Управление участниками проекта

Участники проекта определяют, кто может использовать проект

Используйте Управление участниками, когда кому-то требуется доступ ко всему проекту: обзору проекта, представлениям проекта, холстам проекта, списку участников и холстам, доступным через этот проект. Участие в проекте представляет собой доступ на уровне проекта. Это понятие связано с членством в рабочего пространства, но не совпадает с ним.

Эти различия вполне объяснимы:

• Участник рабочего пространства может состоять в рабочего пространства, но при этом не иметь доступа к приватному проекту.
• Внешний соавтор может быть приглашен в один проект без необходимости становиться участником рабочего пространства.
• Участник может открыть один холст по прямой ссылке общего доступа, не видя проекта, в котором этот холст находится.

ALLO разграничивает доступ к проектам и доступ к холстам, чтобы владельцы могли делиться именно тем объемом работы, который необходим.

Подробнее о ролевой модели см. статью Участники, гости и внешние соавторы. Инструкции по предоставлению доступа только к отдельным холстам приведены в статье Поделиться холстом.

Доступность

Участники, приглашенные, гости и внешние соавторы

ALLO может показывать разные термины в зависимости от того, как пользователь получил доступ к проекту.

Не используйте список участников рабочего пространства Люди в качестве списка участников конкретного проекта. Раздел «Люди» показывает, кто состоит в вашей рабочего пространства. Меню Управление участниками показывает, кто имеет доступ к этому проекту.

Открытие меню управления участниками

Откройте проект, затем выберите пункт Управление участниками в заголовке проекта или в меню дополнительных действий проекта. В некоторых списках проектов строка проекта также может содержать действия для работы с участниками.

Меню проекта может включать и другие действия, такие как просмотр сведений о проекте, теги проекта, дублирование, добавление в Избранное, архивирование, выход из проекта или копирование ссылки. Пункт Управление участниками отвечает за настройку доступа. Функция Управление тегами холста изменяет теги, используемые холстами в проекте, но не отправляет приглашения участникам.

Если кнопка Управление участниками отсутствует, возможно, вы находитесь в совместном или ограниченном режиме просмотра, демонстрационной рабочего пространства, архивном проекте или ваша роль позволяет только просматривать проект, но не управлять доступом. Обратитесь к владельцу проекта или администратору рабочего пространства для подтверждения ваших прав доступа, прежде чем менять роли в рабочего пространства.

Добавление участников рабочего пространства, команд или адресов электронной почты

Используйте поле приглашения, чтобы найти участников рабочего пространства по имени или адресу электронной почты. Если в вашей рабочего пространства настроены команды, вы также можете добавить целую команду: это автоматически добавит всех ее активных участников в проект.

При приглашении по электронной почте ALLO проверяет, принадлежит ли этот адрес активному участнику рабочего пространства. Активные участники рабочего пространства добавляются как внутренние участники проекта. Адреса электронной почты, не принадлежащие активным участникам рабочего пространства, переводятся на путь внешних соавторов, если для проекта разрешен внешний доступ.

Если коллега не отображается в списке выбора, проверьте, является ли он активным участником рабочего пространства, не деактивирована ли его учётная запись и совпадает ли адрес электронной почты, по которому вы его ищете, с адресом, зарегистрированным в ALLO. Если ему требуется полноценный доступ к рабочего пространства, сначала пригласите его в рабочее пространство или решите вопрос с доступом на уровне всей рабочего пространства.

Управление внешними соавторами

Внешние соавторы представляют собой пользователей вне рабочего пространства, которые имеют доступ к этому проекту. Они не становятся участниками рабочего пространства, обычно не отображаются в списке «Люди» и не должны получать доступ к задачам рабочего пространства, не относящимся к их проекту.

В окне участников проекта используйте действие в нижней части экрана (футере), чтобы переключаться между участниками проекта и внешними соавторами, когда внешний доступ разрешен. Раздел внешних соавторов показывает пользователей извне, у которых есть доступ к этому проекту, и позволяет уполномоченным менеджерам приглашать или удалять их.

Используйте роль внешних соавторов для клиентов, поставщиков, рецензентов, подрядчиков, учащихся в рамках одного проекта или для всех, кому нужен доступ к этому проекту, но кто не должен вступать в рабочее пространство. Если человеку требуется постоянный командный контекст во множестве проектов, пригласите его в качестве полноценного участника рабочего пространства.

Публичные и приватные проекты

Видимость проекта определяет, кто может находить этот проект или присоединяться к нему.

Изменение видимости меняет модель доступа:

• Перевод публичного проекта в приватный статус может закрыть доступ для людей, которые имели его только за счет общей публичности проекта в рамках рабочего пространства.
• Перевод приватного проекта в статус публичного делает проект видимым для всей рабочего пространства.
• Если изменение видимости отключена, попросите владельца проекта или администратора рабочего пространства проверить настройки проекта, вместо того чтобы пытаться решить проблему путем изменения не связанных с этим ролей.

Фильтры присоединившихся и неприсоединившихся участников

В проектах могут отображаться быстрые фильтры Присоединился и Не присоединился наряду с фильтрами по приватности/публичности и срокам выполнения. Статус Присоединился означает, что проект входит в ваш список активного участия. Фильтр Не присоединился полезен, когда в вашей рабочего пространства отображаются публичные или доступные для поиска проекты, к которым вы имеете доступ, но еще не присоединились к ним напрямую.

Эти фильтры не заменяют права доступа. Для приватного проекта все равно требуется приглашение. Публичный проект может быть виден просто потому, что вы являетесь участником рабочего пространства. Доступ к холсту по прямой ссылке может отображаться за пределами списка проектов, так как это доступ на уровне холста, а не участие в проекте.

