Gestire i membri del progetto

I membri del progetto stabiliscono chi può utilizzare un progetto

Utilizzate Gestisci membri quando un utente ha bisogno di accedere all'intero progetto: la panoramica del progetto, le visualizzazioni, i canvas del progetto, i membri del progetto e i canvas disponibili tramite tale progetto. L'iscrizione al progetto costituisce un accesso a livello di progetto. È correlata all'iscrizione allo spazio di lavoro, ma non è la stessa cosa.

Queste differenze sono previste:

• Un membro dello spazio di lavoro può appartenere allo spazio di lavoro e trovarsi comunque al di fuori di un progetto privato.
• Un collaboratore esterno può essere invitato a un singolo progetto senza diventare un membro dello spazio di lavoro.
• Una persona può aprire un singolo canvas tramite una condivisione diretta, senza visualizzare il progetto che lo contiene.

ALLO mantiene separati l'accesso al progetto e l'accesso al canvas, consentendo ai proprietari di condividere solo la quantità di lavoro necessaria.

Per comprendere il modello dei ruoli più ampio, leggete Membri, Ospiti e collaboratori esterni. Per la condivisione del solo canvas, consultate Condividere un canvas.

Disponibilità

Membri, partecipanti, Ospiti e collaboratori esterni

ALLO può mostrare termini differenti a seconda della modalità con cui un utente ha effettuato l'accesso al progetto.

Non utilizzate l'elenco Persone dello spazio di lavoro come elenco dei membri del progetto. La sezione Persone indica chi appartiene allo spazio di lavoro. La funzione Gestisci membri indica invece chi ha accesso a questo specifico progetto.

Aprire la finestra Gestisci membri

Aprite il progetto, quindi selezionate Gestisci membri dall'intestazione del progetto o dal menu delle altre azioni del progetto. In alcuni elenchi di progetti, la riga del progetto può mostrare direttamente le azioni relative ai membri.

Il menu del progetto può includere altre azioni, tra cui i dettagli del progetto, i tag del progetto, l'opzione per duplicare, gli elementi Preferiti, l'opzione per archiviare, abbandonare o copiare il link. La funzione Gestisci membri rappresenta l'azione specifica per gestire l'accesso. La funzione Gestisci tag del canvas modifica i tag utilizzati dai canvas all'interno del progetto, ma non consente di invitare persone.

Se l'opzione Gestisci membri non è visibile, potreste trovarvi in una visualizzazione condivisa o limitata, in uno spazio di lavoro dimostrativo, in un progetto archiviato, oppure potreste disporre di un ruolo che consente solo la visualizzazione del progetto senza poterne gestire l'accesso. Prima di richiedere modifiche ai ruoli dello spazio di lavoro, rivolgetevi al proprietario del progetto o all'amministratore dello spazio di lavoro per verificare i vostri permessi.

Aggiungere membri dello spazio di lavoro, team o indirizzi e-mail

Utilizzate il campo di invito per cercare i membri dello spazio di lavoro inserendo il nome o l'indirizzo e-mail. Se nel vostro spazio di lavoro sono disponibili i team, potreste anche avere la possibilità di aggiungere un intero team, inserendo così tutti i membri attivi del team all'interno del progetto.

Quando inviate un invito tramite e-mail, ALLO verifica se l'indirizzo e-mail corrisponde a un membro attivo dello spazio di lavoro. I membri attivi dello spazio di lavoro seguiranno il percorso standard dei membri interni del progetto. Gli indirizzi e-mail che non appartengono a membri attivi dello spazio di lavoro saranno invece associati al percorso dei collaboratori esterni, a condizione che l'accesso esterno al progetto sia abilitato.

Se un collega non appare nel selettore, verificate che sia un membro attivo dello spazio di lavoro, che non sia stato disattivato e che la ricerca venga effettuata utilizzando lo stesso indirizzo e-mail registrato su ALLO. Se l'utente necessita di un normale accesso allo spazio di lavoro, invitatelo nello spazio di lavoro o risolvete prima l'accesso a quel livello.

Gestire i collaboratori esterni

I collaboratori esterni sono persone che non fanno parte dello spazio di lavoro, ma che dispongono comunque dell'accesso a questo progetto. Non diventano membri dello spazio di lavoro, solitamente non compaiono nella sezione Persone e non devono ricevere l'accesso ad altre attività non correlate all'interno dello spazio di lavoro.

All'interno della finestra di dialogo dei membri del progetto, utilizzate l'azione presente nel piè di pagina per passare dalla visualizzazione dei membri del progetto a quella dei collaboratori esterni, qualora l'accesso esterno sia abilitato. La vista dei collaboratori esterni mostra i soggetti esterni allo spazio di lavoro che hanno accesso a questo progetto, consentendo ai gestori autorizzati di invitarli o rimuoverli.

