ファイル、ストレージ、および容量制限

ストレージの調査にはファイル機能を活用し、容量制限の管理は管理・お支払い設定で行います

「ファイル」画面は、ワークスペースにどのようなファイルが存在するのか、容量の大きいファイルがどこで使用されているのか、不要になった古い添付ファイルがないかなどを確認するのに最適な場所です。一方、ストレージ制限、お支払いの管理権限、プランの変更、およびストレージアドオンについては、アカウントやお支払い設定から管理します。

「どのプロジェクトに大容量のビデオファイルが保存されているか」、「古いPDFファイルがアクティブなキャンバスにまだ添付されたままになっていないか」、「どのチームが一括でメディアをアップロードしたか」といった具体的な状況（証拠）を調べたい場合は、「ファイル」画面を使用します。プラン変更、ストレージ容量の追加、決済エラーの解決、またはワークスペースの割り当て容量の確認などが必要な場合は、お支払い設定を使用してください。

プランごとの詳細なストレージ情報については、ストレージ制限、ストレージアドオン、およびオープンプランの請求をご参照ください。

「ファイル」画面とストレージ使用量の関係

「ファイル」画面に表示されるファイルの一覧は、通常、そのファイルがワークスペース内のどこで使用されているかを示します。この情報はファイルを整理するかどうかを判断するために重要ですが、画面上のファイル一覧の増減が、そのままストレージの使用容量に1対1で即座に反映されるとは限りません。同じアップロードファイルが複数の場所に表示されている場合や、キャンバスから削除されたファイルが一定期間逆上って復元可能な状態で保持される場合、またシンプルなファイル一覧には表示されないデータがストレージ計算に含まれる場合があるためです。

ファイルの整理（クリーンアップ）を行う前後に、ストレージの使用状況を確認してください。「ファイル」画面を使用すると容量を消費しているファイルを特定でき、権限がある場合は「ワークスペース設定」の「使用状況」からストレージの使用容量や上限容量（クォータ）を確認できます。

「ファイル」画面は、あくまで容量超過の原因を調査するための画面であり、最終的なお支払い上の台帳ではない点にご注意ください。キャンバスからファイルを削除した直後にストレージの容量数値が変化しなくても、削除処理が失敗したとは限りません。そのファイルが他の場所でも重複して使用されていないか、ゴミ箱に一時保存されていてまだ復元可能な状態ではないか、あるいはストレージ容量の更新に時間がかかっているか管理者による操作を必要としていないかを確認してください。

大容量のファイルを特定する

ストレージ容量を削減したい場合は、「ファイル」画面を開き、ファイルサイズが大きい順に並べ替えます。大規模なワークスペースの場合は、ワークショップ、動画レビュー、ブランドアセット、リサーチ、クライアントへの納品物、アーカイブされたリリースプロジェクトなど、大容量のファイルが含まれていそうなプロジェクトから調査を始めてください。

ファイルタイプのフィルターを使用して、容量を消費しやすいファイル形式に絞り込みます。動画、高解像度の画像、PDF、デザインツールのエクスポートデータ、圧縮アーカイブ（ZIPなど）は、ストレージ使用量が急増する主な原因になります。最近のインポートが原因であることが分かっている場合は、アップロードしたユーザーやアップロード日で絞り込みを行ってください。

ファイルを削除する前に、そのファイルが含まれているキャンバスを開いて確認してください。大容量のファイルであっても、現在進行中のプレゼンテーション、ダッシュボード、ワークショップ、またはクライアントレビューのソースファイルとして使用されている可能性があります。現在使用中の重要なファイルを誤って削除してしまうと、その復旧に余計な手間がかかることになります。

安全にファイルを整理する手順

安全にファイルを整理するための推奨手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」画面を開きます。
2. サイズの大きい順（降順）に並べ替えます。
3. 一覧が多すぎる場合は、プロジェクト、ファイルタイプ、アップロードしたユーザー、またはアップロード日などのフィルターを適用します。
4. ファイルをプレビューします。
5. そのファイルが含まれているキャンバスを開きます。
6. 該当ファイルがすでに不要であることを確認します。
7. キャンバスからファイルを削除します。
8. 完全に削除する必要があり、該当する権限をお持ちの場合は、ゴミ箱を確認します。

キャンバスから削除されたファイルは、通常、一定期間内であればゴミ箱から復元できます。一方、完全削除はより厳格な操作であり、一度行うと元に戻すことはできません。単に一覧の見栄えを良くするためだけに、安易に完全削除を行わないようご注意ください。詳細については、キャンバスからファイルを削除する、削除した作業の復元、および作業の完全削除をご参照ください。

ストレージ容量が上限を超えている場合（容量制限の超過）

ストレージ容量の上限を超過した場合、ファイルの一覧自体は表示されますが、プレビュー、ダウンロード、またはアップロード機能が制限されます。この状態でも、以下の方法で容量を整理（クリーンアップ）できます。

