ファイルの概要

添付ファイルなどの資料を簡単に見つける

「ファイル」機能は、添付ファイル、スクリーンショット、PDF、動画、スプレッドシート、アップロードされたドキュメントなどは覚えているものの、それがどのキャンバスやプロジェクトに含まれているか思い出せない場合に役立ちます。現在使用しているワークスペース内の作業に添付されたファイルを集め、各ファイルをその周囲の作業とつなげたまま表示します。

一つの場所から、次の操作ができます。

• ワークスペースの作業に添付されたファイルを検索、絞り込みます。
• ファイル画面を離れずにファイルをプレビューします。
• ファイルが含まれるキャンバスを開きます。
• 権限とファイル状態が許す場合、元のファイルをダウンロードします。
• ファイルが表示されているキャンバスから、そのファイルを削除します。

ファイルは、文脈なしに整理するための独立したドライブではありません。ファイル一覧の各行は通常、ファイルが使われている場所を示します。キャンバス上、コメント内、またはキャンバスやプロジェクトに戻れる別の場所です。

この文脈が重要です。同じファイルが2つのキャンバスで使われている場合や、同じファイルが2つの異なる場所に添付されている場合は、それぞれの行が独自の場所、権限、復元方法を持つため、一覧に複数の行が表示されることがあります。

添付ファイルではなくキャンバスをお探しの場合は、すべてのキャンバスから開始してください。作業全体のテキストを検索したい場合は、ALLO全体の検索を使用してください。削除されたファイルを復元する必要がある場合は、ゴミ箱を使用してください。

ファイル機能の表示場所

ワークスペースでファイル機能が有効になっている場合、ワークスペースのナビゲーションまたは「ホーム」エリアから「ファイル」を開くことができます。メインの「ファイル」ビューには、現在のワークスペース全体のファイルが表示されます。プロジェクトまたはキャンバスにスコープを絞り込むと、ワークスペースの特定の部分に限定されたファイル一覧が表示されます。

スコープは、現在表示しているページに基づきます。プロジェクトまたはキャンバスから「ファイル」を開くと、ALLOはそのプロジェクトまたはキャンバスのコンテキスト内にユーザーを維持します。スコープ間の切り替えに関する詳細は、プロジェクトまたはキャンバスからファイルを探すを参照してください。

ファイル一覧の各項目について

ファイル一覧の各行は、「これは何のファイルか」「どこから追加されたか」「今ここで何ができるか」という3つの実用的な疑問に答えるように設計されています。

ファイル名、ファイル形式、プレビューのサムネイル、アップロードまたは更新された日時、アップロードしたユーザー、プロジェクトまたはキャンバス上の場所、ファイルサイズ、実行可能なアクションが表示されます。具体的な表示内容は、ファイル形式やご自身の権限、および元のファイルがプレビューやダウンロード可能であるかどうかによって異なります。

最も重要なコンテキストは、そのファイルが含まれている作業（元のキャンバスなど）です。ファイルが含まれるキャンバスを開くことは、単にファイルをダウンロードするよりも有用な場合が多々あります。なぜなら、そのファイルの周囲で行われた議論、決定事項、付箋、タスク、およびその他のファイルを確認できるためです。単に final.pdf というファイルがあるだけでは十分な情報とは言えませんが、ローンチレビュー用のキャンバス内にある final.pdf であれば、そのファイルが存在する理由がすぐに分かります。

ファイル機能でできること

ファイルが利用できない、期限切れになっている、ストレージ状態によって制限されている、または現在の役割ではアクセスできない場合、ファイルは一覧に表示されていてもダウンロードが無効になることがあります。

権限と表示について

「ファイル」ビューに表示されるファイルは、ご自身がアクセス権を持つ作業（キャンバスやプロジェクト）に基づきます。アクセス権を持たないキャンバスやプロジェクトに含まれるファイルは、通常の利用可能ファイルとして「ファイル」ビューに表示されません。最近アクセス権を失った場合、ワークスペースを変更した場合、新しい招待を承認した場合、または古いリンクを開いた場合は、ページを更新して正しいワークスペースにいることを確認してください。アクセス方法が不明な場合は、ワークにアクセスできない場合を参照してください。

