Управление тегами холстов в проекте

Теги холстов помогают упорядочить холсты внутри одного проекта

Используйте теги холстов, когда проект содержит много холстов и команде нужен быстрый способ сортировки работы внутри этого проекта. Теги холстов могут описывать тип ресурса, этап проверки, команду, риски, канал, тип встречи или конечный результат.

Теги холстов привязаны к конкретному проекту. Они относятся только к холстам внутри определенного проекта. Они отличаются от тегов проектов, которые группируют и фильтруют проекты на уровне всего рабочего пространства. Если вы хотите классифицировать сам проект, используйте статью Управление тегами проектов.

Доступность

Открытие меню управления тегами холстов

Откройте проект, а затем откройте меню дополнительных действий или контекстное меню проекта. Выберите пункт Управление тегами холстов. Откроется диспетчер тегов для набора тегов холстов этого проекта.

Этот пункт меню намеренно расположен в меню проекта, поскольку теги холстов определяют систематизацию холстов именно внутри проекта. Они не управляются через фильтр тегов проектов рабочего пространства.

Если проект открыт через общий доступ или представление с ограниченным доступом, контекстное меню может содержать меньше доступных действий. Используйте обычное представление проекта в веб-версии или десктопном приложении, а затем попросите владельца проекта подтвердить ваши права доступа, если пункт Управление тегами холстов по-прежнему отсутствует.

Создание тегов холстов

В окне Управление тегами холстов выберите Новый тег, введите имя, выберите цвет (если доступно) и сохраните изменения. Используйте имена, описывающие категорию холста, которую участники команды будут использовать повторно.

Хорошими примерами являются такие теги, как Бриф, Черновик, Проверка, Финальный, Исследование, Юридический отдел, Дизайн, Отзывы клиентов, Заблокировано и Заметки со встреч. Тег уровня Важно будет полезен только в том случае, если команда договорится о том, что именно делает холст важным.

Если ALLO сообщает, что имя обязательно, введите отображаемое имя. Если ALLO сообщает, что тег уже существует, используйте существующий тег или переименуйте новый. Если ALLO сообщает о достижении лимита, удалите неиспользуемые теги перед добавлением новых.

Применение тегов к холстам

После создания тега примените его из строки холста, его сведений или элемента управления тегами, отображаемого в текущем режиме просмотра проекта. Точное расположение может меняться в зависимости от вида, но тег должен применяться к холстам внутри текущего проекта.

Применяйте теги в процессе создания или просмотра холстов. Если откладывать это до тех пор, пока в проекте не появятся десятки холстов, процесс организации станет более медленным и хаотичным.

Если один и тот же холст отображается в нескольких местах, помните, что тег холста привязан к контексту конкретного проекта. Проверьте проект, в котором вы управляете тегом, прежде чем предполагать, что этот же тег существует везде.

Редактирование цветов и названий

Используйте цвет для быстрого визуального поиска, а не для скрытого смысла. Если цвет тега несет критически важную информацию, название тега тоже должно отражать это. Тег с названием Юристы любого читаемого цвета гораздо понятнее, чем красный тег, значение которого понимает только один человек.

Переименовывайте теги, когда в команде меняется терминология. Если теги Готово и Финальный означают одно и то же, оставьте один из них, а другой удалите. Перед переименованием активно используемого тега предупредите команду, чтобы привычные сценарии работы и инструкции для встреч не потеряли актуальность.

Безопасное удаление тегов холстов

Удаление тега холста убирает этот тег с холстов в проекте. Это действие не приводит к удалению самих холстов. Оно также не удаляет теги проектов из общего списка проектов рабочего пространства.

Перед удалением проверьте частоту использования тега. Если тег назначен многим холстам, решите, стоит ли сначала заменить его другим тегом. Если тег не используется или вводит в заблуждение, удалите его, чтобы участники команды не выбирали его по ошибке.

Эффективные наборы тегов холстов

Лучший набор тегов холстов соответствует тому, как люди открывают холсты во время реальной работы.

Держите список достаточно коротким, чтобы участники могли легко сделать правильный выбор. Если каждому холсту присваивается по пять тегов, то эти теги, скорее всего, выполняют роль разделов, названий или структуры проекта.

Проблемы с отсутствием кнопок

Если вы не можете найти нужную кнопку, ознакомьтесь со следующими возможными причинами:

• Отсутствует кнопка «Управление тегами холстов»: убедитесь, что вы открыли именно меню проекта, а не фильтр тегов проектов рабочего пространства. Теги проектов и теги холстов настраиваются в разных диспетчерах.
• Проект предоставлен с ограниченным доступом: вы можете открывать проект или холст, но у вас нет прав на управление классификацией тегов проекта. Попросите владельца проекта предоставить вам доступ на редактирование в меню Управление участниками проекта.
• Проект заархивирован, удален или находится в демонстрационном режиме: в этих случаях управление тегами может быть скрыто настройками рабочего пространства. Переведите проект в обычный рабочий статус перед изменением тегов. Если статус проекта неясен, обратитесь к статье Устранение неполадок с доступом к проектам и холстам.

Когда отображение тегов холстов некорректно

Если поведение или вид тегов не соответствуют ожиданиям, проверьте следующие ситуации:

• Холст отсутствует в фильтре по тегам:
  • Сбросьте все активные фильтры.
  • Проверьте, действительно ли тег назначен этому холсту.
  • Убедитесь, что холст не был перемещен, удален, заархивирован или скрыт другим фильтром.
• Счетчик использования тега показывает неверное значение:
  • Обновите страницу проекта. Если другой участник недавно изменил теги, ваш браузер мог отображать устаревшие данные.
• Не удается создать, изменить или удалить теги после обновления страницы:
  • Обратитесь в службу поддержки. В обращении укажите имя рабочего пространства, название проекта, имя холста, название тега, вашу роль и прикрепите скриншот меню Управление тегами холстов.