ファイル、ストレージ、および容量制限

ストレージの調査にはファイル機能を活用し、容量制限の管理は管理・お支払い設定で行います

「ファイル」画面は、ワークスペースにどのようなファイルが存在するのか、容量の大きいファイルがどこで使用されているのか、不要になった古い添付ファイルがないかなどを確認するのに最適な場所です。一方、ストレージ制限、お支払いの管理権限、プランの変更、およびストレージアドオンについては、アカウントやお支払い設定から管理します。

「どのプロジェクトに大容量のビデオファイルが保存されているか」、「古いPDFファイルがアクティブなキャンバスにまだ添付されたままになっていないか」、「どのチームが一括でメディアをアップロードしたか」といった具体的な状況（証拠）を調べたい場合は、「ファイル」画面を使用します。プラン変更、ストレージ容量の追加、決済エラーの解決、またはワークスペースの割り当て容量の確認などが必要な場合は、お支払い設定を使用してください。

プランごとの詳細なストレージ情報については、ストレージ制限、ストレージアドオン、およびオープンプランの請求をご参照ください。

「ファイル」画面とストレージ使用量の関係

「ファイル」画面に表示される一覧は、通常、そのファイルがワークスペース内のどこで使用されているかを示します。整理の判断に重要ですが、一覧の増減がストレージ使用量に1対1で反映されるとは限りません。同じアップロードファイルが複数の場所に表示される場合や、単純なファイル行として表示されないデータが計算に含まれる場合があるためです。

整理の前後にストレージ使用量を確認してください。「ファイル」画面で容量を使うファイルを特定し、ワークスペース設定の使用状況で使用量と上限を確認できます。

「ファイル」画面は、あくまで容量超過の原因を調査するための画面であり、最終的なお支払い上の台帳ではない点にご注意ください。キャンバスからファイルを削除した直後にストレージの容量数値が変化しなくても、削除処理が失敗したとは限りません。そのファイルが他の場所で引き続き参照されていないか確認し、最後の有効な参照を削除してから数分待って使用状況を更新してください。

大容量のファイルを特定する

ストレージ容量を削減したい場合は、「ファイル」画面を開き、ファイルサイズが大きい順に並べ替えます。大規模なワークスペースの場合は、ワークショップ、動画レビュー、ブランドアセット、リサーチ、クライアントへの納品物、アーカイブされたリリースプロジェクトなど、大容量のファイルが含まれていそうなプロジェクトから調査を始めてください。

ファイルタイプのフィルターを使用して、容量を消費しやすいファイル形式に絞り込みます。動画、高解像度の画像、PDF、デザインツールのエクスポートデータ、圧縮アーカイブ（ZIPなど）は、ストレージ使用量が急増する主な原因になります。最近のインポートが原因であることが分かっている場合は、アップロードしたユーザーやアップロード日で絞り込みを行ってください。

ファイルを削除する前に、そのファイルが含まれているキャンバスを開いて確認してください。大容量のファイルであっても、現在進行中のプレゼンテーション、ダッシュボード、ワークショップ、またはクライアントレビューのソースファイルとして使用されている可能性があります。現在使用中の重要なファイルを誤って削除してしまうと、その復旧に余計な手間がかかることになります。

安全にファイルを整理する手順

安全にファイルを整理するための推奨手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」画面を開きます。
2. サイズの大きい順（降順）に並べ替えます。
3. 一覧が多すぎる場合は、プロジェクト、ファイルタイプ、アップロードしたユーザー、またはアップロード日などのフィルターを適用します。
4. ファイルをプレビューします。
5. そのファイルが含まれているキャンバスを開きます。
6. 該当ファイルがすでに不要であることを確認します。
7. キャンバスからファイルを削除します。
8. 数分待ってから使用状況を更新し、ワークスペースの合計が反映されたか確認します。

キャンバスから削除したファイルは、通常、一定期間ゴミ箱から復元できます。ゴミ箱にある削除済みファイルはワークスペースのストレージ合計に含まれないため、使用量を減らす目的で完全削除する必要はありません。完全削除は元に戻せないので、チームが復元を必要としない場合にだけ使用してください。詳細については、キャンバスからファイルを削除する、削除した作業の復元、および作業の完全削除をご参照ください。

ストレージ容量が上限を超えている場合（容量制限の超過）

ストレージ容量が上限を超えると、ファイルは表示されたままでも、プレビュー、ダウンロード、アップロードが制限されることがあります。適切な権限を持つユーザーは引き続きキャンバスからファイルを削除できます。保存ファイルへの最後の有効な参照を削除すると、ALLOの非同期再計算後にそのファイルは合計から外れます。ゴミ箱を空にする操作は容量制限の解消には含まれません。

