Comprendere i progetti

I progetti organizzano i canvases in una visualizzazione operativa condivisa. Utilizzate un progetto quando un team ha la necessità di sapere quali canvases sono correlati, chi ne è il proprietario, quali sono le scadenze del lavoro, in quale sezione è collocato ciascun elemento e quanto lavoro è passato alla fase di completamento.

Un canvas è lo spazio in cui si svolge il lavoro. Un progetto costituisce il livello che rende tali canvases facilmente consultabili. In un progetto di lancio, ad esempio, i canvases potrebbero essere Launch brief, Homepage review, Press assets e Retrospective. Le sezioni del progetto mostrano la posizione di ciascun canvas all'interno del flusso di lavoro.

Per la struttura del progetto, consultate le sezioni Date del progetto, stato e notifiche, Utilizzare i tag e i filtri, Gestire i membri del progetto e Dashboard del progetto e avanzamento.

Quando utilizzare un progetto

Utilizzate un progetto quando il lavoro si estende su più canvases o fasi. Esempi ideali di progetti includono lanci di prodotti, consegne ai clienti, pianificazione di campagne, programmi di ricerca, serie di workshop, calendari editoriali, progetti scolastici, piani di assunzione, pianificazione di eventi e attività operative ricorrenti del team.

Utilizzate un singolo canvas senza un progetto se il lavoro consiste in una sola riunione, un brainstorming, uno spazio simile a un documento o un singolo workshop che non richiede il tracciamento delle sezioni. Potrete aggiungere il canvas a un progetto in un secondo momento, qualora dovesse entrare a far parte di un flusso di lavoro più ampio.

Se i collaboratori continuano a chiedere "qual è il canvas attuale?", "di chi è la responsabilità?", "cosa è pronto?", "cosa è scaduto?" o "perché il Dashboard non mostra alcun avanzamento?", è molto probabile che l'attività richieda un progetto.

Componenti principali di un progetto

Lo stesso canvas può apparire in più visualizzazioni. Spostarlo in Elenco o Kanban modifica direttamente il canvas nel progetto, non una sua copia.

Comportamento della visualizzazione Elenco del progetto

La visualizzazione Elenco del progetto è quella a più alta densità di informazioni per organizzare i canvases. Mostra i canvases raggruppati per sezioni, con colonne dedicate a nome, proprietario, collaboratori, data di scadenza, tag e talvolta le date di creazione o modifica su schermi più ampi.

Utilizzate la visualizzazione Elenco per aggiungere più canvases, rinominare sezioni, spostare canvases tra le sezioni, modificare proprietari o date, applicare tag, creare strutture di sub-canvases o verificare quali sezioni concorrono all'avanzamento.

Le righe possono rappresentare canvases di livello principale o sub-canvases. Un canvas di livello principale si trova direttamente nella sezione. Un sub-canvas è nidificato sotto un altro canvas e può essere espanso o compresso sotto l'elemento padre. Per il modello di sub-canvas più generale, consultate la sezione Utilizzare i sub-canvases.

Sezioni e avanzamento

Le sezioni sono più di semplici raggruppamenti visivi. È possibile contrassegnare una sezione come completata dal relativo menu. Ogni canvas di livello principale del progetto in una sezione completata viene conteggiato come completato per l'avanzamento del progetto e il burndown del Dashboard. È possibile contrassegnare come completata più di una sezione.

Ad esempio, in un progetto è possibile contrassegnare sia Approved sia Published come sezioni completate. Un canvas di livello principale spostato in una di queste sezioni viene conteggiato come completato. Un canvas di livello principale in Draft, Review o Blocked continua a far parte del totale ma non viene conteggiato come completato.

È possibile contrassegnare una sezione come completata anche dopo che il progetto ha già una cronologia di attività. Ciò rende immediatamente utile lo storico delle sezioni: quando l'avanzamento del progetto si aggiorna, i canvases di livello principale esistenti in quella sezione vengono conteggiati come completati. Questo risulta particolarmente utile quando un team inizia con sezioni normali e solo in un secondo momento decide quali sezioni debbano rappresentare il lavoro completato.

Le sottoattività del canvas sono separate. Il completamento delle sottoattività all'interno di un canvas può aiutare tale canvas a progredire, ma l'avanzamento del progetto si basa sulla sezione in cui si trova il canvas, non sul completamento delle sottoattività.

Spostare e nidificare i canvases

Potete trascinare i canvases all'interno della visualizzazione Elenco del progetto quando il vostro ruolo e la visualizzazione corrente lo consentono. I rilasci hanno significati differenti:

Quando è attivo un ordinamento manuale, la visualizzazione Elenco del progetto potrebbe bloccare l'ordinamento delle righe all'interno della stessa sezione, poiché l'ordine visibile dipende dal campo di ordinamento. Gli spostamenti tra sezioni diverse possono comunque funzionare poiché modificano la sezione del canvas anziché garantire un ordine manuale delle righe.

Il trascinamento di un canvas padre sotto uno dei suoi stessi discendenti è bloccato. Questo accorgimento previene la creazione di cicli ad anello nella struttura ad albero dei sub-canvases.

