Utilizzare i tag e i filtri nei Progetti

I tag organizzano elementi diversi a livelli diversi

La sezione Progetti prevede due tipologie di tag che, pur avendo nomi simili, svolgono funzioni diverse.

I tag di progetto raggruppano e filtrano i progetti nell'elenco dei progetti dello spazio di lavoro. Utilizzateli quando desiderate trovare i progetti in base a team, cliente, trimestre, programma, area geografica, priorità o area operativa. Un tag di progetto appartiene al set di progetti a livello di spazio di lavoro, non ai canvas interni a un singolo progetto.

I tag del canvas organizzano i canvas all'interno di un singolo progetto. Utilizzateli quando un progetto contiene molti canvas ed è necessario filtrarli per tipo di risorsa, fase di revisione, team, canale, rischio o deliverable. I tag del canvas vengono gestiti dal menu contestuale del progetto e si applicano ai canvas all'interno di quel progetto.

Evitate di confondere queste due tipologie. Un tag di progetto denominato Marketing aiuta a trovare i progetti legati al marketing. Un tag del canvas denominato Marketing all'interno di un progetto aiuta invece a trovare i singoli canvas di marketing in quel determinato progetto. Anche se utilizzano la stessa parola, appartengono a elenchi di tag completamente distinti.

Fate riferimento alle opzioni di gestione dei tag visibili. Se state filtrando l'elenco dei progetti dello spazio di lavoro, considerate i tag di progetto. Se state organizzando i canvas all'interno di un progetto, considerate i tag del canvas.

Disponibilità

Scegliere lo strumento giusto

Se si prevede che la categoria rimanga utile anche in futuro, è consigliabile creare un tag. Se invece occorre solo una selezione temporanea, utilizzate un filtro. Se state cercando un singolo elemento per nome, utilizzate la funzione Cerca.

Utilizzare i tag di progetto per raggruppare i progetti dello spazio di lavoro

I tag di progetto si rivelano particolarmente utili quando lo spazio di lavoro contiene un numero di progetti tale per cui i soli nomi non sono più sufficienti per orientarsi. Ad esempio, un team di prodotto potrebbe classificare i progetti con tag come Mobile, Web, Research e Launch. Un'agenzia potrebbe organizzarli in base al cliente, mentre un team operativo potrebbe suddividerli per area geografica o trimestre.

Aprite l'elenco dei progetti dello spazio di lavoro e utilizzate i pulsanti dei tag di progetto o le opzioni di filtro:

• Tutti rimuove il filtro dei tag di progetto.
• Selezionando un tag, verranno mostrati i progetti associati a tale tag.
• Se nel vostro spazio di lavoro è disponibile la selezione multipla dei tag, utilizzatela solo quando desiderate effettivamente visualizzare l'intersezione o la combinazione di elementi mostrata dall'interfaccia utente corrente.

Un numero eccessivo di filtri attivi può far apparire vuoto uno spazio di lavoro altrimenti ricco di contenuti.

I tag di progetto possono essere creati, rinominati, eliminati e riordinati da Gestisci tag di progetto. Per consultare l'intera procedura di riorganizzazione, consultate la guida Gestire i tag di progetto.

Utilizzare i tag del canvas all'interno di un progetto

I tag del canvas sono associati ai canvas interni a un singolo progetto. Si rivelano utili quando un progetto contiene molti canvas e il team necessita di un metodo ordinato per individuare note informative, bozze, revisioni, risorse finali, appunti di riunioni, resoconti per gli stakeholder o elementi critici.

Aprite il menu contestuale del progetto e selezionate Gestisci tag del canvas. In questo modo si aprirà il set di tag relativo a quel progetto. Una volta creato il set, potrete applicare i tag direttamente dalle righe del canvas o dalle opzioni dei tag disponibili nella vostra vista di progetto.

I tag del canvas non creano categorie di progetto valide per l'intero spazio di lavoro. Se create un tag del canvas all'interno del progetto Q3 Launch, questo sarà valido solo per i canvas contenuti in Q3 Launch. Non applicherà alcun tag al progetto Q3 Launch nell'elenco dei progetti dello spazio di lavoro e non comparirà automaticamente in tutti gli altri progetti.

Per informazioni sulla configurazione, sulla pulizia e sulla risoluzione dei problemi relativi ai pulsanti mancanti, consultate la guida Gestire i tag del canvas.

Utilizzare i filtri senza perdere la visione d'insieme

I filtri consentono di limitare le informazioni visualizzate. A seconda della vista attiva, possono includere filtri per tag, filtri per proprietario o membro, stato, visibilità, associazione, data o termini di ricerca. I filtri sono ottimi per concentrarsi sul proprio lavoro, ma rappresentano anche il modo più comune per allarmarsi erroneamente pensando che i propri contenuti siano scomparsi.

