Gérer les tags de canvas dans un projet

Les tags de canvas organisent les canvas au sein d'un même projet

Utilisez des tags de canvas lorsqu'un projet contient de nombreux canvas et que votre équipe a besoin d'un moyen rapide pour trier le travail au sein de ce projet. Les tags de canvas peuvent décrire un type de ressource, une étape de révision, une équipe, un niveau de risque, un canal de diffusion, un type de réunion ou un livrable.

Les tags de canvas ont une portée limitée au projet. Ils appartiennent aux canvas situés au sein d'un projet spécifique. Ils diffèrent des tags de projet, qui regroupent et filtrent les projets à l'échelle de l'espace de travail. Si vous souhaitez catégoriser le projet lui-même, consultez Gérer les tags de projet.

Disponibilité

Accéder à la gestion des tags de canvas

Ouvrez le projet, puis ouvrez le menu contextuel ou le menu d'actions supplémentaires du projet. Choisissez Gérer les tags du canvas. Cela ouvre le gestionnaire de tags pour l'ensemble des tags de canvas de ce projet.

Cette option se trouve délibérément dans le menu du projet, car les tags de canvas définissent la taxonomie des canvas de ce projet. Ils ne sont pas gérés à partir du filtre de tags de projet de l'espace de travail.

Si le projet est ouvert via une vue partagée ou restreinte, le menu contextuel peut afficher moins d'actions. Utilisez une vue de projet normale dans l'application web ou de bureau, puis demandez à un responsable de projet de confirmer vos accès si l'option Gérer les tags du canvas reste introuvable.

Créer des tags de canvas

Dans Gérer les tags du canvas, choisissez Nouveau tag, saisissez un nom, choisissez une couleur si disponible, puis enregistrez. Utilisez des noms qui décrivent une catégorie de canvas que les utilisateurs pourront réutiliser facilement.

Voici de bons exemples : Brief, Brouillon, Révision, Final, recherche, Juridique, Design, Retours client, Bloqué et Notes de réunion. Un tag tel que Important n'est utile que si l'équipe s'accorde au préalable sur ce qui rend un canvas important.

Si ALLO indique que le nom est requis, saisissez un nom visible. Si ALLO indique que le tag existe déjà, utilisez le tag existant ou renommez le nouveau. Si ALLO indique qu'une limite a été atteinte, nettoyez les tags inutilisés avant d'en ajouter d'autres.

Appliquer des tags aux canvas

Après avoir créé un tag, appliquez-le depuis la ligne du canvas, ses détails ou le menu de tags affiché dans cette vue de projet. L'emplacement exact peut varier selon la vue, mais le tag s'appliquera aux canvas situés dans le projet actuel.

Appliquez les tags lors de la création ou de la révision des canvas. Attendre qu'un projet contienne des dizaines de canvas rend le nettoyage plus lent et moins cohérent.

Si un canvas apparaît à plusieurs endroits, n'oubliez pas que le tag du canvas est lié au contexte du projet. Vérifiez le projet dans lequel vous gérez le tag avant de supposer que le même tag existe partout.

Modifier les couleurs et les noms

Utilisez les couleurs pour faciliter la lecture rapide, et non pour leur attribuer une signification secrète. Si la couleur d'un tag apporte une information critique, le nom du tag doit également le mentionner. Un tag Juridique associé à n'importe quelle couleur lisible est préférable à un tag rouge que seule une personne comprend.

Renommez les tags lorsque l'équipe change de terminologie. Si Prêt et Final signifient la même chose, conservez l'un et supprimez l'autre. Avant de renommer un tag largement utilisé, prévenez l'équipe pour éviter de perturber les habitudes établies et les instructions de réunion.

Supprimer des tags de canvas en toute sécurité

La suppression d'un tag de canvas retire ce tag des canvas du projet. Elle ne supprime pas les canvas. Elle ne supprime pas non plus les tags de projet de la liste des projets de l'espace de travail.

Avant de procéder à la suppression, vérifiez le nombre d'utilisations. Si un tag apparaît sur de nombreux canvas, décidez s'il convient d'abord de le remplacer par un autre tag. Si le tag n'est pas utilisé ou s'il est trompeur, supprimez-le afin d'éviter que d'autres personnes ne le choisissent par erreur.

Ensembles pertinents de tags de canvas

Le meilleur ensemble de tags de canvas correspond à la manière dont les utilisateurs ouvrent et consultent les canvas lors de leur travail quotidien.

Conservez une liste suffisamment courte pour que les utilisateurs puissent choisir le bon tag sans hésitation. Si chaque canvas possède cinq tags, ceux-ci jouent probablement le rôle qui devrait être attribué à des sections, à des noms ou à la structure globale du projet.

Cas de bouton manquant

Si l'option Gérer les tags du canvas n'apparaît pas, veuillez vérifier les points suivants :

• Sélection d'un mauvais menu : Assurez-vous d'avoir ouvert le menu du projet, et non le filtre des tags de projet de l'espace de travail. Les tags de projet et les tags de canvas disposent de gestionnaires distincts.
• Accès limité au projet : Si le projet est partagé avec vous avec un accès restreint, vous pouvez l'ouvrir ou consulter un canvas sans pouvoir en gérer la taxonomie de tags. Demandez au responsable du projet de vous accorder un accès en modification dans Gérer les membres du projet.
• Statut particulier du projet : Si le projet est archivé, supprimé, en mode démo ou limité par les paramètres de l'espace de travail, la gestion des tags peut être masquée. Restaurez ou réouvrez le projet normalement avant de modifier les tags. En cas de doute, consultez Résoudre les problèmes d'accès aux projets et aux canvas.

Lorsque les tags de canvas semblent incorrects

Si vous constatez des incohérences avec vos tags, appliquez les solutions suivantes :

• Canvas absent d'un filtre de tags :
  • Réinitialisez d'abord vos filtres actifs.
  • Confirmez que le tag est bien appliqué à ce canvas.
  • Vérifiez si le canvas n'a pas été déplacé, supprimé, archivé, retiré du partage ou masqué par un autre filtre concurrent.
• Nombre d'utilisations erroné :
  • Actualisez la page du projet.
  • Si un autre collaborateur a récemment modifié les tags, votre affichage peut temporairement présenter un état obsolète.
• Impossibilité de gérer les tags après actualisation :
  • Si un responsable de projet autorisé ne peut toujours pas créer, modifier, supprimer ou appliquer des tags de canvas, contactez le support technique.
  • Fournissez le nom de l'espace de travail, le nom du projet, le nom du canvas, le nom du tag concerné, votre rôle, ainsi qu'une capture d'écran de la fenêtre Gérer les tags du canvas.