Panoramica della sezione File

La sezione File consente di trovare il materiale allegato al vostro lavoro

Utilizzate la sezione File quando ricordate la presenza di un allegato, uno screenshot, un PDF, un video, un foglio di calcolo o un documento caricato, ma non ricordate quale canvas o progetto lo contenga. La sezione File raccoglie tutti i file allegati alle attività dell'area di lavoro attualmente in uso, mantenendo ciascun file collegato al contesto di lavoro circostante.

Da un'unica posizione, potrete:

• Cercare e filtrare i file allegati alle attività dell'area di lavoro.
• Visualizzare l'anteprima di un file senza uscire dalla visualizzazione File.
• Aprire il canvas che contiene il file.
• Scaricare il file originale quando i vostri permessi e lo stato del file lo consentono.
• Rimuovere un file dal canvas in cui compare.

La sezione File non è un'unità di memorizzazione separata in cui ALLO vi richiede di organizzare i file senza un contesto. Una riga nella sezione File mostra solitamente il file nel punto esatto in cui viene utilizzato: su un canvas, in un Commento o in un'altra posizione che rimanda a un canvas o a un progetto.

Questo contesto è fondamentale. Se lo stesso file compare in due diversi canvases, o se è allegato in due posizioni differenti, potreste visualizzare più di una riga, poiché ciascuna di esse è associata a una propria posizione, a permessi specifici e a un proprio percorso di ripristino.

Se state cercando un canvas anziché un allegato, iniziate da Tutti i canvases. Se state cercando del testo all'interno del vostro lavoro, utilizzate la funzione Cerca in tutto ALLO. Se un file rimosso deve essere recuperato, utilizzate il Cestino.

Dove trovare la sezione File

Potete aprire la sezione File dalla navigazione dell'area di lavoro o dalla sezione Home, se l'opzione File è abilitata per la vostra area di lavoro. La visualizzazione principale mostra tutti i file presenti nell'area di lavoro corrente. Le visualizzazioni limitate al progetto o al canvas consentono di filtrare l'elenco per una parte specifica dell'area di lavoro:

L'ambito dipende dalla pagina in cui vi trovate. Se aprite la sezione File da un progetto o da un canvas, ALLO vi manterrà all'interno del contesto di quel progetto o canvas. Per ulteriori dettagli sullo spostamento tra i diversi ambiti, consultate la guida Trovare i file per progetto o canvas.

Significato di una riga di file

Ogni riga di file è progettata per rispondere a tre domande pratiche: che cos'è questo file, da dove proviene e cosa è possibile fare ora con esso?

Potrete visualizzare il nome del file, il tipo, la miniatura dell'anteprima, la data e l'ora di caricamento o di modifica, l'utente che ha effettuato il caricamento, la posizione all'interno del progetto o del canvas, la dimensione e le azioni disponibili. I dettagli esatti dipendono dal tipo di file, dai vostri permessi e dalla disponibilità del file originale per l'anteprima o il download.

Il contesto più importante è rappresentato dall'attività di lavoro in cui il file è inserito. Aprire il canvas di origine è spesso più utile che scaricare direttamente il file, poiché mostra la discussione, le decisioni prese, le note adesive, le attività e gli altri file correlati. Un file denominato final.pdf di per sé non fornisce molte informazioni; lo stesso file final.pdf all'interno del canvas di revisione del lancio spiega chiaramente il motivo della sua esistenza.

Operazioni disponibili dalla sezione File

Un file potrebbe essere visibile nella sezione File anche se il download è disabilitato, qualora il file non sia disponibile, sia scaduto, sia limitato dallo stato dello spazio di archiviazione o non sia più accessibile tramite il vostro ruolo.

Permessi e visibilità

La visualizzazione dei file rispecchia i contenuti di lavoro a cui avete accesso. Se non potete accedere a un canvas o a un progetto, i relativi file non verranno mostrati come file ordinari disponibili nella vostra visualizzazione File. Se avete perso di recente l'accesso, avete cambiato area di lavoro, avete accettato un nuovo invito o avete aperto un vecchio collegamento, aggiornate la pagina e verificate di trovarvi nell'area di lavoro corretta. Utilizzate la guida Impossibile accedere al lavoro nel caso in cui il percorso di accesso non risulti chiaro.