実行できるアクションも権限によって異なります。キャンバスの閲覧のみが可能なユーザーは、ファイルのプレビューはできても削除はできない場合があります。編集権限を持つユーザーはキャンバスからファイルを削除できますが、ゴミ箱からの完全削除には、より上位の役割（ロール）が必要です。ワークスペース管理者は、ゴミ箱内でのより広範な復元または完全削除のオプションを持っている場合があります。ただし、「ファイル」機能自体は、常にそのファイルが含まれる作業と紐付いた形でアクションが管理されます。役割の範囲については、メンバー、ゲスト、外部共同作業者を参照してください。

共有されたワークスペースやキャンバスでは、さらに細かな制御が行われます。共有キャンバスを使用すると、プロジェクトやワークスペース内のすべてのファイルを公開することなく、そのキャンバス内のファイルを開いてプレビューできるようになります。共有アクセスに関して不明な点がある場合は、共有されたアイテムおよび共有アクセスの修正を確認してください。

重複したファイルが表示される理由

重複しているように見えるファイルの行は、通常、バグではありません。「ファイル」機能は、単にファイル名だけでなく、ファイルが作業内のどこに表示されているかに基づいて整理されています。同じアップロードファイルであっても、以下のような場合には複数行表示されることがあります。

重複しているように見えるファイルを削除またはダウンロードする前に、まずそのファイルが含まれるキャンバスを開き、どのファイルを対象にしているか確認してください。これにより、誤った議論スレッドやプロジェクトからファイルを削除してしまうことを防げます。

ファイル機能の一般的な活用方法

チームメンバーが「資料をどこかにアップロードした」と言った場合は、「ファイル」を開き、ファイル名の一部を検索し、ドキュメントやPDFでフィルターをかけてから最新順に並べ替えてください。該当しそうなファイルをプレビューし、正しいバージョンが見つかったら、ファイルが含まれるキャンバスを開いて確認できます。

ローンチプロジェクト内のすべての画像が必要な場合は、プロジェクトに絞り込んだ「ファイル」ビューを開き、画像ファイルでフィルターをかけ、最新順またはサイズ順（最新のものを探すか、高画質なソースメディアを探すかに応じて）に並べ替えてください。ファイルを削除する前には必ずキャンバスを開き、その画像がローンチ計画内でまだ使用されているかどうかを確認してください。

ストレージ使用量が上限に近づいている場合は、「ファイル」機能を使用して大容量ファイルがどこで使用されているかを確認した上で、ファイル、ストレージ、およびクォータを参照してください。ストレージを安全に整理するには、不要になった古いファイルをキャンバス上から削除し、ゴミ箱から何が復元可能かを把握した上で行うのが最も安全です。

ファイルは表示されるもののプレビューやダウンロードができない場合でも、ファイルが完全に消去されたとは限りません。ALLOがファイルの所属場所を保持しているため、行自体は表示され続けることがあります。利用できないファイルと保管制限がかけられたファイルを確認し、可能であれば該当のキャンバスを開き、オーナーまたは管理者にアクセス権やストレージ状態の確認を依頼してください。

ファイル機能が適していない場合

所有者、日付、プロジェクト、またはカードのアクションごとにキャンバスを閲覧したい場合は、すべてのキャンバスを使用してください。「ファイル」機能では、キャンバスレベルのすべてのアクションが表示されるわけではありません。

タイトル、ユーザー、プロジェクト、または広範なキーワードから作業を見つけたい場合は、ALLO全体の検索を使用してください。「ファイル」の検索機能は、ファイル名やファイルの属性情報に特化しており、各キャンバス内のすべての文字情報を検索するものではありません。

誰かが何かを変更またはアップロードした記憶はあるがファイル名が思い出せない場合は、アクティビティを使用してください。アクティビティを確認することで、変更をたどって元の作業を見つけることができます。

ファイルが削除され、保管期間が終了する前に復元したい場合は、ゴミ箱を使用してください。

ファイル画面でのトラブルシューティング