Potete ricorrere ai collaboratori esterni per clienti, fornitori, revisori, appaltatori, studenti impegnati in una singola attività o per chiunque abbia la necessità di accedere a questo progetto senza dover necessariamente fare ingresso nello spazio di lavoro complessivo. Se un utente necessita di un contesto di team continuativo su più progetti, è preferibile invitarlo direttamente come membro dello spazio di lavoro.

Progetti pubblici e privati

La visibilità del progetto definisce chi può trovare o unirsi al progetto.

La modifica della visibilità comporta una variazione del modello di accesso:

• Il passaggio di un progetto da pubblico a privato può escludere le persone che disponevano solo di un accesso pubblico a livello di spazio di lavoro.
• Il passaggio di un progetto da privato a pubblico può rendere il progetto visibile a tutto lo spazio di lavoro.
• Se l'opzione di modifica della visibilità è disattivata, chiedete al proprietario del progetto o all'amministratore dello spazio di lavoro di verificare le impostazioni del progetto, anziché tentare di risolvere il problema modificando ruoli non correlati.

Filtri Iscritto e Non iscritto

I progetti possono mostrare i filtri rapidi Iscritto e Non iscritto accanto ai filtri relativi allo stato pubblico/privato e alla data di scadenza. Iscritto indica che il progetto fa parte dell'elenco dei progetti a cui partecipate attivamente. Il filtro Non iscritto risulta utile quando lo spazio di lavoro mostra progetti pubblici o rintracciabili a cui potete accedere ma ai quali non vi siete ancora uniti.

Questi filtri non sostituiscono i permessi effettivi. Un progetto privato richiede comunque un invito. Un progetto pubblico può essere visibile in virtù della vostra iscrizione allo spazio di lavoro. Una condivisione diretta di un canvas può apparire al di fuori dell'elenco dei progetti in quanto si tratta di un accesso a livello di canvas e non di una partecipazione attiva al progetto.

Per la gestione dei filtri e delle visualizzazioni nell'elenco dei progetti, consultate Utilizzare tag e filtri e Utilizzare le visualizzazioni del progetto.

Chi può vedere il progetto

Una persona può visualizzare un progetto quando è valido almeno uno dei percorsi di accesso previsti.

Se un utente non riesce a trovare il progetto, verificate lo spazio di lavoro in uso, l'indirizzo e-mail con cui ha effettuato l'accesso, se il progetto è pubblico o privato e se l'utente è stato invitato al progetto o solo a un singolo canvas.

Chi può vedere i canvas all'interno del progetto

L'accesso al progetto e l'accesso al canvas sono correlati, ma rimangono controlli distinti. Un progetto può contenere o fare riferimento a canvas che possiedono uno stato di condivisione autonomo. Una persona potrebbe essere in grado di aprire il progetto, ma non un canvas limitato al suo interno. Può accadere anche il contrario: un utente può aprire un canvas condiviso direttamente senza poter visualizzare l'intero progetto.

Se un utente può aprire un canvas ma non il progetto, aggiungetelo tramite Gestisci membri esclusivamente se deve disporre anche dell'accesso al progetto. Se deve vedere unicamente quel canvas, mantenete l'accesso limitato al livello del singolo canvas. Consultate Condividere un canvas e Risolvere i problemi di accesso nella sezione Condivisi con me.

Trasferire la proprietà, rimuovere persone o abbandonare il progetto

Se la funzione di trasferimento della proprietà è disponibile, utilizzatela solo quando il nuovo proprietario deve assumersi la responsabilità dell'accesso al progetto e delle impostazioni di grande impatto. ALLO potrebbe mostrare una richiesta di conferma poiché il proprietario corrente rischia di perdere le funzioni riservate al proprietario una volta confermato il trasferimento.

I proprietari del progetto possono generalmente rimuovere gli altri membri del progetto. I non proprietari potrebbero essere in grado solo di abbandonare personalmente il progetto, se tale opzione è abilitata. In alcune circostanze legate ai progetti pubblici, gli amministratori dello spazio di lavoro possono disporre di opzioni per il ripristino o per il trasferimento della proprietà, ma ciò non attribuisce loro automaticamente ogni singola azione riservata al proprietario del progetto.