Anche le azioni disponibili dipendono dai vostri permessi:

La sezione File mantiene las azioni sui file strettamente collegate al lavoro che li contiene. Per informazioni sulla distinzione dei ruoli, consultate la guida Membri, Ospiti e collaboratori esterni.

Le attività condivise possono aggiungere un ulteriore livello di complessità. Un canvas condiviso può consentirvi di aprire e visualizzare l'anteprima del file da quel canvas senza esporre ogni singolo file nel progetto o nell'area di lavoro. Se l'accesso condiviso genera confusione, consultate le guide Condivisi con me e Risolvere i problemi di accesso condiviso.

Perché si verificano i duplicati

La presenza di righe che sembrano duplicate di solito non costituisce un errore. La sezione File è organizzata in base al punto in cui i file compaiono all'interno delle attività lavorative, non solo in base ai nomi dei file. Lo stesso file caricato può comparire più di una volta nei seguenti casi:

Prima di rimuovere o scaricare quello che sembra un duplicato, aprite il canvas di origine e verificate di quale istanza avete effettivamente bisogno. Questo eviterà di rimuovere accidentalmente il file dalla discussione o dal progetto errato.

Modalità comuni di utilizzo della sezione File

Se un collega riferisce di aver caricato una presentazione in una qualche posizione, aprite la sezione File, cercate una parte del nome del file, filtrate per documenti o PDF e infine ordinate per i più recenti. Visualizzate l'anteprima del risultato probabile e aprite il canvas di origine una volta individuata la versione corretta.

Se avete bisogno di tutte le immagini di un progetto di lancio, aprite la visualizzazione File limitata al progetto, filtrate per immagini e ordinate per le più recenti o per quelle di dimensioni maiores, a seconda che vi occorra l'aggiornamento temporale o la qualità d'origine del file multimediale. Aprite il canvas prima di rimuovere qualsiasi elemento, in modo da comprendere se l'immagine sia ancora utilizzata all'interno del piano di lancio.

Se lo spazio di archiviazione è prossimo al limite, utilizzate la sezione File per capire dove vengono impiegati i file di grandi dimensioni, quindi consultate la guida File, spazio di archiviazione e quote. La pulizia dello spazio di archiviazione è più sicura se rimuovete i file obsoleti dai canvases in cui compaiono e verificate cosa può essere ancora ripristinato dal Cestino.

Se un file compare ma non può essere visualizzato in anteprima o scaricato, non presumete che sia andato perduto. La riga può rimanere visibile perché ALLO conserva l'informazione sulla posizione originale del file. Consultate la guida File non disponibili e bloccati per conservazione, aprite il canvas di origine, se possibile, e chiedete a un proprietario o a un amministratore di verificare lo stato di accesso o dello spazio di archiviazione.

Quando la sezione File non è lo strumento adatto

Utilizzate Tutti i canvases quando avete la necessità di sfogliare i canvases per proprietario, data, progetto o azioni sulle schede. La sezione File non mostrerà tutte le azioni a livello di canvas.

Utilizzate la funzione Cerca in tutto ALLO quando avete bisogno di trovare elementi di lavoro per titolo, persona, progetto o parole chiave generiche. La ricerca della sezione File si concentra sui nomi e sui dettagli dei file, non su ogni singola parola all'interno di ciascun canvas.

Utilizzate la sezione Attività quando ricordate che qualcuno ha modificato o caricato un elemento, ma non ne ricordate il nome. La sezione Attività può aiutarvi a risalire alla modifica originaria.

Utilizzate il Cestino se un file è stato rimosso e avete bisogno di ripristinarlo prima della scadenza del periodo di conservazione.

Risoluzione dei problemi dalla sezione File