Подробнее о фильтрации списка проектов и представлениях см. статьи Использование тегов и фильтров и Использование представлений проекта.

Кто может видеть проект

Участник может видеть проект, если к нему применим хотя бы один действительный путь доступа.

Если кто-то не может найти проект, проверьте выбранную рабочее пространство, адрес электронной почты для входа, статус проекта (публичный или приватный), а также то, был ли пользователь приглашен именно в проект, а не только на отдельный холст.

Кто может видеть холсты внутри проекта

Доступ к проекту и доступ к холсту связаны, но проверяются раздельно. Проект может содержать холсты со своими собственными настройками совместного доступа или ссылаться на них. Участник может иметь доступ к проекту, но не иметь возможности открыть холст с ограниченным доступом внутри него. Возможна и обратная ситуация: участник может открыть холст, доступный по прямой ссылке, не имея при этом доступа ко всему проекту.

Если участник может открыть холст, но не сам проект, добавьте его через меню Управление участниками только в том случае, если ему действительно нужен доступ на уровне проекта. Если ему требуется доступ только к этому холсту, сохраните настройки доступа на уровне холста. См. статьи Поделиться холстом и Устранение неполадок с доступом к разделу доступные мне.

Передача прав владельца, удаление людей или выход из проекта

Если доступна функция передачи прав владельца, используйте ее только тогда, когда новый владелец действительно должен взять на себя ответственность за доступ к проекту и его ключевые параметры. ALLO может показать окно подтверждения, поскольку после одобрения передачи текущий владелец теряет доступ к настройкам, доступным только для владельцев.

Владельцы проекта обычно могут удалять других участников проекта. Участники, не являющиеся владельцами, могут иметь возможность только выйти из проекта самостоятельно (если эта возможность включена). В некоторых ситуациях с публичными проектами администраторы рабочего пространства могут использовать опции восстановления доступа или смены владельца, но это не наделяет их автоматически всеми правами владельца проекта.

Строки внешних соавторов могут иметь меньше настроек ролей, чем строки внутренних участников. Если внешнему соавтору предоставлен неверный уровень доступа, удалите его или пригласите повторно через представление внешних соавторов, не пытаясь найти то же меню передачи прав владельца, которое используется для участников рабочего пространства.

Примеры доступа к проекту

Если продуктовая команда ведет дорожную карту в публичном проекте, участники рабочего пространства могут легко найти ее и присоединиться. Владельцу проекта не придется приглашать каждого коллегу по отдельности.

Если финансовый отдел хранит конфиденциальный бюджет запуска в приватном проекте, одного членства в рабочего пространства будет недостаточно. Добавьте в проект только тех людей, которые должны иметь к нему доступ, и делитесь отдельными холстами только тогда, когда рецензенту требуется лишь небольшая часть данных.

Если клиенту необходимо оставлять Комментарии только на одном холсте с обзором дизайна, поделитесь этим холстом напрямую. Приглашение клиента во весь проект откроет для него проектный контекст, который ему не требуется.

Если подрядчику необходимо обновить результаты работы на нескольких холстах проекта, добавление его в участники проекта будет более аккуратным решением, чем отправка отдельных ссылок на каждый холст.

Случаи с отсутствующими кнопками и скрытыми состояниями

Если у коллеги есть эта кнопка, а у вас нет, сначала сравните ваши проектные роли. Если кнопка отсутствует у всех, попросите администратора рабочего пространства проверить настройки рабочего пространства и текущее состояние проекта.

Распространенные ошибки

• Добавление всех внешних рецензентов в рабочее пространство. Используйте доступ для внешних соавторов, если им нужен доступ только к одному проекту.
• Ошибочное понимание публичности. Публичный статус проекта означает его видимость в рамках рабочего пространства, а не для всего интернета.
• Удаление соавтора холста без проверки прав проекта. Если пользователь также состоит в проекте, у него все еще может оставаться доступ к холсту через проект.
• Случайная передача прав владельца. Роль владельца определяет реальные границы настроек доступа, а не является декоративным значком.
• Сохранение бывшего сотрудника в качестве внешнего соавтора. Если его учётная запись была деактивирована, администратору рабочего пространства может потребоваться полностью очистить его статус участника, чтобы совместный доступ на уровне элементов работал корректно.

Устранение неполадок с участниками проекта

• Пользователь не может открыть проект:
  • Проверьте рабочее пространство и адрес электронной почты, под которым выполнен вход.
  • Убедитесь в правильности настроек видимости проекта и участия в нем.
  • Проверьте, является ли пользователь внутренним участником или внешним соавтором.
  • Обновите страницу проекта и попробуйте выполнить действие еще раз.
• Участник может открыть проект, но не может его редактировать:
  • Проверьте роль участника в проекте.
  • Убедитесь, что проект не переведен в режим «только для чтения» и не заархивирован.
  • Проверьте наличие ограничений в настройках рабочего пространства.
• Участник может открыть проект, но не может открыть холст внутри него:
  • Попросите владельца холста проверить параметры совместного доступа к нему.
  • Помните, что участия в проекте может быть недостаточно для доступа к конкретному холсту.
• Удаленный пользователь все еще отображается в списке действий или комментариев:
  • Это может быть связано с историей авторства действий или комментариев.
  • Это не всегда означает, что у участника сохранился доступ к проекту.
  • Перед эскалацией проблемы проверьте список участников проекта и список общего доступа к холсту.

Обратитесь в службу поддержки, если уполномоченный владелец проекта не может добавлять, удалять, передавать права или просматривать список участников проекта после обновления страницы. Укажите название рабочего пространства, название проекта, адрес электронной почты затронутого участника, его статус (участник рабочего пространства или внешний соавтор), выполняемое действие и прикрепите снимки экрана меню Управление участниками.