Iniziate applicando solo uno o due filtri. Ad esempio, filtrate per Proprietario: Mina e Tag: Launch prima di aggiungere date, stato, visibilità e termini di ricerca. Se il risultato dovesse essere vuoto, provate a rimuovere per primo il filtro più restrittivo.

Al termine di una revisione, ricordatevi di azzerare i filtri, in modo che la persona successiva (o voi stessi in futuro) non scambi una vista filtrata per l'intero spazio di lavoro o l'intero progetto.

Casi d'uso comuni

Un responsabile di portfolio desidera visualizzare tutti i progetti attivi dei clienti. In questo caso, è consigliabile utilizzare tag di progetto come Customer, Enterprise o il segmento di clientela, aggiungendo poi filtri di progetto per proprietario o visibilità solo se necessario.

Il proprietario di un progetto desidera trovare tutti i canvas di revisione del design all'interno di un progetto di lancio. In questo caso, è opportuno utilizzare tag del canvas come Design review, Legal, Final o Blocked, per poi filtrare la vista di progetto in base al tag interessato.

Un collaboratore desidera trovare il lavoro assegnatogli questa settimana. Si consiglia di utilizzare i filtri per proprietario o per associazione combinati con la data, anziché creare un nuovo tag con il nome della persona.

Un revisore ricorda una frase contenuta nel titolo del canvas. In questa situazione, si consiglia di utilizzare prima la funzione Cerca. I tag sono destinati a categorie riutilizzabili, non al recupero occasionale di informazioni mnemoniche.

Autorizzazioni e impostazioni nascoste

Se le opzioni di gestione dei tag o dei filtri non sono visibili, verificate innanzitutto la schermata in cui vi trovate. I tag di progetto si gestiscono dalle opzioni dei tag dell'elenco progetti. I tag del canvas si gestiscono dal menu contestuale del progetto. L'accesso dei membri del progetto si gestisce invece da Gestisci membri, non da una delle due sezioni di gestione dei tag.

Se vi trovate nella schermata corretta ma l'azione risulta ancora non disponibile, potreste non disporre delle autorizzazioni necessarie per modificare il progetto, gestire i tag o cambiare le impostazioni del progetto. Inoltre, il progetto potrebbe essere archiviato, condiviso con accesso limitato, in modalità demo o limitato dalle impostazioni dello spazio di lavoro.

Contattate il proprietario del progetto o un amministratore dello spazio di lavoro per verificare il vostro ruolo all'interno del progetto. Qualora possiate visualizzare il progetto ma non modificare i tag, questa configurazione potrebbe essere intenzionale. Per maggiori dettagli, consultate le guide Gestire i membri del progetto e Membri, ospiti e collaboratori esterni.

Errori che creano disordine nei progetti

Non create un tag specifico per ogni persona quando esistono già i filtri per proprietario. Per le persone, utilizzate i filtri relativi ai membri o ai proprietari.

Non utilizzate i tag del canvas per classificare i progetti. A tale scopo, utilizzate i tag di progetto.

Non utilizzate i tag di progetto per classificare i singoli canvas. Utilizzate invece i tag del canvas all'interno del progetto.

Evitate di creare duplicati quasi identici come Design, design, Creative e Assets, a meno che non si riferiscano a concetti realmente distinti. Scegliete il termine che gli utenti cercheranno con maggiore probabilità e rimuovete gli altri.

Non considerate una vista filtrata vuota come la prova che il vostro lavoro sia stato eliminato. Prima di segnalare un problema, azzerate i filtri, cambiate vista ed effettuate una ricerca.

Quando gli elementi filtrati sembrano mancanti

Se non riuscite a visualizzare i progetti o i canvas previsti, tenete presente che potrebbero essere semplicemente nascosti dai filtri attivi.

Sintomo: I progetti o i canvas non compaiono nell'elenco

• Filtri attivi restrittivi: Un tag di progetto o di canvas potrebbe nascondere l'elemento. Provate a rimuovere tutti i filtri di tag, proprietario, data, visibilità e i termini di ricerca.
• Vista non corretta: Cambiate vista per verificare se l'elemento ricompare. Un progetto nascosto da un filtro può essere comunque presente.
• Stato dell'elemento: Verificate se il lavoro è stato archiviato, eliminato, spostato, non più condiviso o limitato. Per maggiori dettagli, consultate le guide Se la ricerca non mostra risultati, Quando il lavoro sembra mancante e il Cestino.

Sintomo: Due persone vedono risultati diversi

• Filtri discordanti: Prima di ipotizzare un problema di autorizzazioni, confrontate i filtri applicati dai singoli utenti. La presenza di filtri differenti è la causa di gran lunga più comune rispetto a un errore di accesso.