実際の動作はプランやワークスペース設定によって異なりますが、解決手順は同じです。現在の使用量を確認し、容量を消費しているファイルと削除できるものを特定します。整理だけで足りない場合は、ワークスペース管理者にプランまたは容量制限の対応を依頼してください。お支払い側の解決方法については、ストレージ制限の解消をご参照ください。

ワークスペース管理者ではない場合は、相談する前に以下の情報を整理しておくとスムーズです。

ワークスペースのストレージ容量を追加する必要がある場合は、ストレージアドオンをご利用ください。お支払い状況やプランの状態によりアクセスが制限されている場合は、お支払いに関する問題の解決をご参照いただくか、ワークスペース管理者にお問い合わせください。

期限切れおよび利用不可のファイル

ファイルが「期限切れ」または「利用不可」と表示されている場合でも、その行（データ）をすぐに削除してしまわないようご注意ください。その情報が残っていれば、そのファイルが本来どこに配置されていたのかを特定でき、復元や差し替え、またはサポートへの問い合わせ時に役立ちます。該当の項目を削除してしまうと、原因の調査が難しくなる場合があります。

まずは利用不可および保管ロックされたファイルをご確認ください。その後、ストレージ設定や該当のファイルが含まれるキャンバスを確認します。そのファイルが引き続き必要な場合は、管理者がストレージ状態を解消するか、本来の場所にファイルを復元するか、あるいは元のファイルを再アップロードする必要があります。

ストレージの整理とゴミ箱

ゴミ箱には、保管期間内にキャンバスから削除されたファイルが保管されます。ゴミ箱からアイテムを復元すると、ファイルが元々配置されていた作業スペースに書き戻されます。一方、完全削除を行うと通常の復元はできなくなります。また、保管期間が過ぎると、自動保管クリーンアップ機能によってゴミ箱内の古いアイテムは自動的に削除されます。

ゴミ箱を長期的なアーカイブ保存場所として使用しないでください。誤ってファイルを削除した場合は、速やかに復元してください。ゴミ箱から完全に削除すると復元経路は失われますが、ワークスペースのストレージ上限が追加で減ることはありません。詳細については、保管期間およびゴミ箱を空にするをご参照ください。

権限とお支払いの役割

ファイルの削除や整理と、お支払いプランの変更は、多くの場合、異なる役割のメンバーが担当します。たとえば、プロジェクトの編集者はキャンバスからファイルを削除できますが、ワークスペースのストレージプランを変更することはできません。ワークスペース管理者はストレージ容量を追加できますが、どのプロジェクトファイルを削除してよいかの判断はできません。また、ワークスペースの管理者は、通常のメンバーが実行できないゴミ箱の操作を行えます。

ストレージ容量の確保を急ぐ必要がある場合は、憶測で判断せず、それぞれの役割を持つ担当者が連携して進めてください。業務内容を最もよく理解しているメンバーが安全に削除できるファイルを特定します。ワークスペース管理者が現在のプラン状態を確認し、必要に応じて容量を追加します。完全削除権限を持つユーザーは、チーム全体で復元が不要であることを確認した後にのみ完全削除を実行してください。

役割に関する詳細については、メンバー、ゲスト、および外部コラボレーターおよびメンバーの役割の変更をご参照ください。

表示されるストレージ容量が想定と異なる場合

表示されるストレージ容量が大きすぎる場合でも、「ファイル」画面の行だけですべての使用状況が分かるとは限りません。複数の場所で使われているファイル、古いプロジェクト、大容量のメディア、現在のプロジェクト範囲外にあるファイルが影響することがあります。

以下の手順でワークスペース全体の状況を確認してください。

1. 「ファイル」画面のフィルターをすべてクリアし、ワークスペース全体を表示します。
2. ファイルサイズの大きい順に並べ替えます。
3. ファイルを含むキャンバスを開き、残っている有効な参照を確認します。その後、数分待って使用状況を更新します。 一部のプロジェクト内だけを確認している場合は、対象範囲を広げてください。ストレージ容量は通常、ワークスペース単位で計算されます。

上記を確認しても容量の数値が不正確だと思われる場合は、以下の情報を添えてサポートまでお問い合わせください。

• ワークスペース名
• 表示されているストレージの使用量
• 容量計算に含まれているべき（または含まれるべきではない）大容量ファイルの具体例
• すでに実施した整理（クリーンアップ）の手順 サポートへの問い合わせ方法については、サポートへのお問い合わせをご参照ください。