• 適切な権限を持つユーザーは、キャンバスからファイルを削除できます。
• ゴミ箱の管理権限を持つユーザーは、チーム内で不要であることを確認した上で、ゴミ箱からファイルを完全に削除できます。

実際の制限動作は、ご契約プランやワークスペース設定によって異なります。ただし、制限を解消するための基本的な手順は同じです。

1. 現在のストレージ使用状況を確認します。
2. どのファイルが容量を消費しているかを特定します。
3. 削除可能なファイルを判断します。
4. ファイルの削除だけでは容量が不足する場合、お支払いの管理者にプラン変更やクォータ（容量制限）の追加を依頼します。

お支払い管理における制限の解除方法については、ストレージ制限の解消をご参照ください。

ご自身がお支払いの管理者ではない場合は、管理者に相談する前に以下の情報を整理しておくとスムーズです。

ワークスペースのストレージ容量を追加する必要がある場合は、ストレージアドオンをご利用ください。お支払い状況やプランの状態によりアクセスが制限されている場合は、お支払いに関する問題の解決をご参照いただくか、お支払いの管理者にお問い合わせください。

期限切れおよび利用不可のファイル

ファイルが「期限切れ」または「利用不可」と表示されている場合でも、その行（データ）をすぐに削除してしまわないようご注意ください。その情報が残っていれば、そのファイルが本来どこに配置されていたのかを特定でき、復元や差し替え、またはサポートへの問い合わせ時に役立ちます。該当の項目を削除してしまうと、原因の調査が難しくなる場合があります。

まずは利用不可および保管ロックされたファイルをご確認ください。その後、ストレージ設定や該当のファイルが含まれるキャンバスを確認します。そのファイルが引き続き必要な場合は、管理者がストレージ状態を解消するか、本来の場所にファイルを復元するか、あるいは元のファイルを再アップロードする必要があります。

ストレージの整理とゴミ箱

ゴミ箱には、保管期間内にキャンバスから削除されたファイルが保管されます。ゴミ箱からアイテムを復元すると、ファイルが元々配置されていた作業スペースに書き戻されます。一方、完全削除を行うと通常の復元はできなくなります。また、保管期間が過ぎると、自動保管クリーンアップ機能によってゴミ箱内の古いアイテムは自動的に削除されます。

ゴミ箱を長期的なアーカイブ保存場所として使用しないでください。誤ってファイルを削除した場合は、速やかに復元してください。ストレージ容量を確保するためにファイルを完全に削除する場合は、チームの同意を得た上で、そのファイルを使用していた作業が本当に不要になっているかを確認してください。詳細については、保管期間およびゴミ箱を空にするをご参照ください。

権限とお支払いの役割

ファイルの削除や整理と、お支払いプランの変更は、多くの場合、異なる役割のメンバーが担当します。たとえば、プロジェクトの編集者はキャンバスからファイルを削除できますが、ワークスペースのストレージプランを変更することはできません。お支払いの管理者はストレージ容量を追加できますが、どのプロジェクトファイルを削除してよいかの判断はできません。また、ワークスペースの管理者は、通常のメンバーが実行できないゴミ箱の操作を行えます。

ストレージ容量の確保を急ぐ必要がある場合は、憶測で判断せず、それぞれの役割を持つ担当者が連携して進めてください。業務内容を最もよく理解しているメンバーが安全に削除できるファイルを特定します。お支払い管理者は、現在のプラン状態を確認し、必要に応じて容量を追加します。完全削除権限を持つユーザーは、チーム全体で復元が不要であることを確認した後にのみ完全削除を実行してください。

役割に関する詳細については、メンバー、ゲスト、および外部コラボレーターおよびメンバーの役割の変更をご参照ください。

表示されるストレージ容量が想定と異なる場合

表示されるストレージ容量が実際よりも大きく見える場合、いくつかの要因が考えられます。現在のファイル一覧には表示されないデータがストレージに影響している可能性があるためです。 主な原因は以下の通りです。

• キャンバスから削除されたものの、まだ復元可能な状態でゴミ箱に残っているファイル
• 複数の場所で重複して使用されているファイル
• 過去の古いプロジェクトに残っているファイル
• 容量の大きいメディアファイル
• 現在のプロジェクト範囲外にあるファイル

以下の手順でワークスペース全体の状況を確認してください。

1. 「ファイル」画面のフィルターをすべてクリアし、ワークスペース全体を表示します。
2. ファイルサイズの大きい順に並べ替えます。
3. ゴミ箱を開き、最近削除された大容量のファイルがないか確認します。 一部のプロジェクト内だけを確認している場合は、対象範囲を広げてください。ストレージ容量は通常、ワークスペース単位で計算されます。

上記を確認しても容量の数値が不正確だと思われる場合は、以下の情報を添えてサポートまでお問い合わせください。

• ワークスペース名
• 表示されているストレージの使用量
• 容量計算に含まれているべき（または含まれるべきではない）大容量ファイルの具体例
• すでに実施した整理（クリーンアップ）の手順 サポートへの問い合わせ方法については、サポートへのお問い合わせをご参照ください。