Uso de etiquetas y filtros en Proyectos

Las etiquetas organizan diferentes elementos en distintos niveles

Proyectos tiene dos conceptos de etiquetas que suenan similar pero realizan funciones distintas.

Las etiquetas de proyecto agrupan y filtran los proyectos en la lista de proyectos del espacio de trabajo. Utilícelas cuando desee encontrar proyectos por equipo, cliente, trimestre, programa, región, prioridad o área operativa. Una etiqueta de proyecto pertenece al conjunto de proyectos a nivel de espacio de trabajo, no a los canvases dentro de un proyecto.

Las etiquetas de canvas organizan canvases dentro de un solo proyecto. Utilícelas cuando un proyecto contenga muchos canvases y las personas necesiten filtrar por tipo de recurso, etapa de revisión, equipo, canal, riesgo o entregable. Las etiquetas de canvas se gestionan desde el menú contextual del proyecto y se aplican a los canvases de ese proyecto.

No combine ambas opciones. Una etiqueta de proyecto llamada Marketing le ayuda a encontrar proyectos de marketing. Una etiqueta de canvas llamada Marketing dentro de un solo proyecto le ayuda a encontrar canvases de marketing en ese proyecto. Aunque utilicen la misma palabra, no pertenecen a la misma lista de etiquetas.

Siga las opciones de etiquetas visibles. Si está filtrando la lista de proyectos del espacio de trabajo, piense en etiquetas de proyecto. Si está organizando canvases dentro de un proyecto, piense en etiquetas de canvas.

Disponibilidad

Elija la herramienta adecuada

Si la categoría debe seguir siendo útil el próximo mes, conviértala en una etiqueta. Si solo necesita una segmentación temporal, utilice un filtro. Si está intentando encontrar un elemento específico por su nombre, utilice la función de búsqueda.

Utilice etiquetas de proyecto para agrupar proyectos del espacio de trabajo

Las etiquetas de proyecto son de gran utilidad cuando el espacio de trabajo tiene tantos proyectos que los nombres por sí solos no bastan. Un equipo de producto podría etiquetar los proyectos como Mobile, Web, Research y Launch. Una agencia podría etiquetar los proyectos por cliente. Un equipo de operaciones podría etiquetar los proyectos por región o trimestre.

Abra la lista de proyectos del espacio de trabajo y utilice los botones de etiquetas de proyecto o las opciones de filtro:

• Todos limpia el filtro de etiquetas de proyecto.
• Al seleccionar una etiqueta se muestran los proyectos asociados a ella.
• Si la selección múltiple de etiquetas está disponible en su espacio de trabajo, utilícela únicamente cuando realmente desee ver la intersección o el segmento combinado que muestra la interfaz de usuario actual.

Demasiados filtros activos pueden hacer que un espacio de trabajo activo parezca vacío.

Las etiquetas de proyecto se pueden crear, renombrar, eliminar y reordenar desde Gestionar etiquetas de proyecto. Consulte Gestionar etiquetas de proyecto para conocer el flujo de trabajo completo de limpieza.

Utilice etiquetas de canvas dentro de un proyecto

Las etiquetas de canvas pertenecen a los canvases dentro de un solo proyecto. Son útiles cuando un proyecto contiene muchos canvases y el equipo necesita una forma sencilla de encontrar resúmenes, borradores, revisiones, recursos finales, notas de reuniones, informes para partes interesadas o elementos de riesgo.

Abra el menú contextual del proyecto y elija Gestionar etiquetas de canvas. Esto abrirá el conjunto de etiquetas para ese proyecto. Una vez creado el conjunto de etiquetas, aplíquelas desde las filas de canvas o desde las opciones de etiquetas según se muestren en la vista del proyecto.

Las etiquetas de canvas no crean categorías de proyectos para todo el espacio de trabajo. Si crea una etiqueta de canvas dentro de Q3 Launch, será exclusiva para los canvases de Q3 Launch. No etiquetará al proyecto Q3 Launch en la lista de proyectos del espacio de trabajo ni aparecerá automáticamente en todos los demás proyectos.

Para casos de configuración, limpieza y botones faltantes, consulte Gestionar etiquetas de canvas.

Utilice filtros sin perder el panorama general

Los filtros limitan lo que se visualiza. Según la vista, pueden incluir etiquetas, responsables o miembros, estado, visibilidad, membresía, fecha o términos de búsqueda. Sirven para enfocarse, pero también son la forma más común de pensar que el trabajo desapareció.