Le righe relative ai collaboratori esterni potrebbero presentare meno opzioni relative ai ruoli rispetto a quelle dei membri interni. Se un collaboratore esterno dispone di un livello di accesso non corretto, rimuovetelo o invitatelo nuovamente tramite la vista dei collaboratori esterni, anziché cercare lo stesso menu di trasferimento della proprietà utilizzato per i membri dello spazio di lavoro.

Esempi di accesso ai progetti

Se un team di prodotto gestisce una roadmap all'interno di un progetto pubblico, i membri dello spazio di lavoro possono individuarlo e unirvisi. In questo caso, il proprietario del progetto non avrà bisogno di invitare singolarmente ciascun membro dello spazio di lavoro.

Se il team finanziario gestisce un budget di lancio riservato all'interno di un progetto privato, l'iscrizione allo spazio di lavoro non è sufficiente. Aggiungete solo le persone che devono effettivamente visualizzare il progetto e condividete i singoli canvas solo quando un revisore necessita di una sezione più limitata.

Se un cliente deve inserire un Commento su un singolo canvas di revisione del design, condividete direttamente il canvas. Invitare il cliente all'intero progetto esporrebbe inutilmente contesti di progetto di cui potrebbe non avere bisogno.

Se un appaltatore deve aggiornare diversi elementi del progetto, l'iscrizione al progetto come membro risulta solitamente più ordinata rispetto all'invio di condivisioni di canvas separate per ciascuna area di lavoro.

Pulsanti mancanti e stati nascosti

Se un collega visualizza il pulsante e voi no, confrontate innanzitutto i vostri ruoli all'interno del progetto. Se nessuno lo visualizza, chiedete a un amministratore dello spazio di lavoro di verificare le impostazioni dello spazio di lavoro e lo stato del progetto.

Errori comuni

Non aggiungete tutti i revisori esterni come membri dello spazio di lavoro. Utilizzate l'accesso come collaboratore esterno se hanno bisogno di accedere a un solo progetto.

Non presumete che lo stato pubblico significhi che chiunque su Internet possa vedere il progetto. La visibilità di un progetto pubblico è limitata allo spazio di lavoro e non all'intero web.

Non date per scontato che, rimuovendo un collaboratore da un canvas, l'accesso al progetto sia revocato. Se la persona appartiene anche al progetto, potrebbe conservare un altro percorso di accesso.

Non trasferite la proprietà con leggerezza. La proprietà costituisce un limite di gestione reale e non un semplice distintivo decorativo.

Non mantenete un ex dipendente come collaboratore esterno prima che sia stato risolto il suo precedente stato di membro dello spazio di lavoro. Se l'utente è stato disattivato, un amministratore dello spazio di lavoro potrebbe dover ripulire il suo stato di iscrizione prima che la condivisione a livello di singolo elemento funzioni come previsto.

Risoluzione dei problemi relativi ai membri del progetto

Se riscontrate difficoltà con la gestione o l'accesso ai progetti, verificate le seguenti situazioni comuni:

• Impossibilità di aprire il progetto:
  • Verificate lo spazio di lavoro corretto e l'indirizzo e-mail utilizzato per l'accesso.
  • Controllate la visibilità del progetto (pubblico o privato) e lo stato di iscrizione del membro.
  • Verificate se l'utente è registrato come membro interno o collaboratore esterno.
  • Aggiornate la pagina del progetto e riprovate.
• Accesso al progetto consentito ma impossibilità di modifica:
  • Verificate il ruolo assegnato al membro all'interno del progetto.
  • Controllate se il progetto è impostato in sola lettura, se è stato archiviato o se è soggetto a limitazioni dello spazio di lavoro.
• Accesso al progetto consentito ma impossibilità di aprire un canvas interno:
  • Chiedete al proprietario del canvas di verificare le opzioni di condivisione specifiche per quel canvas. L'iscrizione al progetto potrebbe non essere sufficiente per accedere a un determinato canvas.
• Un utente rimosso compare ancora nelle attività o nei commenti:
  • Questo comportamento è spesso dovuto alla conservazione della cronologia dei contributi e delle attività dell'autore.
  • Non significa necessariamente che l'utente disponga ancora dell'accesso.
  • Verificate l'elenco effettivo dei membri del progetto e l'elenco di condivisione del canvas prima di segnalare un problema.

Contattate il supporto qualora un proprietario autorizzato non riesca ad aggiungere, rimuovere, trasferire o visualizzare i membri del progetto anche dopo aver aggiornato la pagina. Vi invitiamo a includere nel messaggio il nome dello spazio di lavoro, il nome del progetto, l'indirizzo e-mail interessato, lo stato dell'utente (membro dello spazio di lavoro o collaboratore esterno), l'azione tentata e gli screenshot della schermata Gestisci membri.