Solución de problemas de acceso a proyectos y canvases

El acceso al proyecto y al canvas son verificaciones independientes

Cuando un proyecto no aparece, está en modo de solo lectura o no es posible abrir un canvas, compruebe tres niveles: el acceso al espacio de trabajo, el acceso al proyecto y el acceso al canvas. Estos accesos están relacionados, pero no son intercambiables.

Usted puede ser miembro de un espacio de trabajo sin ver un proyecto privado. Usted puede abrir un proyecto sin poder abrir cada uno de los canvases que contiene. De igual forma, usted puede abrir un canvas compartido directamente sin ver el proyecto al que pertenece. La resolución de problemas es más rápida cuando usted identifica qué nivel específico presenta el error, en lugar de tratar cada fallo como si fuera el mismo problema de permisos.

Para conocer el comportamiento habitual de los proyectos, comience con Entender los proyectos. Para modificar la lista de integrantes, consulte Administrar miembros del proyecto. Para compartir únicamente un canvas, consulte Compartir un canvas.

Disponibilidad

Comience por verificar el espacio de trabajo y la cuenta actuales

Confirme que ha iniciado sesión con la cuenta de ALLO y el espacio de trabajo correctos. Si un proyecto se compartió con su correo electrónico de trabajo, es posible que su dirección de correo electrónico personal no tenga acceso. Si su empresa cuenta con múltiples espacios de trabajo, el mismo nombre de proyecto puede existir en más de un lugar.

Si usted abrió un enlace desde un chat o por correo electrónico, verifique si ALLO cambió de espacio de trabajo tras iniciar sesión. Utilice Cambiar de espacio de trabajo, elija el espacio de trabajo esperado y vuelva a abrir el enlace.

Si usted aceptó una invitación recientemente o si su rol cambió, actualice ALLO o cierre la sesión e iníciela de nuevo para que la aplicación cargue sus permisos actuales.

Si el proyecto no aparece

Síntoma: El proyecto no se muestra en la lista de proyectos.

Para solucionar este inconveniente, compruebe los siguientes factores:

• Membresía directa: Confirme si la persona emisora compartió el proyecto completo o únicamente un canvas. Compartir un canvas de forma directa le permite abrirlo, pero no añade el proyecto a su lista de proyectos.
• Visibilidad del proyecto:
  • Los proyectos públicos son visibles para todos los miembros del espacio de trabajo y se pueden integrar desde la sección de proyectos.
  • Los proyectos privados solo son visibles para las personas invitadas de forma expresa. Si usted es miembro del espacio de trabajo pero no se le ha invitado al proyecto privado, este no le aparecerá.
• Filtros activos de la lista: Borre los filtros de la lista de proyectos. Cualquiera de estos puede restringir la visualización:
  • Buscar
  • Estado
  • Propietario
  • Etiqueta
  • Público/privado
  • Unido o No unido (si su espacio de trabajo muestra proyectos públicos en los que aún no participa, alterne entre estas opciones antes de asumir que el proyecto ha desaparecido)
  • Vencimiento esta semana o la próxima semana
  • Ajustes de ordenación y vista
• Cambios en el estado del proyecto: Si el proyecto continúa sin aparecer, pregunte si fue renombrado, archivado, eliminado o trasladado a otro espacio de trabajo.
  • Consulte la Papelera si considera que pudo haber sido eliminado.
  • Utilice Solucionar problemas de trabajo perdido para realizar verificaciones más generales de la cuenta y del espacio de trabajo.

Si el proyecto se abre en modo de solo lectura

Síntoma: El proyecto se abre pero no permite realizar modificaciones ni ediciones.

Esto suele significar que su rol actual le permite visualizar el proyecto pero no editarlo.

• Limitaciones comunes de este estado: Usted puede ver las vistas del proyecto y abrir canvases, pero no podrá realizar las siguientes acciones:
  • Crear canvases dentro del proyecto o moverlos.
  • Modificar fechas o editar etiquetas.
  • Archivar, eliminar o administrar miembros.
• Soluciones recomendadas:
  • Consulte con el propietario del proyecto cuál era el nivel de acceso previsto. Si su único objetivo es revisar, la configuración de solo lectura podría ser la correcta.
  • Si usted necesita crear o actualizar elementos de trabajo, solicite un rol en el proyecto o en el espacio de trabajo que admita permisos de edición.
  • Consulte Acceso de solo lectura y Miembros, invitados y colaboradores externos para obtener una orientación detallada sobre los roles.

