Administrar etiquetas de canvas en un proyecto

Las etiquetas de canvas organizan los canvases dentro de un proyecto

Utilice las etiquetas de canvas cuando un proyecto contenga muchos canvases y el equipo necesite una forma rápida de clasificar el trabajo dentro de ese proyecto. Las etiquetas de canvas pueden describir el tipo de recurso, la etapa de revisión, el equipo, el riesgo, el canal, el tipo de reunión o el entregable.

Las etiquetas de canvas tienen un alcance limitado al proyecto. Pertenecen a los canvases dentro de un proyecto específico. No son lo mismo que las etiquetas de proyecto, las cuales agrupan y filtran proyectos en todo el espacio de trabajo. Si desea categorizar el proyecto en sí, consulte Administrar etiquetas de proyecto.

Disponibilidad

Abrir la sección Administrar etiquetas de canvas

Abra el proyecto y, a continuación, abra el menú de más acciones o el menú contextual del proyecto. Seleccione Administrar etiquetas de canvas. Esto abrirá el administrador de etiquetas para el conjunto de etiquetas de canvas de ese proyecto.

Esta opción del menú se encuentra intencionadamente en el menú del proyecto porque las etiquetas de canvas definen la taxonomía de los canvases del proyecto. No se administran desde el filtro de etiquetas de proyectos del espacio de trabajo.

Si el proyecto se abre a través de una vista compartida o restringida, el menú contextual podría mostrar menos acciones. Utilice una vista de proyecto estándar en la aplicación web o de escritorio y, si todavía no aparece la opción Administrar etiquetas de canvas, solicite al propietario del proyecto que confirme su nivel de acceso.

Crear etiquetas de canvas

En Administrar etiquetas de canvas, seleccione Nueva etiqueta, introduzca un nombre, elija un color si está disponible y guarde los cambios. Utilice nombres que describan una categoría de canvas que los usuarios puedan reutilizar de forma continua.

Algunos buenos ejemplos incluyen Resumen, Borrador, Revisión, Final, Investigación, Legal, Diseño, Comentarios del cliente, Bloqueado y Notas de reunión. Una etiqueta como Importante solo es útil si el equipo acuerda previamente qué criterios hacen que un canvas sea importante.

Si ALLO le indica que el nombre es obligatorio, introduzca un nombre visible. Si ALLO indica que la etiqueta ya existe, utilice la etiqueta existente o cambie el nombre de la nueva. Si ALLO le advierte que se ha alcanzado el límite, elimine las etiquetas que no se utilicen antes de añadir más.

Aplicar etiquetas a los canvases

Después de crear una etiqueta, aplíquela desde la fila del canvas, los detalles o la herramienta de etiquetas que se muestra en la vista de ese proyecto. La ubicación exacta puede variar según la vista, pero la etiqueta se aplicará a los canvases dentro del proyecto actual.

Asigne las etiquetas mientras crea o revisa los canvases. Esperar a que un proyecto tenga decenas de canvases hace que el proceso de organización sea más lento y menos consistente.

Si un canvas aparece en más de un lugar, recuerde que la etiqueta de canvas está vinculada al contexto del proyecto. Consulte el proyecto en el que está administrando la etiqueta antes de asumir que esa misma etiqueta existe en todos los demás lugares.

Editar colores y nombres

Utilice los colores para facilitar la lectura rápida, no para ocultar significados específicos. Si el color de una etiqueta transmite información crítica, el nombre también debe indicarlo. Una etiqueta llamada Legal con cualquier color legible es mucho más útil que una etiqueta roja cuyo significado solo comprenda una persona.

Cambie el nombre de las etiquetas cuando la terminología del equipo evolucione. Si Listo y Final significan lo mismo, conserve una de las etiquetas y elimine la otra. Antes de cambiar el nombre de una etiqueta muy utilizada, notifíqueselo al equipo para evitar que cambien los hábitos establecidos o que se generen confusiones en las instrucciones de las reuniones.

Eliminar etiquetas de canvas de forma segura

Al eliminar una etiqueta de canvas, esta se quita de los canvases del proyecto. Esto no elimina los canvases. Tampoco elimina las etiquetas de proyecto de la lista de proyectos del espacio de trabajo.

Antes de proceder con la eliminación, compruebe el número de veces que se ha utilizado. Si una etiqueta aparece en muchos canvases, decida primero si es conveniente sustituirla por otra. Si la etiqueta no se utiliza o resulta confusa, elimínela para evitar que los usuarios la seleccionen por error.

Conjuntos recomendados de etiquetas de canvas

El mejor conjunto de etiquetas de canvas es aquel que se adapta a la forma en que los usuarios abren los canvases durante su trabajo real.

Mantenga la lista lo suficientemente breve para que los usuarios puedan elegir la opción correcta sin dificultades. Si cada canvas tiene cinco etiquetas, es probable que estas estén cumpliendo la función que correspondería a las secciones, a los nombres o a la propia estructura del proyecto.

Casos en los que no aparece el botón

• No aparece la opción "Administrar etiquetas de canvas":
  • Es posible que haya abierto el filtro de etiquetas de proyecto del espacio de trabajo en lugar del menú del proyecto. Las etiquetas de proyecto y las de canvas se administran de forma independiente.
• El proyecto se ha compartido con acceso limitado:
  • Puede que tenga permiso para abrir el proyecto o un canvas, pero no para administrar la taxonomía de etiquetas del proyecto.
  • Solicite al propietario del proyecto que le otorgue permisos de edición en Administrar miembros del proyecto.
• El proyecto está archivado, eliminado o en modo de demostración:
  • La administración de etiquetas puede estar oculta por estas condiciones o por restricciones en la configuración del espacio de trabajo.
  • Restaure o vuelva a abrir el proyecto de forma normal antes de realizar cambios en las etiquetas.
  • Si el estado no está claro, consulte Solucionar problemas de acceso a proyectos y canvases.

Qué hacer si las etiquetas de canvas no se muestran correctamente

• Un canvas no aparece al aplicar el filtro de etiquetas:
  • Borre primero todos los filtros activos.
  • Confirme que la etiqueta realmente está aplicada a ese canvas.
  • Compruebe si el canvas se ha movido, eliminado, archivado, dejado de compartir o si está oculto por otro filtro adicional.
• La etiqueta existe pero el número de usos es incorrecto:
  • Actualice la página del proyecto.
  • Si otro miembro del equipo ha realizado cambios recientemente, es posible que su vista actual muestre un estado anterior.
• No es posible crear, editar, eliminar o aplicar etiquetas de canvas tras actualizar la página:
  • Si usted tiene permisos de administración del proyecto y el error persiste, póngase en contacto con el equipo de soporte técnico.
  • En su solicitud, proporcione el nombre del espacio de trabajo, el nombre del proyecto, el nombre del canvas, el nombre de la etiqueta, su rol y una captura de pantalla de la sección Administrar etiquetas de canvas.