Utilice uno o dos filtros primero. Por ejemplo, filtre por Propietario: Mina y Etiqueta: Launch antes de añadir fechas, estado, visibilidad y términos de búsqueda. Si el resultado es vacío, elimine primero el filtro más específico.

Cuando termine una revisión, limpie los filtros para que la siguiente persona, o usted más adelante, no confunda una vista filtrada con el espacio de trabajo o el proyecto completo.

Patrones comunes

Un líder de portafolio desea ver todos los proyectos de clientes activos. Utilice etiquetas de proyecto como Customer, Enterprise o el segmento de clientes, y luego añada filtros de proyecto por responsable o visibilidad solo cuando sea necesario.

El propietario de un proyecto desea encontrar todos los canvases de revisión de diseño dentro de un proyecto de lanzamiento. Utilice etiquetas de canvas como Design review, Legal, Final o Blocked y, a continuación, filtre la vista de proyecto por la etiqueta correspondiente.

Un compañero de equipo desea encontrar el trabajo que tiene asignado esta semana. Utilice filtros de responsable o membresía junto con la fecha, en lugar de crear una nueva etiqueta con el nombre de la persona.

Un revisor recuerda una frase del título del canvas. Utilice primero la función Buscar. Las etiquetas sirven para categorías reutilizables, no para recuperar memorias puntuales.

Permisos y funciones ocultas

Si no encuentra las opciones de etiquetas o filtros, verifique primero la superficie de trabajo. Las etiquetas de proyecto se gestionan desde las opciones de etiquetas de la lista de proyectos. Las etiquetas de canvas se gestionan desde el menú contextual del proyecto. El acceso de los miembros del proyecto se gestiona desde Gestionar miembros, no desde ninguno de los administradores de etiquetas.

Si la superficie correcta está abierta y la acción sigue sin estar disponible, es posible que no tenga permisos para editar el proyecto, gestionar etiquetas o cambiar la configuración del proyecto. El proyecto también podría estar archivado, compartido con acceso limitado, en modo de demostración o restringido por la configuración del espacio de trabajo.

Solicite al propietario del proyecto o al administrador del espacio de trabajo que confirme su rol en el proyecto. Si puede ver el proyecto pero no editar las etiquetas, es posible que este sea el comportamiento esperado. Consulte Gestionar miembros del proyecto y Miembros, invitados y colaboradores externos.

Errores que desordenan los proyectos

No cree una etiqueta por persona cuando ya existen filtros de responsable. Utilice los filtros de miembros o responsables para las personas.

No utilice etiquetas de canvas para categorizar proyectos. Utilice etiquetas de proyecto para ese propósito.

No utilice etiquetas de proyecto para categorizar canvases individuales. Utilice etiquetas de canvas dentro del proyecto.

No cree etiquetas casi duplicadas como Design, design, Creative y Assets, a menos que tengan significados genuinamente diferentes. Elija el término que las personas buscarán y limpie el resto.

No interprete una vista filtrada vacía como prueba de que el trabajo fue eliminado. Limpie los filtros, cambie de vista y realice una búsqueda antes de escalar el problema.

Cuando el trabajo filtrado parece haber desaparecido

Síntoma: Un proyecto o canvas no aparece en la lista Si un elemento parece haber desaparecido, es probable que se deba a un filtro activo. Siga estos pasos para resolverlo:

• Filtros activos: Limpie los filtros de etiquetas, responsables, fechas, visibilidad y términos de búsqueda.
• Vista incorrecta: Cambie de vista en la lista de proyectos. Un proyecto oculto por un filtro de etiquetas de proyecto aún existe.
• Canvas oculto: Un canvas oculto por un filtro de etiquetas de canvas sigue estando dentro del proyecto.

Síntoma: El trabajo sigue sin aparecer después de limpiar los filtros Si después de remover todos los filtros el elemento sigue sin mostrarse, verifique si el trabajo fue afectado por alguna de las siguientes causas:

• El proyecto o canvas fue archivado o movido a otra ubicación.
• El elemento fue eliminado (consulte la sección de Papelera).
• Se han revocado los permisos para compartir o se restringió el acceso.

Para obtener más ayuda, consulte Cuando la búsqueda no muestra un resultado y Cuando el trabajo parece haber desaparecido.

Síntoma: Dos personas ven resultados diferentes Antes de asumir un fallo en los permisos, compare detalladamente las configuraciones de filtros entre ambos usuarios. Las diferencias en los filtros activos son la causa más común de discrepancias en la visualización, muy por encima de los accesos denegados.