Si falta un canvas de proyecto

Síntoma: No se encuentra un canvas específico dentro de un proyecto.

Antes de modificar los permisos de acceso, compruebe si el elemento está oculto por filtros o configuraciones de vista.

• Filtros y vistas que pueden ocultar el canvas: Un canvas de proyecto puede dejar de mostrarse debido a los siguientes criterios:
  • Propietario, etiqueta, estado o fecha de vencimiento.
  • Sección, término de búsqueda, filtros de público/privado, filtros de participación o vistas guardadas.
  • Alterne entre las diferentes vistas disponibles y compruebe las pestañas de Lista, Calendario y Kanban. Tenga en cuenta que un canvas de proyecto sin fecha de vencimiento asignada no se mostrará en el Calendario.
• Acciones para localizarlo:
  • Realice una búsqueda directamente dentro del proyecto si la opción está disponible.
  • Utilice la función global Buscar en todo ALLO ingresando el título del canvas.
  • Si el canvas sigue sin aparecer, pregunte si fue trasladado, renombrado, marcado como completado, archivado o eliminado.
  • Revise la Papelera si existe la posibilidad de que haya sido eliminado.
• Documentación complementaria: Para comprender el funcionamiento de las vistas y filtros, consulte Usar vistas de proyecto y Usar etiquetas y filtros.

Si una acción no está disponible

Síntoma: Ciertas opciones o botones de acción no aparecen o están deshabilitados.

La falta de acciones disponibles suele deberse a los permisos asignados o al estado actual del proyecto.

• Permisos restringidos: Es posible que su rol no le permita realizar acciones como crear canvases de proyecto, editar campos, mover canvases, gestionar etiquetas, renombrar secciones, cambiar miembros del proyecto, duplicar, archivar, eliminar o restaurar.
• Estado del proyecto o de la vista: El proyecto podría estar archivado, eliminado, ser únicamente de demostración, estar restringido por las configuraciones del espacio de trabajo o estar abierto en una vista que no admita la acción deseada.
  • Pruebe a cambiar a otra vista de proyecto y actualice la aplicación antes de escalar el problema.
• Comparación con otros usuarios:
  • Si un compañero de equipo puede realizar la acción pero usted no, compare sus roles y su membresía en el proyecto.
  • Si ningún miembro puede realizar la acción, la causa probable es el estado general del proyecto o una configuración del espacio de trabajo.

Si un canvas dentro del proyecto no se abre

Síntoma: Usted puede acceder al proyecto, pero el enlace a un canvas específico no funciona o deniega el acceso.

Los permisos del proyecto y los del canvas se gestionan de forma independiente.

• Causas posibles de la restricción: Una fila del proyecto puede hacer referencia a un canvas que es privado, que se ha compartido con un grupo diferente, que ha sido eliminado, trasladado o que cuenta con restricciones de acceso.
• Soluciones recomendadas:
  • Si usted puede abrir el proyecto pero no el canvas, solicite al propietario de este que verifique la lista de acceso compartido del canvas.
  • Si usted puede abrir el canvas mediante un enlace directo pero no desde el proyecto, actualice el proyecto y compruebe si el elemento sigue vinculado al canvas correcto. El enlace podría haber quedado obsoleto o el canvas podría haber sido reemplazado.
  • Si el canvas fue eliminado, consulte la Papelera.
  • Si el canvas se compartió con usted de forma individual, consulte Compartido conmigo.
  • Para revisar el acceso exclusivo a nivel de canvas, lea Compartir un canvas.

Si puede abrir el canvas pero no el proyecto

Síntoma: Usted tiene acceso a un canvas individual, pero no puede visualizar el proyecto que lo contiene.

