Файлы, хранилище и квота

Раздел «Файлы» помогает отслеживать хранилище, но лимит контролируется в разделе оплаты

Раздел «Файлы» помогает понять, какие файлы находятся в вашем рабочем пространстве, где именно используются файлы большого объема и какие из старых вложений вам больше не нужны. Лимиты хранилища, доступ к оплате, смена тарифного плана и дополнительные пакеты хранилища настраиваются в параметрах учетной записи и оплаты.

Используйте раздел «Файлы», когда вам нужны конкретные сведения: в каком проекте находится объемное видео, прикреплены ли старые файлы PDF к активным холстам или какая команда загрузила пакет медиафайлов. Используйте настройки оплаты, если вам необходимо изменить тарифный план, добавить место в хранилище, решить вопросы с платежами или проверить квоту рабочего пространства.

Для получения информации о хранилище для конкретных тарифных планов обратитесь к разделам Лимиты хранилища, Дополнительные пакеты хранилища и Открытая оплата.

Связь раздела «Файлы» с использованием хранилища

Строка файла обычно показывает, где он используется в рабочем пространстве. Этот контекст помогает принимать решения об очистке, но общий объем не всегда меняется вместе с каждой видимой строкой. Один загруженный файл может использоваться в нескольких местах, а расчет может включать данные, не показанные отдельной строкой.

Проверяйте использование до и после очистки. Раздел «Файлы» помогает определить, что занимает место. Откройте Настройки рабочего пространства и выберите Использование, чтобы увидеть занятый объем и квоту файлового хранилища.

Используйте раздел «Файлы» для анализа, а не как окончательный реестр использования. Если показатель не изменился сразу после удаления файла с холста, это не означает, что удаление не сработало. Проверьте, не остались ли ссылки на тот же файл в других местах, и подождите несколько минут, пока обновятся сканирование холстов и общий показатель рабочего пространства.

Поиск крупных файлов

Если вашей целью является очистка хранилища, откройте раздел «Файлы» и выполните сортировку по размеру, начиная с самых больших файлов. Если рабочее пространство имеет значительный размер, начните с проектов, в которых с наибольшей вероятностью могут находиться тяжелые файлы, такие как воркшопы, видеообзоры, активы бренда, результаты исследований, файлы для передачи клиентам или архивные проекты запусков.

Используйте фильтры по типу файлов, чтобы сосредоточиться на ресурсоемких форматах. Видео, изображения высокого разрешения, документы PDF, экспортированные макеты и сжатые архивы часто объясняют внезапное заполнение памяти. Настройте фильтр по автору загрузки или дате загрузки, если вам известно, что проблема вызвана недавней загрузкой.

Прежде чем удалять какой-либо объект, откройте холст, на котором он расположен. Крупный файл все еще может быть исходным материалом для текущей презентации, интерактивной панели, воркшопа или клиентского обзора. Очистка хранилища, при которой удаляются активные материалы, создает больше трудностей, чем приносит пользы.

Безопасная очистка

Безопасный порядок действий:

1. Откройте Файлы.
2. Отсортируйте по размеру, начиная с самых больших.
3. При необходимости отфильтруйте по проекту, типу, автору загрузки или дате.
4. Откройте предпросмотр.
5. Откройте содержащий файл холст.
6. Убедитесь, что файл больше не нужен.
7. Удалите файл с холста.
8. Подождите несколько минут и обновите раздел Использование, чтобы проверить общий показатель.

Элементы, удаленные с холста, обычно можно некоторое время восстановить из Корзины. Корзина не сохраняет удаленный файл в общем показателе хранилища, поэтому безвозвратное удаление не требуется для уменьшения использования. Оно необратимо и нужно только тогда, когда команде больше не требуется восстановление. См. Удаление файла с холста, Восстановление удаленных данных и Безвозвратное удаление данных.

Превышение лимита хранилища

При превышении лимита файлы могут оставаться видимыми, а просмотр, скачивание или загрузка могут быть ограничены. Очистка остается доступной: пользователи с необходимыми правами могут удалять файлы с холстов. После удаления последней активной ссылки на хранимый файл он перестает учитываться после асинхронного пересчета ALLO; очистка Корзины не относится к восстановлению квоты.

Точные ограничения зависят от тарифа и настроек, но практический путь один: проверьте использование, определите, что занимает место, решите, что можно удалить, и попросите администратора рабочего пространства изменить тариф или квоту, если очистки недостаточно. См. Исправление лимитов хранилища.

Если вы не администратор, соберите следующие сведения:

Чтобы увеличить емкость, используйте Дополнения хранилища. Если доступ блокирует оплата или тариф, см. Исправление проблемы оплаты или обратитесь к администратору.

Файлы с истекшим сроком действия и недоступные файлы

Если файл помечен как недоступный или срок его действия истек, не следует сразу удалять строку этого файла. Эта строка по-прежнему показывает, к какому разделу относился файл, что крайне полезно для его восстановления, замены или обращения в службу поддержки. Удаление этой записи может усложнить последующий анализ.

Начните с изучения раздела Недоступные файлы и файлы с заблокированным удержанием. Затем проверьте параметры хранилища и холст, на котором расположен файл. Если файл все еще требуется, владельцу может потребоваться настроить состояние хранилища, восстановить файл на прежнем месте или повторно загрузить исходный файл.

Очистка хранилища и Корзина

В течение периода хранения Корзина может содержать файлы, удаленные с холстов. Восстановление возвращает элемент в исходную работу, а безвозвратное удаление убирает обычную возможность восстановления. Автоматическая очистка также может удалить старые элементы после окончания периода хранения.

Не используйте Корзину как долгосрочный архив восстановления. Если файл удален случайно, восстановите его как можно быстрее. Безвозвратное удаление убирает возможность восстановления, но не освобождает дополнительную квоту рабочего пространства. См. Период хранения и Очистка Корзины.

Права доступа и роли оплаты

Очисткой файлов и изменением оплаты часто занимаются разные люди. Редактор проекта может удалять файлы с холста, но не менять план хранилища. Администратор рабочего пространства может добавить хранилище, но не всегда знает, какие файлы безопасно удалить. Он также может управлять действиями в Корзине, недоступными обычным участникам.

Если место нужно срочно, согласуйте роли. Пользователь, который знает содержание работы, должен определить безопасные для удаления файлы. Администратор рабочего пространства должен проверить тариф и при необходимости добавить хранилище. Безвозвратное удаление выполняется только после отдельного подтверждения команды, что восстановление больше не нужно.

См. Участники, гости и внешние соавторы и Изменение роли участника.

Если показатели хранилища не соответствуют ожиданиям

Если показатель кажется слишком высоким, помните, что раздел «Файлы» может не показывать все детали отдельными текущими строками. На общий объем влияют файлы, используемые в нескольких местах, старые проекты, крупные медиафайлы и файлы за пределами текущего проекта.

Сбросьте фильтры и проверьте раздел «Файлы» на уровне всего рабочего пространства. Отсортируйте по размеру и откройте содержащие файлы холсты, чтобы найти оставшиеся активные ссылки. Если вы смотрите только один проект, расширьте область, поскольку хранилище относится ко всему рабочему пространству. После очистки подождите несколько минут и обновите Использование.

Если показатель все еще неверен, обратитесь в поддержку и укажите название рабочего пространства, показанный объем, примеры крупных файлов, которые должны или не должны учитываться, и уже выполненные действия по очистке. См. Связаться с поддержкой.