу профиля оплаты для изменения тарифного плана или увеличения квоты, если очистки файлов недостаточно. Для восстановления со стороны оплаты см. раздел Решение проблем с лимитами хранилища.

Если Вы не являетесь владельцем профиля оплаты, соберите следующие сведения, прежде чем обращаться за помощью:

Если рабочему пространству требуется больше места, используйте Дополнительные пакеты хранилища. Если доступ заблокирован из-за состояния оплаты или тарифного плана, см. раздел Устранение проблем с оплатой или свяжитесь с владельцем профиля оплаты.

Файлы с истекшим сроком действия и недоступные файлы

Если файл помечен как недоступный или срок его действия истек, не следует сразу удалять строку этого файла. Эта строка по-прежнему показывает, к какому разделу относился файл, что крайне полезно для его восстановления, замены или обращения в службу поддержки. Удаление этой записи может усложнить последующий анализ.

Начните с изучения раздела Недоступные файлы и файлы с заблокированным удержанием. Затем проверьте параметры хранилища и холст, на котором расположен файл. Если файл все еще требуется, владельцу может потребоваться настроить состояние хранилища, восстановить файл на прежнем месте или повторно загрузить исходный файл.

Очистка хранилища и Корзина

В течение периода удержания в Корзине могут находиться файлы, удаленные с холстов. Восстановление элемента позволяет вернуть файл в работу, к которой он относился, в то время как окончательное удаление полностью исключает стандартный путь восстановления. Автоматическая очистка удержанных файлов также может удалять старые элементы из Корзины по истечении периода удержания.

Не следует рассматривать Корзину как архив для долгосрочного хранения. Если Вы случайно удалили файл, как можно быстрее восстановите его. Если Вы окончательно удаляете файлы в целях экономии места, убедитесь, что команда согласна с этим решением и исходная работа больше не требует наличия этих файлов. См. разделы Период удержания и Очистка Корзины.

Права доступа и роли оплаты

Очистка файлов и изменение параметров оплаты часто осуществляются разными людьми. Редактор проекта может иметь возможность удалять файлы с холста, но не иметь прав на изменение тарифного плана хранилища рабочего пространства. Владелец профиля оплаты может добавить место в хранилище, но может не знать, какие файлы проекта можно безопасно удалить. Администратор рабочего пространства может управлять действиями в Корзине, которые недоступны обычным участникам.

Если вопрос со свободным местом стоит остро, скоординируйте действия сотрудников с разными ролями вместо того, чтобы действовать наугад. Пользователь, понимающий специфику работы, должен определить, какие файлы можно безопасно удалить. Пользователь, управляющий оплатой, должен проверить состояние тарифного плана и при необходимости добавить место в хранилище. Сотрудник с правами на окончательное удаление должен выполнять это действие только после того, как команда подтвердит, что восстановление файлов больше не потребуется.

По вопросам ролей см. разделы Участники, Гости и внешние партнеры и Изменение роли участника.

Если показатели хранилища не соответствуют Вашим ожиданиям

Если показатель занятого пространства кажется слишком высоким, помните, что в разделе «Файлы» могут отображаться не все подробности об использовании хранилища в виде простого списка текущих строк. На отображаемые данные могут влиять удаленные, но доступные для восстановления файлы, файлы, используемые в нескольких местах, старые проекты, крупные медиафайлы и файлы за пределами области видимости текущего проекта.

Сбросьте фильтры в разделе «Файлы» и проверьте список на уровне всего рабочего пространства. Отсортируйте файлы по размеру (от большего к меньшему). Затем проверьте Корзину на наличие недавно удаленных крупных файлов. Если Вы просматриваете файлы только внутри одного проекта, расширьте область поиска, поскольку лимиты хранилища обычно действуют на уровне всего рабочего пространства.

Если показатель все еще кажется неверным, обратитесь в службу поддержки и укажите имя рабочего пространства, отображаемый объем занятого хранилища, примеры крупных файлов, которые, по Вашему мнению, должны или не должны учитываться, а также уже предпринятые шаги по очистке. Маршруты обращения см. в разделе Связаться со службой поддержки.