• Causa común: Es posible que cuente con acceso a nivel de canvas sin tener acceso al proyecto. Esto es habitual para revisores externos, clientes o invitados que únicamente requieren un espacio de trabajo específico. Abrir el canvas no le otorga de manera automática acceso al proyecto completo ni a todos los elementos contenidos en él.
• Soluciones recomendadas:
  • Pregunte al propietario del proyecto si debe tener acceso a este.
  • Si no es necesario, utilice el enlace del canvas y los comentarios para realizar la revisión.
  • Si necesita acceso, el propietario deberá añadirle desde la opción de administrar miembros con el nivel de acceso adecuado para el proyecto.
  • Para resolver dudas sobre el acceso compartido, consulte Solucionar problemas de acceso compartido.

Utilice con cuidado los filtros de Unido, No unido, público y privado

Los filtros de los proyectos pueden hacer que un problema de acceso parezca más grave de lo que realmente es. Los filtros de Público y Privado clasifican según la visibilidad del proyecto. Por su parte, Unido y No unido filtran según su estado de participación en la lista de proyectos, en caso de que dicho estado esté disponible.

Los siguientes ejemplos le resultarán de utilidad:

Si faltan archivos del proyecto

Síntoma: Un archivo adjunto a un canvas o proyecto no se puede localizar.

Los archivos adjuntos a los canvases pueden aparecer en Archivos con el contexto del proyecto o del canvas correspondientes. Si la sección de archivos del proyecto no muestra un documento, la causa puede ser que el canvas contenedor no pertenezca al proyecto, que usted no tenga acceso a dicho canvas, que haya filtros activos o que el archivo haya sido retirado.

• Pasos para solucionar el problema:
  • Abra el canvas y verifique si el archivo se encuentra allí.
  • Borre los filtros de la sección Archivos.
  • Revise la Papelera en caso de que el archivo haya sido eliminado.
  • Para más detalles, consulte Encontrar archivos por proyecto o canvas y Eliminar un archivo de un canvas.

Si la sección Compartido conmigo está involucrada

Síntoma: Un elemento aparece en Compartido conmigo pero el proyecto completo no se muestra en su lista.

La sección Compartido conmigo puede mostrar el trabajo que ha recibido fuera de la ruta normal de un proyecto. Un canvas que ha sido compartido desde un proyecto puede aparecer allí aunque usted no sea miembro de dicho proyecto. Esto no implica que el proyecto completo deba mostrarse en su menú de proyectos.

• Soluciones recomendadas:
  • Si usted esperaba que se compartiera el proyecto completo, solicite a la persona emisora que revise la opción de administrar miembros en el proyecto.
  • Si lo que esperaba era que se compartiera el canvas, pídale que compruebe la lista de acceso compartido del canvas en su lugar.

Si hay procesos de eliminación o restauración involucrados

Síntoma: Se eliminó un elemento o se restauró de forma parcial pero faltan componentes vinculados.

Los proyectos, canvases y archivos que se eliminan se trasladan a la Papelera durante el plazo de retención.

• Recomendaciones clave:
  • Restaure los elementos lo antes posible si se trató de una eliminación accidental. Una vez que se realiza la eliminación permanente o concluye el plazo de retención, la restauración estándar ya no estará disponible.
  • Si un proyecto fue restaurado pero los canvases asociados siguen sin aparecer, verifique si dichos canvases fueron eliminados de forma independiente, trasladados o si cuentan con alguna restricción. Restaurar un nivel superior no siempre soluciona los accesos de cada canvas vinculado.
  • Para más detalles, consulte Restaurar trabajo eliminado y Plazo de retención.

Qué consultar con un propietario o administrador

Pídales que confirmen el espacio de trabajo, el correo electrónico de su cuenta, la visibilidad del proyecto, la membresía del proyecto, su rol, si el proyecto está archivado o eliminado, si hay filtros que lo ocultan y si el canvas cuenta con un acceso compartido independiente.

Si usted necesita asistencia adicional, incluya el nombre del proyecto, el título del canvas, el nombre del espacio de trabajo, el correo electrónico con el que inició sesión, el enlace (si dispone de él), la acción que no se puede realizar y el resultado esperado. Proporcionar estos detalles evitará demoras en la comunicación.