Spostare e copiare tra progetti

I menu del canvas consentono di spostare o copiare un canvas in un altro progetto. Lo spostamento modifica la posizione in cui risiede il canvas. La copia crea un ulteriore canvas per il progetto di destinazione. L'operazione di copia è utile per i modelli, le riunioni ricorrenti o le versioni specifiche per determinati clienti; tuttavia, comporta dei rischi qualora le due copie venissero considerate come la medesima fonte di verità.

Alcuni flussi di spostamento e copia possono avere come destinazione un progetto o un canvas. La selezione di un progetto rende il canvas spostato un elemento di livello principale in quel progetto. La selezione di un canvas lo rende un sub-canvas sotto quel canvas. Consultate la sezione Gestire i canvases nei progetti.

I menu delle sezioni consentono di spostare o copiare un'intera sezione in un altro progetto. Questa operazione sposta o copia la struttura della sezione e i canvases in essa contenuti, in base alle verifiche dei permessi e dell'accesso. Utilizzate la copia della sezione quando un altro progetto richiede la stessa porzione del flusso di lavoro. Utilizzate lo spostamento della sezione quando questa appartiene a un progetto differente.

Accesso e visibilità

L'accesso al progetto e l'accesso al canvas possono differire. Un utente potrebbe essere in grado di aprire il progetto ma non un canvas con accesso limitato situato al suo interno. Un altro utente potrebbe disporre di una condivisione diretta del canvas senza avere accesso all'intero progetto.

Le azioni possono essere nascoste o disabilitate in base al ruolo nello spazio di lavoro, al ruolo nel progetto, alle autorizzazioni del canvas, allo stato di archiviazione, allo stato di eliminazione, allo stato di Ospite, allo stato di progetto condiviso e alle impostazioni delle funzionalità dello spazio di lavoro. L'assenza di azioni per lo spostamento, la copia, le sezioni o l'avanzamento indica solitamente che il ruolo corrente o il contesto non consentono di eseguire tale azione.

Se un collaboratore perde l'accesso dopo lo spostamento di un canvas tra progetti diversi, verificate se il suo accesso derivava dal vecchio progetto. Aggiungetelo tramite la sezione Gestire i membri del progetto nel progetto di destinazione o condividete il canvas direttamente.

Modelli di progetto comuni

Per un lancio, create sezioni come Planning, Creative, Review, Approved e Published. Contrassegnate Approved e Published come completate se tali sezioni rappresentano il lavoro finito per l'avanzamento e il burndown. Utilizzate i canvases per il briefing, la revisione delle risorse, le note di QA, la stanza di lancio e la retrosettiva.

Per un progetto destinato a un cliente, create sezioni per Prep, Kickoff, Review, Approved e Handoff. Assegnate nomi chiari ai canvases rivolti al cliente e condividete esclusivamente i canvases o le aree di progetto che il cliente deve visualizzare.

Per le attività operative ricorrenti, mantenete le sezioni semplici. Utilizzate i tag per categorie trasversali alle sezioni, come il team, il rischio, il canale, la priorità o la regione.

Cosa configurare per primo

Iniziate con il nome del progetto, un numero limitato di sezioni e i primi canvases reali. Aggiungete i proprietari laddove la responsabilità sia un fattore chiave. Inserite le date in cui le tempistiche influenzano le attività. Aggiungete i tag ai canvases solo quando gli utenti dovranno filtrare i contenuti in base a essi. Contrassegnate le sezioni completate solo quando il team concorda sul fatto che tali sezioni rappresentino lavoro effettivamente finito.

Evitate di strutturare un sistema perfetto prima ancora che esista il lavoro effettivo. I progetti diventano utili quando riflettono l'attività reale svolta sui canvases. Aggiungete struttura solo quando il team inizia a richiederla.

Se il progetto diventa troppo caotico, verificate i filtri, i nomi delle sezioni e i nomi dei canvases prima di riorganizzarlo. Nella maggior parte dei casi, il disordine deriva da problemi di visualizzazione, di denominazione o di tagging.

Risoluzione dei problemi

• Un canvas risulta mancante:

  • Cancellate i filtri attivi o cambiate la visualizzazione corrente.
  • Utilizzate la funzione di ricerca interna al progetto.
  • Verificate le sezioni Tutti i canvases, Cerca in ALLO o il Cestino.

• L'avanzamento del progetto non sembra corretto:

  • Verificate quali sezioni sono state contrassegnate come completate.
  • Accertatevi che i canvases di livello principale si trovino effettivamente in tali sezioni completate.
  • Verificate se il Dashboard o la visualizzazione Elenco del progetto si sono aggiornati dopo le ultime modifiche alle sezioni.

• È possibile visualizzare il progetto ma non modificarlo: Il problema risiede probabilmente nelle autorizzazioni e non in una perdita di dati.

  • Consultate le sezioni Accesso in sola lettura, Risolvere i problemi di accesso condiviso e Membri, ospiti e collaboratori esterni.